журнал учета выдачи справок при увольнении образец
Нужно ли вести журнал регистрации выдачи справок по форме СТД-Р — образец для скачивания
Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдаются работодателем своему работнику, выбравшему электронную трудовую книжку взамен бумажной. Документ предоставляется в ответ на письменный запрос сотрудника в течение трех рабочих дней, а также в день увольнения.
Для учета выдаваемых справок рекомендуется вести журнал регистрации выдачи, который при необходимости позволит подтвердить факт исполнения обязательств работодателем перед работниками.
Нужно ли вести журнал регистрации выдачи формы СТД-Р?
Выдавать справки СТД-Р работодатель обязан только тем сотрудникам, кто выбрал электронный способ учета трудовой деятельности и отказался от ведения бумажных книжек (было подано соответствующее заявление работодателю).
В законодательстве предусмотрено два случая обязательной выдачи формы СТД-Р:
Работодатель должен исполнять свои обязанности исправно, чтобы не нарушить трудового законодательства, в частности ст. 66.1 ТК РФ.
Ни в одном законодательном акте не говорится о том, что работодатель обязан также вести журнал для учета и регистрации выданных справок по форме СТД-Р, поэтому его оформление не является обязательным.
Однако данный журнал пригодится самому работодателю для систематизации информации о выданных документах сотрудникам, а также для подтверждения факта исполнения обязанности по выдаче СТД-Р в положенных случаях. Кроме того, Роструд также рекомендует организациям завести такой учетный документ, в котором работники смогут поставить свою подпись в подтверждение получения нужных сведений.
Журнал лучше вести в бумажном виде, чтобы он исполнял свою функцию по подтверждению исполнения обязательств по выдаче справкой СТД-Р. Только в бумажном варианте учетной книги работник сможет поставить свою подпись при получении формы.
Вести ли учет выдаваемых справок при увольнении?
При увольнении форма СТД-Р выдается тем сотрудникам, кто перешел на электронные трудовые книжки. Для тех, кто решил сохранить бумажные экземпляры книжек, выдача сведений о трудовой деятельности по указанной форме не является обязательным.
Учет выдаваемых при увольнении справок также рекомендуется вести в журнале регистрации, при этом по каждому факту выдачи нужно получать подпись работника. Такой учет позволит подтвердить исполнение обязательств работодателем и соблюдение норм трудового права в части предоставления персоналу информации о его трудовой деятельности.
Как оформить?
Лучше завести отдельный журнал, где будут отражаться сведения об оформляемых справках по форме СТД-Р для предоставления в ответ на заявление работника или при увольнении.
Оформить учетную книжку лучше в бумажном виде, пронумеровать ее страницы, прошить.
Как правило, журнал оформляется в табличном виде. Содержание граф зависит от потребностей организации, никаких строгих норм и правил на этот счет законодательством не установлено.
Рекомендуем включить в журнал регистрации следующие графы:
Ниже предлагаем скачать в формате excel примерную форму журнала, который можно использовать для регистрации факта выдачи справок.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Увольнение сотрудников по новым правилам. Образцы документов в программе «БухСофт»
С 2020 года меняются правила увольнения сотрудников. На примере программы «БухСофт» мы рассмотрели — какие изменения в работе вступают в силу с января. И на что нужно обратить внимание при оформлении увольнения сотрудника.
Документы для выдачи сотрудникам при увольнении делятся на обязательные и по запросу сотрудников (табл. 1)
Обязательные документы
По запросу сотрудника
Бумажная трудовая или форма СТД-Р
Справка о среднем заработке
Выписка из раздела 3 РСВ
Выписка из СЗВ-СТАЖ
Справка о заработке за 2 года
Документы, связанные с работой — о приеме, увольнении, премировании
Обязательные документы. Что меняется
Бумажная трудовая или форма СТД-Р
Если сотрудник уже определился, что хочет вести трудовую деятельность в электронной трудовой и вы уже выдали ему бумажную трудовую, при увольнении выдайте ему справку СТД-Р. Если сотрудник еще не определился — выдайте на руки трудовую книжку и в дополнение к ней форму СТД-Р. Главное — не ошибитесь в формулировке при увольнении. Например, в программе «БухСофт» автоматически показывается правильная формулировка для трудовой.
Выдача справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению
Сроки выдачи справки о сумме заработка такие же как сроки выдачи трудовой книжки, справка выдается в день увольнения. При невозможности выдать справку в день увольнения работодатель обязан, как и в случае с трудовой книжкой, направить по почте уведомление о необходимости явиться за справкой или дать согласие на отправку справки почтой.
Документы о стаже работника
Подготовьте сотруднику выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и из Раздела 3 РСВ.
Для формы СЗВ-М отчетный период будет совпадать с месяцем увольнения, для Раздела 3 РСВ это будет квартал, в котором уволен сотрудник, а для формы СЗВ-СТАЖ отчетным периодом будет текущий год. В учетной программе БухСофт, после оформления увольнения, автоматически формируется комплект справок.
рис. 2 Комплект документов, которые важно не забыть оформить при увольнении работника
Выдача документов по запросу сотрудников
По письменному заявлению работника работодатель должен выдать запрашиваемые документы в течение трех рабочих дней. Это могут быть копии приказов о приеме, переводах, увольнении, справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.
Выдача справки в службу занятости
Справка в службу занятости для получения пособия по безработице выдается не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления от работника. Унифицированной формы нет, но есть рекомендованная форма справки о среднем заработке. Вы можете подготовить форму справки самостоятельно или скачать образец в программе БухСофт.
Если справку не выдать вовремя или оформить некорректно, то при обращении работника в суд с большой долей вероятности придется возмещать бывшему работнику недополученное пособие, а также суммы судебных издержек и морального вреда.
Также в день увольнения выдается Справка о доходах и суммах налога физического лица (обновленная форма 2-НДФЛ для выдачи на руки). Эту справку выдают по письменному заявлению работника. Программа БухСофт автоматически сформирует 2-НДФЛ при увольнении сотрудника.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
Здесь Вы можете ознакомиться с бланками кадровых документов и образцами их заполнения.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Хотите доступ в закрытые разделы сайта?
Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.
Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 7-8 руб. в день
Вам также помогут в работе:
Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб
Справки с места работы: виды и сроки выдачи
Автор: Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
На работодателя возложена обязанность выдавать работникам по их заявлению документы, связанные с работой, в частности всевозможные справки. О том, по какой форме должны быть составлены справки, какая информация должна содержаться в них, и о сроках выдачи справок вы узнаете из этого материала.
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику копии документов, связанных с работой, в том числе справки:
о заработной плате;
о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование;
о периоде работы у данного работодателя.
Названные документы должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Ситуаций, при которых работнику может понадобиться справка, множество, соответственно форма и содержание справки зависят от того, в какой орган работник впоследствии будет ее представлять. Самый распространенный вид справок – о заработной плате. С них и начнем.
Справки о заработной плате
Во-первых, такая справка может понадобиться работнику для предъявления в банк (в частности, для получения кредита). Как правило, банки с охотой принимают справки, составленные по форме 2-НДФЛ, либо предлагают заполнить справку по форме банка.
Для справки: чиновники в Письме Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096 указали, что справка о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ может быть отнесена к указанным в ст. 62 ТК РФ документам, соответственно должна быть выдана в течение трех дней после обращения работника с заявлением.
Во-вторых, работодатель обязан выдать сотруднику в день увольнения с работы (службы, иной деятельности) справку для целей начисления будущим работодателем пособий по временной нетрудоспособности. В данной справке, в частности, отражается информация (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»):
о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности), и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы;
о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, освобождения от работы с полным или частичным сохранением зарплаты, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Форма названной справки и порядок ее выдачи утверждены Приказом Минтруда РФ от 30.04.2013 № 182н.
При невозможности вручить справку непосредственно в день увольнения работодатель должен направить работнику по адресу его места жительства уведомление о необходимости явиться за справкой либо дать согласие на отправление ее по почте (о своем согласии на отправление справки по почте работник должен уведомить работодателя письменно). Если в день увольнения работник указанную справку не получил, он вправе обратиться за ней позже. Работодатель в этом случае обязан представить справку в трехдневный срок с даты обращения бывшего работника с соответствующим заявлением. Приведем пример такого заявления.
Прошу выдать справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за 2016, 2017 и 2018 календарные годы, а также о количестве календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудоспособности (при необходимости – отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком), освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС не начислялись.
Совет практиков: чтобы помочь столкнувшимся с трудностями при написании заявления, кадровой службе (бухгалтерии) пригодится подборка образцов заявлений, с которыми часто обращаются работники.
В-третьих, в силу п. 3 ст. 230 НК РФ работодатель на основании заявления работника должен выдать справку о полученных этим физическим лицом доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ. В настоящее время сложилась практика, что названная справка при увольнении выдается каждому работнику без написания им заявления.
В-четвертых, если сотрудник после увольнения примет решение встать на учет на биржу труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Форма данной справки рекомендована Письмом Минтруда РФ от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Она также может быть составлена в произвольной форме – при условии, что в ней содержатся реквизиты организации и сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем ниже.
В-пятых, справка о заработной плате может потребоваться работнику для предъявления в иные организации и учреждения, например в управление социальной защиты населения для назначения пособий или субсидий, в детские образовательные учреждения для получения льгот и т. п. Формы этих справок также не утверждены. Они могут иметь произвольный вид либо заполняться по форме 2-НДФЛ.
Справки о стаже и персонифицированном учете
Такие справки нужны работникам прежде всего для получения права на пенсию.
Законодательством установлено, что в день увольнения сотрудника (или в день прекращения действия договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому начисляются страховые взносы) работодатель обязан передать этому застрахованному лицу сведения, предусмотренные п. 2 – 2.3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (п. 4 ст. 11 названного закона):
справку по форме СЗВ-стаж (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п);
справку по форме СЗВ-М (утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п);
заполненный разд. 3 «Персонифицированные сведения» расчета по страховым взносам (форма расчета утверждена Приказом ФНС РФ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).
За сведениями о стаже работы может обратиться и бывший работник. Срок выдачи такой справки – три рабочих дня с даты обращения.
Иные справки
Могут понадобиться и иные справки. Например, согласно ст. 283 ТК РФ при приеме к другому работодателю на работу по совместительству с вредными и (или) опасными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы (напомним, что работа по совместительству запрещена в случае, если основная работа работника связана с вредными или опасными условиями). А значит, основной работодатель по заявлению работника в трехдневный срок обязан эту справку выдать. Ее форма не утверждена, справка составляется в свободной форме. Пример приведем ниже.
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Подтверждаем, что ее работа не связана с вредными или опасными факторами.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Заведующая детским садом Ткачева С. Н.
Работник может потребовать информацию об утвержденномграфике отпусков по основному месту работы для получения отпуска по работе по совместительству (напомним, что в соответствии со ст. 286 ТК РФ лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе; и даже если по совместительству сотрудник не отработал шести месяцев, отпуск ему предоставляется авансом).
Настоящая справка выдана Смирновой Наталье Георгиевне в том, что она работает в МАДОУ «Детский сад № 15» в должности бухгалтера с 15.06.2016 по настоящее время (приказ о приеме на работу от 15.06.2016 № 10). Согласно графику отпусков на 2018 год (утвержден приказом от 04.12.2017) очередной отпуск Смирновой Н. Г. приходится на периоды:
– с 05.02.2018 по 18.02.2018;
– с 03.09.2018 по 16.09.2018.
Справка дана для предъявления по месту работы по совместительству (ООО «Престол»).
Справка может понадобиться супругам, у которых на иждивении находится ребенок-инвалид. Напомним, что согласно ст. 62 ТК РФ одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. То есть работодатели, предоставляющие (и оплачивающие) такие дни работникам, должны удостовериться, что последние имеют на них право (что этим правом не воспользовался второй родитель).
Настоящая справка подтверждает, что Егоров Иван Федорович, работающий в МБУ ДО СДЮШОР № 8 по футболу в должности тренера, в период с 01.08.2018 по 31.08.2018 дополнительные выходные дни для ухода за своим ребенком-инвалидом не использовал (если использовал частично – указывается, сколько дней).
Справка дана для предъявления по месту работы супруги (ООО «Престол»).
Фиксируем факт выдачи справки
Все случаи выдачи справок должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Его форма на законодательном уровне не утверждена, поэтому должна быть разработана и утверждена непосредственно в учреждении. Набор реквизитов в ней отражается примерно следующий:
дата выдачи справки;
описание сведений, указанных в справке (справка о заработной плате, справка о стаже работы и т. п.);
наименование органа, в который будет представлена справка;
Ф. И. О. и подпись работника, получившего справку.
Стоит отметить, что за справками могут обращаться как сотрудники, работающие в учреждении в данный момент, так и бывшие сотрудники. Правила и сроки предоставления справок для тех и других одинаковы.
Одной из обязанностей работников кадровой службы является выдача сотрудникам по их заявлениям всевозможных справок. Поскольку причины, побудившие сотрудника обратиться к работодателю с данным требованием, бывают самыми разными, целесообразно рекомендовать сотрудникам указывать в заявлении с просьбой о выдаче справки, какие именно сведения им нужны (для упрощения работы и предупреждения возникновения вопросов целесообразно подготовить образцы типовых заявлений на выдачу справок).
Отметим, что с выдачей справок затягивать не стоит. Трудовым законодательством предусмотрено два срока предоставления справок:
либо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником.
Все предоставленные справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам.
Образец заполнения справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии) – «СКАЧАТЬ»