Bpm что это

Зачем нужны BPM-системы и что они дают компаниям

Управление бизнес-процессами — новая веха в развитии бизнеса, где во главе угла стоят процессы, происходящие в компании или на предприятии. В условиях высокой динамики, постоянных смен ориентиров и необходимости быстро и точно реагировать на изменения появляется потребность в использовании готовых инструментов и решений для автоматизации процессов и снижения роли человеческого фактора.

Помочь в этом могут BPM-системы (Business Process Management), которые позволяют задать роли каждому участнику, определить его положение в системе бизнеса и спросить за выполнение определенной работы. Управление бизнесом в таком случае происходит на базе готовых и обновляемых ИТ-решений, обеспечивающих полную автоматизацию и постоянный рабочий цикл.

BPM-системы: особенности, возможности, функции

BPM-системы — это комплексное решение на базе моделирования, мониторинга, контроля за исполнением бизнес-процессами. Ана литики Market.CNews выделяют 6 основных целей, которых можно добиться благодаря и спользовани ю инструментов BPM :

К базовым функциям ВРМ-систем относятся:

Внедрение ВРМ-систем в существующую иерархию ИТ-структуры

Для того чтобы ВРМ-система работала эффективно и не конфликтовала с имеющимся функционалом, необходимо превратить ее в элемент ИТ-структуры. Применение сквозной интеграции позволяет за счет BPMS объединить бизнес-процессы воедино и добиться ожидаемого результата.

Внедрение ВРМ-систем оптимально выполнить с помощью используемых программ и ИТ-решений. Создание цепочек и готовых алгоритмов дает возможность добиться высокой гибкости создаваемых бизнес-процессов и повысить их эффективность на практике.

По данным аналитиков Market.CNews, вследствие пандемии спрос на ВРМ-системы вырос на 20-35% по сравнению с последними 3-5 годами. Это объясняется тем, что в условиях нестабильной экономической среды бизнесу требуются надежные решения для оптимизации издержек, удержания позиций на рынке и контроля качества предложений. ВРМ-системы снижают влияние человеческого фактора и позволяют задействовать людские ресурсы максимально полно и на пользу бизнесу.

Инструменты управления ВРМ-системами

В системы управления бизнес-процессами внедрены следующие инструменты управления:

ВРМ-системы пригодятся в первую очередь тем компаниям, которые выполняют многоуровневые бизнес-процессы, но при этом результат рассредоточен по отдельным подразделениям, корпоративным отделам и блокам, и требуется автоматизация происходящих процессов. Наиболее перспективными отраслями для внедрения ВРМ-систем считаются торговля, строительство, консалтинг, ИТ-сфера и финансовые услуги.

Источник

Что это такое – BPM, и как компании его строить

Сейчас уже никто не станет оспаривать необходимость, полезность описания и регламентирования бизнес-процессов на предприятии. Существует очень большое количество инструментов для описания бизнес-процессов. В этой статье вы найдете их классификацию. Надеюсь, она поможет специалистам, которые занимаются процессными подходами в работе компаний, сориентироваться на BPM-рынке. Кроме того, я расскажу, какую практическую пользу инструменты BPM могут принести и как обстоят дела с их внедрением в России. В статье много диаграмм, и все они кликабельны.

“Как минимум 40% бизнесов умрут в течение ближайших 10 лет, если они не решат, как изменить работу их компаний с использованием новых технологий”.
Джони Чемберс, исполнительный директор Cisco Systems

“Экономика исследует большие хозяйственные механизмы. Ставить эксперименты на них почти так же трудно, как на черных дырах”.
Сергей Гуриев, экономист

Аналитик и руководитель часто оказываются перед нелегким выбором, какому инструменту для описания бизнес-процессов отдать предпочтение. Чтобы облегчить анализ рынка, я попытался изобразить группы BPM-решений на диаграмме. В ее основу легли данные из монографии Владимира Репина и Виталия Елиферова, а также из других источников в Интернете.

Рис. 1. Методологии бизнес-процессов (все расшифровки аббревиатур приведены в конце статьи)

Как видно из диаграммы, методологии в описании бизнес-процессов делятся на четыре основных направления. При этом отдельные нотации для построения бизнес-схем зачастую используются в различных типах методологий.

Отдельным пятым блоком позиционируются программы PLM (Product Lifecycle Management, управление данными о промышленном изделии на протяжении его жизненного цикла, начиная от его проектирования, изготовления, и заканчивая обслуживанием (сопровождением) готового изделия и его утилизацией).

Последние версии таких программ (продукты CATIA, DELMIA, ENOVIA, SmarTeam) можно уверенно отнести к программам для описания бизнес-процессов, поскольку они учитывают все стороны создания изделия – не только проектирование и изготовление, но и моделирование производственных потоков, построение диаграмм планировки предприятия-изготовителя, поставку комплектующих, эргономику рабочих мест, организационные вопросы. Здесь я не буду рассматривать этот блок программ в силу его специфики.

Выбор конкретного BPM-решения могут определять различные критерии:

Достаточно погуглить, чтобы увидеть, что наиболее популярна группа практических методов и инструментов MS Visio, BPM 2.0 modeler for Visio. На нашей диаграмме они причислены к моделям потоков работ. Об MS Visio пишут как о наиболее доступном продукте (им владеет максимальное количество специалистов). Он позволяет выстраивать бизнес-процессы в нотациях IDEF0, BPMN и EPC, в последних версиях есть проверка построенных в нотации BPMN схем (симуляции, к сожалению, нет).

Весьма распространенный подход к построению бизнес-процессов сводится к прорисовке графических схем с помощью перечисленных выше простых инструментов, преимущественно в ручном режиме. Этот вариант позволяет осмыслить последовательность различных процедур или этапов технологического (бизнес) процесса, дает возможность аналитику передать построенную схему программисту для автоматизации некоего элемента этого процесса.

В качестве типичного примера подобного подхода ниже привожу диаграммы, построенные в MS Visio в нотациях BPMN и EPC (рис. 2 и 3), в которых описан бизнес-процесс расчета стоимости проживания в номере при его заказе в комплексе пансионатов.

Рис. 2. Расчет стоимости номера в пансионате в нотации BPMN (MS Visio)

Инструкция, регламентирующая расчет стоимости, включает многостраничный текст, и чтобы ее прочесть и освоить, понадобится как минимум несколько дней. Диаграммы составлены в строгом соответствии с этой инструкцией, но, естественно, они ее не заменяют, а дополняют – благодаря простоте и наглядности экономят время на расчеты.

Рис. 3. Расчет стоимости номера в пансионате в нотации EPC (MS Visio)

Стоит отметить, что диаграмма в BPMN лучше иллюстрирует сам бизнес-процесс и больше подходит для последующей автоматизации. При этом диаграмма в EPC более наглядна.

Ниже под катом еще один, несколько неожиданный пример. Еще давным-давно, учась в институте, я тщетно пытался изучить три тома «Капитала» К. Маркса. Оказалось, что, переложив почти сорок глав двух томов этого выдающегося труда в схемы и диаграммы, можно не только понять содержимое этих томов, но и запомнить всего за несколько часов!

При случае сможете «козырнуть», что наизусть выучили труды К. Маркса. И при этом не придется читать подробнейшую полемику экономиста с его многочисленными оппонентами-врагами, чьи имена сегодня для большинства канули в Лету.

Полезны ли подобные диаграммы, помогают ли руководству и исполнителям?

Ценность таких диаграмм очевидна, хотя они решают ограниченные задачи – помогают понять цепочку действий, последовательность операций или процедур в отдельном элементарном процессе (для последующей его автоматизации, если это необходимо). Большего от подобных схем не стоит ожидать.

А нужен ли нам BPM, если мы и так всё понимаем и всё у нас хорошо?

Стереотипы, во власти которых оказывают компании, внедряющие методы процессного подхода, отлично описаны в книге Владимира Репина и Виталия Елиферова, которую я уже упоминал:

Если серьезно, то в нынешней неблагоприятной для бизнеса ситуации, когда конкуренция растет, производство сокращается, появляются все новые санкции, процессный подход становится особенно актуальным для осмысления деятельности компании.

Итак, что же на самом деле может получить компания, если пропишет сверху донизу все свои бизнес-процессы, что должно явиться целью подобной весьма громоздкой работы?

Ответ на этот вопрос я попытался найти, поучаствовав в двух конференциях:

Не все так плохо в России с BPM

На конкурсе «BPM-проект года 2017» были рассмотрены 19 проектов BPM из различных регионов России. Два проекта касались автоматизации управления, три проекта – регламентации управления, шесть проектов были посвящены оптимизации бизнес-процессов (т.е. сокращению времени и трудозатрат на тот или иной элемент процесса), и наконец, самая многочисленная группа – восемь проектов – касались разработки автоматизации рутинных процессов и процедур на предприятиях. По оценке жюри конкурса, последняя группа обеспечивает наибольший экономический эффект от регламентации бизнес-процессов. А общая оценка жюри – не все так плохо в России с освоением инструментов для описания бизнес-процессов.

Большинство проектов представило так называемый зрелый BPM, в котором все бизнес-процессы на предприятии можно рассматривать как сквозные. В этом случае проблемные участки, возникающие на стыках процессов и подразделений, выявляются гораздо более выпукло.

Первую премию получил проект «Автоматизация процессов общего центра обслуживания (ОЦО) для управления HR-услугами», представленный крупной металлургической и горнодобывающей компанией ЕВРАЗ (численность работников – до 80000 человек по всему миру). Целью проекта была автоматизация всего контура бизнес-проектов ОЦО в рамках предоставления HR-услуг. С помощью линейки продуктов bpm’online автоматизирована работа 200 сотрудников ОЦО и 80 бизнес-процессов. Более 5000 заявок по HR-запросам обрабатываются ежедневно с соблюдением стандартов и сроков выполнения задач, срок обработки по HR-вопросам сократился вдвое.

Интересен проект Тюльганского машиностроительного завода, выпускающего буровое оборудование, получивший приз в номинации «Самый результативный проект». Оптимизация процессов организации производства через год после реализации проекта привела к росту объема производства в натуральных показателях на 144%. Производительность труда увеличилась на 88%, средние сроки поставки продукции сократились с 210 дней до 180 дней.

«Лучшим ВРМ-проектом среди государственных организаций» признан проект «Управление бизнес-процессами», реализованный Сбербанком. Как известно, Сбербанк имеет 137 млн клиентов и представительства на территории 22 стран. Клиенты Сбербанка могли отметить весьма положительные изменения в его работе – сокращение времени обслуживания, комплексный переход на цифровые методы работы с клиентами. Более глобально (как сам Сбербанк оценивает результаты внедрения BPM–процессов), это – BPM-технологии замкнутого цикла, единая модель бизнес-процесса деятельности банка, определение системы связанных процессов и т.д.

Сбербанк занимается оптимизацией процессов все последние годы. В своё время специалисты «ЛАНИТ Би Пи Эм» помогли банку автоматизировать 12 бизнес-процессов на базе BPM-платформы Pega RULES Process Commander: кредитные сделки физических лиц, выплата компенсаций по вкладам, управление счетами юридических лиц, рассмотрение кредитных заявок, военные пенсии, валютный контроль юридических лиц и др. Разработанное решение внедрили в Московском регионе и адаптировали для тиражирования по всей России.

Кроме того, на базе Pega RULES Process Commander в банке была автоматизирована деятельность Правового департамента: было создано единое окно для внутреннего клиента, обслуживающее более 3 тысяч пользователей. Благодаря появлению сквозной обработки поступающих запросов, возможности контроля сроков и детальной статистики по тому, какой сотрудник какую задачу обрабатывает, трудозатраты юридического департамента снизились.

На конференциях были представлены самые разные примеры успешного внедрения описания бизнес-процессов. В докладе Игоря Лозовицкого «Функционально-стоимостной анализ. Успешная практика применения» приведен расчет себестоимости бизнес-процессов, расчет рекомендуемой численности работников структурных подразделений и расчет среднегодовой стоимости обслуживания клиентов (применительно к негосударственному пенсионному фонду «Будущее»).

Отмечу совершенно нетривиальные результаты этой работы. Так, построенный бизнес-процесс позволил выделить конкретные его элементы, требующие оптимизации: внутридепозитарные переводы, открытие и ведение банковских счетов юридических лиц, расчеты по итогам торгов на биржах и т.п.

В итоге время ввода поручений сократилось с 30 до 1 минут, снизилось число ошибок при вводе поручений с 10% до 1%. Удалось рассчитать рекомендуемую численность работников и определить соответствие этой численности уровню управляемости. Были выработаны рекомендации снизить среднегодовую стоимость обслуживания клиентов на 21%, и их получилось реализовать. Еще более впечатляют финансовые результаты по итогам работы использования бизнес-процесса – существенно снизились суммарные затраты за год и увеличился доход по продукту.

Участники конференции для построения бизнес-процессов рекомендуют использовать отечественный продукт Business Studio, который удобен для использования нотации IDEF0 при построении процессов верхнего и второго уровня. С целью дальнейшей декомпозиции бизнес-процесса для третьего и четвертого уровней рекомендуются нотации BPMN и EPC. Кроме того, Business Studio удобен для генерации различных отчетов (формирования оргструктуры предприятия и подразделений, финансовых показателей).

Однако этот продукт, построенный с расчетом на универсальность, является достаточно громоздким и труден в освоении. Я не одинок в таком суждении, в частности здесь на Хабре высказывалось аналогичное мнение. Более целесообразно, по крайней мере на первом этапе, использовать более простые инструменты (нотацию «Процедура» в BS, MS Visio) для описания бизнес-процессов в отдельных подразделениях, для описания движения финансовых документов, процессов продаж, работы с клиентами и т.п.

Как пополнить ряд успешных кейсов?

Рассмотренные проекты оказались успешными, поскольку в них в течение довольно продолжительного времени работала команда высококвалифицированных BPM-специалистов. Не всякая компания может позволить себе привлечь профи, поэтому большинство предприятий выстраивает бизнес-процессы самостоятельно, привлекая своих сотрудников или создавая специализированное подразделение из числа своих работников.

Но в этом случае бизнес сталкивается с нежеланием сотрудников нести дополнительную нагрузку. Об отсутствии мотивации подробно говорил Владимир Репин в своем докладе «Вовлечение руководителей и сотрудников в работу с бизнес-процессами».

Мотивация, навязанная принудительно, иногда может дать успешный результат, но лишь при условии вовлечения персонала с помощью целого комплекса мероприятий: обучения и аттестации сотрудников, наглядной агитации, поощрений и наград за успешную реализацию проектов.

Самое главное в этом процессе, чтобы руководство осознало необходимость комплексного внедрения бизнес-процессов на уровне архитектуры предприятия. Как говорил Э. Деминг, “Успех в борьбе за качество на 94% зависит от управляющих и на 6% – от рабочих”.

“Проблема построения эффективной системы управления организацией не в том, что люди мало об этом знают, проблема в том, что им кажется, что они знают всё”.

Игорь Лозовицкий. «Руководитель, мотивированный на развитие»

В докладах конференции подчеркивалось, что для ожидания успехов от описания бизнес-процессов, освоения процессного подхода, необходима постоянная практика работы с процессами как ключевым инструментом вовлечения.

А самое главное, чтобы данный стиль работы стал постоянным в коллективе: создана четкая ролевая структура для работы с процессами (в т.ч. ответственность и полномочия владельцев процессов, менеджеров процессов, процессного подразделения, рабочих групп); созданы и закреплены постоянной практикой действия по работе с процессами (как это обстоит с формированием планов работ, графиков отпусков, начислением зарплаты); создана система стимулирования.

Итак, будем считать, что руководство прониклось идеей использования бизнес-процессов, мы сами осознали необходимость внедрения описания бизнес-процессов на своем предприятии, так что же должно быть конечной целью этой нашей работы?

Помним о главном

В. Елиферов считает, что описать бизнес-процессы – это не цель проекта. Описание бизнес-процессов – это инструмент для повышения эффективности бизнеса с помощью применения комплексного подхода для построения архитектуры бизнеса одновременно по пяти направлениям.

Это генерация инновационных проектов, высокая скорость адаптации под задачи клиента, полное раскрытие потенциала каждого сотрудника, экология и безопасность, эффективные коммуникации сотрудников при выполнении сквозных процессов (ну прямо коммунизм, право слово), что в конечном итоге укрепляет устойчивость компании в условиях жесткой конкуренции.

Источник

Все что вы хотели узнать о BPM, но боялись спросить

В сети имеется множество публикаций о том, ради чего стоит внедрить BPM (Business Process Management) в вашей компании. Как обычно формулируются преимущества, которые дает бизнесу внедрение BPM:

На самом ли деле все так безоблачно? Не пора ли всем выбросить старые инструменты, и полностью перейти на новую платформу?

Я хотел бы рассказать о том, какие проблемы могут вас ожидать в процессе внедрения, а точнее — при разработке реальных приложений. Мои впечатления основаны на опыте работы с платформой IBM Websphere BPM, для определенности — с версиями с 7.5 по 8.5 включительно.

Рассмотрим перечисленные ранее пункты по порядку.

Визуальное моделирование

Чего мы пытаемся добиться? Чтобы аналитики, или даже бизнес-пользователи, могли нарисовать диаграмму процесса, которая затем будет выполнена ровно в таком же виде сервером. Или хотя бы могли понимать суть процесса, посмотрев на диаграмму, нарисованную кем-то другим.

Получаем ли мы то, чего хотели добиться? Скорее нет, чем да.

В чем тут корень проблемы? Я бы сказал, что их два:

Практика показывает, что без этих составляющих процесс практически бесполезен, и в тоже время, они на типичной BPMN диаграмме не видны.

С другой стороны, бизнес-процессы — это программное обеспечение, пусть и несколько необычное. Процессы имеют иметь достаточно длинный цикл разработки и сопровождения, причем удобство сопровождения достаточно быстро становятся важным. Также, весьма важным является управление изменениями в приложении вообще, причем в тесной связи с так называемыми issue tracking системами (например, JIRA). То есть, нам нужно знать, кто, когда, какие именно и зачем вносил изменения в процесс, и в рамках каких задач.

Таким образом, с одной стороны, у бизнес-пользователей создается скорее ложное впечатление, что они понимают логику процесса, часть которой от них скрыта в коде. С точки же зрения разработчиков представление в виде диаграммы лишь усложняет разработку, в первую очередь потому, что диаграммы плохо согласуются с жизненным циклом разработки, в том числе — с управлением изменениями.

Инструментарий

Теперь о поговорим о методах и инструментах для разработчика.

Если для традиционных средств разработки более-менее придуманы средства (например, рефакторинга), метрики и методики измерения, которые позволяют оценивать размеры проекта (в строках кода, обычно), и такие факторы, как покрытие тестами, число потенциальных ошибок на единицу кода, сложность кода, и многое другое, то при переходе к BPM о многом из этого можно забыть. Во всяком случае, мне неизвестны какие либо работы в этом направлении. Это в каком-то смысле отбрасывает разработку на много лет назад. Нужно заново учиться рефакторить, собирать статистику по проектам, и учиться оценивать их сложность и размеры, чтобы правильно планировать разработку.

Так, инструменты для анализа кода и автоматического рефакторинга, на практике не существуют. Хуже всего то, что само создание таких инструментов под большим вопросом. Представим себе достаточно типичный сценарий разработки на более традиционной платформе. У вас есть система версионирования, скажем SVN или Git, есть среда разработки (IDE), и есть другие инструменты. Так вот, если ваша любимая IDE чего-то не умеет, вы можете, как правило, либо разработать для нее расширение, либо применить сторонние инструменты непосредственно для работы с кодом. Например, copy&paste детектор, или любой другой инструмент, множество примеров которых известно нам с момента появления UNIX. Это стало возможным потому, что код вашей программы традиционно является просто текстом. Вы можете воспользоваться любым инструментом, и перенести измененный код обратно в Git, или просто собрать нужную статистику, провести анализ кода, и т.п.

В случае BPM такой подход вам недоступен, или сильно ограничен. Нельзя автоматизировать многие рутинные операции, и не всегда есть доступ для разработки сторонних инструментов автоматизации. Доступ к коду процесса хотя и возможен, но скорее теоретически — вы можете экспортировать процесс в виде набора схем BPMN, и применить различные инструменты для анализа кода — при условии, что сами их и разработаете.

В итоге такая тривиальная на традиционных платформах задача, как единообразное изменение свойств множества элементов диаграммы процесса вместо чего-то вроде Find&Replace выливается в унылую рутинную работу, которую можно сделать только руками, и которая заставляет вас ненавидеть этот инструмент уже через пять минут.

Ну и последнее, но вовсе не по важности. Если для более традиционных проектов вы умеете оценивать размеры создаваемого приложения (в строках кода, например), неформально, или согласно какой-либо модели типа CoCoMo, то в случае BPM вы оказываетесь в непонятной ситуации. У вас минимум два вида кода — диаграммы, и «обычный» язык программирования, возможно даже не один. Сколько времени нужно, чтобы нарисовать диаграмму процесса? От чего это зависит? В чем измерять «размер» и сложность диаграмм? И если для обычного кода вы можете применить известные модели для оценки трудоемкости, то для диаграмм подобные модели не построены и вопросы не имеют ответов.

Набор готовых компонент и повторное использование

Некоторые нужные компоненты для построения процессов: условия, параллельные ветки, ожидания, события конечно же имеются. Только вот их уровень является достаточно низким, а возможности комбинирования, и в итоге, повторного использования готовых компонент, оставляют желать много лучшего.

В процессе эволюции инструментов разработки и языков программирования способы создания повторно используемых компонент давно выработаны и более-менее устоялись. В основном они сводятся к типам данных и функциям над этими типами, а также к средствам композиции этих базовых элементов в законченное приложение.

Попробуйте, для примера, организовать в процессе цикл, пользуясь только стандартным набором средств. Вы как будто вернетесь во времена, когда в книгах по программированию еще рисовали блок-схемы — то есть, лет на 40 назад. Другой весьма типовой, но далеко не тривиальный случай — когда вам нужно организовать асинхронное взаимодействие с внешним для вас сервисом, то есть отправить ему запрос, и потом дождаться ответа. Даже если нужную вам логику вы можете реализовать — у вас вряд ли получится использовать ее повторно в другом похожем процессе, потому что реализация будет разбросана по приложению таким образом, что выделить повторно используемый компонент окажется невозможным. Причем корень зла в данном случае тривиален и лежит на поверхности: BPMN не содержит того, что называется «функции высшего порядка», если говорить терминами ФП. Или generics, если вспомнить ООП и Java. Вы не можете написать обобщенный компонент, например для сортировки списка, абстрагируясь от типа элемента списка. Вы не можете передавать функции (активные компоненты) как параметры. Тут нет способа описать метакомпонент, если можно себе позволить его так назвать.

На сегодня две парадигмы в виде функционального программирования и ООП можно считать преобладающими. В случае же с BPM таковых разработок нет, и текущее состояние теории прямо скажем, плачевное. Фактически, нет даже самой парадигмы — есть лишь некоторые практики, которые лишь с ограничениями могут быть рекомендованы к применению. Более того, если скажем функциональное программирование базируется на математике, и в некоторых случаях правильность программы может быть доказана формально, а в случае ООП и процедурного программирования иногда можно доказать правильность хотя бы частично, в случае BPM я не слышал про подобные работы.

Не определены и подходы к рефакторингу и тестированию процессов. Нет даже самого понятия рефакторинг. Все выгядит так, как будто разработчики инструмента считают, будто процесс строится раз и навсегда, и никогда не развивается. И в нем не бывает ошибок, технического долга, запахов и прочего.

При этом, поскольку процесс зачастую является набором параллельных активностей, и не может быть выполнен вне системы BPM, написание тестов также является задачей на сегодня не решенной. Имеющиеся для этого средства нельзя считать адекватными, при том что на сегодня тестировать можно только сервисы — т.е. синхронные компоненты процесса, для тестирования же самих процессов как BPMN-диаграмм (особенно с параллелизмом) автору никакие средства не известны (хотя они могут быть разработаны, имеющихся API для этого достаточно, но это задача непростая).

Поддержка версионности процесса

Все программы развиваются. Если программа не развивается — это скорее всего никому не нужная программа. Исключения бывают — но они очень редки. Это означает, что BPM процесс может и должен развиваться, и проходить через несколько версий. Эти изменения нужно отслеживать. Иногда мы развиваем две ветки приложения — скажем, багфикс для версии 1, и новую версию 2. Иногда нужно сливать изменения в них в одну версию.

Почему в случае с BPM все это получается плохо?

Во-первых, изменения плохо обозримы. Исходным видом диаграммы является не текст, а картинка. Квадратики, стрелочки, ромбики. И в сравнении с обычным кодом в виде текста, который как правило одномерный, и для которого давно определены всякие операции типа diff/merge/patch и пр., тут добавляется несколько новых измерений. Например, цвет раскраски квадратиков, или их взаимное расположение на листе. Вы получаете значительный уровень информационного шума, просто потому, что часть изменений диаграммы ровным счетом не влияет никак на ее работу.

В итоге, у нас нет такой простой и очевидной возможности, которую со времен unix принято называть словом diff. Вы не можете просто и автоматически сравнить две разные версии процесса между собой, на разных уровнях подробности (т.е. приложение, диаграмма процесса, компонент, часть диаграммы, строка кода на каком-либо языке).

В лучшем случае вы знаете, что такого-то числа такой-то пользователь изменил некий диаграмму. Что именно, зачем, и в чем собственно состояло изменение — вы узнать не можете, или это затруднительно. Все что имеется — это возможность открыть (для чтения), и посмотреть, как выглядела конкретная версия. При этом данный процесс вовсе не быстрый. И самое существенное — вы видите не разницу, вы видите либо одну, либо другую версию кода. Сравнивать и понимать, где есть различия — это ваша задача, и она оказывается совершенно нетривиальной.

И вторая привычная возможность — это merge или хотя бы patch. Она также отсутствует де-факто. Вы не можете перенести изменения из одной ветки в другую, из одной версии в другую, в том числе — выборочно, сохранив изменения, внесенные в обеих ветках. Практически это лишает ветки какого-либо смысла.

Соответственно, когда мы говорим о гибкости бизнес процессов — мы всегда должны иметь в виду только что рассмотренную проблему. Мы можем менять процесс как угодно гибко — но мы очень редко при этом будем точно знать, что конкретно поменялось. И когда что-то сломается — поиски причины могут вылиться в длительные раскопки в коде.

Итак, кратко просуммирую еще раз некоторые проблемы:

А что у других?

Так сложилось, что в текущем проекте мне пришлось столкнуться с очень в чем-то похожим продуктом. Это MS Business Intelligence Development Studio, и то, что в ней разрабатывают — SQL Server Integration Services. И вот что очень характерно — этот совершенно другой продукт, сделанный другой компанией для других задач, пытается в чем-то достичь тех же целей, и сталкивается ровно с теми же проблемами.

Источник

BPM (Business Process Management)

Процессный подход к управлению и BPM-системы

Определение BPM и BPMS

BPM (Business Process Management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления организацией, представляющая деятельность предприятия как совокупность процессов. Объединяет идеи менеджмента бизнес-процессов и IT-среду для их изменения (специализированное программное обеспечение, BPM-система) с использованием BPMN-нотации.

BPM-система (BPMS, Business Process Management System, Business Process Management Software) – это класс IT-систем, позволяющих автоматизировать управление отдельными бизнес-процессами (БП), компанией в целом и её эффективностью. С помощью BPM-системы реализуются функций моделирования, исполнения, контроля и поиска способов оптимизации процессов.

Пример HR бизнес-процесса

В отличие от функционального подхода к управлению, в котором на первый план выходят объекты, ресурсы и результаты, иерархия и директивы, процессный подход концентрируемся на способе достижения цели, отвечая на вопрос «как это лучше сделать?».

Непрерывный цикл управления включает:

Запись доклада о кейсе внедрения BPM-системы для финансового управления лизинговой деятельностью

Задачи Business Process Management (BPM)

BPM-системы помогают в управлении многообразием бизнес-процессов (БП), существующих на предприятии. С их помощью создаются наглядные графические схемы, анализируются оперативная информация и накопленные данные для улучшения и оптимизации деятельности. Таким образом, собственно автоматизация или цифровая трансформация бизнес-процессов – не являются основной задачей BPM.

Ключевая цель BPM – повышение эффективности управления и работы компании в целом.

Управление бизнес-процессами (BPM) начинается с их описания и регламентирования (стандартизации) последовательности автоматизированных этапов и неавтоматизированных действий сотрудников для решения определённой задачи. При появлении нового бизнес-процесса его необходимо смоделировать, внедрить, оттестировать и назначить ответственного за исполнение. BPM-система помимо прикладных функций управления этими действиями в каком-то программном интерфейсе, решает задачи повышения их эффективности.

Задачи внедрения и использования BPM-системы

Внедрение системы улучшает исполнительскую дисциплину, предоставляет механизмы прозрачного контроля, мониторинга и определения слабых, уязвимых «точек» в процессах организации, позволяет сформировать базу для постоянного улучшения бизнес-процессов.

Автоматизированная система управления процессами позволяет компании быть гибкой и быстро подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. Именно поэтому крупные компании внедряют и адаптируют под свою специфику системы для управления бизнес-процессами. Организация автоматизации бизнес-процессов – одна из функций CSP-платформы Docsvision.

Преимущества BPM-систем

BPM-система не должна быть привязана к жёсткой модели, необходима гибкость для автоматизации как универсальных, так и уникальных, специализированных процессов, существующих только в конкретной компании. Информационные системы управления бизнес-процессами сохраняют постоянную, обновляющуюся в режиме реального времени связь между всеми подразделениями предприятия. Кроме этого, систему с лёгкостью можно интегрировать с другими корпоративными информационными системами, что ещё больше повышает её гибкость.

Информационные системы класса BPM, представляя один из многочисленных видов корпоративного ПО, всё-таки стоят в этом ряду особняком. Управленческая культура переплетена с их функциями чрезвычайно тесно, а также они могут охватывать буквально всю деятельность предприятия, выстраивая сквозные процессы и за пределы самой компании.

С течением времени, когда управленческая деятельность становилась всё сложнее, действующие в разных подразделениях монорешения постепенно превращались в «зоопарк» IT-систем, несвязанных друг с другом, что приводило в том числе к расхождениям данных в разных приложениях. Современные корпоративные IT-решения – это платформы, которые обеспечивают функциональность для построения единого информационного пространства и объединяют возможности СЭД, ECM, BPM, а также предоставляют инструменты для простой интеграции с другими сервисами и системами.

Эволюция классов корпоративных информационных систем

Платформа Docsvision представляет класс CSP (Content Service Platform) решений, который включает в себя BPM-подсистему для управления сквозными бизнес-процессами. Cовместно с партнёром-интегратором Digital Design Docsvision входит в ТОП крупнейших поставщиков BPM-систем в России (рейтинг портала TAdviser).

Структура BPM-систем

Система корпоративного управления бизнес-процессами должна обеспечивать полноценную программную поддержку трёх ключевых этапов работы с любым бизнес-процессом: моделирование, исполнение и мониторинг.

Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи штатного конструктора BPM-системы с дизайн-элементами. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, который можно быстро проанализировать и скорректировать. На модели выстраивается бизнес-логика и последовательность шагов. Также определяются необходимые входные данные для старта процесса, пользователи или другие процессы, которые их передают.

Моделирование бизнес-процесса в конструкторе BPM-системы

Результат моделирования – готовый процесс, который сразу можно запустить. Важно отметить, что бизнес-аналитикам не нужно прибегать к помощи программистов, так как все работы выполняются стандартными инструментами BPM-системы.

За этот этап отвечает ядро BPM-системы (сервис БПМ или сервис управления бизнес-процессами) и конкретные исполнители каждого шага. Сервис запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Также BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности серверных компонентов зависит скорость работы системы и исполнения параллельных процессов, возможности масштабирования для комфортной одновременной работы большого числа пользователей.

Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Сервисы мониторинга в удобном графическом дашборде собирают информацию о наиболее частых процессах, длительности, распределении ресурсов (загруженные и «свободные» специалисты), направляют уведомления о критических расхождениях, нарушении сроков и т.д.

Обязательные элементы BPM-системы

Таким образом, для полноценного выполнения функций BPM-системы необходимы следующие компоненты:

Комплекс интеграций IT-систем и сервисов для процессов финансовой компании

Адаптивные BPM-системы

В настоящее время скорость изменений бизнес-процессов возросла (и эта тенденция только усиливается) настолько, что IT-решения могут стать препятствием для развития компаний. Поэтому сегодня системы, которые позволяют наиболее легко и быстро вносить изменения, обеспечивают предприятиям серьёзные конкурентные преимущества.

Чтобы поддержать необходимый уровень адаптивности и скорость реагирования на изменение оперативной рыночной ситуации, BPM-системы стремятся к упрощению настройки и корректировки логики бизнес-процессов. Внести изменения может администратор или бизнес-аналитик, то есть опытный пользователь системы с необходимым уровнем доступа и даже без навыков программирования. Это ускоряет развитие корпоративных систем и устраняет информационный разрыв между пользователями и IT-специалистами.

Адаптивность BPM-системы напрямую зависит от встроенных Low-Сode инструментов настройки, и значимость их функций продолжает расти.

Кому нужна BPM-система?

Наибольший эффект от использования решений для автоматизации БП получают компании крупного и среднего сегмента, с большим числом сотрудников, подразделений и регулярных типовых процессов, которым необходимо эффективно коммуницировать для достижения результата.

Целевые процессы для автоматизации в BPM-системе

Примерами могут служить любые массовые, повторяющиеся процессы, особенно с цепочками этапов дистанционной обработки разными специалистами:

Пример построения сквозного бизнес-процесса на базе Docsvision

Как выбрать BPM-систему?

При выборе ПО для управления бизнес-процессами необходимо обратить внимание на ключевые критерии:

Для первого знакомства можно запросить демоверсию BPM-системы или воспользоваться бесплатным пробным периодом. Также многие разработчики и интеграторы предлагают развернуть и настроить демостенд для тестов под запрос и конкретные задачи заказчика.

Внедрение системы Business Process Management

Состав работ по внедрению BPM-системы определяется в каждом конкретном случае исходя из требований проекта, но базово принято выделять 5 этапов:

Доступно 3 метода внедрения Docsvision: при помощи официальных партнёров-интеграторов, совместно с вендором платформы и самостоятельное внедрение.

При выборе первых двух методов специалисты «ДоксВижн» или партнёры-интеграторы полностью выполняют работы по внедрению системы: начиная от этапа сбора требований и подготовки, заканчивая технической поддержкой, а также в дальнейшем предлагают услуги по расширению возможностей системы, её масштабированию.

«ДоксВижн» регулярно проводит разнообразные курсы обучения администрированию и настройке Docsvision, которые помогают сотрудникам заказчика лучше ориентироваться в инструментах платформы. Также действующие клиенты всегда могут обратиться в службу технической поддержки Docsvision.

После завершения внедрения систему необходимо поддерживать в актуальном состоянии, развивать, расширять количество автоматизированных процессов, вести работы по оптимизации, чтобы задействовать весь потенциал BPM.

BPM и технология Process Mining

Важно понимать, что даже при стандартизированных БП сотрудники отклоняются от регламентов. Люди – не машины, в отличие от автоматизированной системы, которая работает так, как её запрограммировали и настроили. Сотрудники руководствуются регламентами, но принимают итоговое решение в зависимости от конкретной ситуации. Если таких отклонений становится много, BPM-система должна сигнализировать о необходимости актуализировать процесс.

Технология Process Mining позволяет, опираясь на данные, накопленные в многочисленных циклах прохождения процессов, оценивать и своевременно устранять расхождения модели БП и изменившейся объективной реальности.

Запись вебинара о применении Process Mining для оптимизации процессов

Совмещение данных из BPM-системы с технологиями искусственного интеллекта, средствами Business Process Intelligent и Process Mining отрывают новые горизонты динамического улучшения бизнес-процессов компании.

Docsvision как платформа для комплексной BPM-системы

Подсистема управления бизнес-процессами Docsvision выполняет ключевые функции BPM:

Платформа Docsvision архитектурно и функционально предоставляет все средства для построения корпоративной BPM-системы:

Архитектура CSP-платформы позволяет внедрять Docsvision параллельно с используемыми средствами автоматизации документооборота компании, постепенно собирая функции разрозненных монорешений в единой системе без необходимости останавливать рабочие процессы. В списке реализованных проектов свыше 1 500 компаний коммерческого и государственного сектора, предприятия различных масштабов и профиля. Платформа Docsvision занимает лидирующие позиции на российском рынке корпоративных информационных систем для управления процессами и постоянно совершенствует техническую базу и расширяет список функций.

Сколько стоит BPM-система?

Стоимость BPM-системы зависит от масштаба проекта, числа и сложности бизнес-процессов, которые необходимо ввести в эксплуатацию сразу при внедрении. Бюджет складывается из цены лицензий на программный продукт и услуг по его интеграции. При необходимости закупки оборудования для создания IT-инфраструктуры, эти затраты также принято включать в общий бюджет проекта.

Docsvision – это платформа, которая поставляется как база и дополнительные модули, расширяющие основную функциональность. Сервис управления бизнес-процессами входит в число базовых компонентов, а при помощи модулей каждый заказчик может собрать комплексное решение с необходимой именно ему функциональностью и не платить за «лишние» блоки. Стоимость редакции Docsvision зависит от количества пользователей и масштаба проекта.

Максимальный экономический эффект внедрения BPM-системы достигается при автоматизации процессов с высокой частотой повторения, которые задействуют большое число участников и воплощают сложную бизнес-логику. Система управления бизнес-процессами на базе Docsvision даёт возможность создать прочный каркас для повышения финансовой эффективности и дальнейшего роста и развития компании.

Источник

BPM-системы – что это, описание и примеры

Концепция BPM-системы

BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия. Управление подразумевает возможность адаптации и изменения процессов с помощью специализированного программного обеспечения (BPM-систем), с использованием BPMN-нотации. Аббревиатура BPMS (англ. Business Process Management System) – программное обеспечение для реализации BPM-концепции. По сути, любая система для создания и управления бизнес-процессами считается BPMS.

Внедряя концепцию и технологии управления бизнес-процессами бизнес преследует следующие цели:

Кроме вышеперечисленных и общепринятых целей внедрения, компания может преследовать и индивидуальные. Например, оптимизация штата сотрудников за счет автоматизации или избавление менеджеров от выполнения однотипных рутинных задач (регистрация нового клиента, заполнение карточки клиента, подготовка документов и др.).

Составные части BPMS

Компоненты системы управления соответствуют стадиям жизненного цикла бизнес-процесса – проектированию (разработке), выполнению, мониторингу (анализу). Для каждой стадии необходимы свои компоненты в BPM, рассмотрим подробнее:

Проектирование

Этап выполняется силами бизнес-аналитиков при помощи встроенного графического дизайнера BPM-системы. Проектирование с помощью блок-схем считается наиболее популярным вариантом, который быстро поддается анализу и корректировке. На данном этапе вырабатывается бизнес-логика и последовательность шагов. Также, определяются необходимые входные данные для старта процесса и пользователи, которые их предоставляют.

Результат проектирования – готовый процесс, который может быть запущен. Стоит отметить, что на данном этапе бизнес-аналитики обходятся без помощи программистов, все работы выполняются в BPM-системе.

Выполнение

За этот этап отвечает ядро BPM-системы, иногда его называют «движком» (BPM Engine). Ядро запускает процесс, отслеживает стадию выполнения, смену состояния, выполняет переходы между этапами и др. Кроме этого, BPM-движок предоставляет возможность интегрировать сторонние сервисы, дополнения для доступа и взаимодействия с базой данных. От производительности ядра зависит скорость работы системы и выполнения процесса. Также, ядро не должно «тормозить» при масштабировании и выполнении нескольких процессов одновременно.

Мониторинг

Наблюдение за выполнением бизнес-процессов позволяет оперативно вносить изменения для оптимизации, выявлять проблемные этапы и участников. Руководитель может быстро получить информацию на какой стадии процесс и на ком он завис. Также, в удобном графическом деэшборте собрана информация о наиболее популярных процессах, длительности и т.д. Можно добавить информации о наиболее загруженных специалистов.

Кто использует

Крупный бизнес, интернет магазины, поставщики услуг, производственные предприятия и другие компании, в которых происходит взаимодействие нескольких подразделений для достижения результата используют бизнес-процессы. Максимальный спрос на продукты BPM показывает банковская отрасль. Банки применяют BPMS при организации front-офисных процессов, линии розничного кредитования, служебных вопросов, управления инцидентами и обращениями пользователей. Другими словами, работа всего front-офиса может быть автоматизирована с помощью BPMS.

Также, автоматизации подлежат процессы, которые имеют четкую последовательность действий, определены участники. Приведем несколько примеров:

Вышеперечисленные процессы типичны для любого крупного бизнеса компании, где количество ежедневных обращений и заявок исчисляется сотнями. Автоматизация ускорит выполнение и освободит больше рабочего времени человека на более интеллектуальные задачи.

Ведущие разработчики BPM-системы

Наиболее популярные и функциональные продукты, по нашему мнению, у следующих отечественных компаний:

Компания Террасофт с системой Studio Creatio

Интеллектуальная платформа для управления бизнес-процессами. Среди особенностей – готовые бизнес-процессы для быстрой интеграции и автоматизации задач предприятия, встроенный дизайнер кейсов и процессов, стабильная работа при масштабировании, low-code platform.

Компания ELMA с одноименной системой

Система поможет быстро создавать и запускать бизнес-процессы благодаря простому и понятному интерфейсу. Функции системы разделены на 4 группы: моделирование, автоматизация, мониторинг и улучшение, оптимизация.

Компания Comindware с Business Application Platform

В основе продукта Comindware Business Application Platform – управление бизнес процессами, кейсами, работа с данными и документами, социальное взаимодействие.

Компания ДоксВижн с системой Docsvision

Специализированная система для управления документооборотом компании, основанном на автоматизации бизнес-процессов. Продукт предназначен для среднего и крупного бизнеса, готовые отраслевые решения.

Этапы развертывания и сроки внедрения

Развертывание и интеграция разделяется на 4 этапа:

Сроки развертывания зависят от сложности и масштабности проекта. Для крупного бизнеса процесс разработки, интеграции и полноценного запуска может составлять от года до двух. В компаниях среднего размера от полугода до года. Многое зависит от вендора и интегратора системы.

Стоимость использования

Мы собрали цены на популярные BPM-системы в единую таблицу сравнения:

* Именная лицензия – лицензия для конкретного пользователя системы, пользователь занимает лицензию даже когда она не работает в системе. Конкурентная – для каждого авторизированного пользователя.

В таблице указаны цены на стандартные пакеты подключения, корпоративные тарифы (при покупке от 100-150 лицензий чаще всего обсуждаются компаниями в индивидуальном порядке, поэтому цена может отличаться в каждом конкретном случае).

Развертывание и работа может производиться как на серверах BPM-разработчика, так и на собственном сервере компании.

Источник

Зачем нужны BPM-системы и что они дают компаниям

Управление бизнес-процессами — новая веха в развитии бизнеса, где во главе угла стоят процессы, происходящие в компании или на предприятии. В условиях высокой динамики, постоянных смен ориентиров и необходимости быстро и точно реагировать на изменения появляется потребность в использовании готовых инструментов и решений для автоматизации процессов и снижения роли человеческого фактора.

Помочь в этом могут BPM-системы (Business Process Management), которые позволяют задать роли каждому участнику, определить его положение в системе бизнеса и спросить за выполнение определенной работы. Управление бизнесом в таком случае происходит на базе готовых и обновляемых ИТ-решений, обеспечивающих полную автоматизацию и постоянный рабочий цикл.

BPM-системы: особенности, возможности, функции

BPM-системы — это комплексное решение на базе моделирования, мониторинга, контроля за исполнением бизнес-процессами. Ана литики Market.CNews выделяют 6 основных целей, которых можно добиться благодаря и спользовани ю инструментов BPM :

К базовым функциям ВРМ-систем относятся:

Внедрение ВРМ-систем в существующую иерархию ИТ-структуры

Для того чтобы ВРМ-система работала эффективно и не конфликтовала с имеющимся функционалом, необходимо превратить ее в элемент ИТ-структуры. Применение сквозной интеграции позволяет за счет BPMS объединить бизнес-процессы воедино и добиться ожидаемого результата.

Внедрение ВРМ-систем оптимально выполнить с помощью используемых программ и ИТ-решений. Создание цепочек и готовых алгоритмов дает возможность добиться высокой гибкости создаваемых бизнес-процессов и повысить их эффективность на практике.

По данным аналитиков Market.CNews, вследствие пандемии спрос на ВРМ-системы вырос на 20-35% по сравнению с последними 3-5 годами. Это объясняется тем, что в условиях нестабильной экономической среды бизнесу требуются надежные решения для оптимизации издержек, удержания позиций на рынке и контроля качества предложений. ВРМ-системы снижают влияние человеческого фактора и позволяют задействовать людские ресурсы максимально полно и на пользу бизнесу.

Инструменты управления ВРМ-системами

В системы управления бизнес-процессами внедрены следующие инструменты управления:

ВРМ-системы пригодятся в первую очередь тем компаниям, которые выполняют многоуровневые бизнес-процессы, но при этом результат рассредоточен по отдельным подразделениям, корпоративным отделам и блокам, и требуется автоматизация происходящих процессов. Наиболее перспективными отраслями для внедрения ВРМ-систем считаются торговля, строительство, консалтинг, ИТ-сфера и финансовые услуги.

Источник

Что такое Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) — управление бизнес-процессами, или процессное управление. BPM — практика, которая подразумевает моделирование/проектирование, выполнение, мониторинг и оптимизацию бизнес-процессов организации, в том числе сквозных. Оптимально настроенное процессное управление помогает подразделениям работать эффективно, результативно и слаженно. В конечном итоге это повышает качество обслуживания внешних и внутренних клиентов компании.

BPM применяется для управления основными и вспомогательными бизнес-процессами. Первые ориентированы на создание главного продукта — например, на разработку и продажи. Вторые — на поддержку основных процессов: бухгалтерия, закупки, HR и пр. К типичным бизнес-процессам можно отнести производство продукта или услуги, обработку пользовательских запросов техподдержкой, доставку товаров, делопроизводство.

У BPM нет строгих правил и стандартов. Общие подходы к процессному управлению выработаны такими организациями как BPMInstitute и Workflow Management Coalition. В практике BPM также используются методы «бережливого производства» (Lean) и рекомендации серии стандартов ISO 9000.

Отличие BPM от проектного подхода

Проект — это разовая работа, уникальный и не повторяющийся процесс. Проект ограничен сроками старта и финиша, бюджетом и ресурсами. Примеры: вывод на рынок нового продукта, работа по договору, маркетинговое мероприятие.

Процесс — это набор последовательных действий, которые повторяются регулярно. Процесс требует типовых затрат и определенное количество участников. Содержание очередного процесса, в отличие от содержания очередного проекта, обычно не меняется. Примеры: процессы отдела закупок, бухгалтерии, HR.
Отсюда и разница в инструментах, которые используют для проектного и процессного подхода к управлению. Для управления проектами подходят SaaS-решения вроде Trello или Asana, малопригодные для BPM-подхода.

Жизненный цикл

Процесс внедрения BPM обычно разбивают на пять этапов.

1. Проектирование. Детальная разработка бизнес-процесса для конкретного подразделения или задачи — например, для отдела закупок или отдела продаж. Этап включает определение участников и порядка операций, распределение ролей, описание зон ответственности, этапов согласования, условий эскалации, задач, которые можно автоматизировать, и так далее.

2. Моделирование. Чаще всего — визуальное моделирование бизнес-процесса в программной BPM-системе (iBPMS) и, если позволяет функциональность ПО, — предварительное тестирование. В современных iBPMS это, как правило, реализовано в виде графического редактора и других low-code инструментов.

3. Выполнение. Внедрение BPM в реальные бизнес-процессы.

4. Мониторинг. Отслеживание эффективности смоделированных бизнес-процессов. Анализ метрик и показателей KPI (например, в виде графиков и диаграмм).

5. Оптимизация. Доработка и улучшение бизнес-процессов с учетом данных, которые получены на этапе мониторинга, отзывов сотрудников и клиентов.

Инструменты

Внедрение BPM сегодня невозможно без соответствующего ПО. Этот класс продуктов называют iBPMS (Intelligent Business Process Management Suites). На рынке представлено множество вариантов iBPMS, в том числе российской разработки.

Аналитическое агентство Gartner публикует рейтинги и обзоры вендоров BPM-софта. Последний по счету «магический квадрант» iBPMS опубликован в 2019-м. В числе мировых лидеров агентство отметило продукты компаний Pegasystems, IBM и Appian.

Тренды

В BPM-системы внедряются RPA-технологии (Robotic Process Automation) для автоматизация типовых процессов. Роботы полезны там, где простые, но трудозатратные операции они выполняют быстрее человека. Пример: RPA заполняют стандартные договоры, моментально копируя данные из другого документа, когда у сотрудника на это ушли бы минуты, а то и часы.

Искусственный интеллект используется в BPM для разных задач: обработка больших объемов данных и формирование аналитики в реальном времени, работа с типовыми документами, обращениями клиентов. Сюда же относятся, например, такие инструменты как чат-боты.

BPM-решения движутся в сторону универсальности, объединяя в себе функции, которые обычно реализуются в виде отдельных программных продуктов. Полнофункциональные iBPMS включают в себя модули для работы с клиентами (CRM), документооборота (СЭД), управления проектов (project management) и не только.

Преимущества BPM

Эффективность. BPM помогает автоматизировать типовые рабочие процессы и оптимизировать сложные. Устраняются лишние шаги (операции), упрощается взаимодействие сотрудников и подразделений, растет производительность.

Гибкость. Компания остается конкурентоспособной на быстро меняющемся рынке. С настроенным BPM проще адаптироваться к изменениям и добиваться прогресса.

Экономия. Благодаря оптимизации процессов компания сокращает операционные расходы.

Прозрачность. Руководству легче контролировать бизнес-процессы, выявлять и устранять узкие места.

Результативность. Сотрудники больше времени уделяют профильной работе и меньше — необязательной.

Удовлетворенность. Решать даже сложные задачи сотрудникам проще, когда есть отлаженный рабочий процесс, когда этот процесс понятен и логичен, а необязательные действия сведены к минимуму.

Заключение

При внедрении BPM важно понимать, что это не разовые работы по типу «настроил и забыл». Некоторые бизнес-процессы требуют продолжительной, а иногда и постоянной оптимизации. Не менее важен и правильный выбор iBPMS.

Рынок и предпочтения клиентов меняются быстро, нужно быть готовым к тому, чтобы меняться вместе с ними. В этом смысле Business Process Management — подход, который помогает компании поддерживать эффективность на должном уровне.

Источник

Что вы должны знать про BPM

В настоящее время коммерческие организации способны развиться до многоуровневой системы, контроль которой требует больших затрат ресурсов времени и памяти. Именно поэтому многочисленные бизнес-структуры переходят на процессное управление. Нередко возникают затруднения с пониманием, что такое BPM и каковы его функции. В этом вопросе постараемся разобраться ниже.

Что такое BPM

BPM — это принцип контроля за работой организации, когда каждый отдельный процесс рассматривается как ресурс предприятия, который постоянно дорабатывается и совершенствуется. При этом упор делается на прозрачность и понятность, которая достигается благодаря применению формальных нотаций или программного обеспечения.

Если обобщить, то подобный подход означает, что коллективу или отдельному специалисту предоставляется четкая методология по решению конкретной задачи. То есть, BPM — это непосредственное управление последовательностью действий.

Для реализации подобного подхода необходимо:

При этом важно понимать, что проведение процесса может происходить как вручную, так и с внедрением систем программной автоматизации. BPMS — информационная система, настроенная на выполнение и контроль за бизнес-процессами. Пользователю такой оболочки достаточно будет включить выполнение процедуры, подходящей по описанию поставленной задаче.

Стоит учитывать также, что переработка зафиксированных алгоритмов — важная составляющая часть BPM. На основе анализа продуктивности, процесс может совершенствоваться, переживая как ухудшения, так и улучшения. При этом для изменения задействуются децентрализованные системы отдельных рабочих групп.

Абсолютно все регулярные и нерегулярные процессы можно автоматизировать при помощи BPMS. В основном такой подход применим, когда подразумевается многократное выполнение одной и той же процедуры. В настоящее время существует много вариантов готовых оболочек для ведения бизнес-процессов. К примеру, подобный продукт есть у Террасофт, Docsvision, ELMA, K2 и других.

История появления и развития BPM-систем

Идея рассмотреть бизнес как набора повторяемых процессов возникала достаточно давно, однако первые труды в этом направлении датируются началом ХХ века. Ф. Тейлор вместе с единомышленниками разработали принципы реинжиниринга промышленности. Хотя их работа больше относится к ручному труду, многие принципы BPM зародились именно тогда.

Следующий шаг в развитии управления бизнес-процессами сделала Япония. Находясь в состоянии послевоенного упадка, она приняла на вооружение переработанные методологии усовершенствования процессов по Тэйлору.

Такой подход к управлению был использован и улучшен в компании Toyota. На его основе разработана их фирменная система TPS, построенная на статистической аналитике и непрерывном изменении алгоритмов без задействования центральной управленческой группы.

Следующий всплеск в развитии технологии управления бизнес-процессами начался в 90-х годах, когда General Electric стали развивать и внедрять разработанный Motorola в 80-х принцип «шести сигм».

Испытывающие период застоя и сильную конкуренцию со стороны Японии, западные компании, также принялись за реинжиниринг в 90-х. В результате были внедрены следующие основные нововведения:

Предприятия начали делать первые шаги по применению BPM в решении таких задач как работа с клиентами и управление заказами.

Функции, которые выполняет BPM сегодня, и их влияние на бизнес

Зачастую лучше всех видит необходимость доработки алгоритма решения задач тот, кто сталкивается с ними лицом к лицу. Именно поэтому использование методологии BPM для ведения бизнеса позволяет достичь следующие цели:

Помимо перечисленного, компания может преследовать собственные цели. К примеру, сокращение и оптимизация штата за счет автоматизации выполнения процессов. К таким относят регистрацию, заполнение потребительских карточек или подобные задачи, которые приходится выполнять по несколько раз каждый день.

Пример схемы бизнес-процесса обработки входящего звонка

Принцип работы современных систем процессного ведения бизнеса заключается в выполнении 4 основных функций:

Изначально процесс, требующий автоматизации, моделируется графически или с помощью соответствующего языка нотаций — BPMN. После подробного описания алгоритма, рабочая группа может приступать к его исполнению. В некоторых вариантах выполнение проводит ИТ-система. Программа самостоятельно выводит нужные решения и распределяет информацию по сотрудникам.

Мониторинг позволяет выявлять и контролировать работу на разных этапах. Как указывалось выше, при обнаружении путей улучшения процессов, последовательность действий изменяется.

Перспективы развития BPM-систем

Если сравнивать BPM с другими распространенными корпоративными решениями, то технология управление бизнес-процессами более подвержена влиянию трендов. К примеру, можно отметить смещение в сторону роботизации и симбиоза с системами искусственного интеллекта. Программы берут под свой контроль выполнение рутинных задач, при этом BPMS способны выстраивать логические цепочки, накапливать данные и самостоятельно находить новые решения.

Задействование принципов машинного обучения позволит уйти от привычных панелей индикаторов, отображающих информацию о процессах, которые уже произошли. Вместо этого система сможет прогнозировать результативность с почти 100% вероятностью.

Наряду с этим повышается востребованность к упрощенным способам взаимодействия с человеком. Использование интуитивно понятного интерфейса и принципов low-code (программирование, не требующее знаний сложного языка) позволят упростить процесс обучения специалистов.

Вместе с новыми направлениями развития BPMS можно отследить и более привычные тенденции. Так, сохранился принцип многонаправленности и трансформации. Каждый отдельный потребитель нуждается в решении своих задач, поэтому система должна уметь подстраиваться под требуемые цели.

Также прослеживается и дальнейшее перемещение BPMS на облачные ресурсы. По прогнозам специалистов, десктопные аналоги могут исчезнуть уже в ближайшем будущем. Сказывается распространение интернет-технологий и носимых гаджетов.

В число перечисленных направлений сфер развития можно добавить тенденцию к постепенному преобразованию BPM из системы автоматизации отдельных процессов в общую платформу, способную интегрировать прочие корпоративные решения. Благодаря этому основные принципы процессного управления позволят сделать бизнес гибким, отзывчивым на внешние факторы и, как результат, более прибыльным.

Источник

Что такое бизнес-процессы. Обзор базовых понятий BPM

Мы давно должны были сделать эту статью. Простыми словами рассказать о базовых понятиях процессного управления. Так, чтобы читатели Журнала ELMA, да и мы сами, могли погружаться в более сложные темы, кейсы и задачи, имея общую отправную точку. И верно понимать друг друга. Предлагаем рассмотреть, в чем суть BPM, что такое бизнес-процессы и еще несколько важных понятий.

Краткое содержание:

Классификация и определение

Существует много определений процессов. А одного общего нет. Мы тоже используем разные варианты, но их суть заключается в следующем. Если описывать бизнес-процессы простыми словами — это определенный набор действий, которые выполняют сотрудники, чтобы создать что-либо, имеющее ценность для заказчика. Клиента компании, партнера или другого сотрудника, которым нужен результат этой работы. Результатом может быть продукт, услуга, информация или документ.

«Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата».

Пример бизнес-процесса — выдача банковской карты. Банк принимает заявку от клиента, оформляет документы, предлагает доп. услуги. Схема выполнения этих действий повторяется при выпуске каждой новой карты. Это бизнес-процесс.

Другой пример — командировка. Чтобы ее организовать, нужно заказать билеты, забронировать жилье, выдать командировочные, потом отчитаться. Это уже внутренний, но тоже бизнес-процесс.

Пример бизнес-процесса «Организация командировки»

Всего есть три типа процессов:

Основные. Они же — операционные. Связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.

Поддерживающие бизнес-процессы компании. Их также называют обеспечивающими или сервисными. Они не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.

Управленческие. Это организационные бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием компании.

К каждому из 3 основных типов относится по несколько групп процессов. Вы можете бесплатно скачать полную классификацию на нашем сайте.

Попробуйте моделировать бизнес-процессы в BPM-системе ELMA365

Процесс — это не конвейер

Бизнес-процессы в России и процессное управление в целом не всегда понимают правильно. Это не просто дробление работы на ряд отдельных операций. В определениях процесса обычно хорошо улавливают первую часть — про последовательность действий сотрудников. Но часто упускают вторую — о результате работы и его ценности для потребителя. Пожалуй, это самая частая ошибка.

Когда мы разделяем работу на фрагменты и обеспечиваем качество выполнения каждого из них в отдельности, чтобы получить лучший результат — это еще не организация бизнес-процессов компании. Это конвейерный подход. Он пришел к нам из производства, где успешно применяется. Но в офисе ситуация другая.

Простой пример — продажа товара. Какие основные стадии проходит этот процесс? Менеджер приводит клиента, бухгалтерия готовит документы, на складе формируют заказ. Если отправку груза откладывают, пока машина не будет полностью укомплектована, как расценивать эту ситуацию?

«Корень проблем низкой эффективности лежит не в ошибках конкретного человека, а в организации работы на предприятии в целом».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов»

С одной стороны, все верно. Сотрудник склада экономит на своем участке, перераспределяет загрузку, выполняет показатели эффективности своего подразделения.

С другой стороны, конкретный клиент не получает заказ вовремя. В итоге экономия на отдельном участке приводит к потерям с точки зрения конечного результата работы.

Конвейерный подход не приносит эффекта, если не служит общей цели. Даже использование простого бизнес-процесса предполагает, что его участники работают в связке. Здесь важно не только отслеживать эффективность отдельных операций, но и оценивать, насколько хорошо они согласуются друг с другом.

Сквозные процессы и бизнес-функции

Говоря о процессах компании, мы имеем в виду сквозные процессы (англ. end-to-end process flow). Это совокупность действий, порядок их выполнения, информация, документооборот и прочие составляющие, необходимые для достижения результата. То есть вся работа, которая должна быть выполнена, от старта до завершения. Часто в качестве синонима сквозные процессы называют кросс-функциональными. Это хоть и не равнозначные, но действительно близкие понятия.

Кросс-функциональный процесс означает, что в ходе работы параллельно или последовательно выполняются несколько функций. Видов деятельности, которые требуют от сотрудников схожих знаний, навыков и опыта — например, финансовое сопровождение, ИТ, производство и т.д. Так как выполнение бизнес-процессов направлено на создание готового результата для внешнего или внутреннего потребителя, для этого обычно требуется участие нескольких функций. В итоге большинство сквозных процессов являются кросс-функциональными.

На практике бизнес-функции часто соответствуют подразделениям оргструктуры. Они тоже объединяют сотрудников по схожим навыкам и видам деятельности, но бывают и различия. Например, в компании может не быть юридического отдела, но последовательность бизнес-процесса для фирмы включает эту функцию — ее берет на себя определенный сотрудник (например, директор). При этом, для простоты понимания, несмотря на некоторые различия в понятиях, сквозные процессы часто описывают как кросс-функциональные, которые проходят сквозь границы нескольких подразделений компании.

Функциональный и процессный подходы

Управление процессами, проходящими через разные бизнес-функции, составляет суть BPM (англ. Business Process Management). Это концепция управления организацией, которую часто противопоставляют функциональному подходу.

На самом деле, эффективное управление предполагает использование обоих подходов, которые дополняют друг друга:

«Чтобы управлять системой, нужно понимать взаимоотношения между всеми компонентами в ее пределах и людьми, которые в ней работают.
Если системного понимания нет, то компоненты становятся неуправляемыми, конкурирующими, независимыми, тем самым уничтожают систему».

«Выход из кризиса. Новая парадигма управления людьми, системами и процессами»

Функциональное управление обеспечивает работу в рамках бизнес-функций и/или отделов компании, которые обладают специализированными компетенциями.

BPM координирует взаимодействие разных бизнес-функций, чтобы конечный продукт или услуга создавались максимально быстро, качественно, с минимумом затрат. И становились еще более ценными для потребителя.

Использование бизнес-процессов не отменяет оргструктуру компании. Они пересекаются на уровне отдельных операций, за выполнение которых отвечают конкретные сотрудники и подразделения.

Функциональный и процессный подход к управлению

Два значения BPM

Процессное управление или управление бизнес-процессами — когда речь о BPM, используют оба варианта. Хотя на самом деле это не совсем синонимы. В книге BPM CBOK 3.0 (англ. BPM Common Body of Knowledge) есть пример, который хорошо иллюстрирует эти понятия.

BPM сравнивают с двухэтажным зданием:

«Ориентация на процессы позволяет людям выполнять что-то действительно важное для других. Труд вновь становится занятием, достойным уважения, каким давно перестал быть для работников, выполняющих одни и те же операции».

Майкл Хаммер, Лиза Хершман

«Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов

Первый этаж — управление компанией как системой взаимосвязанных бизнес-процессов. KPI сотрудников и подразделений связаны с метриками процессов, которые работают на достижение целей компании.

Второй этаж — управление непосредственно процессами. Оно включает налаживание взаимодействия подразделений, поиск и устранение узких мест, лишних шагов, определение метода создания большей потребительской ценности.

Лестница между этажами — это обратная связь. С первого на второй идет информация о показателях работы, их сравнение с планами. Со второго на первый — улучшенные версии процессов.

BPM охватывает каждый аспект деятельности организации. Это стадии и процедуры процессов в компании, коммуникации между подразделениями, поддержка порядка использования ресурсов и инструментов. А также единая система целей, показателей эффективности и мотивация сотрудников.

BPM и BPMS

BPM — это методология, которую применяют или не применяют компании. То, каким образом строят работу внутри и управляют ее эффективностью. Внедрение этого подхода связано с изменением культуры ведения дел и мировоззрения сотрудников. BPM не обязывает вас использовать какие-либо ИТ-решения. Просто с ними все как-то проще.

BPMS (англ. Business Process Management System) разработаны, чтобы помочь компаниям в реализации BPM. Это ИТ-системы, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

К классу BPM-решений относится и система ELMA. Она разработана в России и рекомендована к использованию российским компаниям. Система не имеет отраслевой специфики и поддерживает реализацию процессного управления в среднем и крупном бизнесе.

4 этапа BPM

Использование BPM-систем можно условно разделить на 4 шага: моделирование, исполнение, контроль, улучшение. Эти этапы цикличны. Компания создает модель работы, учитывая, какие стадии бизнес-процесса определяют технологию формирования потребительской ценности. Затем запускает ее исполнение, анализирует результаты и вносит изменения, чтобы добиться большей эффективности.

Моделирование. Модели бизнес-процессов создают в простом визуальном редакторе. В ELMA для этого используются условные обозначения нотации BPMN 2.0. Они привычны для аналитиков и понятны руководителям. Подключать программистов здесь не требуется.

Исполнение. Готовая модель становится исполнимой. Сразу. Система отправляет сотрудникам задачи и нужные в работе данные. Они видят задачи в интерфейсе пользователя, выполняют работу, могут прикреплять к задачам файлы и оставлять комментарии.

Контроль. Система отслеживает исполнение задач и формирует сводные отчеты. Просроченные поручения, временные и технические показатели, KPI — аналитика помогает выявлять проблемные участки и контролировать все аспекты работы.

Улучшение. На основе метрик и отчетов, а также новых условий деятельности компании, прямо в ходе работы можно быстро изменять модели процессов. Есть возможность сравнивать разные версии, чтобы проверить результаты улучшений. С каждым разом компания работает еще эффективнее.

Такой цикличный метод управления немного шире, чем автоматизация workflow (с англ. — потоков работ). BPM-система тоже позволяет навести порядок, обеспечить соблюдение инструкций и регламентов. При этом дает возможность быстро вносить изменения, сокращать издержки, влиять на производительность и рост потребительской ценности.

Модель процесса — не просто последовательность задач

В заключении еще раз отметим, понимать процессный подход как рисование схем — ошибка. Подобным образом, воспринимать моделирование как схематичное изображение порядка действий сотрудников — тоже не совсем верно. Если простая последовательность отвечает на вопросы, кто, в каком порядке и какие выполняет операции. Модель процесса, вдобавок к этому, учитывает, какие данные будут доступны исполнителям отдельных операций, какие действия они должны выполнить и какие результаты предоставить.

BPM охватывает полный контекст работы. Сотрудники понимают, как их труд влияет на выполнение задач другими специалистами и конечный результат работы. Благодаря такой организации труда, любая, даже самая привычная задача, становится значимой для исполнителя и компании в целом.

N.B. Мы подготовили статью, опираясь на опыт ELMA, теорию и интересные примеры из книг ведущих экспертов в области BPM. Эти издания будут полезны каждому руководителю:

Свод знаний по управлению бизнес-процессами: BPM CBOK 3.0 — Коллектив авторов.

Быстрее, лучше, дешевле. Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / Майкл Хаммер, Лиза Хершман.

Бизнес-процессы. Регламентация и управление / Виталий Елиферов, Владимир Репин.

FAQ о бизнес-процессах

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс — это многократно повторяющаяся, логически связанная последовательность действий, направленная на создание ценности и формирование результата.

Какие виды бизнес-процессов существуют?

Виды бизнес-процессов в организации делятся на 3 типа: основные бизнес-процессы компании, сервисные бизнес-процессы, процессы управления.

Основной бизнес-процесс определение?

Основные бизнес-процессы (операционные) — связаны с обслуживанием клиентов и приносят компании деньги. Основной бизнес-процесс протекает с момента первого контакта с заказчиком до завершения сделки.

Что такое сервисные бизнес-процессы?

Сервисные бизнес-процессы (поддерживающие, обеспечивающие) — это бизнес-процессы компании, которые не приносят прибыли, а наоборот, съедают деньги. Например, работа HR, бухгалтерия, АХО. Они нужны, чтобы работали основные процессы.

Что такое управленческие бизнес-процессы?

Управленческие бизнес-процессы (организационные) — это бизнес-процессы, связанные с разработкой целей, стратегии и развитием организации.

Что такое BPM?

BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — это методология управления организацией, то, каким образом строят работу внутри компании и управляют ее эффективностью.

Что такое BPMS?

BPMS (англ. Business Process Management System) — это системы управления бизнес-процессами, которые позволяют строить модели процессов и создавать регламенты, обеспечивают их соблюдение, автоматически отправляют задачи сотрудникам и формируют отчеты по выполнению показателей эффективности. В таких системах можно объективно оценивать работу и быстро вносить в нее изменения. Любой текущий бизнес-процесс организации становится прозрачным и управляемым.

Источник

О BPM-системах. Отличительные особенности и три главных области применения

Уже не первый год среди российских компаний актуальна тема электронного документооборота – так клиенты обычно называют все, что касается электронного взаимодействия. Все говорят, но не у всех получается реализовать это на должном уровне.

И это несмотря на то, что есть целый класс систем (BPM), которые позволяют быстро запустить электронные формы взаимодействия и так же быстро начать получать от этого выгоду. Одним из главных препятствий на пути к светлому будущему является недопонимание возможностей BPM-систем. В данной статье я попробую внести свой вклад в освещение этого вопроса.

Что такое BPM-система?

Чтобы не было путаницы на уровне терминологии, определимся, что под аббревиатурой BPM мы будем понимать Business process management.

Зачем использовать BPM-системы?

Наличие BPM-системы помогает добиться двух главных результатов:

Какие процессы стоит автоматизировать с помощью BPM-системы?

BPM-систему стоит использовать для автоматизации процессов, которые:

Три области, где BPM-система будет полезна в первую очередь

На первом этапе запуска BPM-системы в работу лучше начать со следующих трех областей:

1. Управление продажами

Чтобы повысить уровень обслуживания, нужно использовать CRM, которая не просто фиксирует взаимодействия с клиентами, но и дает возможность формализовать их, а потом контролирует выполнение, формируя задачи.

Поэтому правильная CRM состоит из контейнера информации по взаимодействиям с клиентами (информации о договорах, истории общения, планов по развитию отношений) и набора процессов, реализованных через BPMS.

Процессы в области продаж полностью соответствуют условиям применения BPM,описанным выше. В каждой компании существует несколько видов процессов взаимодействия с клиентами: встречи, заказы, рекламации и т.д. Учитывая количество клиентов, получаем немаленькое число экземпляров процессов. Кроме того, при каждом взаимодействии нам требуется доступ к учетной системе, чтобы получать полную информацию о клиенте, о контактных лицах о взаиморасчетах, о предыдущих заказах и т.д.

2. Управление договорами

3. Управление персоналом

Для компании сотрудники важны не меньше, чем ее клиенты. Качество управления человеческими ресурсами во многом определяет эффективность бизнеса, и BPM может перевести эту область на новый уровень.

BPM-система позволяет существенно облегчить работу кадровых служб и навести порядок в вопросах взаимодействия с сотрудниками.

Кадровых процессов очень много: прием, увольнение, перемещение, административные, отпуска, больничные, запросы справок, подбор персонала, проведение аттестаций и т.д. Если все это помножить на численность сотрудников, то количество экземпляров процессов у средних компаний может достигать 5000 и более процессов в год. Только представьте, сколько времени и сил можно сэкономить, если поручить эту работу BPM-системе. При этом любые учетные данные из кадровых систем и систем расчета заработной платы будут доступны из самой задачи.

Остается только удивляться, почему при таком раскладе BPM-системы пока еще редко используют для решения задач в области кадров.

Особенности внедрения BPM-систем для среднего бизнеса

Когда я говорю о бесшовной интеграции, я имею в виду, что интеграции нет вообще. Например, решение «Константа: управление процессами» (подробнее о продукте)полностью встраивается в информационную базу на 1С и подойдет компаниям, которые работают на этой платформе. Проверено на себе.

Автор: Генеральный директор компании «Константа» Андрей Шишкин

Источник

Что такое BPM-системы?

BPM (англ. business process management, управление бизнес-процессами) – это концепция управления, которая рассматривает процессы в качестве особых ресурсов организации. Менеджмент предполагает изменение процессов благодаря специальному программному обеспечению. Фактически, любую систему, созданную для управления бизнес-процессами можно назвать BPM.

Внедряя данную концепцию бизнес стремится к достижению разных целей. Для понимания того, каких целей можно добиться, составим следующую таблицу:

Помимо вышеуказанных целей, бизнес может стремиться реализовать свои индивидуальные задачи. Допустим, оптимизировать штат сотрудников благодаря автоматизации. Также можно избавиться от рутинной работы.

Во главе концепции находятся разные варианты выполнения каких-то процессов в организации. На примере, это может быть работа с заявлениями (обработка) или работа с кадрами (трудоустройство новых сотрудников).

Несколько важных функций

Из основных функций BPM можно выделить:

Использование систем

Чтобы система функционировала как положено и не имела конфликтов с существующим функционалом, нужно перевоплотить ее в элемент ИТ структуры. Использование сквозной интеграции дает возможность с помощью систем объединить процессы в одно целое и получить нужный результат.

Внедрение ВРМ можно сделать благодаря применяемым ИТ решениям. Эти алгоритмы позволят достигнуть гибкости процессов и сделать их более действенными.

Хорошими вариантами интеграции можно назвать использование всем известных систем Bitrix И 1С в работе. На этом интеграции, конечно, не ограничиваются.

Благодаря интеграции можно комплексно автоматизировать процессы и расширение ИТ-структуры организации. Модули и решения объединяются в сильный единый комплекс, который может легко решить любые сложные задачи.

Факт! Согласно аналитическим данным, из-за пандемии спрос на ВРМ-системы увеличился до 35 процентов, если сравнивать с последними тремя годами. Связано это с тем, что при наличии нестабильной экономики необходимы надежные решения, чтобы оптимизировать издержки и удерживать позиции на рынке.

ВРМ-системы позволяют задействовать человеческие ресурсы на максимум и в пользу предпринимательской деятельности.

Инструменты

Всем этапам требуются свои компоненты в BPM, какие – сейчас узнаем подробнее.

1-й этап: проектирование

Данным этапом занимаются аналитики с помощью графического дизайнера. Разработка блок-схем – самый популярный способ, который легко анализировать и корректировать. На этом этапе вырабатывают бизнес-логику и последовательность действий, определяют требуемые данные для входа, для начала процесса и информация о пользователях, их предоставляющих.

Итог проектирования – это готовый процесс, который можно запустить. Важно сказать, что на этом этапе аналитики работают не прибегая к услугам программистов, все выполняется в BPM-системе.

2-й этап: выполнение

За выполнение отвечает «движок». Ядро начинает процесс, просматривает выполнение и изменения состояния, делает переходы между этапами и прочее. Также движок позволяет подключить сторонние сервисы.

3-й этап: мониторинг

Контроль дает возможность своевременно делать правки для оптимизации, находить неполадки. Вы сможете получить данные на каком шаге находится тот или иной процесс и где он зависает. В дашборде указаны данные о самых частых процессах, времени выполнения и т. п. Возможно получение данных о самых «заваленных» работой сотрудниках.

Кому пригодится

Предпринимательская деятельность, торговые онлайн площадки, маркетплейсы, поставщики услуг, производство, абсолютно любые компании, в которых взаимодействуют несколько отделов для получения результата — все они могут облегчить свою работу благодаря BPM.

Больше всего система востребована в банковской отрасли. Финансовые компании применяют системы при организации фронт-офисных процессов, а также при розничном кредитовании, решении служебных вопросов, работе с обращениями клиентов. Проще говоря, работу всего фронт-офиса можно автоматизировать благодаря BPM.

Автоматизация подходит для процессов, имеющих некую очередность действий, назначены те, кто участвует в работе.

Данная автоматизация позволит сократить время на выполнение этих задач и позволит человеку потратить сэкономленное время на более важные и интеллектуальные задачи.

3 области, в которых система полезна в главную очередь

При начальном запуске стоит начать работу со следующих областей:

Продажи

Для повышения уровня обслуживания, необходимо использовать систему, которая не только отмечает взаимодействие с пользователями, но и позволяет формировать обращения, а после следит за выполнением.

Поэтому «грамотная» система должна состоять из контейнера данных по взаимодействию с людьми и набора процессов, которые реализованы через BPM-систему.

Процессы в сфере продаж аналогичны условиям использования BPM, рассмотренным выше. У каждой компании есть разные «понимания» работы с клиентами. К ним можно отнести: встречу с людьми, заказы, рекламации и прочее. Принимая во внимание количество клиентов, выходит большое количество процессов. Помимо этого, при всех взаимодействиях требуется доступ к системе, для получения всей подробной информации о клиентах, контактах, ранее сделанных заказах и т. п.

Договора

С первого взгляда, для систем электронного документооборота данная область является самой привычной. Только работа с договорами не может закончится на их подписании. Необходимо зафиксировать, что тот или иной договор был подписан, добавить в систему условия договора, а затем проследить будут исполнены данные условия или нет. Именно поэтому для работы с договорами необходим доступ к учетным записям. Говоря о 1-м условии внедрения BPM — множестве экземпляров – здесь все просто. Важно вспомнить, сколько договоров заключено в вашей компании. Поэтому, без BPM сложно обойтись.

Персонал

Для любого бизнеса хорошие сотрудники важны не меньше клиентов. Правильная работа с человеческими ресурсами влияет на эффективность бизнеса, и BPM поможет поднять данную область на следующий уровень.

Применение BPM в бизнесе позволяет упростить работу кадровой службы и наладить взаимодействие с работниками.

На самом деле, кадровых процессов множество: здесь и подбор персонала, прием на работу, перевод, отпуска, отгулы, больничные, всевозможные справки, аттестации, увольнения и прочее. Если все эти задачи умножить на штат сотрудников компании, то число процессов может достигать нескольких тысяч в год. И это показатели для среднего бизнеса, а что уж говорить о крупном? Попробуйте проанализировать, сколько ресурсов можно сэкономить, если отдать эти задачи BPM-системе. К тому же вся учетная информация из кадровых систем будут доступна из самой задачи — очень удобно!

Удивляет лишь одно. Почему BPM-системы при таком хорошем раскладе еще редко используют для решения кадровых вопросов? Ведь у систем масса преимуществ, интеграции поможет справиться с массой сложных задач!

Описание работы

Приведем пример работы аналитика:

Изучается процесс с проблемных мест и способа его оптимизации:

После этого проводят еще раз переработку изменений. Затем дело за повторной интеграцией и ввод в эксплуатацию.

Немного о жизненном цикле

Все процессы проходят разные циклы от разработки до внедрения. Какой-то период они работают “как они есть”. Затем при практике, как упоминалось выше, появляются ошибки, специалист просматривает отчеты и выявляет ошибки. Процесс модернизируется.

Данный цикл способен идти вечно. Любой бизнес — это целый организм, который постоянно находится в динамике. Перемены могут быть связаны с изменениями в законодательстве страны, с конкурентами, с появлением новых инструментов для автоматизации и прочее.

Важное правило любого аналитика: при выполнении оптимизации нужно научиться останавливаться.

Особенности внедрения

К числу преимуществ интеграции данных систем можно отнести следующие моменты:

Недостатки систем, как обычно бывает, близко связаны с преимуществами:

Чем отличаются исполняемые процессы от неисполняемых

К исполняемым можно отнести процессы автоматизации, которые построены четко по BPMN и будут работать с помощью BPMS. Неисполняемые, создаются только для демонстрации бизнес-моделей, демонстрации текущего процесса либо идеи по его улучшению.

Исполняемые процессы созданы для автоматизации вашего бизнеса.

Как выполняются процессы?

Выполнение процессов начинается со системной схемы, где и начинается его запуск. Под выполнением процесса понимают автоматическое прохождение всех его шагов и реализацию контроля. К тому же, все пользователи, задействованные в функционировании процесса, видят требуемые от них действия и задачи. Зависимо от настроек, процесс может быть запущен вручную или автоматически по генерирующему событию. В начале процесса все пользователи будут получать подсказки системы о прохождении следующих шагов.

Для управления следует:

Обратите внимание, что процесс может быть выполнен как людьми, так и системой (автоматически). Также и стек-холдер может быть и человек, и программа.

При этом придется управлять совершенно разной областью. Всем процессам требуется разный подход и уникальный набор действий работников, разных автоматизированных инструментов. Это необходимо уметь описывать отдельно друг от друга, а затем объединить в одну систему.

Исходите из понимания, что процессный подход означает управление целым с помощью управления частями.

Источник

Что вы должны знать про BPM

В настоящее время коммерческие организации способны развиться до многоуровневой системы, контроль которой требует больших затрат ресурсов времени и памяти. Именно поэтому многочисленные бизнес-структуры переходят на процессное управление. Нередко возникают затруднения с пониманием, что такое BPM и каковы его функции. В этом вопросе постараемся разобраться ниже.

Что такое BPM

BPM — это принцип контроля за работой организации, когда каждый отдельный процесс рассматривается как ресурс предприятия, который постоянно дорабатывается и совершенствуется. При этом упор делается на прозрачность и понятность, которая достигается благодаря применению формальных нотаций или программного обеспечения.

Если обобщить, то подобный подход означает, что коллективу или отдельному специалисту предоставляется четкая методология по решению конкретной задачи. То есть, BPM — это непосредственное управление последовательностью действий.

Для реализации подобного подхода необходимо:

При этом важно понимать, что проведение процесса может происходить как вручную, так и с внедрением систем программной автоматизации. BPMS — информационная система, настроенная на выполнение и контроль за бизнес-процессами. Пользователю такой оболочки достаточно будет включить выполнение процедуры, подходящей по описанию поставленной задаче.

Стоит учитывать также, что переработка зафиксированных алгоритмов — важная составляющая часть BPM. На основе анализа продуктивности, процесс может совершенствоваться, переживая как ухудшения, так и улучшения. При этом для изменения задействуются децентрализованные системы отдельных рабочих групп.

Абсолютно все регулярные и нерегулярные процессы можно автоматизировать при помощи BPMS. В основном такой подход применим, когда подразумевается многократное выполнение одной и той же процедуры. В настоящее время существует много вариантов готовых оболочек для ведения бизнес-процессов. К примеру, подобный продукт есть у Террасофт, Docsvision, ELMA, K2 и других.

История появления и развития BPM-систем

Идея рассмотреть бизнес как набора повторяемых процессов возникала достаточно давно, однако первые труды в этом направлении датируются началом ХХ века. Ф. Тейлор вместе с единомышленниками разработали принципы реинжиниринга промышленности. Хотя их работа больше относится к ручному труду, многие принципы BPM зародились именно тогда.

Следующий шаг в развитии управления бизнес-процессами сделала Япония. Находясь в состоянии послевоенного упадка, она приняла на вооружение переработанные методологии усовершенствования процессов по Тэйлору.

Такой подход к управлению был использован и улучшен в компании Toyota. На его основе разработана их фирменная система TPS, построенная на статистической аналитике и непрерывном изменении алгоритмов без задействования центральной управленческой группы.

Следующий всплеск в развитии технологии управления бизнес-процессами начался в 90-х годах, когда General Electric стали развивать и внедрять разработанный Motorola в 80-х принцип «шести сигм».

Испытывающие период застоя и сильную конкуренцию со стороны Японии, западные компании, также принялись за реинжиниринг в 90-х. В результате были внедрены следующие основные нововведения:

Предприятия начали делать первые шаги по применению BPM в решении таких задач как работа с клиентами и управление заказами.

Функции, которые выполняет BPM сегодня, и их влияние на бизнес

Зачастую лучше всех видит необходимость доработки алгоритма решения задач тот, кто сталкивается с ними лицом к лицу. Именно поэтому использование методологии BPM для ведения бизнеса позволяет достичь следующие цели:

Помимо перечисленного, компания может преследовать собственные цели. К примеру, сокращение и оптимизация штата за счет автоматизации выполнения процессов. К таким относят регистрацию, заполнение потребительских карточек или подобные задачи, которые приходится выполнять по несколько раз каждый день.

Пример схемы бизнес-процесса обработки входящего звонка

Принцип работы современных систем процессного ведения бизнеса заключается в выполнении 4 основных функций:

Изначально процесс, требующий автоматизации, моделируется графически или с помощью соответствующего языка нотаций — BPMN. После подробного описания алгоритма, рабочая группа может приступать к его исполнению. В некоторых вариантах выполнение проводит ИТ-система. Программа самостоятельно выводит нужные решения и распределяет информацию по сотрудникам.

Мониторинг позволяет выявлять и контролировать работу на разных этапах. Как указывалось выше, при обнаружении путей улучшения процессов, последовательность действий изменяется.

Перспективы развития BPM-систем

Если сравнивать BPM с другими распространенными корпоративными решениями, то технология управление бизнес-процессами более подвержена влиянию трендов. К примеру, можно отметить смещение в сторону роботизации и симбиоза с системами искусственного интеллекта. Программы берут под свой контроль выполнение рутинных задач, при этом BPMS способны выстраивать логические цепочки, накапливать данные и самостоятельно находить новые решения.

Задействование принципов машинного обучения позволит уйти от привычных панелей индикаторов, отображающих информацию о процессах, которые уже произошли. Вместо этого система сможет прогнозировать результативность с почти 100% вероятностью.

Наряду с этим повышается востребованность к упрощенным способам взаимодействия с человеком. Использование интуитивно понятного интерфейса и принципов low-code (программирование, не требующее знаний сложного языка) позволят упростить процесс обучения специалистов.

Вместе с новыми направлениями развития BPMS можно отследить и более привычные тенденции. Так, сохранился принцип многонаправленности и трансформации. Каждый отдельный потребитель нуждается в решении своих задач, поэтому система должна уметь подстраиваться под требуемые цели.

Также прослеживается и дальнейшее перемещение BPMS на облачные ресурсы. По прогнозам специалистов, десктопные аналоги могут исчезнуть уже в ближайшем будущем. Сказывается распространение интернет-технологий и носимых гаджетов.

В число перечисленных направлений сфер развития можно добавить тенденцию к постепенному преобразованию BPM из системы автоматизации отдельных процессов в общую платформу, способную интегрировать прочие корпоративные решения. Благодаря этому основные принципы процессного управления позволят сделать бизнес гибким, отзывчивым на внешние факторы и, как результат, более прибыльным.

Источник