журнал выдачи книг в библиотеке образец
Документация в школьной библиотеке (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 |
Регистрировать утерянные учебники и принятые взамен от читателей учебные книги можно в единой «Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных», а можно вести отдельную «Тетрадь учета замены учебников» по схеме:
Фамилия и инициалы ученика
Автор, название утерянного учебника
Автор, название учебника, принятого взамен
Еще один важный документ, не связанный с финансами, но упрощающий библиотекарю ведение отчетности обслуживания читателей. Это «Дневник работы библиотеки» (см. электронную версию Дневника).
В библиотеке целесообразно вести еще несколько документов, чтобы содержать отчетность в порядке:
1. Тетрадь или реестр сдачи документов в бухгалтерию.
2. Папка с актами выбытия литературы.
3. Папка с копиями накладных и счетов, сданных в бухгалтерию.
4. План работы библиотеки.
5. Положение о библиотеке.
6. Правила пользования библиотекой.
Вот основные документы, которые должны быть в каждой библиотеке. Если у вас еще что-то не налажено, не откладывайте эти проблемы на потом. Лучше сразу потратить несколько дней на приведение документации в порядок, чтобы затем вести учетную и другую документацию согласно принятым нормативам.
Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда
В целях сохранности библиотечного фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений 24 августа 2000 г. Министерство образования РФ издало приказ № 000 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства культуры России от 01.01.2001 г. № 000.
«Инструкция…» определяет общие правила учета документов. Однако библиотеки образовательных учреждений вообще, и библиотеки образовательных учреждений Зеленоградского округа в частности, имеют ряд особенностей учета, связанных с учетом учебной, многоэкземплярной литературы и др. изданий, а также с учетом результатов деятельности библиотекаря (Дневник работы, журнал учета библиотечно-библиографических справок)
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
1. Книга суммарного учета учебного фонда
2. Картотека учебников
3. Журнал выдачи учебников
4. Книга суммарного учета библиотечного фонда
5. Инвентарная книга
6. Журнал безинвентарного учета
7. Журнал учета нетрадиционных носителей информации
8. Папка актов движения фондов
9. Папка актов о проведении инвентаризации
10. Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
11. Тетрадь учета подарочных изданий
12. Дневник работы школьной библиотеки
13. Журнал учета библиотечно-библиографических справок
14. Журнал учета ведения библиотечных уроков
15. Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Порядок учета движения фондов
При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.
Фонд учебной литературы включает в себя:
3. Сборники задач и упражнений
6. Дидактические материалы
7. Атласы и контурные карты
Библиотечный фонд включает в себя:
1. Литература по различным отраслям знаний
2. Художественная литература
3. Литература энциклопедического и справочного характера
4. Методическая литература
Учет поступлений учебной литературы:
· Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
· Журнал учета учебников
· Журнал выдачи учебников
1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.
Примечания
Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».
Пример записи в «Журнале учета учебников»
18.02.2005 г., накл. № 000, ЭКСМУиК
№ 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)
Примечания
Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования.
Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников»
3 шаг — Картотека учебников
Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.
Образец учетной карточки для картотеки учета учебников
№ записи в книге суммарного учета
№ акта и дата выбытия
Примечания
При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.
Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)
В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т. д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.)
При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т. д.
Учет поступлений библиотечного фонда
· Книга суммарного учета библиотечного фонда
· Журнал безынвентарного учета
· Журнал учета нетрадиционных носителей информации
· Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
· Тетрадь учета подарочных изданий
1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, кол-ве экз., сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.
Примечания
В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.
В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок из ЭКСМУиК, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из ОМЦ, по актам замены или дарения и пр.) В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа.
В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий.
В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу».
В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Книгу безынвентарного учета», в картотеку периодики.
В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики. В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации.
В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации».
Пример изменений, сделанных в Части 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда
Поступило
Номер или дата сопроводительного документа
Документы, принятые на баланс, занесенные в инвентарную книгу
Документы, не принятые на баланс
Издания безынвентарного учета
На правой стороне Части №1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать кол-во поступивших изданий с разбивкой по содержанию.
На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Инвентарная книга
Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.
Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.
Примечания
Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.
3 шаг — Журнал безинвентарного учета
Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.
Структура «Журнала безинвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги». Следует добавить графы «Количество» и «Сумма».
Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в кол-ве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безинвентарного учета» (например №3-1 б, №3-2 б, №3-3 б и т. д. или № 3/1 б, № 3/2 б, №4/3 б и т. д.)
4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.
Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены». В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием кол-ва и суммы утерянных изданий.
Тетрадь учета подарочных изданий
Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска.
Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета).
Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет, а записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар)
Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУ
Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения
Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.
Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения.
После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда. Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).
Спасание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.
Списание учебной литературы проводится по истечении 5 лет использования, при наличии замены.
Акты на списание документов хранятся в библиотеке в течение 10 лет.
Ведение учета деятельности библиотеки ОУ
· Дневник работы школьной библиотеки
· Журнал учета библиотечно-библиографических справок
· Журнал учета ведения библиотечных уроков
· Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Дневник работы школьной библиотеки
Сведения, отражающие читательскую активность учащихся образовательного учреждения: кол-во читателей, кол-во посещений, книговыдача, позволяют вычислить основные числовые показатели результативности деятельности школьной библиотеки: посещаемость и читаемость, необходимые для проведения грамотного анализа работы библиотекаря. Данные сведения можно получить только при регулярном ведении «Дневника работы библиотеки». Однако имеющаяся форма «Дневника» не позволяет учесть такие важные показатели, как количество читателей и книговыдачу по возрастным группам.
Учитывая потребность библиотеки в анализе читательской активности именно по возрастам (параллелям) предлагаем следующие рекомендации по ведению «Дневника работы библиотеки»:
Часть 1. Учет посещений и количества читателей
В графе «Всего читателей» указывается количество учащихся, пришедших в библиотеку в первый раз с начала нового учебного года. Для удобства ведения учета и анализа динамики состава читательских групп разных возрастов библиотекам средних школ следует разбить графу «Всего читателей» на три части для учета кол-ва читателей по классам (1-4, 5-9, 10-11)
В графах «Учащихся», «Учителей», «Родителей» указывается кол-во посещений библиотеки читателями данных категорий. В графе «Число посещений» указывается общее кол-во посещений всеми группами читателей.
Приложение. Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
Приложение
к приказу Министерства культуры РФ
от 8 октября 2012 г. N 1077
Порядок
учета документов, входящих в состав библиотечного фонда
С изменениями и дополнениями от:
1.1. Учет документов библиотечного фонда является основой отчетности и планирования деятельности библиотеки, способствует обеспечению его сохранности.
1.2. Учет включает регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытия из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда.
1.3. Основные требования, предъявляемые к учету библиотечного фонда:
полнота и достоверность учетной информации;
документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.
1.4. Учету подлежат все документы (постоянного, длительного, временного хранения), поступающие в фонд библиотеки и выбывающие из фонда библиотеки, независимо от вида носителя.
1.5. Учет документов ведется в регистрах индивидуального и суммарного учета в традиционном и (или) электронном виде.
1.5.1. Регистрами индивидуального учета документов являются: регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается также регистрами индивидуального учета считать топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, формируемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов.
Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ с указанием сведений о поступлении документа и о его выбытии из библиотечного фонда.
1.5.2. Регистрами суммарного учета документов являются: книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»,
«Выбытие документов из библиотечного фонда»,
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл.
1.6. Суммарный и индивидуальный учет фонда ведется структурными подразделениями библиотеки, в ведении которых находится комплектование фонда, а также подразделениями, обеспечивающими хранение и использование закрепленных за ними частей общего фонда библиотеки.
1.7. Статистическая информация о формировании библиотечного фонда по итогам года представляется в Главный информационно-вычислительный центр Минкультуры России.
II. Единицы учета библиотечного фонда
2.1. Величина (объем) и движение фонда измеряются в унифицированных единицах учета.
III. Учет документов по видам и категориям
3.1. Печатные издания и неопубликованные документы.
К неопубликованным документам относятся рукописные документы (рукописные книги и архивные документы), а также документы, изготовленные в единичных экземплярах, являющиеся объектами интеллектуальной собственности (депонированные научные работы, диссертации, препринты, отчеты о научно-исследовательских работах, переводы, описания алгоритмов и программ ЭВМ, проектно-конструкторская документация), тактильные рукодельные издания для слепых и слабовидящих. Рукописные документы, входящие в библиотечные фонды, являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в соответствии с нормативными и правовыми актами по учету архивных документов и настоящим Порядком.
3.1.1. Книги и брошюры учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и как отдельное название учитываются:
каждое отдельное издание (книга, брошюра);
каждое входящее в конволют издание;
каждый отдельный том (выпуск, часть) многотомного издания, имеющий индивидуальное заглавие;
каждая из брошюр, выпущенных в объединяющей их издательской папке, обложке, манжетке;
каждая книга или брошюра, входящая в книжную серию (нумерованную или ненумерованную);
отдельно изданные приложения к книгам и брошюрам, имеющие индивидуальное заглавие и самостоятельное значение.
Экземпляром для данного вида изданий является каждая из книг комплекта, объединенных общим названием.
Как одно название учитывается комплект издания, независимо от числа входящих в него книг.
3.1.3. Журналы и продолжающиеся издания учитываются в экземплярах и названиях.
Экземпляром считается номер, том, выпуск, изданные по отдельности, а также комплект номеров, томов, выпусков, переплетенных в один блок издательством.
Как одно название учитывается комплект номеров, томов, выпусков, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Периодические приложения к журналам, выходящие самостоятельно, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются как отдельные экземпляры и отдельные названия.
Каждая серия продолжающегося издания, имеющая индивидуальное заглавие и собственную нумерацию выпусков, учитывается как отдельное название.
Каждый самостоятельный том (выпуск) продолжающегося издания учитывается как отдельное название.
3.1.4. Газеты учитываются в годовых комплектах и названиях.
Как одно название учитывается комплект газет, образующих отдельную единицу с отличительным заглавием. При изменении заглавия новой учетной единицей считается издание, если изменение внесено в первые пять слов заглавия.
Однодневные (разовые) газеты учитываются в экземплярах (номер, выпуск) и названиях.
Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальное заглавие и собственную нумерацию, учитываются самостоятельно.
3.1.5. Изоиздания (альбомы, комплекты, отдельные листовые издания) и рельефно-графические пособия для слепых и слабовидящих учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитывается каждый лист (выпуск) серии изоизданий, не объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой).
Листовые издания, объединенные издательской папкой (обложкой, манжеткой, оберткой) учитываются как один экземпляр и одно название.
3.1.6. Нотные издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельные экземпляры и отдельные названия учитываются:
самостоятельные нотные издания, объединенные в одном переплете (конволюте);
отдельные партии (голоса) и партитура (клавир), изданные раздельно.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
отдельные партии (голоса), объединенные с партитурой (клавиром) в одном издании, а также партии, объединенные издательской папкой (обложкой).
3.1.7. Картографические издания учитываются в экземплярах и названиях.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются:
атласы, состоящие из отдельных нумерованных или датированных выпусков;
каждый выпуск серийного издания карты или атласа.
Как один экземпляр и одно название учитывается карта, изданная на нескольких листах (подлежащих склейке), объединенных общим заглавием.
Многотомные (многолистовые) картографические издания, объединенные общим заглавием, учитываются по количеству томов и одному названию.
Отдельно изданные, но не имеющие самостоятельного значения, картографические приложения к различным изданиям (книгам, брошюрам, журналам) учитываются единым комплектом с основным изданием.
3.1.8. Нормативно-технические и технические документы (патентные документы, типовые проекты и чертежи, каталоги промышленного оборудования и изделий, нормативные документы по стандартизации, технические условия, руководящие документы и правила) учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, выпущенные в объединяющей их издательской папке (обложке) при наличии на папке общей цены, содержания всего издания, единых выходных данных.
Как отдельный экземпляр и отдельное название учитываются стандарты и каталоги промышленного оборудования и изделий, другие специальные виды документов, выпущенные в виде отдельных листов, если каждый из них имеет свои выходные данные, цену, тираж, даже если они объединены одной издательской папкой (обложкой).
3.1.9. Неопубликованные документы учитываются в экземплярах и названиях.
Как один экземпляр и одно название учитываются:
депонированная научная работа (комплект, состоящий из двух экземпляров работы) и сопроводительные документы;
неопубликованные документы, сброшюрованные или содержащиеся в отдельной папке.
Для конструкторской документации единицей учета является чертеж или полный комплект конструкторских документов, относящихся к одному изделию (объекту).
3.1.10. Обновляемое печатное издание учитывается как отдельное название и отдельный экземпляр при первичном поступлении в библиотеку. Последующие поступления вкладных листов, предназначенных для дополнения или замены соответствующих листов в издании, отдельному учету не подлежат.
3.1.11. Факсимильное издание учитывается как оригинал.
3.2. Аудиовизуальные документы.
К аудиовизуальным документам относятся фонодокументы, видеодокументы, фотодокументы, кинодокументы.
3.2.1. Единицами учета фонда аудиовизуальных документов являются экземпляр и название.
Как отдельный экземпляр учитываются:
Как одно название учитываются:
отдельно выпущенная грампластинка, кассета либо комплект (альбом) грампластинок, кассет, объединенных общим названием;
магнитная фонограмма на одной катушке (кассете), магнитная фонограмма на нескольких катушках (кассетах), объединенных общим названием;
отдельно изданный фонодокумент или комплект фонодокументов, объединенных общим заглавием;
кинофильм, диафильм независимо от числа составляющих частей или кадров (для комплекта диапозитивов).
3.2.2. Аудиовизуальные документы, являющиеся приложением к различным изданиям и выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания, могут учитываться как отдельные экземпляры.
3.3. Документы на микроформах.
К документам на микроформах относятся микрофильмы и микрофиши.
3.3.1. Единицами учета документов на микроформах являются экземпляр и название.
Как одно название учитывается комплект микрофильмов или микрофиш, объединенных общим заглавием, независимо от числа составляющих частей.
3.3.2. Общий объем фонда документов на микроформах учитывается по количеству рулонов и фиш, включая копии разных поколений (архивные/резервные и пользовательские).
3.4. Электронные документы.
3.4.1. Единицами учета электронных документов на съемных носителях являются экземпляр и название.
3.4.1.1. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск).
Как отдельные экземпляры могут учитываться приложения к различным изданиям, выполняющие самостоятельные функции, а также используемые в работе отдельно от основного издания.
Как отдельные экземпляры не учитываются компакт-диски, если они представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение.
3.4.1.2. Как одно название учитываются:
отдельно выпущенный компакт-диск;
каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
изданные в качестве самостоятельных изданий приложения к изданиям любого другого вида, имеющие собственное заглавие и допускающие их использование без обращения к основному изданию.
3.4.1.3. В документах на флеш-картах как один экземпляр и одно название учитывается каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие.
3.4.2. Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
3.4.3. Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
IV. Учет поступления документов в библиотечный фонд
Документы поступают в библиотеку и включаются в библиотечный фонд в результате поставки обязательного экземпляра, покупки (подписки, обмена, дарения, пожертвования, копирования оригиналов из фонда библиотеки).
4.1. Документы принимаются по первичным учетным документам (накладная, акт), включающим список поступлений.
4.1.1. Прием документов, поступающих в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов.
4.1.2. Прием документов, поступающих в библиотеку от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда, оформляется договором пожертвования в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 574, 582).*
4.1.3. Прием документов от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным, оформляется актом о приёме документов взамен утерянных. В акте указывается фамилия, инициалы читателя, сведения об утерянных изданиях (регистрационный номер, краткое библиографическое описание издания, цена), сведения о принятых изданиях (краткое библиографическое описание издания, цена), подписи читателя и принимающей стороны.
4.2. Оценка стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку на временное хранение, не производится.
4.3. Документы, поступающие в библиотеку, подлежат суммарному учету.
4.3.1. Сведения о включаемых в библиотечный фонд документах фиксируются в книге суммарного учета библиотечного фонда или в другом виде регистра согласно п. 1.5.2.
Регистры суммарного учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, подразделения. В регистр вписываются данные о поступившей партии документов: дата и порядковый номер записи (порядковый номер записи ежегодно начинается с N 1), источник поступления, номер и дата первичного учетного документа, количество поступивших документов и стоимость.
4.3.2. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре в соответствии с показателями п. 5.3.1, с указанием даты загрузки поступлений в систему.
4.3.3. Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
4.4. Документы, подготовленные к приему в библиотечный фонд, подвергаются первичной обработке и индивидуальному учету.
4.4.1. Индивидуальный учет документов осуществляется путем присвоения каждому экземпляру документа регистрационного номера, иного знака в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрих-кода и других). Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки. Регистрационные номера исключенных из фонда документов не присваиваются вновь принятым документам.
Регистрационные номера проставляются непосредственно на документах и отражаются в регистре индивидуального учета документов, принятом в библиотеке.
Регистры индивидуального учета должны иметь заголовочные данные: наименование регистра, наименование организации, структурного подразделения. В регистр вписываются данные о каждом документе: дата записи в регистре, регистрационный номер, краткое библиографическое описание документа (автор, заглавие, том, часть, выпуск, место и год издания), цена документа, указанная в сопроводительном документе.
4.4.2. Индивидуальный учет периодических изданий ведется в регистрационной картотеке периодических изданий, предназначенной для учета каждого названия и каждого экземпляра, или в автоматизированной базе данных.
Для периодических изданий в качестве регистрационных номеров могут использоваться любые идентификационные номера: системный номер в автоматизированной базе данных, регистрационный (порядковый) номер записи в регистрационной картотеке.
4.4.3. Индивидуальный учет документов, имеющих в своем оформлении драгоценные металлы и (или) драгоценные камни и отнесенных к категории сейфового хранения, осуществляется в специальном регистре, в котором, кроме традиционных показателей, дается описание внешнего оформления документа. Каждый лист регистра сопровождается итоговой записью с указанием даты её составления и количества описаний на листе.
4.4.4. В регистрах индивидуального учета в примечаниях указывается наличие и вид приложения к основному документу, а также особенности экземпляра ценных и редких документов (например, наличие уникального переплета, маргиналий, дефектов и т.п.). При наличии паспорта документа дается отсылка к нему. В примечаниях может указываться принадлежность документа к категории книжных памятников.
4.4.5. Индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
4.4.6. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
4.5. Документы, включаемые в фонд библиотеки, маркируются. При этом могут быть использованы штемпели, книжные знаки, индивидуальные штриховые коды, другие виды маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке документов: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации.
4.6. На документах, являющихся приложением к основному носителю и его неотъемлемой частью, проставляются те же реквизиты, что и на основном документе.
4.7. Электронные сетевые локальные документы и электронные сетевые удаленные документы идентифицируются специальными программными средствами.
4.9. Первичные учетные документы, подтверждающие факт поступления, передаются в бухгалтерию для включения в учет библиотечного фонда.
4.10. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, сведения об общем количестве и стоимости документов, включенных в состав библиотечного фонда, как объект особо ценного движимого имущества, передаются учредителю.
V. Учет выбытия документов из библиотечного фонда
Документы выбывают из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие документы исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей исключение документов из библиотечного фонда по причинам устарелости по содержанию, непрофильности
5.1. Исключение документов из библиотечного фонда допускается по следующим причинам: утрата, ветхость, дефектность, устарелость по содержанию, непрофильность.
Непрофильность документов устанавливается на основе Профиля комплектования фонда или иного нормативного документа, утверждаемого руководителем библиотеки. По причине непрофильности могут исключаться из фонда документы, не комплектуемые библиотекой (при отказе от комплектования отдельных категорий документов), излишне дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями; по истечении срока хранения документов, при низком уровне читательского спроса, при несоответствии электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.1.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что исключение документов не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения
5.1.1. Исключение документов по причинам устарелости по содержанию, непрофильности (малоспрашиваемые), а также по причинам ветхости и дефектности не допускается по отношению к единственным экземплярам документов постоянного (бессрочного) хранения.
5.1.2. Исключение документов, отнесенных к книжным памятникам, допускается только по причине утраты при условии отражения информации о книжном памятнике в Реестре книжных памятников.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 пункт 5.2 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.3 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что к Акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учёта документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов
Для печатных документов временного хранения допускается замена списка книжными формулярами.
Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка даётся перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.
Возмещение читателями ущерба допускается в форме замены утерянного документа равноценным либо путем денежной компенсации. При приеме денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер, и читателю выдается квитанция установленного образца.
5.5. При возмещении читателем ущерба стоимость утраченных документов устанавливается экспертной комиссией по оценке документов, назначенной приказом руководителя библиотеки.
При утере или хищении ценных и редких книг для определения их стоимости комиссия может привлекать к своей работе соответствующих экспертов, а также использовать материалы научно-методических центров, книжных аукционов и ярмарок. В этих случаях определение причиненного ущерба предельными коэффициентами кратности не ограничивается.
5.6. Акт о списании по одной из причин, указанных в п. 5.1, с приложенным списком подписывается председателем и членами комиссии по списанию объектов библиотечного фонда, утверждается руководителем учреждения.
5.7. После утверждения Акта о списании осуществляются мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.1 изложен в новой редакции
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 10 апреля 2018 г. N АКПИ18-38, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 26 июля 2018 г. N АПЛ18-266, пункт 5.7.1 настоящего Порядка признан не противоречащим действующему законодательству в части, предусматривающей, что списанные объекты, исключённые из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам
5.7.1. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. Не востребованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 подпункт 5.7.2 изложен в новой редакции
5.7.2. Списанные объекты, исключенные из библиотечного фонда по причине непрофильности, передаются по решению библиотеки в обменный фонд в целях дальнейшей передачи на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. Не востребованные или не реализованные в течение шести месяцев с даты списания документы могут передаваться на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам либо направляться в пункты вторичного сырья.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 2 февраля 2017 г. N 115 раздел V дополнен пунктом 5.7.3
5.7.3. При отсутствии пунктов вторичного сырья или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда.
В Акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче списанных объектов библиотечного фонда в обменный фонд, документа, подтверждающего решение библиотеки о реализации списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего решение библиотеки о передаче на безвозмездной основе списанных объектов библиотечного фонда юридическим и физическим лицам, документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к Акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.
Исключенные из библиотечных фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке подлежат сдаче как серебросодержащие отходы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.8. После завершения мероприятий, предусмотренных Актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда, первый экземпляр Акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении, осуществляющем учет библиотечного фонда.
На основании Акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда библиотечное подразделение и бухгалтерия вносят изменения в соответствующие учетные документы.
5.9. Акты о списании регистрируются в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом виде регистра суммарного учета выбытия документов, принятом в библиотеке).
5.10. В регистрационной книге (или другом виде регистра индивидуального учета документов, принятом в библиотеке) проставляется номер и дата Акта о списании.
5.11. Все исключаемые из фонда библиотеки документы (книги, журналы, другие виды документов) должны быть соответствующим образом оформлены: специальным штемпелем должны быть погашены штампы библиотеки.
5.12. Электронные сетевые локальные документы удаляются из электронной библиотеки на основании Акта о списании с указанием причины исключения. Наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов) и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
5.13. Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
5.14. Ежеквартально, при условии изменения состава ОЦДИ, общие сведения о количестве и стоимости документов, списанных из библиотечного фонда, как объекта особо ценного движимого имущества, с указанием перечня Актов о списании, причин и направлений выбытия документов, представляются учредителю. Количество выбывающих документов не должно превышать количества вновь поступающих документов в библиотечный фонд.
VI. Учет итогов движения библиотечного фонда
6.1. Итоги движения фондов подводятся в книге суммарного учета библиотечного фонда (или другом регистре суммарного учета, принятом в библиотеке) на основании данных суммарного учета о поступлении и выбытии документов.
Итоговые данные имеют четыре обязательных показателя: состояло на начало года, поступило за год, выбыло за год, состоит на конец года.
Итоговые данные по электронным сетевым удаленным документам представляются следующими показателями учетных единиц: состояло на начало года, оформлено в доступ в течение года, доступ прекращен в течение года, состоит на конец года.
6.2. Сведения об итоговых данных фиксируются в форме государственной статистической отчетности и представляются для целей государственной статистической отчетности.
Итоговые данные об обменном фонде не включаются в общие показатели библиотечного фонда.
VII. Проверка наличия документов библиотечного фонда
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации библиотеки.
Для проведения проверок руководителем организации назначается комиссия, в состав комиссии должен входить представитель бухгалтерии.
7.2. Проверка фонда в плановом порядке осуществляется в следующие сроки:
Плановая проверка фонда библиотеки может осуществляться поэтапно в соответствии с графиком проведения проверки всего фонда или его части (в том числе редких и ценных книг) с определением сроков и количества планируемого объема работы.
7.3. Проверка электронных сетевых локальных документов осуществляется по количественным показателям, а также по контрольным суммам, позволяющим выявить изменения в документе.
Проверка доступности электронных сетевых удаленных документов осуществляется с адресов входа, указанных в регистре индивидуального учета.
7.4. Проверка всего фонда или его части завершается составлением акта о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда и приложением к нему списка документов, отсутствующих по неустановленной причине.
В акте фиксируются сведения о количестве документов библиотечного фонда по данным учета; документов, имеющихся в наличии; документов, отсутствующих в библиотечном фонде по неустановленной причине. В акте также указываются номер и дата акта о проведении предыдущей проверки. Акт с приложением списка документов, отсутствующих по неустановленной причине, подписывается председателем и членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
7.5. При выявлении в процессе проверки фонда отсутствующих документов и невозможности установления виновных лиц убытки по недостачам списываются в соответствии с действующим законодательством.
VIII. Делопроизводство в организации учета библиотечного фонда
8.1. Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства.
8.2. Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», зарегистрированным Минюстом Российской Федерации 08.09.2010 N 18380.
8.2.1. Постоянно, до ликвидации библиотеки, хранятся регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (регистрационные книги, инвентарные книги, книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги).
8.2.2. В течение десяти лет хранятся Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда и акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда.
8.2.3. В течение пяти лет хранятся первичные учетные документы, подтверждающие поступление документов в библиотечный фонд (накладные, акты о приеме, акты сдачи-приемки).
8.2.4. До окончания очередной проверки фонда хранятся акты о результатах проведения проверки наличия документов библиотечного фонда.