журнал учета выдачи сиз как заполнять
Журнал учета выдачи СИЗ
Если в организации работодатель приобретает и снабжает работников средствами индивидуальной защиты (а он это обязан делать в соответствии со 212 и 221 статьями Трудового кодекса), то на предприятии должен вестись журнал учета выдачи СИЗ. Этот документ иллюстрирует поступление к конкретным сотрудникам специальной защитной одежды, обуви, респираторов и других полезных приспособлений.
Особенно это актуально для компаний, где сотрудники осуществляют свою работу в загрязненных или вредных условиях труда, в местах с повышенной или пониженной температурой (например, пожарные или сварщики), где работники взаимодействуют с потенциально опасным для жизни и здоровья оборудованием.
Строительные и производственные организации нуждаются в таком журнале. Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.
Что относится к СИЗ
Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.
Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).
Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.
Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.
Как выдавать
Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи. Если рабочие будут обеспечены средствами защиты постоянно и надлежащего качества, то у проверяющих организаций претензий не возникнет.
Что касается законодательной базы, то регулирует процесс выдачи СИЗ Приказ Минздравсоцразвития №290н от 1 июня 2009 года. Там сказано, что при выдаче нужно руководствоваться конкретной спецификой производственных процессов.
В Приказе Минтруда №997н от 9 декабря 2014 года подробно прописано, какие средства индивидуальной защиты сколько служат. Например, максимальный срок эксплуатации каски вместе с подшлемником, а также защитного плаща – 2 года.
Кем заполняется
Компания вправе самостоятельно решить, кто из ее сотрудников будет заниматься выдачей СИЗ и заполнением журнала. Принципиально важно, чтобы это был компетентный сотрудник. Эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре.
Еще один способ поручить работнику заполнять журнал учета выдачи СИЗ – назначить его ответственным за выполнение данной обязанности специальным приказом руководителя. На практике очень часто такими ответственными работниками являются руководители подразделений, бригадиры.
Элементы журнала учета выдачи СИЗ
Документ достаточно прост. Бланк его состоит из двух листов: обложки и основной табличной части. На обложке должно быть:
Второй лист журнала учета выдачи СИЗ является образцом для заполнения последующих. В нем находятся следующие графы для заполнения:
Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ
После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.
Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.
Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».
Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».
Сопутствующие документы
Помимо журнала, при использовании средств индивидуальной защиты на предприятии используют:
Все эти документы помогут руководителю упорядочить взаимодействие персонала со средствами индивидуальной защиты. Не все из них обязательны для заполнения. А журнал учета выдачи СИЗ станет основой для упорядочивания.
Обоснование обеспечения работников СИЗ
Ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить СИЗ работников, которые выполняют трудовые функции в условиях:
Практически для всех отраслей деятельности существуют установленные нормы выдачи СИЗ, утвержденные главным образом приказами либо постановлениями Минтруда или Минсоцразвития РФ.
В этих документах с разбивкой по соответствующим специальностям приведены перечни минимально необходимых для работника СИЗ. Работодатель может, утвердив соответствующий внутренний нормативный документ, установить собственные нормы выдачи СИЗ. Однако они не должны быть снижены по сравнению с утвержденными для отрасли.
Правильно разработать и использовать нормативы выдачи СИЗ вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.
О том, в каких случаях допускается снижение норм, читайте в материале «Выдача СИЗ: типовые нормы — это минимум, но кому-то положена лишь половина».
Нормы содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые они выдаются. Работодатель должен с соблюдением этих сроков производить замену изношенных СИЗ на новые и при необходимости обеспечивать процесс их стирки, сушки и ремонта.
Обратите внимание! Если специальная одежда в бухгалтерском учете была отнесена к запасам, то она может быть списана при выбытии в случаях, отличных от продажи (пп. «б» п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
Организация учета выданных СИЗ
Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.
Согласно этому документу работодатель обязан:
У работодателя есть право на:
За работником закрепляются обязанности:
Права работника сводятся к следующему:
Рекомендации экспертов по отражению спецодежды в бухучете и ее налогообложению можно посмотреть в Типовой ситуации от КонсультантПлюс «Как выдать и учесть спецодежду», получив бесплатный доступ к системе.
Личная карточка выдачи спецодежды: скачать бланк и образец
Лицевая сторона карточки учета выдачи СИЗ содержит информацию:
Оборотная сторона отражает данные о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: выдаче СИЗ, их возврате на склад.
О том, в какой ситуации могут потребоваться данные о выданных СИЗ, читайте в статье «Порядок оформления несчастного случая на производстве».
Образец заполнения личной карточки СИЗ на работника есть на нашем сайте.
Если СИЗ востребованы не постоянно, а нужны для периодического использования (например, при периодическом проведении работ или посещении объектов проверяющими или руководителем), для них может быть заведена карточка с записью «Дежурные» вместо данных работника.
Скачать бланк личной карточки СИЗ также можно на нашем сайте.
На нашем форуме можно узнать, как заполняют и ведут различную документацию ваши коллеги. Вот, например, ветка, где делятся опытом по заполнению личной карточки учета выдачи СИЗ.
Итоги
За работодателем законодательно закреплена обязанность по обеспечению защиты работника от вредных воздействий, которым он подвергается во время исполнения своих обязанностей, посредством СИЗ. Задачи по приобретению, хранению, уходу за СИЗ и их учету ложатся на работодателя.
Как заполнить журнал выдачи СИЗ
Журнал средств индивидуальной защиты — это регистр, который помогает вести учет СИЗ, включая маски и перчатки. Обеспечивать работников вредных производств спецодеждой, обувью и другими предметами работодателей обязывают статьи 212 и 221 Трудового кодекса РФ.
Что относится к средствам индивидуальной защиты
Обязательным условием использования защитных изделий в организации является их сертификация. Недопустимо выдавать сотрудникам несертифицированные СИЗ, поскольку они должны соответствовать ГОСТам. Правила проведения сертификации таких изделий установлены:
Существуют 12 типов защитных индивидуальных средств в зависимости от цели защиты. Все они перечислены в ГОСТе 12.4.011-89 :
СИЗ в условиях пандемии коронавируса
В 2021 году, по рекомендациям Роспотребнадзора, средства индивидуальной защиты от коронавируса включены в СИЗ. Их выбор зависит от категории риска инфицирования работника, от вида выполняемых работ. Все профессиональные группы разделены на следующие категории риска:
Предложения по перечню СИЗ и нормативам их использования в течение смены приведены в приложении 1 к рекомендациям по применению СИЗ ( приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н ). Маски медицинские должны соответствовать ГОСТ Р 58396-2019, респираторы фильтрующие — ГОСТ 12.4.294-2015 и ГОСТ 12.4.296-2015.
Носить маски и перчатки и регулярно обрабатывать руки антисептическими средствами настоятельно рекомендуется всем работникам, которым необходимо общаться в течение рабочего дня с большим количеством людей. СИЗ органов дыхания и перчатками сотрудников обеспечивают работодатели (письма Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).
Какие документы используют для учета выдачи СИЗ
Учитывать документально защитные изделия необходимо, работодателя это подстрахует от лишних затрат и поможет организовать безопасные рабочие условия.
При этом законодательством не запрещено установить на предприятии собственные правила выдачи защитных изделий. В этом случае нормы обосновывают при проведении аттестации рабочих мест и утверждают локальным актом — положением о выдаче средств индивидуальной защиты.
Чтобы фиксировать выдачу, следить за содержанием и испытаниями СИЗ, используются несколько форм документов:
Работодатель вправе отказаться от бумажной формы и вести учет в электронном виде, но и в этом случае форма учетной карточки должна соответствовать установленной. В ней вместо личной подписи работника указывают реквизиты бухгалтерского документа, подтверждающего получение СИЗ.
Как оформить журнал выдачи СИЗ
Ответственным лицом за хранение и распределение защитных средств и, соответственно, за ведение журналов учета назначается руководитель подразделения.
Если бланк журнала признан первичным учетным документом (это закрепляют в локальным акте), необходимо оформить его надлежащим образом: пронумеровать, прошить, скрепить печатью организации, которую ставят на бумажную полоску с указанием количества страниц и заверительной подписью руководителя. Оттиск печати частично попадает на полоску, которая наложена на концы шнуровки, а частично — на последнюю страницу.
Уже готовый бланк журнала продается в типографии, но проще распечатать и оформить бланк самостоятельно, используя приведенный образец.
Содержание документа чаще всего такое:
Журнал учета выдачи СИЗ, образец заполнения
Вот для примера образец заполнения журнала выдачи защитных средств — одноразовых масок и перчаток.
Средства индивидуальной защиты: порядок выдачи, учета и возмещения из средств ФСС
эксперт по технологиям оценки профессиональных рисков, систем мотивации и обучения персонала, аудитор систем менеджмента качества
Разберемся, как обеспечивать работников средствами защиты и какова ответственность работодателя за нарушение сроков выдачи СИЗ. Расскажем о покупке средств защиты за счет средств ФСС России
Нормы выдачи СИЗ
Работодатель обязан приобретать и выдавать сотрудникам средства индивидуальной защиты, имеющие сертификат или декларацию соответствия, если:
Определить, какие СИЗ надо выдавать, помогут три категории документов:
Эти документы определяют номенклатуру СИЗ, количество и периодичность замены. Работодатель вправе установить свои нормы выдачи СИЗ, но они должны улучшать уровень защиты: например, для ног допустимо использовать более эффективные кевларовые подноски вместо металлизированных. Либо разрешено заменить один типовой вид СИЗ на аналогичный или равноценно защищающий от опасных или вредных производственных факторов. Любые отклонения от типовых норм необходимо согласовать с профсоюзом и утвердить приказом.
Перечень документов по типовым отраслевым нормам выдачи СИЗ вы найдете в нашей шпаргалке.
В конце статьи есть шпаргалка
Если во время проверки ГИТ установит, что локальный документ ухудшает положение работников, он будет признан недействительным. Организацию привлекут к ответственности и назначат штраф, работодателя обяжут обеспечить работников теми средствами защиты, которые положены по типовым нормам.
Все действующие типовые нормы выдачи СИЗ рассчитаны на полную занятость работника. И если в организации есть сотрудники, которые работают на 0,5 или на 0,25 ставки, то СИЗ можно выдавать пропорционально их занятости во вредных или опасных условиях труда или на работах, связанных с загрязнением.
Пример. Если сотруднику на полную ставку положено четыре пары перчаток, то на 0,5 ставки вы вправе выдавать только две, потому что он работает меньше по времени. Правила обеспечения работников средствами защиты это допускают.
Классы средств защиты
При покупке средств защиты важное значение имеет их класс. Он зависит от степени риска, которому подвергается работник.
Первый класс защиты — это СИЗ простой конструкции, они применяются в условиях минимальных рисков причинения вреда здоровью и подлежат декларированию. Простой пример — медицинская маска, которую применяют медики и все население Земли в пандемию. Приобретая СИЗ первого класса, запросите у поставщиков декларацию соответствия.
Второй класс — это СИЗ сложной конструкции, защищающие от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью работника. Например, привязь для работы на высоте: если она окажется некачественной, работник упадет и травмируется. При покупке таких средств защиты запросите у поставщика сертификат соответствия.
В копиях сертификатов и деклараций должны стоять печати поставщиков. Копии должны быть заверены (п. 9 Правил оформления сертификатов, утвержденных Коллегией Евразийской экономической комиссии № 293). Эти документы подтвердят качество и надежность средств защиты, которые вы выдаете работникам.
Срок использования СИЗ
Работодатель не вправе увеличивать первоначальный срок носки СИЗ. По истечении срока носки работодатель может проверить их защитные свойства, провести чистку, восстановление и выдать снова. Если работодатель видит, что СИЗ еще можно использовать, он собирает комиссию, проверяет защитные средства, чистит и определяет период, на какой выдает СИЗ во второй раз.
Учет средств индивидуальной защиты
Факт выдачи СИЗ фиксируйте в личной карточке выдачи СИЗ (приложение к Приказу № 290н). Ее можно вести на бумаге или в автоматизированной системе. Важно, что факт выдачи на руки СИЗ работнику нужно подтвердить только непосредственно подписью в его личной карточке. В электронном варианте необходимо зафиксировать номер и дату документа бухгалтерского учета, что подтвердит факт выдачи средств защиты работнику.
Важно утвердить полномочия сотрудника, который ведет личные карточки. Это можно сделать с помощью приказа о вменении ему дополнительной обязанности. Законодательно не урегулировано, кто из работников организации должен вести личные карточки.
Можно организовать выдачу средств индивидуальной защиты через автоматизированные системы выдачи — вендинговые аппараты. Сейчас этот способ становится все более распространенным. Важное условие — сотрудник должен быть персонифицирован, то есть в системе он должен зарегистрироваться с помощью электронного ключа. Система понимает, кто к ней обратился, и вносит данные о выданных средствах защиты в электронную форму карточки учета.
Многие поставщики СИЗ предлагают такие аппараты работодателям. Это удобно, потому что работник в любой момент может получить средство защиты, а система в автоматическом режиме все это фиксирует. Конечно, не все средства защиты можно выдавать через вендинговый аппарат. Например, костюм защитный так выдать нельзя, а вот перчатки и респираторы — вполне реально.
Порядок выдачи СИЗ
Если вы самостоятельно организуете закупку и выдачу средств защиты, алгоритм действий должен выглядеть примерно так:
Второй вариант — доверить процесс выдачи средств защиты поставщику СИЗ. В договоре аутсорсинга вы разграничиваете зоны ответственности: работодатель определяет номенклатуру, а подрядчик организует поставку и процесс выдачи.
Если вы выдаете СИЗ, которые требуют практических навыков применения, например противогазы, организуйте сами или поручите аутсорсеру инструктаж и тренировки по их применению. Обязательно зафиксируйте это, чтобы не попасть на штрафные санкции.
Ответственность работодателя
В Кодексе административных правонарушений предусмотрены штрафные санкции за невыдачу средств индивидуальной защиты:
| Класс СИЗ | Штраф |
|---|---|
| Второй | |
| Первый |
Финансирование из средств ФСС
Ст. 212 Трудового кодекса содержит требование к работодателю обеспечить социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве. Обязательному страхованию подлежат (Федеральный закон № 125-ФЗ) физические лица:
Задачи социального страхования: снизить профессиональные риски и сократить производственный травматизм, в том числе возместить вред, который причинен жизни и здоровью. Это касается расходов на медицинскую помощь, социальную и профессиональную реабилитацию и пр. Один из пунктов Приказа Минтруда № 580 «О порядке условий финансирования предупредительных мер» дает право направить 20% от суммы выплачиваемых в ФСС взносов на мероприятия по охране труда, в том числе на закупку средств индивидуальной защиты в соответствии с типовыми нормами.
Андрей Любимов, эксперт по технологиям оценки профессиональных рисков:
Если вы планируете возместить часть средств, затраченных на приобретение средств индивидуальной защиты, за счет ФСС, то до 15 декабря текущего календарного года надо направить заявление на возмещение. Обычно мы подавали такое заявление в срок до 1 августа, но в 2021 году произошли существенные изменения в порядке финансирования затрат на охрану труда из ФСС. Постановлением от 30.12.2020 № 2375 Правительство РФ установило новый срок подачи заявления и пакета документов. При этом, если вы готовы, вы можете сделать это уже сейчас.
Обратите внимание, что с 2021 года фонд перешел на систему прямых выплат. Если раньше мы деньги из фонда не получали, а просто в следующем году происходил вычет тех сумм, которые мы тратили на охрану труда, то сейчас компании получают реальные деньги на реализацию указанного в заявлении контракта.
Если хотите детально разобраться, как возместить через ФСС России затраты на охрану труда в 2021 году, смотрите запись вебинара Натальи Герасименко и Марины Шобохоновой.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Типовые отраслевые нормы выдачи СИЗ 685.6 КБ
Новое в карточке учета СИЗ и иные изменения в порядке выдачи спецодежды
С 25 августа 2019 г. действует Инструкция о порядке обеспечения работников средствами индивидуальной защиты (далее – СИЗ, спецодежда), изложенная в новой редакции.
В целом порядок выдачи СИЗ остался прежним. Ряд изменений фиксируют действующую с учетом разъяснений Минтруда и соцзащиты практику обеспечения спецодеждой работников. Но есть и новшества. Рассмотрим основные коррективы.
1. Внесены изменения в терминологию. В частности:
— даны определения вредным и опасным условиям труда. Ранее за их уточнением приходилось обращаться к СанПиНу «Гигиеническая классификация условий труда»;
— вместо термина «срок носки СИЗ» введено понятие «период использования». По сути, это та же продолжительность времени, на которую спецодежда выдается работнику. При этом уточнено, что в течение всего данного периода защитные свойства и гигиенические характеристики (далее – защитные характеристики) СИЗ должны соответствовать требованиям ТНПА и эксплуатационных документов изготовителя при условии, что будут соблюдаться правила их эксплуатации, хранения и ухода за ними.
— выполнение работ, связанных с загрязнением;
— иные случаи, когда нельзя исключить вредные (опасные) производственные факторы или невозможно снизить их воздействие на работника до установленных нормативов за счет конструкции оборудования, организации производственных процессов, архитектурно-планировочных решений и средств коллективной защиты.
Ранее к Инструкции о СИЗ прилагалась форма личной карточки. В новой редакции ее нет, однако прописаны сведения, которые в карточке должны содержаться. Так, теперь код профессии (должности) и табельный номер работника в ней можно не указывать. Полагаем, наниматели могут и дальше использовать действующие личные карточки, скорректировав их с учетом новых требований. Например, в личную карточку работника со слабым зрением нужно занести показатели корригирующих очков.
Кроме того, в личной карточке следует отражать нормы выдачи спецодежды, т.е. сколько СИЗ одного вида и на какой период полагается работнику. Однако есть нюанс. В большинстве типовых отраслевых норм указываются именно сроки носки СИЗ в месяцах. На наш взгляд, чтобы соблюсти требования законодательства, нанимателю стоит дополнительно пересчитать сроки носки в нормы выдачи (например, если по типовым нормам на 12 месяцев полагается пара ботинок, то нормой выдачи будет пара на год) и включить эти данные в личную карточку (допустим, отдельной графой).
На заметку
Указание норм выдачи СИЗ вместо сроков их носки не повлияет на порядок начисления износа по СИЗ, если организация по учетной политике начисляет его ежемесячно исходя из периода использования. Ведь норма выдачи, например, пары ботинок на год предполагает их использование в течение 12 месяцев. Иначе говоря, механизм расчета ежемесячного износа СИЗ остается прежним.
Достоверность таких сведений, как и раньше, подтверждается подписями главбуха (бухгалтера), специалиста отдела кадров, руководителя структурного подразделения, в котором трудится работник, специалиста по охране труда. Работника надо ознакомить со сведениями под подпись.
Помимо названного, в личной карточке указываются сведения о фактически выданных и возвращенных СИЗ, которые предусматривались установленной ранее формой.
Инструкция о СИЗ в прежней редакции позволяла продлить срок носки специальной одежды и обуви, если работник использовал их неполное рабочее время. В новой редакции к указанному основанию добавилось еще одно.
На заметку
Наниматель при необходимости и с учетом установленных требований может продлить эксплуатацию не только специальной одежды и обуви, но и других видов СИЗ, период использования которых истек, если сохранились их защитные характеристики и качество.
5. Конкретизировано, для чего организации собственные нормы бесплатного обеспечения работников СИЗ (далее – нормы организации).
Ранее в нормах организации наниматель мог уточнить требования к показателям защитных характеристик СИЗ, установить более высокие показатели защитных свойств по сравнению с теми, что предусмотрены в типовых нормах, требования к конструктивным особенностям и стилю специальной одежды, применению логотипа (фирменного знака), а также определить порядок организации работы по обеспечению СИЗ. Теперь в данном ЛПА кроме перечисленного можно:
выдачу СИЗ сверх норм, которую прописывали в коллективном, трудовом договоре;
выдачу дополнительной спецодежды, порядок оформления которой не был урегулирован.
В новой редакции НПА формулировка «выдача СИЗ сверх типовых норм» не встречается. При этом определено, что наниматель прописывает (при необходимости) нормы выдачи дополнительных СИЗ именно в нормах организации;
При этом необходимо обязательно согласовать решение:
— со службой охраны труда организации (лицом, выполняющим соответствующие обязанности по охране труда);
— с профсоюзом или уполномоченными лицами по охране труда работников организации.
— так можно выдавать только СИЗ и их сменные компоненты простой конструкции, не требующие проведения дополнительного инструктажа по порядку их применения;
— личные карточки работников, которым выдаются СИЗ в рамках вендинга, должны вестись в электронном виде.
Организациям стоит пересмотреть документы, определяющие выдачу СИЗ работникам (в частности, нормы организации), с учетом новых требований.