Факсимиле это что такое

Что такое факсимиле?

На практике это выглядит следующим образом: человек, факсимильную подпись которого необходимо изготовить, расписывается так, как всегда делает это на документах, а потом изображение подписи переносится на штамп. Далее этот штамп может использоваться как обычная печать на документах.

Факсимиле не заменяет иные предусмотренные законом штампы. Например, если необходимо заверить документ от имени представителя юридического лица, то необходимо использовать и факсимиле подписи, и печать юридического лица. Проставляются они обычным способом: сначала факсимиле, сверху на него — печать. Это все, что требуется. Пометки «копия верна», проставленной рядом, факсимиле не предполагает.

Что нельзя подписывать факсимиле

Статья 160 Гражданского кодекса РФ разъясняет, что факсимиле можно использовать не повсеместно, а лишь в тех случаях, когда это разрешается в соответствии с нормами закона или соглашением сторон. Как правило, этот вопрос регламентируется подзаконными нормативными правовыми актами.

К примеру, Письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@ «Об использовании факсимиле подписи» установлено, что запрещается использование факсимиле:

— любых иных документах, имеющих финансовые последствия.

Также запрещено заменять на факсимиле подпись должностного лица территориального налогового органа.

Госорганы часто публикуют разъяснения по поводу факсимиле. Например, Роспатент запрещает его использование на заявлении о регистрации договора о распоряжении исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности, но с оговоркой по поводу случаев, предусмотренных договором или соглашением сторон, со ссылкой на статью 160 Гражданского кодекса РФ.

Что можно подписывать факсимиле

Закон не запрещает сторонам условиться об использовании факсимиле вместо собственноручной подписи и при заключении рамочного договора. Это договор, который определяет отношения сторон, в частности, возможность заключения иных договоров. В таком случае все последующие договоры, заключенные на основе рамочного, могут закрепляться именно факсимиле.

Некоторые участники делового оборота полагают, что собственноручную подпись можно заменить факсимиле и без наличия соответствующего соглашения, но при условии, что оно закреплено печатью организации. Частично это ошибочная практика, так как не все суды разделяют такое мнение, а закон по этому поводу ничего не говорит.

Если в отсутствие соглашения стороны все-таки подписали акт оттиском подписи, то впоследствии при возникновении споров суды не всегда принимают такой акт в качестве доказательства выполнения работы. Но надежда все же есть, особенно если подобные акты всегда подписываются сторонами именно таким образом. Суды признают, что регулярность – признак уже сложившихся правил взаимодействия между сторонами, и если подобные акты, подписанные факсимиле, принимались, то и этот является подлинным.

Например, стороны заключили договор, взаимодействие по которому, в том числе, предполагает и выдачу доверенностей. В таком случае они могут указать на возможность использовать факсимиле на доверенностях в самом договоре, который в этом случае подписывается собственноручно.

Юридическая сила штампа

Точное вопросизведение приравнивается к собственноручной подписи в любом случае, предусмотренном соглашением или законом. Мы перечислили общепринятые правила его использования. Однако на практике сфера его применения гораздо шире.

Замена подписи факсимиле, если это прямо не запрещено, не является нарушением. Проблемы могут возникнуть, если между сторонами возникнет спор и дело дойдет до суда. Вот тут и выяснится, что каждый суд может по-своему понимать закон. Поэтому в любом случае лучше составить соответствующее соглашение. В этом случае поводов оспаривать юридическую силу факсимильного клише точно не возникнет.

Где взять факсимиле

Его изготавливают те же компании, которые занимаются изготовлением печатей. Их сейчас достаточно много. Необходимо предоставить образец, и услуга может быть оказана моментально.

Источник

Что такое факсимиле и в каких сферах жизни это используется

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. Наука юриспруденция пестрит сложными словечками, при произношении которых ломается язык.

Если в жизни вам уже приходилось сталкиваться с большим объёмом документации, то вы могли неоднократно слышать термин «факсимиле».

Что это такое? Где применяется? В этой статье вы не только познакомитесь с новым словом, но и узнаете, как в будущем избежать проблем, связанных с использованием факсимиле.

Факсимиле — это превращение оригинала в копию

Латинская фраза «fac simile», от которой в русском языке появилось новое слово, переводится так: «делай подобное».

Заниматься факсимилированием – значит, в точности воспроизводить оригинал, а факсимиле – это результат такого процесса, готовая копия.

В 90-е годы и начале нулевых, когда в большинстве семей не было принтеров, дети размножали одну и ту же раскраску много раз с помощью копировальной бумаги. А родители радовались экономии денег.

В древние времена для создания копий рисунков применялся метод литографирования. Сначала плоскую печатную форму обрабатывали специальной краской, а затем под сильным давлением переносили изображение на бумагу.

Факсимиле – это изготовление копий только графических элементов:

К факсимилированию, например, не относятся запись оригинального музыкального произведения на CD-диск или создание макета (уменьшенной копии) архитектурного сооружения.

А теперь справочная информация о произношении термина.

В слове факсИмиле ударение падает на второй слог.

Узкое значение слова — факсимильная печать (подпись)

Предприниматели и юристы чаще подразумевают под факсимиле именно факсимильную печать – точное воспроизведение собственноручной подписи конкретного лица.

Руководители организаций каждый день подписывают десятки и даже сотни бумаг: договоры, акты, служебные записки. При этом 50-70% времени они вынуждены отсутствовать на рабочем месте. То на переговоры приходится ехать, то в налоговую, то в заграничную командировку.

Отсутствие подписи руководителя на важных документах приводит к заморозке рабочего процесса. Что делать простым исполнителям? Вот тут на помощь приходит полезный штамп – факсимиле. Пока директора нет на месте, поставить нужный автограф на документе может другое доверенное лицо.

Сегодня изготовление факсимиле подписи заказывают у полиграфических организаций. Последние применяют фотополимерную технологию. Негатив распечатывают лазерным принтером на матовой плёнке, обрабатывают затемнителем, наносят полимер и засвечивают в специальной камере, пока копия не затвердеет.

Факсимиле вместо личной подписи: юридические проблемы

Теоретически гражданское законодательство приравнивает факсимиле к личной подписи. Но есть одна проблемка. Использовать факсимильную печать разрешено только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. А таких ситуаций крайне мало.

Допустим, директора двух организаций хотят сотрудничать и ставить в договорах штампики вместо подписей.

Тогда вначале им придётся составить отдельное соглашение и прописать допустимость использования факсимиле в договорных отношениях.

Иначе в случае конфликта суд не будет рассматривать договор как письменное доказательство сделки.

Факсимиле нельзя заменять собственноручную подпись на бухгалтерских, налоговых и других документах, которые влекут финансовые последствия:

При оформлении трудовых отношений и выдаче доверенности руководителю также придётся поставить личный автограф.

На практике выходит, что факсимиле можно использовать только для внутренней документации: приказов, циркуляров, наград (грамот, благодарностей).

И то нужно издать отдельный документ с возложением прав хранения и проставления оттиска на конкретное лицо.

Что такое факсимильная связь (факс)

Действующее законодательство разрешает заключать договор посредством обмена документами по факсимильной связи.

Что это значит? Во многих частных организациях и госучреждениях есть факс – это телефон с функцией отправки документов. Технологии не стоят на месте. Уже появились аппараты, которые передают копию не только на другой факс, но и в память ПК.

Факсимильная связь – это обмен графической информацией через телефонную линию.

Процесс делится на следующие этапы.

По факсу возможна передача печатных текстов, рукописей, чертежей, рисунков. Дорогостоящие аппараты с высоким разрешением отлично воспроизводят фотографии.

Краткое резюме

Таким образом, факсимиле – это полезное изобретение человечества. Благодаря ему стало возможным распространение информации среди широкого круга людей, восстановление древних рукописей и рисунков.

Факсимильная печать упрощает работу занятым лицам: бизнесменам, руководителям госпредприятий и чиновникам. Однако перед её использованием желательно ознакомиться с законодательными ограничениями, чтобы в будущем не возникло проблем с налоговой и судом.

Автор статьи: Белоусова Наталья

Удачи вам! До скорых встреч на страницах блога KtoNaNovenkogo.ru

Эта статья относится к рубрикам:

Комментарии и отзывы (3)

Я бы не рискнул свою подпись превращать в факсимиле, а то кто его знает, на каком документе она может оказаться. Гораздо лучше выписать доверенность на замещающее лицо, которое и будет подписывать документы в отсутствие директора.

Факс — это уже сильно устаревшее устройство. Я например не видел этого аппарата «живьем» с 2003 года! Потому что сейчас любой документ в доли секунды передается по электронной почте и его тут же можно распечатать.

Что касается факсимильной подписи, то на отвественных производствах их не применяют ввиду сильных последствий в случае чего.

Использование факсимиле должно упрощать жизнь граждан, но на деле большинство организаций требуют «мокрые» печати и подписи, игнорируя предписания.

Источник

Факсимиле вместо подписи: применять или избегать?

Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц.

Лилия Хакимова,
руководитель отдела юридических услуг
аутсорсингового подразделения
группы BDO

Сноски:
1 п. 7 приложения № 1 к Регламенту, утв. пост. Правительства Москвы от 21.02.2006 № 112-ПП
2 п. 2 ст. 160 ГК РФ
3 п. 3 ст. 75 АПК РФ
4 пост. ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009
5 письмо УМНС России по г. Москве от 02.06.2003 № 11-14/29297
6 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ); п. 13 Положения, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н
7 письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/000042
8 пост. Десятого ААС от 21.06.2010 № 10АП-2224/2010
9 ст. 2 НК РФ; ст. 2 ГК РФ
10 п. 1 ст. 80 НК РФ
11 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (до 2012 г. действовал Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ)
12 письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404
13 п. 6 ст. 169 НК РФ
14 письма УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@, Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 17.09.2009 № 03-07-09/48, от 22.01.2009 № 03-07-11/17 и др.
15 пост. ФАС ПО от 22.08.2011 № Ф06-6758/11 № А12-22764/2010
16 пост. Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Но недавно Президиум ВАС16 поддержал позицию налоговой инспекции и признал вычет НДС по счетам-фактурам с факсимиле неправомерным. Суд указал, что положения статьи 169 Налогового кодекса не преду¬сматривают возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Подобной нормы не содержит и Закон № 129 ФЗ. Напротив, в нем указано, что документы бухгалтерского учета должны содержать личные подписи ответственных лиц. Если организация отступила от установленных правил, ей будет отказано в применении налоговых вычетов по этим счетам-фактурам. Таким образом, Президиум ВАС РФ окончательно подтвердил, что использование факсимиле при оформлении налоговых и бухгалтерских документов является недопустимым. Даже несмотря на отсутствие в постановлении прямой оговорки, что толкование правовых норм является общеобязательным при рассмотрении арбитражными судами аналогичных дел, оно может изменить судебную практику не в пользу компаний.

Источник

Как использовать факсимильную подпись

Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании. Такая подпись не подойдет для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия

Виктор Подгорский

Эксперт по праву

Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.

Что такое факсимиле

Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.

С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».

Когда можно использовать факсимиле

В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:

По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.

Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.

Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры и книжки, приказы и распоряжения.

Когда нельзя использовать факсимиле

Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.

Использование факсимильной подписи запрещено:

Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в Гражданском и Налоговом кодексах, письмах Минфина и Налоговой службы.

Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф

Что случилось. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.

Почему налоговая права. 169-я статья налогового кодекса запрещает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Поэтому представители ООО «Суворовские конфеты» лишились возможности произвести налоговый вычет того, что неправильно оформили первичные бухгалтерские документы.

Постановление суда. Апелляция согласилась с налоговой и сослалась на постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно не приняла к вычету неправильно оформленные документы и доначислила НДС, пени и штраф.

Как изготовить факсимильный штамп

Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.

Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:

Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.

Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.

Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.

Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.

Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:

На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.

Как отличить факсимиле от оригинальной подписи

Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:

Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.

Источник

Что такое факсимиле?

Для чего нужно факсимиле? Что значит это слово? Если ответить на этот вопрос, коротко, то это определенный вид печати. Основное его отличие от обычной печати — это наличие персональной подписи руководителя предприятия или учреждения на оттиске.

Cлово произошло от латинского fac simile, что означает «сделать подобное», то есть воспроизвести любой графический оригинал: монограмму, рисунок, подпись, гравюру и т.д. При этом передать его необходимо максимально точно — со всеми мелкими деталями и подробностями.

У нас можно сделать факсимиле лазерной гравировкой которые прослужат долго, это будет точная копия подписи.

До 19 века факсимиле получали, прорисовывая оригинал на прозрачной бумаге, после этого его гравировали на металле или дереве. Сегодня их изготовление значительно упростилось и усовершенствовалось благодаря тому, что теперь в основе светописи используется фотополимерный метод. Он позволяет получить максимально точное изделие, а процесс изготовления получил название «факсимилирование».

Итак, с определением мы разобрались. В чем же преимущества такой подписи? Руководителям компаний и государственных учреждений ежедневно приходится ставить резолюции на большом количестве документации и корреспонденции. И делать это гораздо проще и быстрее, используя факсимиле, а не расписываться на каждом документе. То есть, его основное преимущество — это экономия времени.

Кроме этого, такой подвид печати, когда отсутствует руководитель, позволит не приостанавливать работу компании. Уполномоченный сотрудник или секретарь сможет визировать входящую и исходящую корреспонденцию ставя на ней факсимильную роспись по указанию руководителя.

Само слово «факсимиле» означает особый вид печати, используя которую, на документе остается оттиск в виде росписи руководителя.

Где можно законно в 2020 году использовать факсимиле

Допускается замена персональной подписи на факсимильную, в следующих случаях:

Юристы рекомендуют использовать оттиски только в документации, которая не повлечет в дальнейшем финансовых последствий для компании.

Нужно факсимиле? Это просто!

Наша компания предлагает изготовить факсимиле по цене ниже, чем средняя по Москве. Изготовленные нами оттиски будут оставлять четкий, не смазанный аккуратный оттиск. Мы делаем факсимиле, применяя современный фотополимерный метод, благодаря этому вы получите результат гарантированно высокого качества:

Изготавливается факсимиле в течение 1 часа. При необходимости, мы готовы осуществить оперативную доставку по адресу.

Благодаря использованию фотополимера, мы детально создаем подписи различной сложности. Кратчайшие сроки изготовления, высокое качество — это наше кредо. По Москве возможна оперативная доставка курьером или самовывоз.

Мы даем гарантию на нашу продукцию, поэтому вы можете заплатить за изделие после того, как убедитесь в четкости отпечатка факсимиле и его идентичности вашей подписи.

Источник

Что такое факсимильная подпись?

Напишите, пожалуйста, в целях просвещения про факсимильную подпись. Что это, зачем нужно, когда ею можно пользоваться и так далее?

Также факсимиле может быть электронным. Для этого подпись сканируют и потом при необходимости вставляют как картинку в документ, который надо подписать.

Но на деле факсимиле применяют редко. Закон разрешает подписывать таким образом далеко не все рабочие документы. А в обычной жизни факсимиле может действительно пригодиться разве что слабовидящим.

Что нельзя подписывать факсимиле

Нельзя ставить факсимильную подпись:

Рискованно использовать факсимиле и при подписании любых первичных бухгалтерских документов: накладных, товарных чеков, актов выполненных работ. Минфин считает, что на основании такой первички нельзя списывать расходы, чтобы уменьшить налоговую базу.

Когда слабовидящие люди могут использовать факсимиле

Слабовидящие люди с инвалидностью по зрению имеют право ставить вместо обычной подписи факсимиле, совершая банковские операции с наличными, например открывая вклад или покупая валюту.

Но в банке такого клиента помимо паспорта могут попросить предъявить справку об инвалидности и нотариальное свидетельство, удостоверяющее, что собственноручная подпись человека с инвалидностью по зрению и факсимильная копия тождественны.

Факсимиле можно использовать, только если это предусмотрено договором с контрагентом

Гражданский кодекс разрешает использовать факсимиле только при заключении сделок и только если это предусмотрено либо законом, либо соглашением сторон.

Сейчас в нашем законодательстве нет порядка использования факсимиле. Поэтому соглашение — это единственная возможность узаконить применение факсимильной подписи между сторонами договора. Такое соглашение можно оформить как отдельный документ либо включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Там же надо перечислить документы, которые можно подписывать факсимильной подписью.

В любом случае документ, которым предусмотрено использовании факсимиле, должен быть заверен настоящими подписями сторон.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, дорогих покупках или семейном бюджете, пишите. На самые интересные вопросы ответим в журнале.

Источник

Что такое факсимильная подпись?

Факсимильная подпись — это точная копия оригинала. Другими словами, это штамп, который в некоторых случаях можно ставить на бумаги. Однако использовать факсимиле допустимо не на всех документах.

В российском законодательстве нет точного юридического термина, однако данный штамп на практике широко используется многими юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Факсимиле — это печать, на которой в зеркальном виде отображена чья-то подпись.

Ее наличие очень помогает, когда необходимо подписать большой объем документов, но нет желания тратить на это время. Ведь поставить штамп гораздо быстрее. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Использование факсимильной подписи вместо оригинальной должно быть закреплено в договоре о взаимосотрудничестве. Однако даже в случае договоренности существует ряд документов, которые не обретут юридическую силу при подписании факсимиле.

К ним можно отнести: доверенности, платежные документы, первичную документацию, товарную накладную и счет-фактуру, а также документы, которые направляются в госорганы. Также важно отметить, что на основании факсимильных счет-фактур не получится принять НДС к вычету.

Если, несмотря на вышеперечисленные ограничения, вы считаете, что вам необходим штамп, то мы настоятельно советуем проконсультироваться с профессионалом. Он сориентирует, в каких случаех лучше применять факсимиле.

На каких документах можно ставить факсимиле

Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.

Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.

Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.

Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?

В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.

Факсимиле на первичных документах

В этом случае применяется главное правило: штамп нельзя использовать на любых документах, передаваемых в государственные структуры. Например, факсимильную подпись нельзя ставить на всех бумагах, которыми может заинтересоваться налоговая инспекция при проверке.

Если первичная налоговая документация или кассовые документы будут оформлены штампом, то налоговая может выдвинуть обоснованные претензии налогоплательщику.

Таким образом, на первичных бухгалтерских документах и любых отчетностях в бюджет проставление штампа недопустимо. Все первичные бумаги должны быть заверены ответственными лицами собственноручно.

Факсимиле на доверенности

В вашей торговой компании большой штат торговых представителей или экспедиторов, которые обязаны ежедневно забирать у клиентов деньги по доверенности? Как же много сил уходит у ответственного лица, чтобы подписать каждую доверенность на сбор денежных средств. Было бы здорово решить эту проблему штампом.

К сожалению, не получится. В законе указано, что ставить факсимильную подпись на доверенностях нельзя ни при каких условиях, даже если выдается копия документа. Эта законодательная норма отражена в Письме МНС РФ № 18-0-09/[email protected]

Факсимиле и счет на оплату

Вам может показаться, что, раз в договоре с контрагентом вы указали условия применения штампа, то при выставлении счета на оплату будет достаточно просто поставить штамп. Это не так. Российское законодательство запрещает использовать факсимильную подпись даже в этом случае.

Платежная документация в обязательном порядке подписывается оригиналом. В противном случае организации могут выставить немаленький штраф. Поэтому на документах финансового характера должен стоять только оригинальный автограф ответственного лица.

Факсимиле и счета-фактуры

Похожий запрет применяется к счетам-фактурам и прочей бухгалтерской документации — например, к кассовым документам. Разрешается использовать факсимильную подпись, если документы предполагаются для вторичного использования или являются приложениями с основному. Но в этом случае между контрагентами должно быть заключено соглашение о замене оригинала штампом-оттиском.

Как отличить факсимиле от оригинала

Чтобы ускорить работу своей фирмы, многие компании прибегают к использованию факсимильной подписи, не уведомляя об этом контрагента. На самом деле, многие компании просто не осведомлены о юридических последствиях такой подмены. На первый взгляд бывает сложно отличить штамп от оригинала, но далее мы вам расскажем о главных отличительных особенностях:

Все эти способы подойдут для штатных ситуаций, когда вам важно знать, честен ли контрагент по делопроизводству с вами.

Но в случае возникновения более сложных споров, которые могут привести к серьезным юридическим последствиям, лучше всего обратиться к специалисту. Высококачественный штамп бывает довольно трудно распознать визуально, особенно, если нет подручных средств и особых навыков.

Судебная практика относительно факсимиле

Допустим, ваша организация по правилам внутреннего порядка, отраженным в регламентах, ставила штамп на доверенностях. Выше в статье мы рассмотрели, что так делать нельзя. И вот теперь торговый агент по доверенности забрал деньги у клиента вашей организации, а деньги в кассу не сдал.

Вы решили довести дело до суда. В действительности данную ситуацию можно трактовать так, что доверенность изначально не имела юридической силы, а поэтому деньги в кассу поступить не должны. Но какой же будет позиция судей относительно того, что на доверенностях стоял штамп, а не оригинал?

Существует несколько позиций суда по поводу правомерности применения штампа. Суд учитывает, что в налоговом и бухгалтерском российском законодательстве нет необходимых норм, запрещающих использование штампов. На основании этого суд может отклонить доводы налоговой инспекции о неправомерности случаев подписания бухгалтерской первичной документации с помощью штампа.

В законодательстве нет четких требований насчет того, что документы должны заверяться оригиналом. Ни в одном законодательном акте нет определения личной подписи, то есть она (теоретически) может быть как оригинальной, так и факсимильной.

Использование штампа на счетах-фактурах нарушает статью 169 Налогового Кодекса РФ. Это обосновано тем, что применение штампов допускается только в рамках гражданско-правовых отношений, а налоговая сфера таких возможностей не предусматривает.

Важно помнить: если документы, которые отправляются в налоговую, должны быть заверены только оригиналом, то по-другому не получится предъявить НДС к вычету.

Существовало множество дел, где по факту нарушалось налоговое законодательство, что приводило к негативному судебному решению. Поэтому для того чтобы избежать судебных споров, которые могут возникнуть в ходе экономической деятельности, необходимо заверять бухгалтерские и налоговые документы оригинальными автографами уполномоченных сотрудников.

Итак, если вы считаете, что факсимильная подпись — это удобный штампик, который значительно ускорит рабочий процесс в вашей фирме и освободит несколько рабочих рук, то это не так. Очень немногие документы можно заверить таким образом.

Без опасений штамп можно использовать для внутренней документации, в деловых переписках, при подписании договоров, если ранее контрагенты оговаривали возможность применения таких печатей в делопроизводстве.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Источник

Факсимиле

Для того чтобы упростить документооборот, многие организации заказывают факсимиле. О том, как трактует закон такой вариант удостоверения подписи, и когда допускается использование факсимиле на документах, расскажем в этой статье.

Что такое факсимиле?

Закон не содержит юридического понятия факсимиле подписи, однако указанный термин широко применяется в хозяйственной деятельности предприятий и ИП.Это штамп, на котором в зеркальном отображении располагается чья-либо подпись. Можно сделать факсимиле с обыкновенной или с автоматической оснасткой.

Наличие подобного штампа в организации очень выручает в случае необходимости проставления большого количества подписей ответственного лица на тех или иных документах. Но не все знают, в каких случаях применение отпечатка допустимо, а когда факсимиле не имеет юридической силы.

Факсимиле — точное воспроизведение подписи.

На каких документах можно ставить?

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Наличие согласия сторон сделки является основанием для использования факсимиле.

На первичных документах

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

На счете на оплату

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Использование факсимиле на документах, являющихся платежными или имеющих последствия финансового характера, недопустимо

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Юридическая сила факсимиле

Бесспорную юридическую силу факсимиле будет иметь только в тех случаях, когда:

используется для закрепления гражданско-правовых отношений (например, факсимиле в договоре);

при согласии обеих сторон на применение подписи-отпечатка;

в договоре содержится пункт об использовании факсимиле, которая приравнивается к личной росписи стороны сделки.

Требования законности не будут соблюдены, если факсимильная подпись будет поставлена на следующих видах документов:

бумаги первичного бухучета;

факсимиле на товарной накладной;

иные документы, подписание которых имеет финансовые последствия для сторон;

направляемые в государственные органы письма.

Законность подписи-отпечатка при оформлении трудовых отношений является спорным вопросом. Прямого указания на возможность подписания документов таким способом нигде не содержится. Касаемо трудовых отношений, они оформляются договором, который согласуется сторонами. Следовательно, если есть пункт об использовании факсимиле его проставление в трудовом договоре возможно.

Если вам необходима консультация по вопросу использования факсимильной подписи, обращайтесь за помощью к юристам Правовед.RU. Они помогут разобраться в законности применения факсимиле для отдельных видов документов.

Комментарии

Здравствуйте. На данный момент я в рейсе. Открыли ООО с компаньоном в Калининграде. Он остался руководить. Может мой компаньон продать наш бизнес без моего ведома, без моего присутствия? У него есть мое факсимиле. Что я могу сделать в случае если он решит это сделать? Могу ли я получить 50 % с продажи этого бизнеса в случае его продажи? Партнерство у нас 50/50.

нет не может Для этого надо владеть больше половины акции Даже если он остался за руководителя.

Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?

Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.

08 Апреля 2017, 00:26

А что Вы имеете в виду под продажей ООО.

Если продажу вашей доли, то Договор купли-продажи доли подлежит обязательному нотариальному удостоверению, там необходимо ваше личное присутствие т.е продать Ваши 50 % в Уставном капитале ООО без Вас он никак не сможет.

Ст. 21 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» Сделка, направленная на отчуждение доли или части доли в уставном капитале общества, подлежит нотариальному удостоверению путем составления одного документа, подписанного сторонами. Несоблюдение нотариальной формы влечет за собой недействительность этой сделки.

Нотариус, удостоверивший договор об отчуждении доли или части доли в уставном капитале общества, в течение двух рабочих дней со дня данного удостоверения, если больший срок не предусмотрен договором, подает в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц, заявление о внесении соответствующих изменений в единый государственный реестр юридических ли

Он хочет продать готовый бизнес, не ооо. я в него вложился, мы вместе его делали все своими руками. Каким образом мы можем поделить деньги вырученные с продажи этого нашего бизнеса, 50 на 50 как прописанно в уставе ооо?

Нужно учитывать тот факт что я вложил 80 процентов на развитие в отличие он его финансового участия в 20%.

Антон, Добрый день!

Продажа бизнеса может происходить разыми способами:

1) Путем продажи 100 доли в Уставном капитале ООО-самый простой способ… Продать Вашу долю без Вас он не может, при всем желании, договор подлежит нотариальному удостоверению. Вы можете продать свою долю за одну цену, он за другую. Не забывайте о соблюдении преимщественного поава покупки доли. Продать его долю он может, но у вас преимущественное право покупки его доли.

2) второй способ продажи бизнеса- это продажа предприятия как имущественного комплекса.это сложный процесс. Для этого право собственности на имущественный комплекс должно быть зарегистрировано. Договор подлежит госудрственной регистрации. Это крупная сделка для совешения которой необходимо получить согласие общего собрания участников ООО. Если согласие не будет получено, Вы можете признать сделку недействительной.

Спасибо за ответ.

Как мне лучше контролировать финансовую ситуацию удаленно?

На данный момент не хватает денег на приобретение онлайн кассы и оплаты товара, я хотел бы внести некую сумму удаленно. Как мне это правильно сделать? Хотелось бы перестраховаться. Знаете говорят, «доверяй, но проверяй», а особенно в бизнесе.

p.s. Ген директором остался он и глав бух тоже он. Я числюсь как секретарь и состою в совете учредителей с долей 50%. Также он имеет мою факсимиле.

Как контролировать?
1) Контролировать состав участников ООО, можете на сайте
налоговой, там совершенно бесплатно можете получать актуальную выписку из ЕГРЮЛ. egrul.nalog.ru
2) Если у ООО есть недвижимость в собтвенности, то контролировать, что она не продана, можно получая Выписку из ЕГРН. https://rosreestr.ru/wps/portal/p/cc_present/EGRN_13)

Я Вам не сказала в предыдущем ответе про третий вариант продажи бизнеса: это продажа недвижимости и пр. имущества ООО, переоформление договора аренды и пр.

3) Контролировать поступление и расходование денег, можно через онлайн-банк (если его нет запрашивать выписки по счету), подключить онлайн-кассу или запрашивая кассовые документы.

Если Вы хотите внести деньги на покупку онлайн-кассы и контролировать это, то можно сделать это через целевой заем- Договор займа между вами и обществом ( ст. 814 ГК), в договоре предусмотреть обязанность предоставить копию договора купли-продажи онлайн-кассы, счет на оплату, документы об оплате и пр.)

Источник

факсимиле

Смотреть что такое «факсимиле» в других словарях:

ФАКСИМИЛЕ — (лат. от facere делать, и similis похожий, имеющий сходство). Точный снимок подписи, рукописи или рисунка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФАКСИМИЛЕ [лат. fac simile делай подобное] точное… … Словарь иностранных слов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (лат. fac simile сделай подобное). 1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. К изданию сочинений Ленина приложено много факсимиле. Факсимиле подписи. Снять факсимиле с подписи. || Клише,… … Толковый словарь Ушакова

факсимиле — нескл., ср., ФАКСИМИЛЬ я, м. facsimilé m. <лат. fac simile делай подобное. 1. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи при помощи гравирования, фотографии и т. п. БАС 1. Двадцать из них <литераторов> уже предстали пред… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (от лат. fac simile сделай подобное) печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные… … Экономический словарь

факсимиле — подпись, клише, воспроизведение, печать Словарь русских синонимов. факсимиле сущ., кол во синонимов: 6 • воспроизведение (38) • … Словарь синонимов

факсимиле — (неправильно факсимиле) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Факсимиле — клише, печать, имитирующая подпись. Документ, под которым стоит Ф., имеет юридическую силу. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

ФАКСИМИЛЕ — (от латинского fac simile сделай подобное), 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом. 2) Клише печать, воспроизводящая собственноручную подпись … Современная энциклопедия

Факсимиле — снимокъ съ чьего либо почерка. Ср. Fac simile, сдѣлай подобное … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

Источник

Значение слова «факсимиле»

1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи и т. д. при помощи гравирования, фотографии и т. п. Это письмо было напечатано [в газете] в виде факсимиле. Каверин, Два капитана. || Печатка, клише, воспроизводящие чью-л. подпись.

2. в знач. неизм. прил. и нареч. Точно воспроизведенный, в точном воспроизведении. Рукопись факсимиле (прил.). Рукопись издана факсимиле (нареч.).

[От лат. fac simile — делай подобное]

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

До XIX века факсимиле, как правило, делалось посредством прорисовки оригинала через прозрачную бумагу и затем гравирования на металле или дереве и литографирования, в новейшее же время изготовление подобных снимков очень облегчилось благодаря изобретению и усовершенствованию светописи — фотографии, фототипии, фотогравюры, фотоцинкотипии и фотолитографии, дающих возможность получать безусловно верные факсимиле чисто механическим путём.

Процесс исполнения таких воспроизведений называется факсимилированием. Издания, в точности воспроизводящие рукописи или издания другой эпохи, называются факси́мильными. Факсимильные издания рукописей и редких книг обычно предпринимаются в научных целях.

ФАКСИ’МИЛЕ [латин. fac simile — сделай подобное]. 1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. К изданию сочинений Ленина приложено много ф. Ф. подписи. Снять ф. с подписи. || Клише, печатка, воспроизводящая собственноручную подпись. 2. в знач. неизмен. прил. и нареч. Точно воспроизведенный, в точном воспроизведении таким способом. Рукопись ф. (прил.). Рукопись издана ф. (нареч.).

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

факси́миле

1. точное воспроизведение (фотографическое, ксерографическое, печатное и т. п.) каким-либо способом чьей-либо подписи, рукописи, документа, издания и т. п.; также результат такого воспроизведения — копия документа

2. в знач. неизменяемого прил. точно воспроизведённый

3. в знач. неизменяемого наречия с точностью (о воспроизведении)

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: преследоваться — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Источник

Факсимиле вместо подписи: когда можно применять, как учитывать и хранить

Применение факсимиле экономит время и помогает снять лишнюю нагрузку с руководителя и ответственных сотрудников. Но важно знать, в каких случаях можно использовать такой способ подписания документов, а в каких — это запрещено законом. Разберем подробно.

Что такое факсимиле

Факсимильная подпись (факсимиле) — это оттиск печати, который воспроизводит собственноручную подпись человека, или цифровое изображение подписи ( скан-образ ), которое вставляют в электронный документ.

С помощью факсимиле можно подписать документ без участия лица, которому эта подпись принадлежит.

Заказать факсимиле для физических документов можно в любой специализированной компании, которая занимается изготовлением штампов и печатей.

Изготовить цифровой вариант можно самостоятельно, а затем подписывать документы внутри программы ( например, такая функция встроена в Adobe Reader и 1С ).

Где можно применять

Согласно ч. 2 ст. 160 ГК использование факсимиле допускается в случаях:

Так, если руководитель принял решение об использовании факсимиле, он должен издать приказ (распоряжение). В приказе прописывают все ситуации, в которых можно применять факсимиле, указывают лиц, ответственных за работу с оттиском и его хранение. Можно разработать отдельное положение о порядке хранения и использования факсимиле на предприятии.

Внутри предприятия подписывать с помощью факсимиле можно следующие документы:

Кроме того, бизнес вправе применять факсимиле в документообороте с контрагентами. Но в этом случае стороны должны зафиксировать свое согласие в письменной форме.

Согласие можно прописать в договоре с контрагентом (дополнительном соглашении) или заключить отдельное соглашение.

Пример условия о применении факсимиле в договоре:

Если организация планирует вести работу с контрагентом в рамках нескольких договоров, можно составить отдельное соглашение об использовании факсимиле для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом.

Где применять запрещено

Нельзя использовать факсимиле при подписании:

Как хранить и учитывать факсимиле

Цифровое изображение подписи лучше хранить на компьютере ответственного сотрудника, который защищен паролем и закрыт от доступа посторонних лиц.

Источник

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Создание визы факсимильным методом (с приспособлением для механического копирования) являет собой аналог выполненной самим гражданином подписи (ст. 160 ГК РФ).

Механический аналог собственноручно сделанной подписи (факсимиле) выполняет функции персонального визирования, идентифицируя при этом подписывающего гражданина.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Процесс изготовления приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины визы, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, редко дерево.

Штампы с факсимиле используются организациями с большим объемом документооборота, требующим от руководителя значительных затрат времени на подписание бумаг, или в случаях частого отсутствия и занятости руководства.

Использование аналога живой подписи предполагает возникновение определенной ответственности у компании-работодателя и у сотрудника, чья подпись используется в виде штампа.

Вопрос: Можно ли предусмотреть в проекте контракта возможность использования факсимильного воспроизведения подписей представителей сторон при подписании документов о приемке результатов исполнения обязательств?
Посмотреть ответ

Приспособление выдается уполномоченному работнику, который несет ответственность за его применение, при этом перечень его полномочий должен строго оговариваться.

Важно! Оттиск следует хранить в условиях, предотвращающих возможность злоупотребления или несанкционированного использования.

Аналог подписи и правоотношения в сфере налогов

Гражданский Кодекс РФ предусматривает применение оттиска, заменяющего собственноручную подпись, при совершении любого типа соглашений (контрактов) в случае наличия договоренности между сторонами (ст. 160 ГК РФ).

По системе бухгалтерского учета полученное от контрагента документальное подтверждение выполнения условий контракта (акты, накладные) признается первичным документом для учета.

Подписи лиц, несущих ответственность за оформление и проведение сделки, включены в перечень обязательных реквизитов при заполнении формы первичного документа (ст. 9 ФЗ № 402, 06.12.2011). Но требование ее наличия не означает наличие именно собственноручной визы.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Вопрос: Работник, возвратившийся из заграничной командировки, представил документы об оплате расходов на проживание в гостинице в валюте и справку о движении денежных средств на счете, распечатанную из личного кабинета с факсимиле банка. Справка из банка получена работником через личный кабинет (систему «Банк-Клиент»), распечатана без заверения проставлением оригинальной печати банка и подписей соответствующих работников. Можно ли такой документ принять в качестве документа, подтверждающего обмен валюты для целей исчисления налога на прибыль?
Посмотреть ответ

По ФЗ о ведении бухгалтерского учета (№ 402, ст. 9) непринятие документации к учету может иметь место при наличии единственной причины – оформлении не случившихся в действительности событий хозяйственной деятельности, включая относящиеся к ложным (притворным) сделкам.

Поэтому факсимильный штамп не может служить принципиальной преградой при приеме документарных форм к бухгалтерскому учету.

Важно! На бланках бухгалтерской отчетности должна присутствовать выполненная собственноручно виза руководителя (ст. 13 ФЗ № 402).

Счета-фактуры и учетные документы

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Позиция налоговых служащих подкреплена письмом МФ РФ № 03-07-09/49478 (27.08.2015), в котором отмечается, что договоренности сторон отнесены к процедурам гражданско-правового характера, а счет-фактуры включены в формы, регулируемые налоговым законодательством. Правила по оформлению указанных форм не подпадают под сделки гражданско-правового характера (ст. 2 ГК РФ).

Вопрос: Организация заключает договор со специализированной организацией о проведении специальной оценки условий труда. В договоре среди прочих условий присутствует следующее: «Стороны подтверждают свое согласие на использование аналога собственноручной подписи (факсимиле) в целях оформления отчетных материалов, предусмотренных действующим законодательством. Факсимильная подпись (факсимиле) признается сторонами равноценной подлинной подписи должностного лица (специалиста/эксперта)».
Правомерно ли применение факсимиле для подписания отчетных документов по специальной оценке?
Посмотреть ответ

Органами ФНС не признаются в качестве законных документы с нерукописной визой руководителя организации, включая используемые для учета по налогу на прибыль (письмо МФ РФ № 03-03-06/20808, 13.04.2015).

В документе МФ речь шла об учете расходов. Но суммы, отнесенные к счетам расходов одной из сторон сделки, у другой стороны числятся в доходах. Поэтому под сомнение могут попасть и ситуации с признанием доходов.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Судебной практикой расходы признаются, когда доказан их реальный характер, не принимая во внимание несущественные недостатки, допущенные при формировании первичного документа (Постановление арбитражного апелляционного суда № 07АП-233/09, 27.02.2009). Учитывая также тот факт, что удержание налогов производится при наличии у плательщика налоговых начислений фактической способности и возможности по их выплате (ст. 3 НК РФ), судами отклоняются отказы в признании расходов по формальным причинам при учете налога по прибыли.

Важно! В любой ситуации нежелательно доводить проблему до судебного разбирательства. Практика судов по использованию факсимиле характеризуется неоднозначностью, поэтому сложно предположить поддержит или нет суд налогоплательщика.

Допустимые и запрещенные сферы использования факсимиле

Факсимильный оттиск может ставиться на:

Рядом правовых, нормативных актов предусматривается прямой запрет в отношении использования оттиска факсимиле, к примеру:

Некоторые нюансы применения клише

Если руководство предприятия решило использовать факсимильную копию, то следует издать соответствующее распоряжение (приказ), а также подготовить положение об использовании аналога подписи руководителя.

В положении должны перечисляться все разрешенные случаи и ситуации, назначен работник, ответственный за хранение и работу со штампом, указаны меры наказания за нарушения или превышение полномочий ответственного лица.

Налоговое и гражданское законодательства РФ не содержат регламентирования порядка применения факсимиле. Поэтому удобное средство замены оригинала не всегда может быть безопасным.

Перед оформлением договоров или иных значимых текстов следует составить соглашение, по которому оба участника признают правомерным оттиски факсимиле, и приложить к нему образцы.

При возникновении каких-либо споров по поводу использования штампов главным аргументом будет служить взаимная договоренность участников в виде соглашения, дополнения или пункта в тексте договора. В противном случае применение такого документа по суду может признаваться неправомерным, а документ — недействительным.

Широкое применение оттиска лучше ограничить до тех пор, пока по данному вопросу не будет законодательно установлен четкий регламент.

Источник

Блог Смоленских печатников

Казалось бы — изготовление факсимильных печатей в нашем салоне далеко не является услугой, приносящей хоть сколько-нибудь заметный по сравнению с другими услугами доход, но именно этот вид печатей чаще всего вызывает у наших клиентов множество вопросов. Что ж, пришло время ответить на них!

Для начала разберёмся, а что же это такое — факсимиле или факсимильная подпись (печать, штамп)

Факсимиле — это точное и достоверное воспроизведение при помощи технических средств графического оригинала, будь то рукопись, рисунок, чертёж, подпись и т. д. В нашем деле под факсимиле, или факсимильной печатью, чаще всего подразумевают печать (или штамп), оттиск которой представляет собой точную копию чьей-либо подписи. В делопроизводстве
такая печать используется для ускорения заверения документов, или же для заверения документов во время отсутствия самого автора подписи (с его согласия, разумеется!) и, как следствие, невозможности поставить на документ «настоящую» подпись.

Факсимиле с точки зрения закона

Порядок использования факсимильной подписи для совершения гражданско-правовых сделок описан в ст. 160 ч.2 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, точно как и собственная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, к сожалению, не столь немногочисленны.

Гражданско-правовые сделки — можно

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Документы бухгалтерского и налогового учета — не понятно, но скорее нельзя

Споры и дискуссии по поводу правомерности использования штампа вместо подписи при оформлении бухгалтерских и налоговых документов длятся уже не один год. В первую очередь это вызвано тем, что ни законодательство о бухгалтерском учете, ни налоговое законодательство не регламентируют порядок использования факсимиле.

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя. Согласно законодательству о бухгалтерском учете первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных
лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Финансовые и платёжные документы — нельзя!

Факсимиле ни в коем случае нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия. Эта позиция нашла поддержку в ряде судебных решений. Например, в одном из них судьи указали, что законодательством не предусмотрена возможность использования факсимиле на актах о приемке выполненных работ (они имеют финансовые последствия). Следовательно, акты с факсимиле не могут
проходить в качестве доказательств по делу.

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность
использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Таким образом, как оказывается, с факсимильной печатью не особо и разгуляешься. Тем не менее, во внутреннем документообороте вашей организации печать или штамп с подписью может сильно сократить время на рутинные задачи, оставив больше простора для действительно важных дел.

Подытожим. Где всё-таки можно использовать факсимиле:

Поэтому, если вам для ваших дел вдруг понадобится такая печать, мы её обязательно изготовим. Адрес тот же — здесь 🙂

При написании статьи использовались материалы сайта Гарант.ру.

Источник

Что такое факсимиле

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

В Совкомбанке можно оформить кредит наличными на любые цели до 3 млн рублей со ставкой 6,9%. Выберите удобную программу и рассчитайте ежемесячный платеж на кредитном калькуляторе. Деньги нужны срочно? Достаточно паспорта и любого второго документа. Нужна крупная сумма? Вы можете взять кредит под залог автомобиля или недвижимости. Заполните заявку на сайте и получите быстрое одобрение. Есть доставка!

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

Халва знает, как заставить цвести ваше «денежное дерево» в любых условиях: покупать в беспроцентную рассрочку товары в 250 000 магазинах-партнерах на сумму до 500 000 рублей, получать кешбэк до 10% и приумножать сбережения в удобной онлайн-копилке до 7,5% годовых. Оформите карту и получите «золотой ключик» финансового благополучия!

Только до 04.09.2022 действует увеличенная рассрочка – целых 24 месяца на все покупки у партнеров по акции «Школьная Халва». Позвольте себе еще больше с Халвой!

Источник

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).

Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:

Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.

Что такое факсимиле и зачем оно нужно

Слово «факсимиле» – от латинского «fac simile», что означает «делай подобное». Существуют факсимильные издания старинных редких книг, факсимильные репродукции, всем хорошо знаком факсимильный аппарат.

В XVIII веке факсимиле выполнялось гравированием на дереве, глине, мягком металле и литографированием. Впервые потребность иметь факсимильную подпись появилась в ХIХ веке. В то время широкое распространение получила мода на собирание автографов знаменитостей. Умельцы вручную копировали популярный росчерк на тонкую, практически прозрачную, бумагу, делали оттиск с помощью гравировки или литографии, затем переносили его на фотографии или книги и неплохо на этом зарабатывали.

В настоящее время в подавляющем большинстве случаев, если мы говорим «факсимиле», то имеем в виду особую печать, оттиском которой является аналог чьей-либо подписи.

Процесс изготовления такого приспособления начинается со сканирования автографа физического лица. Далее под полученный образец готовится клише чаще в виде штампа или печати на автоматической или простой оснастке. Размер оснастки выбирается в зависимости от величины отпечатка подписи, а в качестве материала изготовления используется металл, пластик, реже дерево.

В наше время потребность иметь факсимиле остается весьма актуальной, так, по крайней мере, думают многие руководители компаний. Оно и понятно, ведь его использование помогает руководителю избежать рутинной работы по подписанию многих однотипных документов, экономит его время, а также позволяет оперативно решать вопросы подписания срочных документов в его отсутствие. Да и траты на изготовление факсимиле не обременяют.

Отметим, что с появлением современных компьютерных технологий появилась возможность создавать такую факсимильную подпись, которую практически невозможно отличить от настоящей. Поэтому в век развития информационных технологий становится опасно подписывать с помощью факсимиле важные документы, и во многих компаниях такой способ подписания оставляют преимущественно для документов, не предполагающих какой-либо ответственности: материальной или юридической.

Но не во всех компаниях дела обстоят именно так. А поскольку главное отличие факсимиле от собственноручной подписи состоит в отсутствии возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена, то задуматься над вопросом правильной организации работы с факсимиле все-таки стоит!

Законодательство РФ не дает легального определения такого понятия, как «факсимиле». Однако его можно встретить в подзаконных актах, например, в п. 7 приложения 1 к Регламенту Правительства Москвы 1 под факсимиле подразумевается «штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий». В экономическом словаре терминов есть более развернутое определение: факсимиле – печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг; факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой.

Из подобного толкования исходит и правоприменительная практика. Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 отметил, что факсимиле представляет собой клише, т.е. точное воспроизведение рукописи документа, подписи средствами фотографии и печати.

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи.

Факсимиле высокого качества позволяет создать подпись, практически неотличимую невооруженным глазом от собственноручно сделанной.

У читателей часто возникает вопрос: на какие документы можно ставить факсимиле, а на какие – нет? Но обо всем по порядку.

ГК РФ в ст. 160 четко очерчивает круг возможного применения факсимиле – это гражданско-правовые сделки 2 и оговаривает условия, при которых собственноручную подпись можно заменить на факсимиле, а именно если такая возможность предусмотрена:

Пункт 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ

2. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Следует помнить, что в соответствии с п. 3 ст. 2 ГК РФ гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, которые основываются на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в т.ч. к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Когда использование факсимиле предусмотрено законом

Инвалиды по зрению могут использовать в кредитных организациях при осуществлении операций с наличными факсимиле вместо подписи. Для этого тождественность собственноручной подписи инвалида по зрению с ее факсимиле должна быть удостоверена нотариусом и подтверждена соответствующим свидетельством. При этом организация должна сообщить незрячему инвалиду о банковской операции и сумме денег, которые были проведены во время операции. В этом случае заключение отдельного соглашения не требуется.

Это стало возможным после принятия в 2014 году Федерального закона от 21.07.2014 № 267-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который повлек изменение Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 № 181-ФЗ (ст. 14.1).

Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон

По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.

Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.

Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:

Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой 5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.

Но тут возникает другой вопрос: а когда это надо сделать? Поскольку ст. 160 ГК РФ не конкретизирует, когда должно быть подписано соглашение сторон об использовании факсимильной подписи (до заключения или во время заключения договора), на этот счет существуют разные точки зрения юристов. Во избежание лишних рисков рекомендуем:

Главное, чтобы договоренность об использовании факсимиле была «подписана» собственноручно ранее начала их применения.

Соглашение сторон можно оформить:

Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы. Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь на них такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а подписанные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств, что подтверждает и Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ч. 3 ст. 75).

Часть 3 статьи 75 «Письменные доказательства» Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации

3. Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором.

Пример 1. Фрагмент текста основного рамочного договора, который подписывается руководителями организаций собственноручно, а все дополнительные соглашения, спецификации к указанному договору далее планируется подписывать факсимильными подписями других ТОП-менеджеров этих организаций. Данные договоренности фиксируются в самом договоре (с собственноручными подписями сторон)

Если компания планирует работать с контрагентом в рамках нескольких договоров, то соглашение об использовании факсимиле можно составить не для конкретного договора, а сразу для всех договоров, заключаемых с указанным контрагентом, в случае необходимости подписания их факсимиле.

Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

А что будет, если заранее оформить соглашение не успели? Или, еще один возможный вариант: прочитали эту статью, и поняли, что используемые вовсю факсимиле должным образом не легитимизированы. Ведь не хочется сидеть молча и дожидаться, пока не грянет как гром проблема наподобие этой:

Судебная практика. Определение Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.12.2009 № ВАС-16259/09 по делу № А51-10436/2008-23-225

Высший Арбитражный Суд РФ отметил, что если договор не содержит условий, предусматривающих возможность использования факсимильной подписи при заключении соглашения о внесении в него изменений, то такое соглашение, подписанное факсимильной подписью, считается незаключенным, поскольку сторонами не была соблюдена его письменная форма.

Не является нарушением подписание сторонами отдельного соглашения об использовании факсимиле уже после заключения основного договора, если на это не было возражений сторон.

Судебная практика. Постановление ФАС Дальневосточного округа от 17.01.2007 по делу № А51-8443/2006-16-253

Суд обратил внимание на то, что соглашение о возможности применения факсимиле может быть подписано сторонами даже, что называется, «потом», т.е. после оформления документа, уже подписанного с использованием факсимиле, поскольку данным соглашением выражается воля сторон по рассматриваемому договору, и фактическое его исполнение устраняет сомнения в его незаключенности.

Пример 2. Формулировка в соглашении об использовании факсимиле, которая легализует факсимиле на ранее подписанном сторонами договоре

Стороны договорились, что действие Соглашения в соответствии с п. 2 ст. 425 ГК РФ распространяется на их отношения, возникшие с даты заключения договора поставки лекарственных средств от 12.12.2020 № 34/342ОС.

И хотя редкая судебная практика подтверждает возможность подписания соглашения после подписания договора (как в Примере 2), не рекомендуем ориентироваться на нее в своей работе.

Итак, на вопрос, можно ли подписать соглашение об использовании факсимиле после подписания договора, отвечаем так: не нужно рисковать! Но если уж попали в такую ситуацию, то «прикройте проблему тем, чем сможете».

Что делать, если оферта или акцепт договора выполнены факсимильной подписью, не предусмотренной соглашением сторон?

Кратко напомним, что процесс заключения договора складывается из двух этапов: оферты и акцепта. Оферта – предложение заключить сделку, в котором изложены существенные условия договора, адресованное определенному лицу (лицам). Оферта может быть сделана в виде письма. Если ваша компания первой подписала договор и направила его контрагенту, то это тоже означает, что вы направили оферту. Контрагент, получив договор, подписывает его со своей стороны, т.е. совершает акцепт – ответ лица, которому адресована оферта, о ее принятии.

Если вы получили акцепт своего предложения о заключении договора с контрагентом на определенных условиях, или контрагент вам прислал оферту, то следует внимательно посмотреть, какая подпись стоит в этих документах: собственноручная или факсимильная. При отсутствии соглашения об использовании факсимиле с указанным контрагентом следует срочно направить ему письмо о том, что вы не согласны с таким способом подписания договора из-за нарушения требований ст. 160 ГК РФ. И, конечно, постарайтесь не совершать никаких конклюдентных действий, пока не получите должным образом подписанный документ.

Когда оферт рассылается много, то частенько подписываются факсимиле, на акцептах они встречаются реже. Уверена, что с такой ситуацией встречались многие читатели, нередко просто закрывая глаза на «случайно» обнаруженные факсимильные подписи. Но анализ судебной практики заставляет относиться к таким «случайностям» более внимательно, т.к. своевременное информирование контрагента об обнаруженной факсимильной подписи может в суде перевесить чашу весов в вашу пользу.

Судебная практика. Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 № 08АП-11607/12

Как указывает ОАО «Пурдорспецстрой», 01.12.2009 между ним и ООО «Цезий» был заключен договор № П-04-12/09НП на поставку нефтепродуктов.

10.04.2012 за исх. № 388 от ООО «Цезий» поступило финансовое распоряжение о перечислении ему задолженности в размере 1 481 807 руб. 90 коп. В этот же день был заключен договор уступки права (требования) между ООО «Цезий» и ООО «Топливные ресурсы», сумма уступки 1 505 607 руб. 88 коп., уведомление о заключении данного договора к ответчику (ОАО «Пурдорспецстрой») поступило 28.06.2012. В связи с тем, что в уведомлении и в договоре вместо подписи директора ООО «Цезий» Л.С. Алексиной стояло факсимиле, а между организациями не заключалось отдельного соглашения о возможности подписания документов данным способом, ответчиком в адрес ООО «Цезий» и ООО «Топливные ресурсы» были направлены письма от 19.07.2012 № 357 и от 19.07.2012 № 358 с просьбой направить договор уступки прав с оригинальной подписью директора ООО «Цезий» Л.С. Алексиной, т.к. исходя из п. 1 ст. 162 ГК РФ, простая письменная форма сделки не была соблюдена.

Судебная практика. Решение Черкесского городского суда (Карачаево-Черкесская Республика) от 25.08.2016 по делу № 2-3694/2016

Поэтому суд не нашел оснований для признания договора незаключенным и акта оказания услуг недействительным.

Одним словом, не сидите сложа руки, действуйте! А чтобы правильно действовали остальные исполнители, внесите в договорный регламент правило, которое должно выполняться при согласовании подписанного контрагентом договора до его передачи на подпись вашему руководителю. Юридическая служба, договорный отдел, служба делопроизводства либо иное подразделение (его выбор зависит от распределения обязанностей в организации) должны:

Этот же порядок проверки подписи следует закрепить в договорном регламенте и для тех ситуаций, когда контрагент подписывает договор после вашего руководителя, присылая вам ваш экземпляр.

Современные технологии позволяют изготавливать такие факсимиле, что проставляемые с их помощью оттиски очень сложно отличить от рукописных подписей на глаз до проведения профессиональной экспертизы, поэтому некоторые организации полностью отказываются использовать факсимиле. Тогда в заключаемый договор включают подобную формулировку:

Пример 3. Формулировка в договоре об отказе использовать факсимиле

7.5. Стороны пришли к соглашению, что договор подписывается уполномоченными представителями Сторон их собственноручными подписями и скрепляется печатями Сторон. Использование факсимильных подписей на договоре, приложениях к нему, дополнительных соглашениях, заявках, спецификациях не допускается.

Как составить соглашение

Если стороны заключат отдельное соглашение об использовании факсимиле (образец целого документа показан в Примере 4), то в договоре, который потом будет подписан факсимиле, следует сделать ссылку на реквизиты соглашения (наименование, дата и номер при наличии) – как в Примере 5.

Пример 4. Соглашение об использовании факсимиле между сторонами

Пример 5. Ссылка в договоре на ранее заключенное соглашение об использовании факсимиле

Настоящий договор, протоколы разногласий (согласования разногласий), все заявки, спецификации и все дополнительные соглашения к нему, соглашение о расторжении договора подписываются Сторонами факсимильными подписями уполномоченных лиц на основании заключенного Соглашения об использовании факсимиле от 16.09.2020 № 25.

Сфера госзакупок и закупок компаний с государственным участием

Данные законы предусматривают заключение контрактов в определенных случаях только в электронном виде. Использование факсимиле в век бурного развития информационных технологий и проведения закупок на электронной торговой площадке (далее – ЭТП) в сфере закупочной деятельности не является столь актуальным.

Однако в письмах Минэкономразвития России есть разъяснения по поводу возможности подписания факсимиле отдельных документов в рамках закупочных процедур, и их нельзя сбрасывать со счетов.

Участие в закупочной процедуре подразумевает направление заказчику заявки, подготовленной участником закупки. Порядок подачи и требования к подаваемым заявкам определены законами 44-ФЗ и 223-ФЗ, которые не предусматривают подписание заявки факсимиле. Аналогичный вывод сделан и в письме Минэкономразвития России от 24.04.2017 № Д28и-1655.

Указанные законы не предусматривают и подписание при помощи факсимиле договоров по результатам закупочных процедур с победителем. Но в письме Минэкономразвития России дается разъяснение о возможности использования факсимиле (однако заодно напоминается, что Минэкономразвития России – орган исполнительной власти, который не наделен компетенцией по разъяснению законодательства РФ).

Письмо Минэкономразвития России от 02.09.2016 № Д28и-2252

. в случае если между сторонами договора (контракта) заключено соответствующее соглашение, заказчик и участник закупки вправе использовать факсимильное воспроизведение подписи при заключении договоров в соответствии с Законом № 223-ФЗ и контрактов в соответствии с Законом № 44-ФЗ.

При этом отмечаем, что согласно Закону № 223-ФЗ порядок подготовки и проведения процедур закупок (включая способы закупок) и условия их применения устанавливаются заказчиками самостоятельно путем принятия в соответствии с Законом № 223-ФЗ положения о закупке.

Таким образом, заказчик вправе при заключении договора в соответствии с Законом № 223-ФЗ использовать факсимильное воспроизведение подписи, в том числе если это предусмотрено положением о закупке.

Источник

Факсимиле

Смотреть что такое «Факсимиле» в других словарях:

ФАКСИМИЛЕ — (лат. от facere делать, и similis похожий, имеющий сходство). Точный снимок подписи, рукописи или рисунка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФАКСИМИЛЕ [лат. fac simile делай подобное] точное… … Словарь иностранных слов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (лат. fac simile сделай подобное). 1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. К изданию сочинений Ленина приложено много факсимиле. Факсимиле подписи. Снять факсимиле с подписи. || Клише,… … Толковый словарь Ушакова

факсимиле — нескл., ср., ФАКСИМИЛЬ я, м. facsimilé m. <лат. fac simile делай подобное. 1. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи при помощи гравирования, фотографии и т. п. БАС 1. Двадцать из них <литераторов> уже предстали пред… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (от лат. fac simile сделай подобное) печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные… … Экономический словарь

факсимиле — подпись, клише, воспроизведение, печать Словарь русских синонимов. факсимиле сущ., кол во синонимов: 6 • воспроизведение (38) • … Словарь синонимов

факсимиле — (неправильно факсимиле) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Факсимиле — клише, печать, имитирующая подпись. Документ, под которым стоит Ф., имеет юридическую силу. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

ФАКСИМИЛЕ — (от латинского fac simile сделай подобное), 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом. 2) Клише печать, воспроизводящая собственноручную подпись … Современная энциклопедия

Факсимиле — снимокъ съ чьего либо почерка. Ср. Fac simile, сдѣлай подобное … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

Источник

ФАКСИМИЛЕ

Полезное

Смотреть что такое «ФАКСИМИЛЕ» в других словарях:

ФАКСИМИЛЕ — (лат. fac simile сделай подобное). 1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. К изданию сочинений Ленина приложено много факсимиле. Факсимиле подписи. Снять факсимиле с подписи. || Клише,… … Толковый словарь Ушакова

факсимиле — нескл., ср., ФАКСИМИЛЬ я, м. facsimilé m. <лат. fac simile делай подобное. 1. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи при помощи гравирования, фотографии и т. п. БАС 1. Двадцать из них <литераторов> уже предстали пред… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (от лат. fac simile сделай подобное) печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные… … Экономический словарь

факсимиле — подпись, клише, воспроизведение, печать Словарь русских синонимов. факсимиле сущ., кол во синонимов: 6 • воспроизведение (38) • … Словарь синонимов

факсимиле — (неправильно факсимиле) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Факсимиле — клише, печать, имитирующая подпись. Документ, под которым стоит Ф., имеет юридическую силу. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

ФАКСИМИЛЕ — (от латинского fac simile сделай подобное), 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом. 2) Клише печать, воспроизводящая собственноручную подпись … Современная энциклопедия

Факсимиле — снимокъ съ чьего либо почерка. Ср. Fac simile, сдѣлай подобное … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

Источник

Факсимиле

Смотреть что такое «Факсимиле» в других словарях:

ФАКСИМИЛЕ — (лат. от facere делать, и similis похожий, имеющий сходство). Точный снимок подписи, рукописи или рисунка. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ФАКСИМИЛЕ [лат. fac simile делай подобное] точное… … Словарь иностранных слов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (лат. fac simile сделай подобное). 1. нескл., ср. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. К изданию сочинений Ленина приложено много факсимиле. Факсимиле подписи. Снять факсимиле с подписи. || Клише,… … Толковый словарь Ушакова

факсимиле — нескл., ср., ФАКСИМИЛЬ я, м. facsimilé m. <лат. fac simile делай подобное. 1. Точное воспроизведение рукописи, документа, подписи при помощи гравирования, фотографии и т. п. БАС 1. Двадцать из них <литераторов> уже предстали пред… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

ФАКСИМИЛЕ — (от лат. fac simile сделай подобное) печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица, человека, подписывающего множество документов, бумаг. Факсимиле приравнивается к подписи лица собственной рукой; факсимильные… … Экономический словарь

факсимиле — подпись, клише, воспроизведение, печать Словарь русских синонимов. факсимиле сущ., кол во синонимов: 6 • воспроизведение (38) • … Словарь синонимов

факсимиле — (неправильно факсимиле) … Словарь трудностей произношения и ударения в современном русском языке

факсимиле — — [Е.С.Алексеев, А.А.Мячев. Англо русский толковый словарь по системотехнике ЭВМ. Москва 1993] факсимиле факсимильная копия Копия оригинального документа, в том числе и передаваемая по каналам связи. [Л.М. Невдяев. Телекоммуникационные… … Справочник технического переводчика

Факсимиле — клише, печать, имитирующая подпись. Документ, под которым стоит Ф., имеет юридическую силу. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

ФАКСИМИЛЕ — (от латинского fac simile сделай подобное), 1) точное воспроизведение графического оригинала (документа, рукописи, подписи) фотографическим или печатным способом. 2) Клише печать, воспроизводящая собственноручную подпись … Современная энциклопедия

Факсимиле — снимокъ съ чьего либо почерка. Ср. Fac simile, сдѣлай подобное … Большой толково-фразеологический словарь Михельсона (оригинальная орфография)

Источник

О применении факсимиле

Факсимиле (лат. Fac simile – сделай подобное) представляет собой печать, воспроизводящую собственноручную подпись, или ее сканированное изображение (файл), которое включается в текст документа. Факсимиле высокого качества практически неотличимо от оригинала подписи.

Нормативное регулирование применения факсимиле

Возможность использования при совершении сделок факсимиле предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.»

Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашениями сторон. Важно помнить, что соглашение сторон об использовании факсимиле необходимо подписать собственноручно. При этом факсимиле подпись будет иметь такую же силу, как и подлинная подпись уполномоченного лица.

Изготовление факсимиле

При выборе изготовителя печатей, штампов, факсимиле обращайте внимание на его опыт и деловую репутацию. Отдавайте предпочтение сертифицированным производителям. Помните, что от благонадежности штемпелеизготовителя напрямую зависит безопасность Вашей организации.

Изготовление факсимиле возможно с использованием нескольких технологий. Наиболее четкий оттиск факсимиле гарантирует изготовление по технологии лазерной гравировки. В этом случае возможно использование автоматической или ручной оснастки. Автоматическая оснастка незаменима при проставлении большого количества оттисков, а ручная оснастка, особенно карманные ее варианты, очень удобна для того, чтобы носить факсимиле с собой.

Использование факсимиле

Порядок использования и хранения факсимиле необходимо прописать во внутренней документации предприятия. Как правило, это Положение о факсимиле. В нем следует указать перечень документов, на которых можно проставлять оттиск, определить лицо (категорию лиц) в обязанности которого будет входить обеспечение сохранности факсимиле, а также несение ответственности за нарушение порядка его использования и хранения.

При грамотном составлении указанного положения и иных кадровых документов в случае нарушения должностным лицом порядка использования факсимиле, при котором организации наносится ущерб, возможно привлечение этого лица к материальной ответственности.

Ограничения использование факсимиле

Следует иметь в виду, что гражданское законодательство не применяется к имущественным отношениям, основанным на административном или ином властном подчинении одной стороны другой, в том числе к налоговым и другим финансовым и административным отношениям.

Это ограничение также распространяется:

Отдельного внимания заслуживает вопрос об использовании факсимильных подписей в счетах-фактурах. В этих документах, по мнению налоговой службы и Минфина РФ, не допустимо пользоваться факсимильным воспроизведением подписи. Однако арбитражная практика на сегодняшний день в этом вопросе полностью на стороне налогоплательщика. Как указывают судьи, факсимиле является аналогом собственноручной подписи, и запрета на его применение при оформлении счетов-фактур законодательством не установлено. Исключением могут быть лишь дела, в которых доказана недобросовестность действий организации.

Еще одним ограничением в использовании факсимиле является порядок оформления унифицированных документов по учету труда. В форме каждого из таких документов предусмотрено место именно для личной подписи руководителя. По этой причине применение факсимиле в них запрещено.

Отметим, что форма трудового договора унифицированным документом не является. Поэтому в данном случае однозначного мнения нет. Сторонники собственноручной подписи ссылаются на ст. 67 Трудового кодекса, согласно которой стороны должны подписать оба экземпляра трудового договора. Отсюда и делается вывод о невозможности применения факсимиле. По мнению же автора, ни указанная формулировка, в частности, ни трудовое законодательство в целом не содержат запрета на использование факсимиле при заключении трудового договора.

Кроме того, необходимо иметь в виду, что Госкомстатом утвержден государственный стандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и др). Согласно этому правилу, в указанных документах должны стоять личные подписи должностных лиц. Иногда контролирующие органы ссылаются на нормы данного стандарта в обосновании своей позиции, например, в письмах или в арбитраже.

Здесь следует знать, что требования этого ГОСТа являются рекомендуемыми, что указано в самом стандарте. Поэтому им можно руководствоваться по собственному усмотрению.

Факсимиле. Как оформить заказ?

Для того, чтобы оформить заказ на изготовление факсимиле, воспользуйтесь нашим интернет-магазином или обратитесь к менеджерам «ПолиграфычЪ».

Источник