извещение о совещании образец
Письмо-вызов на совещание
Все письма-приглашения оформляются по единому образцу с той лишь разницей, что в каждом конкретном письме указывается, на какое именно мероприятие, на каких условиях, по какому поводу, в какое время и по какому адресу приглашается адресат.
Вызов на совещание
Совещание – это всегда деловое мероприятие, на проведение которого может приглашаться неопределенно широкий круг лиц с целью решения тех или иных вопросов, или для обсуждения той или иной информации. Так:
Содержание письма о вызове на совещание будет варьироваться в зависимости от специфики совещания. К примеру, совещание с внешними партнерами может сопровождаться требованиями по дресс-коду или наличию переводчика.
Вызов может оформляться на каждого приглашенного по отдельности или на всех приглашенных одним письмом. В этом случае все приглашенные указываются в списке адресатов письма.
Составление вызова
В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать шаблон письма-вызова на совещание и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения в шаблон потребуется ввести следующие сведения:
Вручается письмо-вызов на совещание либо лично под подпись, либо направляется по почте.
Письмо-вызов на совещание
Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.
Общие сведения
Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.
Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.
Кому можно отправить такое письмо:
Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.
Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание
Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.
Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.
В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:
Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.
Образец письма
Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.
Вызов на совещание
Уважаемый Николай Алексеевич!
Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.
В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.
Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru
План совещания прилагается.
С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов
Письмо-извещение
Информационное письмо
Под информационными письмами понимается широкий круг деловых писем, содержащих в себе различного рода информацию. Это могут быть:
Некоторые виды писем могут сочетаться. Например, письмо-извещение может одновременно содержать в себе приглашение к участию в мероприятии, о котором извещается контрагент.
Письма-извещения могут носить как частный, конкретизированный характер, так и содержать в себе общую информацию. Направляться письма могут как одному, так и нескольким адресатам, как физическим, так и юридическим лицам.
Составляться письма могут также несколькими лицами одновременно, например, если речь идет о совместно организованном мероприятии.
Как правило, письма-извещения рассылаются контрагентам, с которыми уже налажены отношения, однако могут и направляться новым партнерам в качестве первого шага к формированию деловых отношений.
Помимо этого письма-извещения делятся на:
Структура письма будет зависеть от характера письма.
Общие правила составления письма
В соответствии с правилами делового этикета письмо-извещение должно быть подписано руководителем организации или руководителями организаций, если речь идет о совместно организованном мероприятии. Письма-извещения оформляются на фирменном бланке организации (если организация им пользуется) и составляются грамотно, с использованием канцелярских клише.
Допускается наличие приложений (буклеты, брошюры, карточки предприятия и т.п.).
Структура письма-извещения
Нормативными актами не установлена единая структура письма-извещения. На нашем сайте имеется шаблон письма подобного типа, которым вы можете воспользоваться, индивидуализировав его с учетом ваших конкретных обстоятельств.
Структура письма-извещения состоит из следующих расположенных в логическом порядке блоков:
Письмо-извещение может быть вручено адресату любым удобным способом:
Образец уведомительного письма различных типов
Письмо – это один из основных элементов деловой этики. Чаще всего направляемые письма имеют информационный или уведомительный характер. Они позволяют регулировать отношения между сторонами, а в сфере предпринимательства являются частью договоренности. Уведомления используются даже в качестве доказательной базы в судебных делах. Используемый образец уведомительного письма будет зависеть от ситуации, в которой применяется бумага.
Определение и значение уведомления
Под уведомительным письмом подразумевается письмо, которое направляется для информирования лица о каком-то событии или предстоящем действии. Используются уведомления в трудовой, правовой, хозяйственной и других деятельностях.
Является отличным документом от претензии, так как в письме не имеется каких-либо требований, кроме исключительных ситуаций. Акт и письмо отличаются способами составления.
Правила составления
Не существует определенной формы для составления уведомительного письма, но существуют общие правила, которых необходимо придерживаться:
В уведомлении в обязательном порядке должна иметься следующая информация:
А содержание письма будет напрямую зависеть от вида и цели. Так письма для уведомления включают в себя информацию только относительно того, что будет ценно для адресата. Из-за этого размер уведомления сильно изменяется, в одной ситуации для лица письмо может расположиться на одном листе, а для другого – на нескольких.
Также существует еще два вида писем: сообщения и извещения. Первые используются для сообщения фактов. Вторые – для сообщения о проведении публичных мероприятий.
Нюансы составления
При составлении уведомлений, имеются нюансы, проявляемые только у этого вида писем. Письма-уведомления имеют следующие особенности:
Нюансы составления будут определяться в зависимости от ситуации, когда используется такой вид письма.
При составлении документа о наличии задолженности к документу применяются следующие особенности:
При составлении уведомления об увольнении сотрудника, к документу применяются следующие особенности:
Видео об уведомлении от коллекторов:
При составлении уведомления о перепланировке помещения, к документу применяются следующие особенности:
Образец уведомления
Дополнительно могут присутствовать иные пункты или дополняться уже имеющиеся. Все зависит от ситуации, когда используется уведомление.
Письмо о смене реквизитов
Письмо о смене реквизитов необходимо для предотвращения перечисления средств на неверный счет. При этом ответственность за некорректность данных для оплаты будет нести продавец, а не покупатель, так как он выполнил свои обязательства (перевел средства по указанным реквизитам). Из-за этого возникает обязательство о скорейшем оповещении всех заказчиков и покупателей об изменении в реквизитах.
Под реквизитами подразумеваются:
Составление письма должно производиться в соответствии с общими правилами. В основную часть текста должна быть включена следующая информация:
Отправлять уведомление необходимо в той форме, которая указана в госконтракте.
Адрес отправления должен выбираться из договора, являющийся исключительным для отправки юридической документации. В противном случае (при его недостоверности) потребуется направлять уведомление в ЕГРЮЛ (для юридических лиц) или в ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей).
При отправке уведомления на адрес организации письмо считается автоматически полученным, для опровержения потребуется принести веские доводы. А при отправке на адрес ЕГРЮЛ или ЕГРИП письмо будет иметь статус полученного при его физическом отсутствии на месте.
Уведомительное письмо о расторжении договора
Уведомительное письмо используется в том случае, если одна из сторон решила прервать деловые отношения, заключенные на основании договора, до момента прекращения сотрудничества, указанного в бумагах. Отсутствие направленных писем другим сторонам будет являться основанием для восприятия действия как самовольного и одностороннего, которое полностью игнорирует составленные пункты договоренности.
Обязательным условием является создание ответа на полученное уведомление. Оно должно быть отправлено в течение одного месяца или альтернативного срока, с момента поступления письма.
Игнорирование уведомления является основанием для обращения в суд, с требованием разрыва контракта в одностороннем порядке.
Видео о нюансах составления уведомления по прекращению договора:
Расторжение договора по желанию стороны возможно в следующих случаях, установленных гражданским кодексом РФ:
Уведомление составляется в двух экземплярах (для отправителя и получателя). Форма составления свободная, но с учетом наличия обязательной информации.
Как написать ответ
Уведомление может иметь среди своих пунктов раздел, в соответствии с которым на полученное письмо будет необходимо дать ответ. При составлении ответа необходимо учитывать обязательные правила оформления:
Если ответ на письмо подразумевает отказ, то в тексте обязательно должно иметься основание для принятия такого решения.
Несмотря на то, что существует общий образец уведомительного письма, каждая форма будет видоизменяться в зависимости от конкретной ситуации.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Письмо-извещение
Письмо-извещение предназначено для сообщения о предстоящих мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.). Почти всегда письма-извещения рассылают широкому кругу адресатов (организаций, учреждений, предприятий), чтобы пригласить их к участию в мероприятии.
Письма-извещения могут только информировать о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения, но могут также и приглашать к участию, сообщать обо всех условиях участия и вмещать иную вспомогательную информацию.
Письма-извещения могут содержать приложения с картой участника, анкетой участника, программой мероприятия и другими информационными материалами.
Такие письма обычно рассылают по списку, по этой причине строка «Адресат» бывает заполнена обобщенно или не заполнена совсем.
Подписывает письмо-извещение руководитель или заместитель руководителя организации, ответственный за мероприятие. Если мероприятие проводят совместно несколько организаций, письмо-извещение могут подписывать несколько руководителей. Обязательные реквизиты письма-извещения:
Письмо-сообщение может быть составлено в произвольной форме с использованием стандартных языковых формул либо в форме частного письма. Если при переписке с организациями традиционно принята первая форма, то при общении с индивидуальными клиентами лучше воспользоваться вторым вариантом.
Во вводной части письма можно указать мотивацию причины составления извещения. Ключевая фраза может содержать слова и выражения:
Ключевая фраза письма выглядит так:
При употреблении глагола в форме 3-го лица, действия передаются описательно: