журнал выдачи копий документов под роспись образец
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Для планомерной организации кадровых бумаг и учета выдаваемых документов в организации обычно ведется журнал регистрации справок, выданных работникам.
Унифицированной формы этого документа не существует, есть несколько вариантов оформления. Один из них представлен в прикрепленном бланке и образце его заполнения.
Заявления
Для того чтобы работнику была выдана справка, он сначала пишет заявление. Эти заявления необходимо хранить. Согласно существующим в РФ законам, срок их хранения не должен составлять менее трех лет.
На практике случаются ситуации, когда несколько раз требуются справки о заработной плате, классифицированные по годам, для начисления пенсионных выплат.
Для того чтобы не проделывать одну и ту же работу несколько раз, кадровики хранят копии хотя бы единожды запрошенных справок по годам в отдельной папке. Так, чтобы, когда они понадобились в дальнейшем, справки были всегда под рукой.
Составные части журнала
Документ устроен достаточно просто: обложка плюс основной раздел. На обложке указываются название журнала, дата его начала (есть специальная графа для даты окончания, но ее можно заполнить только на конечном этапе заполнения). Отдельно выделено место под указание названия организации. В некоторых бланках есть поля для указания срока хранения документа.
Важный момент! Если журнал является продолжением предыдущего, то на его обложке должна быть указана эта информация с датами и ссылками на предыдущий документ.
Но главное в документе — это основной раздел, состоящий из таблицы со столбцами следующего содержания:
Разновидности журналов
Существуют три основные разновидности журналов:
Каждый вид документации имеет свою специфику. Журнал регистрации справок, выданных работникам, – яркий «представитель» документации, относящейся к кадровой политике.
Хранение
При использовании для удобства журнал может быть помещен в обложку из ПВХ пленки.
После того как журнал закончили (истек срок его действия), его не выкидывают. Это противоречит закону. Его помещают на архивное хранение (конкретно представленный бланк – на 5 лет, только если сотрудники не работают во вредных либо опасных условиях труда).
Для большего удобства размещения в журнале может иметься пара отверстий. Они позволяют удобно разместить журнал в архивной папке. Обложка с документа перед совершением этого действия снимается.
Оборотная сторона
С обратной стороны обложки на последнем листе может быть расположена специальная надпись-заверитель, позволяющая подготовить журнал к продолжительному хранению. Но даже если поля для заверения отсутствуют, руководитель обязан поставить свою подпись с обратной стороны документа после его завершения, а также там должна стоять печать организации. Естественно, если такая процедура опечатывания каждого экземпляра предусмотрена внутренним распорядком организации (в разных компаниях по этому поводу свои распоряжения).
Ответственный за заполнение
Функционал заполнения журнала регистрации справок, выданных работникам, в большинстве случаев ведет кадровик. Но эта обязанность может быть возложена на делопроизводителя или бухгалтера организации отдельным приказом руководителя либо прописана в трудовом договоре работника.
В большинстве журналов на первых страницах указываются ФИО заполняющего, его должность, период несения ответственности за ведение журнала и ставится личная подпись. Распределение такого рода обязанностей является очень важным моментом во всем делопроизводстве организации.
Обязательна ли такая форма
Установленной формы для этого журнала нет. Однако приведенные бланки очень удобны при использовании. Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:
Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.
Допустимы ли исправления
При заполнении ошибки крайне нежелательны. Однако исправления при таком положении дел вполне допустимы. Для того чтобы произвести исправление, нужно одной чертой перечеркнуть ложную информацию, а сбоку или вверху, рядом с ней, написать верную.
Исправление считается грамотно оформленным, только если рядом с ним стоит надпись «Исправленному верить» и подписи всех заинтересованных (ответственных за заполнение) лиц. Только так журнал регистрации справок, выданных работникам, будет заполнен корректно.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Журналы
Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Требования к оформлению
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.
К документам предъявляются эти требования:
Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.
К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.
Ведомость выдачи удостоверений по охране труда
Ведомость выдачи удостоверений по охране труда является важным документом в организации, где необходим тщательный контроль за выполнением норм охраны труда. Особенно этот момент касается строительных компаний, чьи сотрудники выполняют работу на высоте.
Ответственность за соблюдением охраны труда и техники безопасности полностью лежит на работодателе организации. Случаются несчастные случаи, возникшие, к примеру, на производстве или где-либо еще.
Если в результате проверки выяснится, что травма (смерть, ухудшение здоровья, урон) являлась следствием несоблюдения принятых норм техники безопасности и охраны труда (и если к тому же у работника не было подготовки и «корочки» о том, что он эту подготовку прошел), то работодатель будет нести полную ответственность, вплоть до уголовной, за проявленную халатность. Об этом ясно говорится в Трудовом кодексе, в 212 его статье. А 225 статья того же документа раскрывает порядок, в котором работники должны проходить обучение охране труда.
Сроки выдачи удостоверений
Если на работу был принят новый сотрудник, то в течение следующего за трудоустройством месяца он должен пройти аттестацию и получить удостоверение по охране труда. Факт последнего действия обязательно фиксируется в ведомости.
Эта процедура обязательна также при переходе сотрудника из одной организации в другую, даже если на предыдущем месте он проходил аттестацию по охране труда. Дело в том, что нормы в разных компаниях могут быть приняты разные.
Также есть плановая аттестация по ОТ, которую должны проходить все сотрудники не реже 1 раза в три года (если они относятся к 1 или 2 группе сотрудников, работающих на высоте по 12 пункту Приказа номер 155н Минтруда от 28 марта 2014 года, если к третьей – то раз в пять лет). Естественно, существуют и внеплановые инструктажи. Они подразумевают изменение условий охраны труда или техники безопасности, с которыми необходимо ознакомить работников.
В исключительных случаях проверку знаний проходить не нужно. К ним относятся:
Во всех остальных случаях следует руководствоваться общепринятой процедурой.
Минимум раз в год необходимо оформлять обновление всех действующих удостоверений по охране труда. Об этом должен издаваться отдельный приказ руководителя организации.
Элементы бланка ведомости
Ведомость представляет собой простую таблицу с данными, которые необходимо обозначить в соответствующих графах при заполнении:
Причем ответственным за заполнение ведомости может быть назначен любой сотрудник учреждения. И количество таких сотрудников может не совпадать с количеством подразделений. На все подразделения может быть назначен один ответственный, закон этого не запрещает.
Внимание! Охрана труда должна выполняться во всех компаниях и организациях, при любой их организационно-правовой форме.
Только ответственное отношение к своим обязанностям и мерам по охране труда гарантирует своевременную оплату и отсутствие нареканий. На основании отсутствия удостоверения об охране труда сотрудника даже могут отстранить от выполнения ряда работ, об этом ясно сказано в 76 статье Трудового кодекса.
Кто имеет право выдавать удостоверения
У организации, которая столкнулась с необходимостью выдачи удостоверений по охране труда своим сотрудникам, есть два варианта действий:
1. Организовать собственную комиссию, которая будет иметь право выдавать удостоверения
2. Обратиться в специализированный учебный центр, заключить с ним договор и через него обеспечить своих сотрудников необходимыми документами. Однако, такие услуги нужно оплачивать.
Важно контролировать, чтобы все члены комиссии (которых должно быть не менее трех человек) уже имели на руках действующие удостоверения и могли передать свои знания относительно охраны труда остальным сотрудникам. Каким из способов воспользоваться, решает каждая компания в индивидуальном порядке. Если сотрудников немного, то глупо тратить время на формирование комиссии, которая обладает лицензией на право выдачи удостоверений.
А если штат достаточно большой и удостоверения необходимо всем, то есть смысл выделить отдельную трудовую единицу – инструктора — с обязанностями обеспечить всех необходимыми знаниями. Также есть смысл в формировании комиссии, проверяющей работников на знание нюансов охраны труда. А после прохождения аттестации логично будет обеспечить всех прошедших экзамен удостоверениями под роспись.
Важно! Получать «корочки» нужно всем, в том числе самим руководителям и административному персоналу.
Нанятый инструктор по охране труда может и заполнить ведомость выдачи удостоверений по охране труда верным образом, со сбором подписей о получении документов.
Разница инструктажа и обучения
Обучение – планомерный процесс, в который могут входить инструктажи. Причем руководитель компании отдельным приказом может освободить сотрудника от отдельного инструктажа. А освобождение от обучения целиком – не в его компетенции. Если в учреждении числится сотрудник, который осуществляет, к примеру, работы на высоте, и у него нет удостоверения о прохождении обучения по охране труда, то его начальник при первой же проверке понесет заслуженное наказание. Если не было несчастных случаев по этому поводу, то административное.
Но если работодатель и далее в такой ситуации продолжит игнорировать заполнение ведомости выдачи удостоверений по охране труда, выдачу самих удостоверений, то со стороны контролирующих организаций могут последовать более жесткие меры.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
Здесь Вы можете ознакомиться с бланками кадровых документов и образцами их заполнения.
Журнал регистрации справок, выданных работникам
Хотите доступ в закрытые разделы сайта?
Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.
Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 7-8 руб. в день
Вам также помогут в работе:
Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб