журнальный учет нормативных актов примеры
Виды учёта нормативных актов
Он состоит в том, что в организации ведутся журналы, в которых регистрируются все поступающие нормативные акты в хронологическом или предметно-системном порядке. Каждому акту в журнале присваивается особый номер, в порядке этих номеров хранятся и сами нормативные акты.
При хронологическом учёте все поступающие акты учитываются в журнале (или в нескольких журналах) отдельно по видам актов (законы, постановления, приказы министра и т.д.) в хронологической последовательности в зависимости от даты их принятия.
При предметно-системной регистрации журнал подразделяется на разделы, подразделы, соответствующие системе права (отрасли, подотрасли, институты).
Такой учёт применяется в центральных органах законодательной, исполнительной и судебной власти, в крупных учреждениях и организациях, которые по роду своей работы имеют дело с широким, многоотраслевым кругом нормативных актов и нуждаются в разноуровневой и большой по объёму правовой информации.
В этом случае на каждый нормативный акт заводится отдельная карточка, в которой фиксируются реквизиты, составляющие титул нормативного акта: наименование органа, издавшего акт, вид акта, номер и дату принятия, полное название акта, отражающее его содержание, а также источник, в котором он опубликован.
В карточке могут быть другие отметки: об отмене, изменении, дополнении акта, об издании других актов, изданных в его развитие и т.д. Карточки хранятся в картотеке, могут размещаться в хронологическом, алфавитно-предметном или системно-предметном порядке.
Во втором случае предмет регулирования обозначается словами-терминами (например, «Банк»), размещёнными в алфавитном порядке и обозначающими раздел картотеки.
3. Автоматизированный учёт — на базе применения современной компьютерной техники и новейших достижений информатики.
Создание автоматизированных информационно-поисковых систем по нормативным актам имеет ряд несомненных преимуществ по сравнению с другими видами учёта нормативных актов. Во-первых, в компьютерные системы возможно заложить практически неограниченный объём правовой информации (все нормативные правовые акты страны). Во-вторых, справки о законодательстве и практике его применения можно получить при автоматизированном учёте по любому интересующему абонента вопросу. Наконец, компьютер создаёт возможность получить юридическую справку максимально быстро, сразу же её напечатать и оттиражировать в том количестве, какое необходимо абоненту.
Учет нормативных актов и его виды
Учет нормативных актов
Организация эффективного учета законодательства и нормативных актов в первую очередь продиктована необходимостью обеспечения правильного хранения и применения правовых норм исполнительными органами, предприятиями, фирмами и объединениями в процессе исполнения своих ежедневных функций. Важнейшую роль квалифицированный учет законодательной базы играет в деятельности органов прокуратуры и судов. К тому же, учет нормативных и законодательных актов играет важнейшую роль при подготовке проектов новых законов, актов и при составлении разного рода каталогов, перечней законов и актов, нуждающихся в изменении или признанных утратившими силу, а также сборников законодательства. Для проведения справочной и информационной деятельности в виде подготовки сборников различной тематики, выдачи различных справок или заключений по законодательным проектам также используется учет нормативных актов. Еще одной важной сферой применения учета законодательства является деятельность научных и образовательных учреждений в сфере юриспруденции.
Как правило в РФ под учет подпадают следующие нормативные документы:
Этот перечень не является полным, поскольку под учет могут подпадать также иные акты. Это зависит от функциональных обязанностей органов, производящих учет. К примеру, в учет нормативных актов также могут входить акты и решения местных органов самоуправления, законодательные акты отдельных субъектов РФ и пр.
Принципы и виды учета нормативных актов
Среди основополагающих принципов в учете законодательства выделяют следующие:
Виды учета можно поделить на 4 основных категории:
Журнальный учет по своей сути является самым простым видом учета и реализуется через фиксацию реквизитов нормативных документов в специальном журнале.
Для ведения журнального учета используется несколько принципов, среди которых:
Акты, имеющие различную юридическую силу, фиксируются в отдельных журналах.
В виду достаточно ограниченных возможностей журнальный учет используется на небольших массивах информации по узкой специализации.
Карточный учет подразумевает создание различны карточек, расположенных в определенной системе, то есть формирование карточных систем.
Такая форма учета законодательства используется в органах законодательной, исполнительной и судебной систем, а также в организациях, где наблюдается широкий спектр нормативных документов из разных отраслей и большого количества правовой информации со сложной иерархией.
Более предпочтительной является фиксация на карточках полного теста акта, но также может использоваться фиксация только основных реквизитов акта, таких как вид, заголовок, дата и источник. Соответственные рубрики картотек формируются на основе ранее определенного словаря (рубрикатора). Для поиска необходимой карточки могут использоваться как ручной, так и автоматический режимы. Основными преимуществами карточного вида являются возможность оперативного внесения корректив и изменений, а также оперативность поиска.
Картотечная форма организации подразумевает размещение либо по принципу хронологии, либо по алфавитно-предметному или предметно-отраслевому принципу. Последний принцип организации представляется наиболее удобным, поскольку подразумевает раздел всего информационного массива на отрасли, институты и т.п.
Ярким примером многоуровневого классификатора с высоким уровнем детализации разделов и широким охватом регулируемых вопросов законодательной сферы, можно считать информационно-поисковую систему «Консультант-Плюс». Эта система широко используется в деятельности органам и субъектами РФ в правотворческой деятельности.
Фиксация контрольных текстов, как вид учета нормативных актов, подразумевает внесение отметок о произведенных изменениях, дополнениях или отмены действий актов с указанием актов, послуживших основой для внесения соответствующих изменений или отмены.
Часто в органах власти и учреждениях используются комбинации различных видов учета, что приводит к увеличению эффективности ведения учета. Журнальный учет, ведущийся по хронологическому принципу может дополнятся отраслевой картотекой и т.д.
Автоматизированные системы учета
Автоматизированный учет нормативных актов реализуется с помощью возможностей современной компьютерной техники через создание различного рода автоматических информационных и/или поисковых систем.
Появление первых систем учета такого вида датируется срединой ХХ века. В 1960-х годах ученые под руководством проф. Д. Хорти создали первую автоматизированную информационную систему в области права в США. На сегодняшний день существую десятки систем такого рода, обслуживающий законодательные, исполнительные и судебные органы, а также множество информационных систем, используемых на платной основе частными организациями и юристами.
В России среди таких коммерческих информационных систем стоит выделить «Консультант-Плюс», «Гарант», «Кодекс» и др. Для обеспечения учета в аппарате Президента, Гос. Думе, Правительстве РФ и других органов власти также созданы специальные автоматизированные системы.
т объединяют в себе информацию о сотнях тысяч документов и правовых актов, что позволяет осуществлять простой, но при этом качественный и оперативный поиск и сбор самых разнообразных данных.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.
Система нормативного регулирования бухгалтерского учета в РФ
Зачем необходимо нормативно-правовое регулирование бухгалтерского учета?
Правовое регулирование бухгалтерского учета позволяет государству установить ряд норм и правил, соблюдение которых является обязательным для всех лиц, занимающихся хозяйственной деятельностью.
Общее методологическое нормативное регулирование бухгалтерского учета в РФ осуществляется российским правительством, которое разрабатывает и утверждает правила документирования и отражения в учете различных хозяйственных операций.
В соответствии с п. «р» ст. 71 Конституции России бухучет находится в ведении государства. Методологическое регулирование бухучета возложено российским правительством на Министерство финансов. Регулирование отдельных аспектов ведения бухучета рядом федеральных законов возложено на таких регуляторов, как Центробанк, ФСФР и др., в пределах норм, установленных Минфином. Регулирование бухучета осуществляется путем принятия различных законов, постановлений и различных нормативных актов.
Уровни нормативного регулирования бухгалтерского учета
Нормативное регулирование бухгалтерского учета в России сформировано в виде четырехуровневой системы:
О последних изменениях в закон «О бухучете» читайте в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
Перечень ПБУ 2020-2021 года смотрите здесь.
Подробнее о главном методологическом указании по составлению бухгалтерских проводок читайте в этой статье.
Как построена система нормативного регулирования бухгалтерского учета в России?
Система нормативного регулирования бухгалтерского учета имеет свою иерархию (руководящие документы приведены по убыванию значимости):
Порядок учета МПЗ по новому ФСБУ 5/2019 существенно отличается от действовашего ранее. Перестроить учет с 2021 года вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получить пробный доступ к системе можно бесплатно.
При помощи четко прописанных правил фискальные органы могут контролировать степень их соблюдения и привлекать к ответственности нарушителей.
В формировании правил ведения и организации бухучета в России за основу берется информация из Программы реформирования бухучета в соответствии с международными стандартами финотчетности, утвержденной правительственным постановлением от 06.03.1998 № 283.
Итоги
Система нормативно-правового регулирования в России установила четкие правила бухучета для всех субъектов хозяйствования с выделением четырех уровней.
Советуем ознакомиться со статьей, раскрывающей отличия между управленческим учетом и бухучетом: «В чем отличие бухгалтерского учета от управленческого?».