журнал учета выданных доверенностей образец
Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.
Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).
О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
На какой срок выписывать
Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.
Какой бланк использовать
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Журнал регистрации выданных доверенностей
Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.
Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.
Составные части документа
Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.
Законодательная база
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.
Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.
Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.
Виды регистрируемых доверенностей
Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.
В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).
Отзыв доверенности
Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.
Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.
Кем заполняется
Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.
Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.
Образец журнала регистрации выданных доверенностей
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
Энциклопедия решений. Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара)
Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара)
Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а предусмотрено, что форму доверенности N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, при этом выдача таких доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Однако необходимо учитывать, что указанное постановление было принято Госкомстатом России в рамках реализации его функций по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации (см. п. 1 постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах») и не содержит общеобязательных правовых норм. Законом требования об обязательном составлении журнала учета выданных доверенностей не предусмотрено. Выдача доверенности не является с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете фактом хозяйственной жизни, поэтому не требует регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета (п. 8 ст. 3, ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Таким образом, ведение журнала учета выданных доверенностей является правом, а не обязанностью организации.
В то же время ведение журнала учета выданных доверенностей на практике может выполнять ряд значимых функций, обеспечивая предотвращение возможных негативных правовых последствий, связанных с выдачей доверенности.
С помощью ведения такого журнала может осуществляться:
— контроль за исполнением представителями данных им поручений;
— контроль за тем, чтобы доверенность на получение одних и тех же материалов не была выдана дважды одному и тому же или разным лицам;
В журнале учета выдачи доверенностей рекомендуется указывать:
— номер, дату выдачи, срок действия доверенности;
— должность, фамилия, имя и отчество лица, которому она выдана;
— наименование поставщика, сведения о товаре или реквизиты договора, счета, наряда, иного подобного документа.
— расписку лица, получившего доверенность;
— отметку о выполнении поручения, отмене, возврате доверенности.
Необходимость ведения журнала учета (регистрации) выданных доверенностей в ряде случаев предусмотрена отраслевыми нормативными правовыми актами (см., например приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»).