инвентаризация бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
Инвентаризация бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков
строгой отчетности и денежных документов (ОКУД 0504086)
Скачать форму инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов:
Образец заполнения инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов >>>
Материалы по заполнению инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов:
— Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
— Готовое решение: Как учреждению заполнить инвентаризационную опись (сличительную ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)
Архивные формы инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов:
— инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов при формировании учетной политики с 2015 года до 27 сентября 2020 года
— инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов при формировании учетной политики с 2011 года до 2015 года
— инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов при формировании учетной политики с 2006 года до 2011 года
Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
Что такое бланк строгой отчетности
Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.
Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.
Примерами БСО являются:
Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.
Бухучет бланков строгой отчетности
Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (для казенных учреждений – приказ Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н, для автономных учреждений – приказ Минфина от 23.12.2010 № 183н). Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:
Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.
Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).
Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.
Бухучет расходов на бланки строгой отчетности
Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Порядок применения классификации операций сектора госуправления (КОСГУ), утвержденный приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, говорит о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:
Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.
Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:
Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:
Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:
Итоги
В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.
Инвентаризация бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Бюджетным учреждением до 2019 года были приобретены БСО. Сумма приобретения отнесена на расходы, и учет бланков ведется на забалансовом счете 03. Бланки закреплены за материально ответственным лицом. Согласно Стандарту «Запасы» в 2020 году ранее приобретенные бланки надо отразить на балансовом счете. В каких случаях нужно перенести данные бланки на балансовые счета учреждения? Какими бухгалтерскими проводками это сделать? Как отразить последующую выдачу БСО со склада ответственному лицу?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
В случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за материально ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.
Обоснование вывода:
Объектами бухгалтерского учета являются активы, обязательства, источники финансирования деятельности субъекта учета, доходы, расходы, иные объекты. Для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, включая наличные и безналичные денежные средства, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод (п.п. 35, 36 Стандарта «Концептуальные основы. «). Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные (полученные) учреждением для осуществления своей деятельности, соответствуют понятию «актив» и, как следствие, подлежат отражению на балансе учреждения на соответствующих счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
Бюджетные учреждения, начиная с 01.01.2020, в части учета материальных запасов руководствуются в том числе требованиями Стандарта «Запасы». Так, согласно п. 45 Стандарта «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению на соответствующих балансовых счетах, ранее не признававшиеся таковыми в составе запасов и (или) отражавшиеся на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости (смотрите также п. 8 Методических рекомендаций к Стандарту «Запасы»). При этом бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции N 157н). Кроме того, согласно п. 337 Инструкции N 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Вместе с тем приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в Инструкцию N 157н внесены изменения, согласно которым бланки строгой отчетности подлежат отражению на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» с момента их выдачи ответственным лицам с мест хранения (со склада) с целью их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения (смотрите также письмо Минфина России от 14.03.2019 N 02-06-10/16864, письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230, письмо Минфина России от 25.10.2019 N 02-07-10/82444). То есть, учитывая нормы Инструкции N 157н, Стандарта «Концептуальные основы. «, Стандарта «Запасы», в случае если бланки строгой отчетности учитываются на складе и планируется их закрепление за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи) в рамках хозяйственной деятельности учреждения, то бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы». В свою очередь, на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» могут отражаться только те бланки строгой отчетности, которые уже закреплены за ответственным лицом с целью их выдачи (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения).
Таким образом, в случае, если у учреждения имеются бланки строгой отчетности, хранящиеся на складах учреждения, то в учете необходимо отразить корректировку входящих остатков в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). При этом указанная информация отражается в том числе в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773) (п.п. 16, 17 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 9 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 8 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Запасы»). То есть в учете бюджетного учреждения подлежат отражению следующие записи:
1.1. Уменьшение забалансового счета 03
1.2. Дебет 0 105 Х6 346 Кредит 0 401 30 000
— отражен перенос бланков строгой отчетности с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности» на балансовый счет 105 06 «Прочие материальные запасы» в межотчетный период.
Дальнейшее списание бланков строгой отчетности со склада учреждения для закрепления за ответственным лицом с целью дальнейшего использования (выдачи) отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», с одновременным отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом в случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Порядок проведения инвентаризации БСО (нюансы)
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.07.2019 года для расчетов с покупателями обязательны к использованию только электронные БСО, печать которых осуществляется с применением обновленных касс, способных передавать информацию о взаиморасчетах с покупателями налоговикам в режиме онлайн. БСО, отпечатанные типографским способом, вправе применять лишь ИП без наемных сотрудников.
Учет БСО
К бланкам строгой отчетности относятся следующие документы: квитанции, бланки удостоверений, дипломов, лицензий, приглашений, чековых, квитанционных книжек, страховых полисов, свидетельств, сертификатов, абонементы, билеты, путевки. Они должны быть отпечатаны типографским способом, иметь машиночитаемую шестизначную нумерацию, обладать необходимой степенью защиты и содержать обязательные реквизиты.
Предприятия обязаны осуществлять контроль расходования бумажных бланков по наименованиям, сериям и номерам. Учет ведется на забалансовом счете 006 по каждому виду и местам хранения в условной оценке. Акции, облигации и другие ценные бумаги, бланки трудовых книжек должны учитываться таким же порядком.
В мае страховая компания ООО «Квинт» заказала в типографии 5 000 бланков страховых полюсов на общую сумму 10 000 руб. без НДС. Передача бланков оформлена актом приемки-передачи БСО. Бланки в количестве 1 000 штук поступили на ответственность бухгалтера-кассира.
Бухгалтер предприятия отразил эту операцию следующим образом:
Регистрируются бланки в специальной книге, которую необходимо пронумеровать и прошнуровать. Книга должна быть скреплена печатью и заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. За образец можно взять форму по ОКУД 0504045, утвержденную приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н для государственных предприятий.
БСО должны храниться в условиях, которые препятствуют их порче и хищению.
Подробнее об учете и хранении бланков вы можете узнать из статьи «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».
Как правило, инвентаризация БСО проводится вместе с инвентаризацией кассы. Подробно о нюансах проведения ревизии денежных средств и документов рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Как происходит инвентаризация БСО
Провести инвентаризацию БСО нужно перед подготовкой годовой отчетности, при выявлении хищения, порчи БСО, в случае чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, при реорганизации или ликвидации предприятия. Также в обязательном порядке ревизия бланков проводится при смене лиц, на ответственность которых поступили документы.
Порядок, который следует соблюдать при проведении инвентаризации, описан в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Решение о проведении инвентаризации БСО, принимаемое исполнительным органом предприятия, оформляется распорядительным документом.
Ознакомиться с правилами составления приказа, а также увидеть образцы вы сможете в статье «Приказ о проведении инвентаризации — образец заполнения».
В период проведения инвентаризации БСО создается комиссия, утверждаемая руководителем в количестве не менее 3 человек. В состав ее могут включаться работники администрации, бухгалтерии, внутренние аудиторы или специалисты независимых аудиторских организаций.
Результаты инвентаризации БСО могут быть признаны недействительными, если не все члены комиссии, назначенные приказом руководителя, и лица, на ответственность которых поступили БСО, будут присутствовать при инвентаризации.
В ходе инвентаризации комиссия осуществляет пересчет бланков документов, сверяет их со списком для установления их фактического наличия. Ревизия бланков осуществляется отдельно в отношении каждого лица, на ответственность которого поступили БСО.
Список бланков содержится в инвентаризационной описи или акте. В одной из граф приводятся данные бухгалтерского учета, а в другой комиссия записывает фактическое наличие БСО.
Пересчет бланков документов и их сверка с данными учета производятся отдельно по каждому виду БСО с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения БСО.
С помощью инвентаризации БСО проверяется правильность данных текущего учета и выявляются ошибки, приходуются неучтенные БСО, контролируется их сохранность.
Инвентаризационная опись и акт заверяются подписями комиссии и лицами, на чью ответственность поступили проверяемые бланки документов.
При обнаружении расхождений составляются сличительные ведомости.
Для оформления результатов инвентаризации возможны два варианта: фиксировать результаты ревизии в самостоятельно разработанных на предприятии формах или использовать унифицированные, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88, которые можно скачать на нашем сайте:
При применении самостоятельно разработанных форм их образцы должны быть утверждены руководителем предприятия и содержать обязательные реквизиты, которые установлены законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Узнать о требованиях к самостоятельно разработанным формам первичных документов вы сможете из материала «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Результаты работы комиссии оформляются документами, оформленными в количестве 2 или 3 (если происходит смена материально ответственных лиц) экземпляров.
Акт инвентаризации бланков строгой отчетности: образец
Акт инвентаризации бланков документов используют для отражения результатов ревизии фактического наличия бланков.
Предприятие может использовать акт унифицированной формы ИНВ-15 либо самостоятельно разработанный и утвержденный руководителем.
Для помощи в разработке собственной формы акта приводим образец.
Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности
При указании в учетной политике предприятия использования для оформления результатов инвентаризации формы ИНВ-16 сведения о бланках регистрируются в этом документе.
В описи указывается: наименование, вид, категория документа, код по ОКЕИ и единица измерения, номер, серия, номинальная стоимость, фактическое количество, наличие по данным бухгалтерского учета, результат (излишек, недостача).
Как оформить результаты ревизии ТМЦ в бухучете, узнайте здесь.
Как оформить недостающий БСО при инвентаризации
В случае, когда комиссия вскрыла недостачу бланков документов, следует выяснить причину, взять объяснение с лица, на чью ответственность поступили документы. В случае необходимости на виновных лиц необходимо наложить взыскание.
При инвентаризации БСО, поступивших на ответственность бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. в ООО «Полет» выявлена недостача одного бланка квитанции.
ООО «Полет» для оформления инвентаризационных действий использует бланки унифицированных форм, о чем содержится упоминание в учетной политике организации.
От бухгалтера-кассира получено объяснение о причинах недостачи:
«Недостача одного бланка квитанции об оплате ветеринарных услуг возникла вследствие его порчи. Я неверно заполнила квитанцию, а затем уничтожила, не составив акт о списании бланка».
Материально ответственное лицо Бухгалтер-кассир Иванова Т. В.»
Решение руководителя ООО «Полет»: провести для бухгалтера-кассира Ивановой Т. В. инструктаж по учету квитанций.
Если бы бухгалтер-кассир Иванова Т. В. потеряла БСО, такой инцидент надо было оформить специальным актом. Как оформить акт об утере БСО, узнайте здесь.
Итоги
Инвентаризация БСО является необходимым условием контроля их поступления, расходования и хранения. Учет ведется по видам, сериям, номерам, и количеству.
Основные правила проведения инвентаризации
Автор: Романова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В материале напомним основные правила проведения инвентаризации в учреждении, в частности порядок ее документального оформления.
Инвентаризация активов и обязательств проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).
В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
К сведению: проведение инвентаризации активов является обязательным как для муниципальных учреждений, так и для администраторов доходов федерального бюджета (Письмо Минфина РФ от 28.05.2021 № 02-07-10/43252).
Порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета утверждается учетной политикой учреждения (п. 9 СГС «Учетная политика»).
В частности, должны быть установлены основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»).
Минфин в Письме от 24.12.2020 № 02-07-07/113668 отметил:
нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат прямых указаний в отношении как способов, правил проведения инвентаризации, так и определения состава комиссии по инвентаризации и порядка ее работы;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания № 49), не относятся к нормативному правовому акту, устанавливающему обязательные требования к проведению инвентаризации, и носят рекомендательный характер.
Таким образом, определение процедурных мероприятий, сроков проведения инвентаризации объектов бухгалтерского учета (исходя из специфики их вовлечения в хозяйственный оборот и применяемых методов учета), способов инвентаризации (сплошная и (или) выборочная инвентаризация, номенклатурный пересчет по местам хранения и (или) реестровая (документарная) сверка и т. д.) находится в компетенции учреждения с соблюдением требования об обеспечении достоверности данных бюджетного учета и бюджетной отчетности (Письмо Минфина РФ от 26.03.2021 № 02-06-10/22274).
Необходимо помнить, что проведение инвентаризации обязательно (п. 81 СГС «Концептуальные основы»):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, на хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.
Годовая инвентаризация
В соответствии с абз. 6 п. 7 Инструкции № 191н в целях составления годовой бюджетной отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики.
Цель проведения годовой инвентаризации – выявление фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета, для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на отчетную дату.
Например, непроведение инвентаризации обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности было признано контрольным органом нарушением (п. 7.29 Письма Федерального казначейства от 29.05.2020 № 07-04-05/21-10615 «О направлении обобщенной информации по результатам контрольных мероприятий»).
Напомним, при составлении годового отчета в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» пояснительной записки (ф. 0503160) отражается информация о результатах проведенной в целях составления годовой отчетности инвентаризации имущества и обязательств субъекта бюджетной отчетности в части выявленных расхождений (п. 158 Инструкции № 191н).
Таблица оформляется главным распорядителем, распорядителем, получателем бюджетных средств, главным администратором, администратором источников финансирования дефицита бюджета, главным администратором, администратором доходов бюджета, финансовым органом, органом, осуществляющим кассовое обслуживание.
К сведению: при отсутствии расхождений по результатам инвентаризации таблица 6 не заполняется. Факт проведения годовой инвентаризации отражается в текстовой части разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.2 Указаний № 49).
Рекомендовано в состав инвентаризационной комиссии включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеры, экономисты, техники и т. д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
По мнению Минфина, при определении учреждением регламентации проведения инвентаризации необходимо обеспечить независимость суждений и мнений членов комиссии посредством принятия коллегиального решения комиссии большинством голосов.
Например, если из пяти членов комиссии присутствовали при проведении инвентаризации четверо (трое и председатель) и результаты голосования – два «за», два «против», то голос председателя является решающим (Письмо от 24.12.2020 № 02-07-07/113668).
Документальное оформление инвентаризации
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:
Код формы
Наименование документа
Акт о результатах инвентаризации
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Основанием для составления акта являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к акту прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях.
В данной описи указываются наименование подразделения Центрального банка (кредитной организации), номер открытого в нем счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях.
Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, распиской ответственного лица.
В данной описи отражаются:
сведения о фактическом наличии (цена, количество);
сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись (ф. 0504087)) составляется комиссией учреждения по ответственному за сохранность имущества лицу с формированием расписки данного лица и с указанием:
места проведения инвентаризации;
лица (лиц), ответственного (ответственных) за сохранность имущества, в том числе лица (лиц) с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо (ответственные лица));
приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации (номера и даты приказа);
даты начала и даты окончания инвентаризации.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной описи.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация)
Проставляется цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации материальных ценностей, предназначенных для реализации (цена продукции, товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта
Отражается количество объектов инвентаризации
Проставляется сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
Указывается информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (далее – статус объекта учета), например*:
1) для объектов основных средств – «в эксплуатации», «требуется ремонт», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»;
2) для материальных запасов – «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»;
3) для объектов незавершенного строительства – «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию»
Приводится информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (далее – целевая функция актива), например*:
1) для объектов основных средств – «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»;
2) для материальных запасов – «использовать», «продолжить хранение», «списание», «ремонт»;
3) для объектов незавершенного строительства – «завершение строительства (реконструкции, технического перевооружения)», «консервация объекта незавершенного строительства», «приватизация (продажа) объекта незавершенного строительства», «передача объекта незавершенного строительства другим субъектам хозяйственной деятельности»
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5
Проставляется количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Указывается информация, не отраженная в предыдущих графах:
– по объектам учета, в отношении которых выявлена недостача, – количество объектов учета, выбывших в пределах норм естественной убыли;
– информация о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации;
– иная информация
* Учреждение определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду.
Названная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию, после представления ответственным лицом (ответственными лицами) объяснения о причинах расхождений (при наличии) и заключения комиссии учреждения о результатах инвентаризации.
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
наименование дебитора (кредитора) в случае указания расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ;
данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам) в бюджеты, отражаемые по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.
Такая опись формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по данным бухгалтерского учета;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Указанная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) заполняется в целях обобщения информации об установленных в ходе инвентаризации отклонениях от данных бухгалтерского учета, а также об объектах учета, по которым выявлено несоответствие условиям признания актива.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной ведомости.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается наименование объекта нефинансового актива (показатель должен соответствовать графе 2 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер, позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация) (показатель должен соответствовать графе 3 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится единица измерения (показатель должен соответствовать графе 4 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается номер (код) счета бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 10 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется балансовая стоимость (сумма) на единицу объекта учета (показатель должен соответствовать результату деления показателя графы 12 на показатель графы 11 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации товаров (цена товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта (показатель должен соответствовать графе 5 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать гра-фе 13 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 8 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 14 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли данных бухгалтерского учета фактическому наличию
Проставляется сумма объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли (определяется путем умножения показателя графы 10 на показатель графы 6)
Отражается количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 15 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 12 на показатель графы 7 и должна соответствовать графе 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 17 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 14 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 18 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Названная ведомость подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.