журнальная форма регистрации достоинства и недостатки
Журналы регистрации кадровой документации
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2010, N 5
В рамках статьи автор рассмотрит систему регистрации документов организации и журнальную форму регистрации как наиболее распространенную. Вы получите ответы на вопросы о том, какие преимущества дает система регистрации документов и какие обязательства накладывает. Кроме того, будут освещены плюсы и минусы журнальной формы регистрации. Что следует учесть, разрабатывая не утвержденную законодательством форму журнала? Какие нюансы возникают в связи с этим?
Преимущества системы регистрации документов
В делопроизводстве операция регистрации применяется с целью обеспечения учета документов, контроля над их исполнением и хранением, а также поиска, т.е. ведения справочной работы по документам.
Кроме того, с регистрацией документов связано решение ряда задач, которые должна обеспечить система делопроизводства. В их числе:
Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и документы в электронном виде, получаемые по факсимильной связи.
Многие виды документов, создаваемые в управленческой практике, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его подписания и регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.
Правила для регистрации
В действующих нормативных документах по делопроизводству закреплены общие правила регистрации. Их немного, но их выполнение позволяет создать систему регистрации, которая будет отвечать всем поставленным задачам.
Правило первое гласит: регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
В кадровом делопроизводстве должны регистрироваться:
Как видно из этого перечня, большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве создается для учета особо ценных документов. Обязательной регистрации с целью придания им юридической силы подлежат письма, которые кадровые службы отправляют в органы власти, государственные организации, иным сторонним организациям, а также гражданам. Если переписки много, то необходимо завести журналы учета входящих и исходящих писем. Если в работе кадровой службы письма составляются редко, их можно регистрировать в делопроизводственной службе (канцелярии, общем отделе, секретариате и т.д.).
В каждой кадровой службе собирается масса заявлений работников, докладных записок, представлений; они также требуют исполнения, являются основанием к приказам по личному составу, могут понадобиться в последующем для уточнения каких-то вопросов, т.е. в справочных целях. Следовательно, такие документы тоже необходимо регистрировать.
Исходя из этого правила, часть документов можно не регистрировать, например, полученные для сведения копии приказов руководителя по основной деятельности, копии распорядительных документов вышестоящей организации, инструктивные и нормативные документы.
Каждый раз, когда появляются подобные документы, следует решать, надо или не надо их регистрировать. Для этого лучше иметь какой-то документ, который позволяет это делать. Таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если ее нет, то список нерегистрируемых документов можно ввести в действие, «узаконить» приказом руководителя организации.
В перечень нерегистрируемых документов, как правило, включают поздравительные письма и телеграммы, документы, присылаемые для сведения, сообщения о заседаниях, совещаниях, программы проведения каких-то мероприятий, извещения, повестки дня, документы, не требующие исполнения и ответа, малоценную переписку по хозяйственным, административным вопросам, письма с пометкой «лично».
Вторичная (повторная) регистрация документа по ходу его перемещения в организации от одного структурного подразделения в другое не проводится. Однократная регистрация должна обеспечить возможность проконтролировать исполнение документа, навести справки о его содержании и месте нахождения как в период его исполнения, так и в период его хранения (т.е. содержать сведения о деле, в которое документ подшивается после исполнения). Помнить об этом принципе необходимо только в крупных организациях, например, там, где создано крупное управление кадров, в составе которого действует некоторое количество отделов, групп, секторов. В небольших и средних организациях этот принцип не вступает в противоречие с удобством пользования делопроизводственной системы.
Правило третье: документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания.
Правило пятое: документы регистрируют в пределах календарного года.
Нумерация ведется в пределах календарного года. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа. Правило не означает, что с наступлением нового года журнал надо закрыть. В нем отделяют жирной чертой записи о регистрации закончившегося года, через все страницы пишут номер наступившего года и начинают регистрировать документы с N 1.
Как разработать систему индексации документов?
Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.
В любом случае и самая простая, и самая сложная система индексации должна быть закреплена каким-то локальным актом организации. Лучше всего для этого подходит инструкция о делопроизводстве кадровой службы. Если ее нет, закрепить систему индексации возможно приказом руководителя.
Журнальная форма регистрации
Регистрация в журналах и книгах является самой древней формой регистрации. Многие считают ее устаревшей, архаичной, однако это не так.
Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.
Оформление
Пример 1.
Общество с ограниченной ответственностью «Трансстрой» (с 01.10.2008 Открытое Акционерное общество «Трансстрой») Журнал регистрации приказов о приеме на работу Начат: 01.10.2005 Окончен __________
В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года.
Записи каждого года отделяются друг от друга горизонтальной чертой и надписью через все строки номера следующего года.
Пример 2.
Но если в конкретной организации при регистрации принято фиксировать еще какие-то данные, то форму журнала можно изменить (см. пример 3).
Пример 3.
Однако, как и все правила регистрации, это изменение должно быть регламентировано самой организацией. Лучше всего, если это отражено в инструкции по кадровому делопроизводству. Если ее нет, можно ввести новую форму журнала приказом руководителя.
Таким образом, ответить на вопрос, сколько журналов регистрации кадровых документов необходимо иметь в организации, однозначно невозможно. Обязательное ведение журналов предусмотрено действующими нормативными документами. В числе этих документов можно назвать:
Хранение
Журнальная форма применяется в кадровом делопроизводстве и для регистрации документов, и для учета личного состава. Для целей регистрации кадровая служба ведет журнал (книгу) приказов, личных дел служащих, выдачи командировочных удостоверений, выдачи справок (о заработной плате, стаже, месте работы), трудовых договоров, движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Для учета личного состава кадровые службы обязаны вести журналы (книги): приема, перевода, увольнения работников, учета работников, направляемых в командировки, военнообязанных, отпусков.
И в конце.
Кроме того, журнальная форма используется кадровыми службами и для фиксации каких-то фактов или процедур. Отдельные формы таких журналов предусмотрены действующим законодательством.
Например, обязанность юридических лиц и индивидуальных предпринимателей по ведению журнала учета мероприятий по контролю установлена Федеральным законом от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)».
Статья 230.1 «Порядок регистрации и учета несчастных случаев на производстве» ТК РФ регламентирует, что каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных настоящим Кодексом случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по установленной форме.
Статья 68 ТК РФ предусматривает обязанность ознакомления работника со всеми локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, под роспись. Для этого также можно использовать журнальную форму.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, предусмотрены журналы (книги) учета:
Реферат: Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве
Название: Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве Раздел: Промышленность, производство Тип: реферат Добавлен 12:49:55 18 июня 2011 Похожие работы Просмотров: 377 Комментариев: 22 Оценило: 2 человек Средний балл: 5 Оценка: неизвестно Скачать | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Код | ||
Форма по ОКУД | 0301006 | |
ОАО «Автонормаль» | по ОКПО | |
(наименование организации) |
Номер документа | Дата составления | |
ПРИКАЗ | 8-к | 22.04.2003 |
(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)
Прекратить действие трудового договора от “ | 16 | ” | сентября | 20 | 00 | г. № | 153 | , | |
уволить “ | 23 | ” | апреля | 20 | 03 | г. |
Табельный номер | |
Харитонов Иван Владимирович | 213 |
(фамилия, имя, отчество) | |
Коммерческий отдел | |
(структурное подразделение) | |
менеджер | |
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) |
По собственному желанию (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)
(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))
Основание (документ, номер, дата): | Заявление Харитонова И.В. об увольнении от 08.04.2003 г. |
(заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.) |
Руководитель организации | директор | Иванов И.И. |
(должность) | (личная подпись) | (расшифровка подписи) |
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен | “ | 23 | ” | апреля | 20 | 03 | г. |
(личная подпись) |
Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме
(от “ | ” | 20 | г. № | ) рассмотрено |
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).
Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.
Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.
Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.
Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.
Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.
2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.
3. Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан». Газета «Республика Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.
4. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.
8. Санников Б.Г. Применение и оформление дисциплинарного взыскания // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.
- Ящик пандоры что это значит простыми словами
- единичный конкремент правой почки