дубликат трудовой книжки в 2021 году образец заполнения
Инструкция: как правильно оформить дубликат трудовой книжки
Как оформить дубликат трудовой книжки:
Когда выдают дубликат
Инициатором оформления выступает:
Покажем в таблице, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки и кто занимается сбором документов.
| Причина переоформления | Кто делает |
|---|---|
| Работником потерян или утрачен оригинал | Лицо, потерявшее документ, обязано незамедлительно довести эту информацию до ответственного лица работодателя (п. 31 правил). |
| Запись в трудовой книжке признана недействительной | Дубликат по заявлению гражданина оформляется у последнего работодателя. |
| Кража, массовое уничтожение документов у работодателя | Создается специальная комиссия с привлечением представителей органов исполнительной власти (п. 34 правил). Процедура восстановления сведений о стаже регламентирована постановлением Минтруда России от 24.06.1994 № 50. |
Кто выдает
Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:
Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил). Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п. 7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4). Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям. Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.
Какие документы пригодятся для восстановления
Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:
Основные правила
Дубликат — документ, идентичный подлиннику. Он является повторным экземпляром без существенных различий (п. 22 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 (приказ Росстандарта № 1185-ст от 17.10.2013)). Для изготовления используется бланк ТК, утвержденный пунктом 1 постановления правительства № 225 от 16.04.2003.
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
В новую трудкнижку не вносят данные:
Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):
Оформление дубликата трудовой книжки
Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.
Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:
Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:
На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).
Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:
В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):
Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:
Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:
Стоимость оформления
Стоимость бланка не взимается в случаях:
Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).
Можно ли иметь две
Нет прямого запрета на одновременное существование двух трудовых. ПФР предупредил: при совпадении нескольких периодов стажа учтется только один по выбору застрахованного (п. 2 ст. 16 ФЗ-255).
Законодательная база
Трудовая книжка подтверждает трудовую деятельность (ст. 66 ТК). Форма, заполнение, хранение, кто делает дубликат трудовой книжки и по каким правилам, ответственность должностных лиц — эти вопросы регулируются законодательством:
Руководитель назначает ответственное лицо за работу с книжками и соблюдение правил их хранения (ст. 62, 66 ТК, п. 45 Правил от 16.04.2003 № 225). За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи должностные лица организации несут ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 140, 292, 293 УК).
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Как заверить копию трудовой книжки в 2021 году
Копия трудовой книжки: срок и порядок выдачи
Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. Это касается и копий трудовых книжек.
ВАЖНО! Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, по его запросу работодатель обязан оформить сведения о работе сотрудника по форме СТД-Р.
Как правильно заполнить СТД-Р, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство. А за это ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена ответственность. За первичное нарушение это будет:
Если нарушение повторится, суммы возрастут:
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Сколько действительна копия трудовой книжки
Закон срок годности копий документов не регламентирует. Однако нужно иметь в виду, что копия трудовой книжки может строго соответствовать подлиннику только на момент ее оформления. Это документ, который в любое время может быть дополнен новой записью (о переводе, например). И тогда копия уже не будет актуальной. Если к этому моменту потребность работника в копии еще не удовлетворена, придется делать новый вариант.
Кроме того, срок действия копии трудовой книжки может быть установлен той организацией, куда ее будут представлять. Например, банки для кредита берут копии не старше одного месяца.
Образец выписки из трудовой книжки вы найдете здесь.
Итоги
По запросу сотрудника работодатель обязан выдать заверенную копию трудовой книжки. Если работник отказался от бумажной трудовой и выбрал электронный вариант, работодатель должен выдать форму СТД-Р.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере
Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.
В каких ситуациях возможна выдача дубликата
Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.
Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.
1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.
2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.
3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.
4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.
5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.
Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.
Документы для указания записей о стаже
Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.
Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.
В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).
Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.
Образец заявления на выдачу дубликата
Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения
В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.
Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:
1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.
Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы
Как заполняется документ
Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).
Какова последовательность действий для оформления дубликата
Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:
По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.
Какие сведения заносятся в бланк
Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:
На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.
Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).
Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.
Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:
Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.
После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.
Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.
Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.
Какая плата взимается за выдачу документа
С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.
Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.
Оплата не взимается, если:
Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.
Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.
Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.
Как оформить дубликат трудовой книжки
Как сделать дубликат трудовой книжки при утере:
Когда выдается дубликат трудовой
Информация о периодах работы, занесенная в трудовую книжку, имеет огромную важность при начислении пенсии. А что делать, если она потеряна или испорчена? Вопросу, в каких случаях выдается дубликат трудовой книжки, посвящена ч. 3 постановления правительства РФ от 16.04.2003 № 225:
Кто оформляет дубликат
Выдает копии кадровая служба предприятия. Если подлинник потерял работодатель, восстанавливает его отдел кадров этой же организации. Если потерял сам работник, копия изготавливается тоже по месту работы. Сложности возникнут при утере, когда человек нетрудоустроен. В этом случае восстановлением занимается предыдущий работодатель (п. 31 постановления). При обращении к новому руководителю документ сотруднику заведут заново. Первой записью в нем будет очередное место работы.
Порядок оформления
Работник, потерявший документ со сведениями о своей производственной деятельности, обязан написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки на предыдущем месте работы. Сделать это надо максимально быстро после обнаружения факта утери. В обязанность работодателя входит оформление копии по обращению сотрудника.
В новой редакции ТК, в ст. 65, не указывается, к какому нанимателю обращается сотрудник. Он вправе обратиться на прежнюю работу. Если он устраивается на новое место, наниматель обязан оформить новый документ по его заявлению. В обоих случаях необходимо документальное подтверждение всех периодов работы и предоставление заявления об утере.
Кадровикам нечасто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому предлагаем памятку, как оформить дубликат трудовой книжки, — придерживайтесь следующего алгоритма:
Заявление на оформление
Работник пишет заявление на выдачу дубликата трудовой книжки на имя руководителя прежнего места работы. Утвержденного бланка заявления нет, поэтому оно пишется в свободной форме. Указываются данные заявителя и причина обращения.
Приказ о выдаче
В законодательстве о труде нет требований по оформлению приказа о выдаче дубликатов трудовых книжек в случае их утери, кражи и т. д. Этот документ оформляется в соответствии с правилами осуществления документооборота организации.
В приказе фиксируются основание выдачи: обращение работника и ответственный исполнитель — сотрудник кадровой службы.
Какие документы понадобятся
Восстановление документа требует времени — на это отводится 15 дней. Кадровики часто не знают, как заполнить дубликат трудовой книжки сведениями о рабочем стаже, если они отсутствуют. Работнику необходимо подтвердить стаж документами до того момента, как книжка была утеряна. Это справки с предыдущих мест работы, приказы о приеме в организацию, копии трудовых договоров, расчетные книжки — любые официальные свидетельства периодов работы. Все предоставляемые свидетельства должны заверяться.
Доказательства стажа запрашивает сам работник, работодатель обязан оказать ему содействие — кадровая служба составляет запросы на предыдущую работу или в архивы.
Если документы отсутствуют, рабочий стаж подтверждается показаниями свидетелей в судебном порядке (см. пункт 24 правил, утвержденных постановлением правительства от 16.04.2003 № 225). Организация может обратиться в ПФР с запросом о видах деятельности за определенные периоды.
Алгоритм действий кадровика
Закон обязывает кадровика всегда иметь запас бланков такого типа. В книге прихода и расхода фиксируются серия, номер бланка, дата его заполнения. Правила 225 и инструкция № 69, раздел 7, регламентируют, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
Срок выдачи
Готовая копия выдается работнику через 15 дней после его заявления. Но если при сборе документов для подтверждения стажа возникнут трудности, этот срок сдвигается.
Стоимость
Если документ потерян работником или испорчен по его вине, то оформление дубликата трудовой книжки при утере платное — он оплачивает стоимость бланка. Возможна оплата наличными в кассу или по заявлению о вычете суммы из зарплаты. Без согласия работника вычитать деньги нельзя.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».