единая система учета электронных трудовых договоров
Электронные трудовые договора в ЕСУТД Версия для печати
Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД.
Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:
Обязательные сведения о трудовых договорах:
Дополнительные сведения о трудовых договорах:
Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
Сроки внесения сведений в ЕСУТД:
2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.
Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в ЕСУТД
Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.
Электронные трудовые договора в ЕСУТД Версия для печати
Трудовой рынок Республики Казахстан активно цифровизируется. Заключение электронных трудовых договоров набирает обороты. Вводится Единая система учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые заключаются в электронном виде.
Электронные трудовые договора являются дополнительной опцией к традиционной форме трудового договора, заключаемого в письменной форме. Регистрация трудовых договоров осуществляется через сайт https://www.enbek.kz.Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Электронная биржа труда www.enbek.kz (далее – ЭБТ), сведения о предприятии должны быть подтверждены ЭЦП. Основными преимуществами ЕСУТД являются:
Договоры могут заключаться на двух языках: казахском и русском.
В личном кабинете электронного правительства можно проверить информацию о текущем трудовом договоре в разделе «Трудовая деятельность», где отображается название предприятия, дата заключения, номер договора и должность.
Порядок представления и получения сведений в/из ЕСУТД
Работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, в ЕСУТД.
Работодатель вносит информацию в ЕСУТД путем интеграции кадрового обеспечения с ЕСУТД или через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД:
Обязательные сведения о трудовых договорах:
Дополнительные сведения о трудовых договорах:
Сведения представляются работодателем или руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
Сроки внесения сведений в ЕСУТД:
2) о трудовых договорах, сроки действия которых не истекли:
Сведения из ЕСУТД представляются физическим и юридическим лицам уполномоченным государственным органом по труду с учетом требований законодательства РК о персональных данных и их защите на основании запроса в электронной или бумажной форме.
Ответственность в случае нарушения сроков или не отражения данных в ЕСУТД
Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет.Выполнение данных требований будет осуществляться государственными инспекторами труда (ГИТ) в рамках госконтроля, и, в случае выявления неисполнения работодателями обязанностей по внесению сведений в ЕСУТД будут выдаваться предписания со сроком устранения.В случае, неисполнения предписания ГИТ материалы будут направляться в судебные органы для привлечения к административной ответственности.
Все PRO электронные трудовые договоры
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние два месяца:
В течение последних нескольких лет звучит информация о планируемом переходе на электронные трудовые договоры.
Заключение трудовых договоров в электронном виде позволит уполномоченным органам получать информацию о физических лицах из системы, без необходимости предоставления большого количества документов, подтверждающих их трудовую деятельность. Для работодателей – это возможность получения достоверной информации о трудовой деятельности при приеме соискателя на работу, сокращение издержек при трудоустройстве.
Законом РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» от 4 мая 2020 года № 321-VІ в Трудовой кодекс РК внесены поправки, обязывающие работодателя заключать трудовые договоры в электронном виде, либо регистрировать трудовые договоры, заключенные на бумажном носителе, в ЕСУТД.
Изменение вступило в силу с 16 мая 2020 года. Фактически, с этого периода у работодателей возникла обязанность по работе с электронными трудовыми договорами или регистрации бумажных трудовых договоров в ЕСУТД.
В соответствии с нормами, внесенными в Трудовой кодекс РК, в статье 33 определено, что трудовой договор может заключаться между работником и работодателем в форме электронного документа, заверенного ЭЦП, либо в письменной форме.
Таким образом, сейчас заключить трудовой договор с работником можно:
Приказом МТиСЗН «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров» от 03 сентября 2020 № 353 утверждены правила учета и отражения сведений о трудовых договорах в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые действуют с 18 сентября 2020 года.
Именно данные правила отвечают на большинство вопросов, касательно порядка и сроков регистрации трудовых договоров в ЕСУТД.
Таким образом, с 16 мая 2020 года у работодателя возникла обязанность по отражению данных о трудовых договорах в ЕСУТД. С 18 сентября 2020 года вступили в силу положения, устанавливающие сроки и порядок отражения данных в ЕСУТД.
Кто может передавать данные по трудовым договорам в ЕСУТД?
Пунктом 5 Правил установлен перечень уполномоченных лиц, которые вправе передавать данные в ЕСУТД. Передавать данные вправе работодатель, либо руководитель кадровой службы, на которого возложена такая обязанность.
Обязанность по передаче данных в ЕСУТД возлагается на руководителя кадровой службы при наличии соответствующего акта работодателя.
Какая информация подлежит отражению по трудовым договорам в ЕСУТД?
В соответствии с пунктами 3 и 6 Правил, вносимая информация разделяется на «основную» и «дополнительную».
К «основной» информации относятся следующие данные:
В какие сроки отражаются сведения по трудовым договорам в ЕСУТД?
В таблице приведены ситуации, при которых требуется внесение сведений по трудовым договорам в ЕСУТД и установленные Правилами сроки на их выполнение.
Обратите внимание, при определении сроков используются как рабочие, так и календарные дни.
Вносимые сведения по ТД
Заключение нового ТД
Сроки распространяются на ТД, заключенные после вступления в силу Правил.
Внесение сведений о ранее заключенных и действующих ТД
1 год (если численность работников до 2 000 человек)
2 года (если численность работников свыше 2 000 человек).
Сроки распространяются на ТД, действующие на момент вступления в силу Правил (на 17.09.2020).
Внесение изменений и дополнений в ТД
15 календарных дней
Распространяется на любые действующие ТД, в случае внесения в них изменений и дополнений.
Исправление выявленных ошибок в ТД
30 календарных дней
Исправления вносятся в случае выявления ошибок в составе основных или дополнительных данных по ТД.
Восстановление работника и ТД по нему
Увольнение работника и расторжение ТД
Сроки распространяются на трудовые договора, сведения о которых внесены в ЕСУТД.
Удаление сведений по некорректному ТД
30 календарных дней
При определении критериев оценки степени риска, утверждены проверки на внесение сведений о трудовых договорах в ЕСУТД. Отсутствие сведений в системе расценивается как грубое нарушение.
Данные положения содержатся в Приказе «Об утверждении Критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением трудового законодательства РК » от 25 декабря 2015 года № 1022 и действуют с 7 сентября 2020 года.
Административная ответственность за неисполнение обязанностей по отражению сведений ЕСУТД на данный момент не предусмотрена.
Как работник и работодатель может работать с данными в ЕСУТД?
Работодатель может получить информацию о трудовой деятельности соискателей на работу. Получение информации возможно по предварительному согласию лица.
Каким образом информация по трудовым договорам отражается в ЕСУТД?
В Правилах установлен порядок передачи сведений в ЕСУТД.
Прямая отправка данных по электронным трудовым договорам из типовых решений реализована посредством сервиса «1С:ЭТД.Электронные трудовые договоры».
Сервис реализован для следующих типовых решений:
Тематическая подборка: «Единая система учета трудовых договоров» (2020 г.)
«ЕДИНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ»
предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.
Основными преимуществами ЕСУТД являются:
— упрощение процесса трудоустройства в связи с отсутствием необходимости сбора бумажных документов,
— защита от социальных рисков благодаря отображению наличия договора, взносов и отчислений в фонды, а также закреплению обязательств работодателя перед работником.
История трудоустройства будет формироваться автоматически на основе регистрируемой информации по трудовым договорам, заработная плата работника в системе не фиксируется. Доступ к персональным данным соискателя будет иметь сторона трудоустройства только после получения его согласия. Кроме этого, подбор сотрудников станет более качественным благодаря сервису формирования личного дела работника.
Отображение стажа работы сотрудника и его трудовой книги в электронном формате даст возможность назначать пенсию проактивно.
На основании подпункта 41-5 статьи 16 Трудового кодекса, приказом Министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2020 года № 353 утверждены Правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров (ЕСУТД), которые вступили в силу 18 сентября 2020 года.
Порядок представления сведений в единую систему учета трудовых договоров
Работодатель вносит информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях в ЕСУТД в соответствии с подпунктом 27 пункта 2 статьи 23 Трудового кодекса, содержащих следующие сведения:
1) реквизиты сторон:
индивидуальный идентификационный номер работника;
2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.
В ЕСУТД работодатель при необходимости направляет следующие дополнительные сведения:
1) режим рабочего времени и отдыха;
2) основания расторжения трудового договора;
3) военная обязанность.
Данные сведения удостоверяются посредством электронной цифровой подписи работодателя.
Сроки внесения сведений о трудовых договорах в ЕСУТД работодателем можете посмотреть здесь
Работодатель представляет сведения путем интеграции информационной системы кадрового обеспечения с ЕСУТД либо через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» или другие информационные системы по автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.
Для интеграции информационной системы кадрового обеспечения работодатель организовывает работы по интеграции в соответствии с приказом исполняющего обязанности Министра информации и коммуникаций РК от 29 марта 2018 года № 123 «Об утверждении правил интеграции объектов информатизации «электронного правительства».
Для представления сведений через государственный информационный портал «Электронная биржа труда» работодатель регистрирует личный кабинет с подтверждением электронной цифровой подписью и заполняет в личном кабинете необходимые сведения.
Сведения представляются работодателем либо от его лица руководителем кадровой службы, на которого возложена данная обязанность актом работодателя.
В Критерии оценки степени риска и Проверочные листы за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан внесены дополнения Совместным приказом МТСЗН РК от 14 августа 2020 года № 318 и МНЭ РК от 24 августа 2020 года № 60, которые введены в действие с 7 сентября 2020 года.
Включение дополнительных сведений в Критерии оценки степени риска и Проверочные листы связано с появлением новых обязательств у работодателя вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, в единую систему учета трудовых договоров.
Налоговые органы проводят сверку данных между зарегистрированными трудовыми договорами в ЕСУТД и формами 200.00, 910.00 (приложение ФНО 200.02, 200.05, 910.01).
Уведомления налогоплательщикам направляются в случаях, если есть расхождения.
На сегодняшний день несвоевременное внесение данных по трудовым договорам работников в ЕСУТД административным правонарушением не является.
Однако, работодателю необходимо строго следить за своевременной регистрацией трудовых договоров, внесением изменений по ним в случае увольнения либо заключения дополнительных соглашений.
Посмотрев видео-разъяснение «Уведомления в личном кабинете работодателя в ЕСУТД» можно получить ответы на следующие вопросы:
— Двойной контроль ЕСУТД;
— Какая информация подлежит проверке в соответствии с уведомлением работодателя;
— Соотношение уведомления по камеральному контролю и уведомления в ЕСУТД;
— На какую дату необходимо проверить сведения о заключенных трудовых договорах в ЕСУТД;
— Могут ли быть разногласия по работникам между данными отдела кадров и бухгалтерии организации.
Если у вас возникли вопросы, связанные с работой в Единой системе учета трудовых договоров, то разобраться со всеми нюансами вам помогут:
Нормативно-правовые акты, ответы госорганов
Трудовой кодекс от 23 ноября 2015 № 414-V
Закон РК от 4 мая 2020 года № 321-VI «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда»
Приказ Министра труда и социальной защиты населения РК от 3 сентября 2020 года № 353 «Об утверждении Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 20 октября 2020 года на вопрос от 9 октября 2020 года № 646099 (dialog.egov.kz) «О внесении в ЕСУТД сведений об изменении фамилии, имени, отчества работника»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 15 октября 2020 года на вопрос от 8 октября 2020 года № 645828 (dialog.egov.kz) «О регистрации трудовых договоров работников, с которыми расторгнут ТД в период введения данных в ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 11 сентября 2020 года на вопрос от 9 сентября 2020 года № 640680 (dialog.egov.kz) «Касаемо регистрации трудовых договоров и отражения данных о трудовых договорах в ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 10 сентября 2020 года на вопрос от 9 сентября 2020 года № 640583 (dialog.egov.kz) «О внесении сведений в единую систему учета трудовых договоров, если руководитель ТОО является одновременно его единственным учредителем, а трудовой договор не заключался»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 10 сентября 2020 года на вопрос от 7 сентября 2020 года № 640227 (dialog.egov.kz) «О необходимости вносить сведения о директоре-единственном учредителе без трудового договора в ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 9 сентября 2020 года на вопрос от 7 сентября 2020 года № 640135 (dialog.egov.kz) «Прямой ответственности в КоАП за невнесение или несвоевременное внесение сведений в ЕСУТД нет»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 9 сентября 2020 года на вопрос от 7 сентября 2020 года № 601447 (dialog.egov.kz) «Касаемо сроков регистрации трудовых договоров в ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 15 августа 2020 года на вопрос от 7 августа 2020 года № 633858 (dialog.gov.kz) «Касаемо данных о трудоустройстве работника, которые необходимо вносить в единую систему учета трудовых договоров»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 15 июля 2020 года на вопрос от 13 июля 2020 года № 628114 (dialog.gov.kz) «О сроке регистрации трудовых договоров в базе данных ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 17 июня 2020 года на вопрос от 16 июня 2020 года № 623623 (dialog.gov.kz) «Об отражении перевода работника из одного филиала организации в другой, в единой системе учета трудовых договоров»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 10 июня 2020 года на вопрос от 26 мая 2020 года № 619168 (dialog.egov.kz) «В ЕСУТД работодателем вносятся только действующие трудовые договоры работников, и обязанностей работодателя по внесению исторических данных нет»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 1 июня 2020 года на вопрос от 15 мая 2020 года № 616471 (dialog.egov.kz) «Касательно регистрации трудовых договоров в ЕСУТД»
Ответ Министра труда и социальной защиты населения РК от 10 марта 2020 года на вопрос от 27 февраля 2020 года № 597684 (dialog.gov.kz) «Об оформлении электронных трудовых договоров с занесением сведений в ЕСУТД»
Государственный учет трудовых договоров : практические особенности работы с единой системой учета трудовых договоров для работодателей
Единая система учета трудовых договоров и другие важные изменения трудового законодательства
Единая система учета трудовых договоров (Д. Жорокпаева, 11 сентября 2020 г.)
специалист по вопросам труда и заработной платы
ЕДИНАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ
Согласно изменениям в Трудовой кодекс РК, введенным в действие Законом Республики Казахстан от 4 мая 2020 года №321-VI ЗРК уполномоченный государственный орган по труду:
— разрабатывает и утверждает правила представления и получения сведений о трудовом договоре в единой системе учета трудовых договоров;
— обеспечивает конфиденциальность и защиту персональных данных работника, содержащихся в единой системе учета трудовых договоров, в соответствии с законодательством Республики Казахстан о персональных данных и их защите;
— представляет сведения из единой системы учета трудовых договоров физическим и юридическим лицам с учетом требований законодательства Республики Казахстан о персональных данных и их защите.
Согласно статье 22 Трудового кодекса РК работник имеет право на получение из единой системы учета трудовых договоров сведения о трудовом договоре и своей трудовой деятельности.
Согласно статье 23 Трудового кодекса РК работодатель имеет право на получение из единой системы учета трудовых договоров сведений о трудовой деятельности претендентов (с их предварительного согласия) и работников.
При этом, согласно этой же статье Трудового кодекса РК работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные подпунктами 1), 2), 3), 4), 5) и 13) пункта 1 статьи 28 Трудового кодекса, в единую систему учета трудовых договоров в порядке, определенном уполномоченным государственным органом по труду.
Согласно Правилам в ЕСУТД вносятся следующие данные:
1) реквизиты сторон:
индивидуальный идентификационный номер работника;
2) работу по определенной специальности, профессии, квалификации или должности (трудовую функцию);
3) место выполнения работы;
4) срок трудового договора;
5) дату начала работы;
6) дату заключения и порядковый номер.
При этом вносятся данные не только при заключении трудового договора, но и в случае внесения изменений и дополнений в вышеуказанные сведения и в случае прекращения трудового договора.
В ЕСУТД работодатель при необходимости направляет следующие дополнительные сведения:
1) режим рабочего времени и отдыха;
2) основания расторжения трудового договора;