если работник работает удаленно как прописать в договоре
Как оформить сотрудника на удалёнку
Работать без присутствия в офисе и без ущерба для дела могут многие специалисты — например, менеджеры по продажам, операторы кол-центра, программисты, маркетологи, бухгалтеры, юристы, журналисты, сотрудники службы поддержки и представители любых профессий, для выполнения функций которых достаточно иметь дома компьютер и интернет (SMM-менеджеры, таргетологи, модераторы и редакторы сайтов и так далее).
Для многих соискателей возможность работать из дома — преимущество. Запросы «удаленная работа», «работа на дому» — одни из самых популярных у пользователей hh.ru при поиске вакансий.
Удаленный формат работы выгоден и работодателю: можно экономить деньги на аренде офиса, оборудовании и специальной оценке рабочих мест. Даже на зарплате — если нанять специалиста из региона, где уровень зарплат заметно ниже, чем в вашем городе, и договориться с ним на меньшую зарплату, чем вам пришлось бы платить специалисту из вашего города. Есть исследования, которые показывают, что уровень вовлеченности в работу у удаленных сотрудников даже выше, чем у тех, кто работает в офисе.
Как оформить удаленных сотрудников
На практике заключают разные договоры:
Теоретически есть еще один вариант — договор о надомной работе (это тоже особое понятие согласно трудовому законодательству). Но, во-первых, он подходит не для любой удаленной работы, так как предполагается, что работник изготавливает на дому какую-то продукцию (шьет, мастерит и так далее). Во-вторых, юристы предупреждают, что у договора о надомной работе есть недостаток.
Кстати, не стоит думать, что если сотрудник не бывает на вашей территории, то его можно вообще никак не оформлять, потому что юридические риски ниже. Поскольку с такими сотрудниками обычно идет плотное взаимодействие по рабочим вопросам по электронной почте, им нетрудно доказать фактические трудовые отношения, предъявив переписку.
О том, как заключить обычный трудовой договор, мы рассказывали здесь. В чем же разница между этим вариантом и особым договором о дистанционной работе?
Преимущества договора о дистанционной работе
Дополнительные основания увольнения. В договоре о дистанционной работе можно установить дополнительные по отношению к указанным в законе основания увольнения (п. 1 ст. 312.5 ТК РФ). В обычном трудовом договоре это не допускается.
Это важно, потому что реальных возможностей контролировать дистанционных сотрудников у вас меньше, чем тех, кто работает на вашей территории. Если обычный сотрудник просто не придет на работу без уважительных причин, вы можете уволить его за прогул. А как быть, если ваш дистанционный сотрудник перестанет выходить на связь? Оформить прогул не получится, потому что прогул — отсутствие на рабочем месте, а человек работает дома и вообще в любом месте, где ему удобно. Поэтому специальное условие будет очень кстати.
Проще с охраной труда. Проводить специальную оценку условий труда в отношении рабочего места дистанционного сотрудника не нужно. Это прямо установлено в законе (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.13 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).
Обязанности работодателя по охране труда дистанционного сотрудника вообще ограничиваются всего тремя пунктами:
Особенности договора о дистанционной работе
У договора о дистанционной работе есть несколько особенностей.
1. Интернет
Этот договор предназначен для случаев, когда сотрудник использует интернет для выполнения трудовых функций (то есть сама работа связана с интернетом) и для обратной связи с работодателем (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Но это не значит, что заключить его можно только с представителями интернет-профессий.
2. Фраза про дистанционность
По словам Анны Ивановой, главный признак договора о дистанционной работе — то, что у работника нет рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
В договоре обязательно нужно указать, что работа выполняется дистанционно. Туманной фразы о том, что сотрудник может работать удаленно, недостаточно. Написать можно, например, так:
Обычно еще дополнительно пишут, что местом выполнения работы является местонахождение работника, но это необязательно.
3. Отчетность работника
Нужно продумать и прописать в договоре порядок и сроки предоставления сотрудником отчетов о проделанной работе (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
4. Средства труда
Обязательно надо написать про оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (поскольку работа и взаимодействие по рабочим вопросам связаны с использованием интернета) и другие средства, которые использует работник. Потому что по закону всем необходимым для работы сотрудника должен обеспечить работодатель.
Возможны два варианта:
Кстати, во втором случае можно указать в договоре, что сотрудник обязан использовать оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, рекомендованные работодателем.
Например, вам нужно, чтобы человек работал в конкретных профессиональных программах и использовал определенные средства связи (конкретные мессенджеры и так далее). Вы можете его обязать это делать. Но если эти программы и другие средства платные, то вы должны ему компенсировать их приобретение либо организовать удаленный доступ к программе, которая установлена у вас во внутренней сети.
Если оборудования и средства предоставляете вы или хотя бы рекомендуете сотруднику, что ему применять, то нужно под роспись ознакомить его с требованиями охраны труда при работе с этим оборудованием и средствами.
5. Режим работы
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работник устанавливает себе по своему усмотрению (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Но в договоре можно установить «иное». Что это значит? Стандартное условие о режиме работы, например, с 9:00 до 19:00 с перерывом на обед кажется комичным, учитывая, что его выполнение на «дистанционке» очень трудно будет проконтролировать.
На практике пишут просто общее количество рабочих часов в неделю, а подробности — в зависимости от характера работы (надо ли вам, чтобы сотрудник всегда был на связи в ваши обычные рабочие часы или это не обязательно). Например, так:
Только не забудьте указать, по какому часовому поясу будет определяться время, если вы с сотрудником находитесь в разных часовых поясах.
6. Трудовая книжка
Можно обойтись без нее. То есть сотрудник может не передавать вам трудовую книжку для записи о работе и хранения, а если у этого сотрудника еще нет трудовой книжки, вы не обязаны ее ему заводить. Только про это нужно написать в договоре, если такого условия не будет, то трудовая книжка нужна, как обычно.
Как оформить договор о дистанционной работе
Если сотрудник живет в вашем городе, то не проблема встретиться с ним для подписания договора и остальных необходимых для приема документов. И не проблема договариваться о встрече каждый раз, когда надо подписать другие кадровые документы (например, заявление на отпуск и приказ об отпуске).
Но если человек живет далеко от вас в другом регионе, ситуация сложнее. Обмен по электронной почте или в мессенджерах обычными отсканированными копиями документов с подписью юридической силы иметь не будет. То есть трудовой договор так заключить нельзя — его условия просто не будут действовать. И кадровых документов в таком виде тоже всё равно что не существует, они не выдержат проверки трудовой инспекции. Нужна «живая» подпись.
Вариант с электронной подписью. Закон разрешает заключить договор о дистанционной работе «путем обмена электронными документами». Но это должны быть не просто отсканированные копии, а электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.
Кадровые документы, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, тоже можно отправлять с электронной подписью, это приравнивается к бумажному оригиналу.
В течение трех дней после заключения трудового договора с помощью электронной подписи вы должны отправить сотруднику заказным письмом оформленный надлежащим образом экземпляр этого договора на бумаге (с подписью и печатью со своей стороны). То есть у него должен быть не только электронный, но и обычный бумажный вариант.
Вариант без электронной подписи. Когда работодатель и работник не хотят заводить себе электронную подпись и при этом находятся слишком далеко друг от друга для очных встреч, они обмениваются оригиналами подписанных документов заказными письмами, а всю кадровую документацию работник подписывает вживую при случае, когда есть возможность приехать.
Только нужно понимать, что у такого варианта есть риски: если придет с проверкой трудовая инспекция и у вас в этот момент не окажется оригинала какого-либо кадрового документа, подписанного дистанционным сотрудником (он еще не дошел до вас по почте), и обмена электронными документами с электронной подписью с ним тоже не было, то вам грозит ответственность за нарушение трудового законодательства. И если возникнет трудовой спор с самим сотрудником, а вы не сможете доказать какой-либо факт документом с его «живой» подписью либо электронным документом с электронной подписью, вы рискуете проиграть. Хотя иногда в таких случаях суды встают на сторону работодателя.
Кстати, обмениваясь по почте оригиналами документов с работниками, используйте такой вид отправления, как заказное письмо с уведомлением о вручении, и не забывайте делать опись вложения. По словам Анны Ивановой, основная проблема дистанционной работы — это как раз риски коммуникации с работником в случае конфликта.
А если сотрудник живет за границей?
Минтруд России придерживается мнения, что договор о дистанционной работе с иностранцем либо с российским гражданином, который живет за границей, заключать нельзя, в этих случаях подходят только договоры гражданско-правового характера. Аргументы: российское трудовое законодательство действует только на территории нашей страны. Министерство разъяснило это в письмах от 07.12.2016 № 14-2/ООГ-10811 и от 16.01.2017 № 14-2/ООГ-245.
Юристы эту позицию не разделяют, хотя на практике в таких случаях чаще встречаются гражданско-правовые договоры (возможно, как раз из-за мнения Роструда).
Кстати, еще нужно учитывать, что тот, кто постоянно или преимущественно (по 183 дня и более в течение 12 следующих подряд месяцев) живет за пределами России, не считается ее резидентом для целей уплаты налогов. Доходы от работы, которую он выполняет вне России, не облагаются НДФЛ в России.
Как оформить сотрудника на дистанционную работу
И в каких случаях это стоит делать
Пандемия коронавируса вынудила некоторых работодателей перевести работников на удаленную работу.
Компании, которым понравился такой формат работы, могут перейти на дистанционку — частично или насовсем. Расскажем, зачем и как.
Какие есть варианты удаленной работы
Удаленной работой называется труд работника вне офиса, то есть не на территории компании.
Термина «удаленная работа» в российском законодательстве нет, вместо него в трудовом кодексе есть «дистанционная работа». В жизни эти два понятия воспринимаются как синонимы. Однако в рамках правового поля работодатель может оформить только трудовой договор о дистанционной работе.
Человек может работать удаленно по закону, если работодатель заключит с ним один из трех видов договора: о дистанционной работе, надомной работе или договор гражданско-правового характера — ГПХ.
В российском законодательстве дистанционной считается работа, которую сотрудник выполняет через интернет и не на территории работодателя. Дистанционную работу сотрудник выполняет только сам, и труд при этом интеллектуальный.
Договор ГПХ — это соглашение о выполнении работ или оказании услуг, которое регулируется гражданским, а не трудовым законодательством. По этому договору человек может выполнять определенные виды услуг, например проконсультировать по юридическим вопросам.
У работодателя бывает соблазн заключить договор оказания услуг вместо трудового договора о дистанционной работе — для уменьшения налоговой нагрузки. Ведь это дает возможность сэкономить на взносах на страхование по болезни и в связи с материнством, не оплачивать отпуска и не предоставлять другие гарантии, предусмотренные трудовым кодексом. Но если работник регулярно выполняет какие-то обязанности, а компания его контролирует и платит зарплату, то эти отношения могут признать трудовыми, даже если они не оформлены трудовым договором.
Кроме того, сам работник может обратиться в суд и получить положенные ему в соответствии с трудовым кодексом выплаты, а также компенсацию судебных издержек.
Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе
При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.
Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда. Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.
Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.
Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.
Плюсы дистанционной работы для компании
Результаты исследования ADP Research Institute показывают, что вовлеченность в работу дистанционных сотрудников может быть выше, чем у тех, кто каждый день ходит на работу в офис. Вот что еще хорошего может дать удаленка работодателям.
Сэкономить офисный бюджет. При дистанционной работе работодатель существенно экономит на аренде и уборке офиса, коммунальных платежах и оборудовании. Ему не нужно проводить специальную оценку условий труда, тратиться на пожарную безопасность.
Обучение и инструктаж по охране труда с удаленщиками проводить не нужно. Правда, необходимо провести инструктаж по работе с оборудованием, если работодатель его предоставляет.
Есть и другие расходы, которые работодатель перестает нести с удаленными работниками, например на питьевую воду, канцелярию и мебель.
Выбирать команду по всей стране. С дистанционной работой работодатель может не ограничиваться сотрудниками, которые живут в одном городе с ним. Можно нанять на работу человека из любой точки страны и не тратиться на его переезд к месту, где расположен офис организации.
Снизить издержки на оплату труда. Уровень зарплат в разных регионах страны отличается, поэтому работодатель может найти квалифицированных сотрудников за меньшие деньги. Например, бухгалтер по расчету зарплаты из регионов может согласиться работать за 25 000—30 000 Р в месяц, а в Москве квалифицированного специалиста за такие деньги можно даже не искать.
Увеличить удовлетворенность от работы. Сотрудник на удаленке может сам определять темп и режим работы, если иное не предусмотрено трудовым договором, и решать, как сделать свой труд более продуктивным. Он экономит время на дороге, деньги на обедах в кафе и на покупке одежды для офиса. Все это положительно влияет на его удовлетворенность работой и работодателем.
Риски удаленки для работодателя
Дистанционная работа имеет достаточно преимуществ, чтобы задуматься о ее внедрении. Иногда, как в случае с коронавирусом, она становится единственным доступным вариантом. Но прежде чем переходить на удаленку, работодателю стоит взвесить и учесть возможные риски.
Удаленка подходит не всем. Бухгалтер по заработной плате вполне справится со своей работой из дома при наличии соответствующих программ и удаленного доступа. Но парикмахер не сможет подстричь клиента дистанционно, а мастер не починит технику по «Вотсапу».
Сложно уволить за нарушение трудовой дисциплины. На дистанционке работодатель напрямую не контролирует рабочее место сотрудника. Вот почему будет сложно доказать, что человек отсутствовал, даже если не выходил на связь более 4 часов.
Сложно повлиять на качество работы. Иногда дома сложно добиться нужной рабочей обстановки. Особенно если в семье есть маленькие дети и домашние животные, или сама домашняя обстановка мешает работе. На эти обстоятельства работодателю повлиять сложно, но низкий результат труда работника влияет на работу компании в целом.
Снизить эти риски можно, например, прописав испытательный срок в трудовом договоре. За три месяца можно хорошо узнать сотрудника и определиться, продолжать с ним работать или нет.
Есть риск выгорания сотрудников. Если человек не умеет контролировать себя или, скажем, слишком ответственно относится к работе, забывает отдыхать и переключаться, то выгорание не заставит себя долго ждать. Помочь справиться с этим могут разные инструменты, например, служба управления персоналом может составить рекомендации для сотрудников и их руководителей.
Как принять человека на дистанционную работу
Если будущий работник не может привезти документы в офис и передать кадровикам, он отправляет их двумя способами:
Дальше работодатель отправляет трудовой договор, издает приказ о приеме на работу, предоставляет локальные акты для ознакомления — все, как обычно. Копии локальных актов можно выслать на бумаге, предварительно заверив, или прислать по электронной почте и в любой мессенджер.
Если работник и работодатель подписывают трудовой договор электронно, то работодатель обязан выслать ему оформленный договор на бумаге в течение трех рабочих дней.
Запись о приеме на работу в трудовую книжку при дистанционной работе можно не вносить, если работник и работодатель об этом договорились. В этом случае стаж подтверждается трудовым договором и электронными сведениями о трудовой деятельности, которые с 2020 года сдает работодатель.
Если работник хочет иметь запись в трудовой книжке, то он должен выслать ее работодателю заказным письмом с уведомлением, и тот сделает соответствующую запись.
Работодатель будет хранить трудовую книжку до увольнения работника или до перехода на электронную трудовую книжку.
На что обратить внимание при оформлении трудового договора на удаленке
Трудовой договор с дистанционщиком оформляют, как обычно, в нем прописывают фамилию, имя и отчество работника, его должность, зарплату, гарантии и компенсации.
Работодателю нужно уделить внимание следующим моментам.
Место работы. В трудовом договоре с дистанционным сотрудником должно быть прописано, что он выполняет свою работу дистанционно, вне места расположения работодателя.
В качестве места работы указывают название организации и населенный пункт ее регистрации. Рабочее место, то есть то место, где человек будет выполнять свою работу, указывать не нужно.
Режим работы и отдыха. В трудовом договоре может быть установлен режим рабочего времени, тогда работник должен будет его придерживаться.
Если в трудовом договоре ничего не сказано про режим работы и отдыха, дистанционный работник определяет его сам. Важно учесть, что в этом случае работодатель не сможет уволить за прогул подчиненного, не выходившего днем на связь больше 4 часов без уважительных причин.
Как предоставляется отчет. В какие сроки, как работник должен отчитываться о проделанной работе — это все должно быть указано в трудовом договоре.
Например, в нем может быть прописано, что работник должен ежемесячно присылать отчет — в электронном виде и в определенную дату. Работодатель должен утвердить форму этого отчета и определить порядок ее заполнения.
Оборудование и программы. Работодатель может выдать работнику необходимое для работы оборудование и программное обеспечение или компенсировать затраты, если работник использует свои средства. В любом случае эти моменты должны быть прописаны в трудовом договоре.
Основания для увольнения. С дистанционным работником можно расстаться по иным, не указанным в трудовом кодексе основаниям. Эти основания должны быть прописаны в трудовом договоре. Например, можно оговорить, что сотрудника могут уволить, если он более двух раз не предоставил вовремя отчет.
Как подписать договор об удаленной работе
Законодательство допускает «обмен электронными документами», но это не значит, что можно обмениваться сканами или фотографиями подписанных документов в мессенджерах или по электронной почте. Такие документы юридической силы иметь не будут.
Договор о дистанционной работе нужно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП), которая должна быть как у работодателя, так и у работника.
Если у сотрудника нет электронной подписи и нужно, чтобы он подписал бумажные документы, то тут есть три варианта.
Встретиться лично и передать документы из рук в руки в офисе или другом месте.
Отправить документы почтой или курьером. Расходы по пересылке обычно берет на себя работодатель.
Вызвать работника в офис. Если работник живет в другом городе и его вызывают для подписи документов, то организация должна возместить его расходы, так как это считается командировкой.
Как уволить дистанционного работника
Дистанционного работника могут уволить по тем же основаниям, что и офисного — по инициативе работника, по инициативе работодателя или по соглашению сторон.
По инициативе работодателя можно уволить из-за сокращения должности, ликвидации организации или по основаниям, прописанным в трудовом договоре. Например, если работник систематически не выполнял план и не выходил на связь с работодателем в течение определенного времени.
Приказ об увольнении нужно составить на бумаге и отправить работнику заказной почтой с уведомлением, даже если документ отправляли электронно.
Можно ли трудоустроить жителя другой страны
По мнению Минтруда, работодатель не может заключать договор о дистанционной работе с иностранцами и россиянами, проживающими в других странах. Объясняется это тем, что российское трудовое право не действует на территории других государств. Это правило действует и для жителей стран Евразийского экономического союза — ЕАЭС. В таких случаях обычно заключают гражданско-правовой договор с указанием срока и объема работ или услуг.
С гражданами ЕАЭС можно работать как с самозанятыми, если человек в течение последних двух лет не работал на компанию, и этот режим налогообложения ему подходит.
Как перевести работника из офиса на дистанционную работу
Работодатель может перевести работников, которые трудились в офисе, на дистанционку — по договоренности с ними.
Для этого стороны подписывают дополнительное соглашение об изменении трудовых условий. Там указывают, что с определенной даты сотрудник будет работать дистанционно, устанавливают режим работы, оборудование и программы, которые будут использовать стороны, порядок предоставления отчетов.
Если изменения в договоре достаточно объемные, можно оформить их дополнительным соглашением об изложении трудового договора в новой редакции. Оформлять приказ о переводе на другую работу в этом случае работодателю необязательно, ведь переход на удаленку не считается переводом по трудовому кодексу. Второй вариант — расторгнуть старый договор и заключить новый, уже о дистанционной работе.
В любом случае новый трудовой договор или дополнительное соглашение вступят в силу с момента их подписания, либо в момент, указанный в этих документах.
О чем нужно помнить:
Работаю удаленно! Это счастье! Эффективность, как работника на удаленке возросла, и экономия на офисных вещах, обедах, автомобиле существенная. Ну и душевный комфорт и больше времени на сон)
Таня, вот про лишний вес это прямо повсеместно, по у меня тоже
Я работаю дистанционно и мне все нравится
Работаю на промышленном предприятии, которое не останавливало работу во время пандемии. Весной этого года у нас перевели на удалёнку всех, кто непосредственно не задействован в производстве. Вот тогда я поняла, что такое счастье. Я интроверт и вообще люблю свой дом. Хотя мне до работы идти пешком 15 минут и на этом я не сильно сэкономила время, всё равно моя эффективность повысилась, я считаю. Не стало всяких ненужных разговоров в коридорах, лишних совещаний, неприятных лично мне людей, а душевное спокойствие от любимого домашнего кресла у компьютера и кота на коленях вообще бесценно.
Но счастье закончилось довольно быстро, потому что руководство и коллеги сразу показали свою отсталость в вопросе удалёнки. Бухгалтерия демонстративно отказалась уходить на удалёнку, потому что якобы они очень важны на производстве и должны нести свою тяжкую вахту в рабочем кабинете. Отдел по персоналу и высшее руководство фыркало на всех, кто ушел на удалённую работу, считая их бездельниками. Формально приказ о дистанционной работе для определенных категорий работников еще действует, но руководство всех вернуло на рабочие места. Устоял только ИТ-отдел, который отказался возвращаться в кабинет. Но им можно, с ними ничего не сделают.
Сейчас я с тоской вспоминаю о тех 1,5 месяцах на удалёнке и очень плотно подумываю о том, чтобы найти другую постоянную работу в дистанционном формате.