журнал учета выезда и возвращения автотранспорта образец
Кому нужен и как вести журнал учета въезда и выезда транспорта
Журнал въезда и выезда автотранспорта на территорию предприятия — это документ, в котором отражается движение автомобилей в зоне нахождения организации с указанием времени, цели.
Для кого ведение обязательно
Обязательность ведения журнала въезда и выезда не установлена, он вводится локальными нормативными актами организации. Приказом Минтранса №296 от 08.08.2018 установлено, что все компании, владеющие транспортными средствами, должны вести журнал технического осмотра автомобиля перед выездом, но это другая форма. Эта отчетность обязательна для всех организаций, даже если автотранспорт используется исключительно для личных нужд и в незначительном количестве.
Бланк, отражающий прибытие ТС на территорию предприятия и его убытие, рекомендуется вести компаниям, эксплуатирующим опасные производственные объекты. На такие организации возложена обязанность по ст. 9 ФЗ-116 от 21.07.1997 предотвращать проникновение на опасный объект предприятия посторонних лиц. Учет въезжающих и выезжающих автомобилей с указанием цели посещения и времени убытия (журнал въезда и выезда машин на территорию) в совокупности с другими мероприятиями исключит бесконтрольное проникновение на территорию предприятия.
Отсутствие такого учетного документа не является поводом для наложения санкций со стороны контролирующих органов, так как к первичным документам учета он не отнесен.
Чтобы правильно вести учет автотранспорта в организации и платить налоги, бесплатно используйте инструкции от экспертов КонсультантПлюс.
Форма
Так как обязательность его ведения не установлена, унифицированная форма журнала при выезде автомобиля 2020 года не введена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк, наиболее удобный в использовании. Общепринятая форма не является обязательной, и ее корректировка допускается.
Бланк любого внутреннего документа, в том числе журнала выезда и заезда транспорта для охраны, рекомендуется утвердить внутренним локальным актом, включить в номенклатуру. Ответственные за его ведение сотрудники (охранники, диспетчеры) знакомятся с ЛНА под подпись, обязанность заполнения отмечается в их трудовых контрактах и должностных инструкциях.
Порядок заполнения
На титульном листе пишется название предприятия, сроки ведения. Стандартная форма включает следующие реквизиты:
Количество и содержание граф допускается менять.
На практике существует стандартная инструкция, как правильно вести журнал выезда водителей:
Так как этот бланк не является первичным документом учета, сроки его хранения не регламентированы, их указывают в ЛНА. Хранится документация в подразделении, сотрудники которого ее ведут, а затем в архиве до минования надобности или окончания срока, установленного в ЛНА.
Образец
Образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии.
регистрации въезда и выезда автотранспорта на территорию ООО «Ppt.ru»
Начат «15» октября 2020 года
Окончен «15» октября 2020 года
Ответственный за ведение: заместитель начальника пункта охраны П. П. Петров
Марка, государственный номер автомобиля
Ф. И. О. водителя, наименование организации —собственника ТС
Документ, удостоверяющий личность (водительское удостоверение)
Подпись охранника, впустившего / выпустившего автомобиль
Приложение N 12. Журнал выхода и возвращения транспортных средств (рекомендуемый образец)
Приложение N 12
к Порядку организации
транспортной деятельности в
органах внутренних дел
Российской Федерации
ЖУРНАЛ
выхода и возвращения транспортных средств
Исправное транспортное средство, путевую документацию на ТС и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)
Время первого выезда из гаража (с места стоянки)
Выезд транспортного средства
подтверждаю (подпись должностного лица)
Транспортное средство в гараж (на место стоянки) поставил (подпись водителя)
Время последнего возвращения с линии
Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)
«Дата» ставится дата выезда транспортного средства на линию;
«Марка транспортного средства» указываются марка, модель транспортного средства;
«Гос. per. знак транспортного средства» указывается регистрационный знак транспортного средства;
«Ф.И.О. водителя» пишутся фамилия и инициалы водителя;
«Выезд транспортного средства подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Время последнего возвращения с линии подтверждаю (подпись должностного лица)» ставится подпись сотрудника, осуществляющего контроль за выходом транспортных средств из гаражей, с мест стоянок и за возвращением с линии;
«Примечание» указывается со слов водителя техническое состояние транспортного средства (исправен, неисправен).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 5. Форма журнала выхода и возвращения автотранспорта
Приложение N 5
к Инструкции по использованию
автотранспорта, обслуживающего
территориальные органы
ФМС России, федеральные
государственные учреждения
ФМС России, загранаппарат
ФМС России
Форма журнала выхода и возвращения автотранспорта
Исправный автомобиль, путевую документацию на а/м и ключи от замка зажигания получил (подпись водителя)
Время выезда а/м из гаража (с места стоянки)
Время возвращения с линии а/м
Время выезда и возвращения подтверждаю (подпись должностного лица)
Примечание : Журнал выхода и возвращения автотранспорта должен быть прошнурован, опечатан и зарегистрирован в канцелярии. Страницы журнала должны быть пронумерованы. Журнал заполняется ежедневно перед выездом автомобиля на линию и после окончательного возвращения в гараж (на место стоянки).
Ключи от замка зажигания, путевая документация на автомобиль, выезжающий на линию, выдаются только после подписи водителя в соответствующей графе журнала, подтверждающей их получение. Для каждой записи в журнале под один автомобиль отводится только одна строка. Записи делаются на каждой строке.
В графе журнала «Примечание» указывается со слов водителя, техническое состояние транспортного средства (исправен или неисправен).
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии
В организациях, которые занимаются предоставлением транспортных услуг, для контроля за выходом автомобилей на линию применяется специальный журнал учета.
Для чего нужен журнал, его значение
Прежде чем допустить транспортное средство до работы, специалисты предприятия должны убедиться в том, что его техническое состояние соответствует установленным нормам, что в машине отсутствуют повреждения, поломки и неисправности, которые могут привести к внештатным ситуациям на дороге, авариям и т.д.
При осуществлении этой процедуры проверяются комплектность, технические узлы, элементы и детали автомобиля, осматривается его внешний вид. Обязательно обследуется рулевое управление и тормозная система, а также система оптики и зажигания. Только при условии, что все вышеозначенные параметры находятся в удовлетворительном состоянии, автомобиль может выйти на линию, в противном случае его отправляют либо на станцию технического обслуживания, либо в гараж на восстановление.
В журнале учета отмечается техническое состояние машины, время ее выхода и возврата с линии, показания спидометра и т.д.
Благодаря данному документу в компании осуществляется аналитика работы транспортных средств, включающая в себя информацию о расходовании горючего, контроль за соблюдением режима труда водителя, правильность эксплуатации автомобиля, проводимые ремонтные работы и т.д. Таким образом, в первую очередь этот журнал является документом, на основе которого (в числе прочих) осуществляется организация безопасности правил дорожного движения на предприятия.
Кроме того, в случае каких-то аварий, произошедших по вине водителя автомобиля, журнал позволяет обосновать взыскание с него нанесенного ущерба, поскольку в нем указывается состояние машины как в момент выхода на линию, так и во время возврата в гараж.
Кто несет ответственность за ведение документа
Ответственность за формирование и ведение журнала, как правило, возлагается на диспетчера. Все данные в документ он вносит на основании сведений, предоставленных механиком, которых проводил осмотр технического состояния машины, а также водителя.
Что будет, если не вести журнал
Организации, занимающиеся транспортными услугами должны вести этот журнал в обязательном порядке. Если же его не будет, то государственные контролирующие органы (Ространснадзор и т.д.) оштрафуют как руководство, так и само предприятие.
По этой же причине вся информацию, вносимая в журнал должна быть достоверной и точной, поскольку, если вдруг с автомобилем что-то произойдет, проверяющие лица не в последнюю очередь займутся изучением данного документа. При выявлении ложных или неверных сведений на ответственные лица может быть возложено дисциплинарное взыскание.
Как сформировать журнал
Журнал учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии составляется в произвольном виде. Однако, если в компании есть свой шаблон журнала, то применять следует именно его. Кроме того, имеет распространение унифицированная, ранее обязательная к использованию форма журнала. Она удобна тем, что ее можно легко подкорректировать под нужды предприятия, добавив или убрав ненужные столбцы и строки. В некоторых организациях применяется журнал, имеющийся в свободной продаже (в твердом переплете) – законодательство такой подход к учету работы автомобилей вполне допускает.
Особенности оформления бланка
Что касается оформления журнала, то здесь также нет никаких особенностей, то есть, если журнал формируется самостоятельно, то его можно сделать в электронном виде или же, что называется, «нарисовать» вручную. В первом случае подготовленный бланк следует распечатать, чтобы ответственные лица могли оставить в нем свои автографы.
Обычно журнал содержит в себе не один десяток страниц. Все они должны быть по порядку пронумерованы и прошиты специальной толстой нитью.
На последнем листе ставится печать организации и пометка о количестве страниц в документе, а также дата и подпись ответственного работника.
Журнал делается в одном оригинальном экземпляре, дополнительных его копий не формируется. Заполненный журнал подлежит хранению на протяжении периода, установленного в законодательстве или же указанного в нормативно-правовой документации транспортной фирмы. Только после истечения этого срока документ можно уничтожить.
Кто должен расписаться в журнале
В журнале должны расписаться два сотрудника. Во-первых, это механик, который проверяет автомобиль перед выездом и после возврата, во вторых, диспетчер, который занимается ведением журнала. Что касается водителя, то в журнале отмечается только его ФИО.
Образец журнала
Если вам поручено формирование и ведение журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии, который вы ранее никогда не делали, воспользуйтесь его примером и подробными разъяснениями к нему. С их учетом вы сделаете нужный вам документ без особых проблем.
Новые правила предрейсового контроля и заполнения путевого листа
С 1 сентября 2021 года будут действовать новые правила технического контроля автомобилей. Порядок утвержден приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9 (регистрация в Минюсте прошла 27.05.2021).
Напомним, что прежний порядок, введенный приказом Минтранса от 08.08.2018 № 296, был отменен в рамках «регуляторной гильотины». В результате вопрос, как нужно проводить предрейсовый или предсменный технический контроль, «повис в воздухе». Старые правила были аннулированы, новые еще не утверждены. Поэтому в первые месяцы 2021 года владельцы авто были вынуждены следовать уже не действующим правилам (поскольку саму обязанность по техосмотрам никто не отменял):
С 1 сентября проверять состояние автомобиля можно будет в любой промежуток времени, необходимый для определения технического состояния транспортного средства (ТС) и ограниченный временем въезда транспортного средства на парковку и окончанием рабочей смены водителя до следующего выезда ТС с парковки. То есть новый порядок предусматривает, что контроль должен проводиться во время подготовки транспортного средства к выполнению поездок
В путевом листе по новым правилам надо делать отметку в формулировке: «Выпуск на линию разрешен», после чего ее следует заверить подписью с указанием Ф.И.О. должностного лица, которое отвечает за техническое состояние и эксплуатацию автомобиля.
Проводить осмотр может контролер, аттестованный в транспортной инспекции. Например, аттестацию может пройти мастер или сам водитель. Если же аттестованных сотрудников в штате владельца ТС нет, то провести осмотр и поставить отметку может сервисный центр, аттестованный работник другой организации или ИП.
Перечень узлов и агрегатов, которые необходимо проверить перед выездом, не изменился.
В новые правила не вошли некоторые «старые» требования (видимо, их решили не восстанавливать):
Больше информации об изменениях в сфере транспорта и ПДД в 2021 году смотрите в Справочной информации «КонсультантПлюс» бесплатно с тестовым доступом.