Как сделать интерактивный документ
Как создавать и изменять интерактивные PDF-формы, или новый скилл ABBYY FineReader PDF
Мы регулярно обучаем ABBYY FineReader PDF новым навыкам. Две недели назад мы рассказали на Хабре, как научили ABBYY FineReader PDF редактировать целые абзацы. Этот пост — о еще одном продвижении нашего продукта на пути к совершенству: программа теперь умеет создавать и редактировать интерактивные PDF-формы.
Раньше ABBYY FineReader PDF мог только заполнять такие формы – заявления на отпуск или визу, резюме, согласие на обработку персональных данных, исследования, опросы и т.д. Но что если компании нужно создать в формате PDF анкету, разработать шаблон документа или отредактировать в готовом бланке несколько полей, чтобы затем отправить его сотрудникам или клиентам? Теперь все это можно сделать в одной программе. О том, как это работает, для чего и кому может понадобиться такая функциональность, мы сегодня и расскажем. Поехали!
Что такое интерактивная PDF-форма?
Интерактивная PDF-форма – это документ с полями, в которых пользователь может печатать текст, даты, проставлять галочки, выбирать одно или несколько значений из списка и выполнять другие действия, не редактируя основное содержимое документа.
PDF-формы могут выглядеть по-разному. Приведем несколько примеров:
Слева направо: первая страница анкеты на получение шенгенской визы; согласие на обработку персональных данных; PDF-форма для запроса сервисных услуг. Картинка кликабельна.
Если PDF-файл сам по себе – это статичная сущность, которая в первую очередь предназначена для передачи информации, то формы в PDF предназначены для получения информации от пользователей или организаций.
С технической точки зрения интерактивная форма в PDF – это набор «виджетов». Виджеты – это поля, которые можно создавать, редактировать и заполнять. Термин взят из спецификации PDF (международные стандарты PDF ISO, где описываются все стандартизированные возможности формата PDF). В спецификации сказано, как устроены интерактивные элементы, чтобы это понимал PDF-просмотрщик, то есть программа для работы с PDF. На основе этой спецификации мы и разработали фичу создания и редактирования форм в ABBYY FineReader PDF. Таким образом, интерактивные формы, созданные в нашей программе, будут доступны для заполнения или редактирования и в других редакторах PDF, если они поддерживают PDF ISO.
В чем преимущество интерактивных PDF-форм?
Как создать PDF-форму
ABBYY FineReader PDF помогает как создавать формы с нуля, в т. ч. в новом документе, так и отредактировать уже имеющиеся в форме поля.
Например, можно создать новый PDF-документ, войти в режим форм, нажав кнопку «Редактор форм» на главной панели инструментов, и затем добавить в файл нужные поля.
Либо можно открыть существующий PDF-документ с полями формы или без них и зайти в «Редактор форм». Если в документе уже есть интерактивные поля, то пользователь увидит сообщение:
В режиме «Редактор форм» рядом с полями формы отобразятся их имена.
При желании эту подсветку можно отключить, а имена отредактировать. Кроме того, можно изменить и другие настройки: внешний вид и формат полей, а также назначить значения по умолчанию для отдельных типов полей. Подробнее об этом мы расскажем чуть позже.
Принимать разные формы? Запросто
Программа умеет добавлять 7 видов интерактивных полей, которые многим знакомы:
Текстовое поле. Позволяет ввести строчку или несколько строк текста. К вводимому тексту можно применить форматирование, например, сделать из него дату. Если такое форматирование характерно для поля, то в окошке поля можно вызвать календарик и выбрать дату там. Пользователь сам может выбирать формат даты (например, 18.12.1987 или 1987/18/12).
Форматирование даты, как и любое другое форматирование, задается в поле формы при помощи JavaScript-инструкций. В продукт встроен JS-движок, который умеет эти инструкции выполнять и помогать пользователю вводить необходимый текст.
Флажок (check box). Позволяет поставить галочку, например, дать согласие на обработку данных, указать специальные условия при выборе номера в отеле, оформить подписку на новости и др.
Примечательная особенность: если вы думаете, что галочка в check box нарисована (векторными командами или картинкой), то это не всегда так. При создании check box в ABBYY FineReader PDF галочка — это символ. Есть специальный символьный шрифт, ZapfDingbats, и состоит он не из букв, а из вот таких специальных символов. И в нашем check box просто получается текст из одного символа этого шрифта.
Переключатель (его еще называют «радиокнопка»). Этот элемент позволяет выбрать только один из возможных вариантов в списке.
Переключатель в PDF – это наиболее яркий пример, как одно поле может содержать несколько виджетов. У каждого из них есть choice name (имя выбранного состояния), которые предустановил PDF-просмотрщик. Именно это имя прописывается в поле, когда какая-то кнопка выбрана. Каждый виджет имеет несколько предустановленных состояний (ChoiceName/Off, Normal/Down). И в зависимости от того, в каком состоянии виджет находится, такое состояние и будет показываться пользователю. Никакой анимации, просто подмена одной картинки на другую.
Раскрывающийся список. Дает возможность выбрать одно из заранее заданных значений или, если позволяет форма, ввести свое (произвольное )значение.
Список. Можно выбрать несколько вариантов.
Кнопка. Позволяет установить действие, которое выполняется при определенном событии (то есть взаимодействии с кнопкой). Например, при клике на кнопку или наведении курсора можно отправить форму по email, напечатать, сохранить, показать вложенные файлы, очистить форму и так далее.Вместо клика на кнопку можно выбрать и другие события, например, отпускание курсора и т.д. Вариантов действий много:
Поле подписи. Позволяет указать в документе место, где надо поставить цифровую подпись:
Совершенствуем форму дальше
Чтобы форма была понятной для пользователя, можно настраивать различные свойства для всех элементов форм и менять их в процессе редактирования.
1). Имя поля. Это внутреннее имя, которое помогает создателю формы ориентироваться в документе.
2). Подсказка. Она появляется, если навести указатель мыши на поле, и позволяет пользователю понять, что требуется сделать и какую информацию внести.
3). Можно сделать любое поле обязательным для заполнения. Тогда оно будет выделено красной рамкой, чтобы пользователь обратил внимание: в это поле необходимо внести информацию, чтобы форма была принята и рассмотрена. Красная рамка не накладывает ограничений на отправку или печать PDF-формы.
4). Опция «Только для чтения». Если выбрать ее, то поле станет недоступным для редактирования. Бывает, что в форме может быть информация, которая должна оставаться неизменной. Например, в опроснике для сотрудников-мужчин о том, какие подарки они предпочитают дарить женщинам, может быть поле «Пол»: туда можно вписать значение «Мужской» и оставить его неизменным. Это как бы подразумевает, что опрос для мужчин.
5). Внешний вид полей. Можно выбрать цвет заливки, толщину границ, свойства шрифтов и многое другое. Оформление всей формы можно настроить по умолчанию: тогда у всех новых полей, которые пользователь создаст в документе, будет единый внешний вид.
Расскажем о еще нескольких полезных действиях, которые пользователи могут совершать с при создании или редактировании форм. Любое из полей после создания можно перемещать в пределах страницы, копировать или удалять. Размеры полей также можно поменять.
Кроме того, чтобы форма не только приносила пользу, но и красиво выглядела, в программе есть инструмент, который аккуратно выровняет все поля по вертикали и горизонтали. Направляющие появляются при перемещении поля и помогают его выровнять относительно соседних полей или границ страницы.
Конечно, когда мы разрабатывали редактор форм в FineReader PDF, то оценивали, какие задачи нужно решать конечным пользователям. Расскажем о них.
Нужно разработать шаблоны для документов
С помощью ABBYY FineReader PDF государственные организации, а также юридические, страховые, медицинские и другие компании могут создавать в PDF шаблоны документов, которые необходимо заполнять в электронном виде:
Чтобы структуру формы, основное содержание и общий внешний вид нельзя было изменить, можно паролем защитить документ от редактирования, оставив доступным лишь функцию заполнения.
После того как пользователь заполнил этот документ, он может напечатать его и подписать от руки, либо добавить цифровую подпись и отправить по почте.
Нужно собрать данные и отправить информацию в другую организацию
В программе ABBYY FineReader PDF компании и государственные организации могут создавать и редактировать различные электронные бланки для сбора данных, например:
В электронном виде такие бланки проще заполнять и обрабатывать. Кроме того, сотрудники могут быстро отправлять такие формы внутри организации или за ее пределы, чтобы сразу получить ответ от коллег, консультации и др.
Нужно провести опрос внутри компании, обеспечив конфиденциальность данных
Для проведения внутренних исследований, опросов и аудитов в компаниях не всегда возможно использовать онлайн-сервисы типа SurveyMonkey и Google Forms. Они могут не подойти из-за требований к безопасности и политики управления персональными данными. В таком случае можно заменить онлайн-инструменты на интерактивные PDF-формы.
Надеемся, что ABBYY FineReader PDF поможет упростить многие задачи, требующие создания и редактирования интерактивных PDF-форм. Если вы хотите попробовать новую функциональность, то программу можно бесплатно скачать и пользоваться ей в течение триального периода.
Пишите в комментариях, о каких еще технологических особенностях нашей программы вам было бы интересно узнать?
Как создать интерактивный PDF
Мультимедиа привлекает читателей в Интернете, превращая веб-страницы в нечто большее, чем статический текст и пару картинок. Видео и музыка используются не только для улучшения контента, но и как часть рекламы. YouTube видео содержат гиперссылки
на другие сайты и видео, подчеркивая интерактивный аспект Интернета.
И тогда у нас есть документы.
Истории, отчеты, возможно, информационные бюллетени и электронные журналы, сидящие на настольных компьютерах, статичные, возможно, дополненные прочным дизайном, но в конечном итоге довольно простые и не более, чем цифровая версия печатной страницы. Конечно, может быть возможно добавить некоторые гиперссылки и изображения в документы (например, приложения Microsoft Office поддерживают добавление видео
содержание), но в целом эти функции игнорируются.
Но как насчет PDF? Стандарт де-факто для переносимых документов имеет множество хитростей, а с Adobe Indesign можно создать PDF-файл, содержащий множество мультимедийных элементов. После добавления файл можно упаковать и распространить как в любом стандартном PDF-документе.
Что такое Adobe InDesign?
Adobe Indesign, вероятно, самый популярный пакет настольных издательских систем, который в настоящее время используется, — это комплексное решение, способное обрабатывать все — от газет до листовок, от плакатов до книг и от всех ожидаемых промежуточных проектов. Опубликованный контент можно упаковать для планшетных устройств, а также экспортировать в форматы SWF и EPUB для цифровых публикаций и электронных книг.
Adobe InDesign CC доступен как отдельное приложение или как полноценное приложение с подпиской на Adobe Creative Cloud для физических лиц за 19,99 долл. США в месяц или в составе более широкого пакета, который можно более точно определить при посещении Adobe Creative. Облачный сайт.
Однако если вы только начинаете работу с Adobe InDesign в первый раз, мы рекомендуем использовать бесплатную 30-дневную пробную версию и зарегистрировать имя пользователя Adobe, если вы еще этого не сделали. Не волнуйтесь, они улучшили безопасность после массовой утечки пользовательских данных в 2013 году
Создание интерактивного PDF
Создать интерактивный документ, который будет распространяться в формате PDF
Вы можете начать с существующего проекта (поддерживаются файлы Adobe InDesign и QuarkExpress). Кроме того, начать новый документ с нуля.
Возможно, вы даже захотите начать с PDF-файла, хотя InDesign не открывает их изначально. К счастью, вы можете конвертировать PDF в формат InDesign, используя PDF2ID от Recosoft, который доступен для Windows и Mac OS X. (Конверсии с пробной версией PDF2ID ограничены 6 страницами и отображаются с разрешением 96 DPI).
Открыв PDF-файл, вам необходимо подготовить его к использованию мультимедийных интерактивных элементов. Сделайте это, переключив раскрывающееся меню рядом с окном поиска со значения по умолчанию на Интерактив для PDF. Это представит новую коллекцию инструментов, которую вы увидите в правом нижнем углу окна InDesign.
Убедитесь, что вы сохранили свой файл, прежде чем продолжить. Идти к Файл> Сохранить как и дайте документу имя, затем перейдите к добавлению интерактивных элементов.
Добавление гиперссылок в интерактивный PDF
Начнем с чего-то простого. Хотя вы можете легко устанавливать текстовые ссылки в стандартных редакторах PDF, InDesign позволяет связывать практически любые элементы. Заголовки и изображения заголовков являются хорошим вариантом. Текст можно связать, выделив, но обратите внимание, что URL-адреса в тексте (все начинается Http: // или же WWW.) будет преобразован автоматически.
В окне InDesign выберите изображение заголовка или сопровождающее изображение и щелкните Гиперссылки Кнопка в правом столбце. Нажмите Новая гиперссылка (вторая кнопка справа внизу окна) и введите желаемое Место назначения URL. Если вы не хотите, чтобы ссылка переходила по URL-адресу (скорее, вы предпочитаете файл или адрес электронной почты), измените Ссылка на коробка в верхней части окна.
Другие варианты включают в себя ссылки на страницу в документе (полезно для создания интерактивной страницы содержимого!) Или привязку текста или общее назначение. это Общая гиперссылка флажок следует устанавливать только в том случае, если вы собираетесь повторно использовать URL в другом месте документа; это хороший способ сэкономить время, который вы можете использовать, выбрав Общее назначение в Место назначения окно при создании последующих ссылок.
URL-адреса могут быть перечислены в окне «Гиперссылки», где вы можете добавить соответствующее имя к ссылке, открыв Переименовать гиперссылку в поле введите название (которое должно быть значимым) и нажмите Хорошо сохранить.
Обратите внимание Внешность раздел в нижней части коробки. Это функции настройки, которые определяют, как ссылки появляются. Для получения наилучших результатов с изображениями сохраняйте Тип установить как Невидимый прямоугольник и основной момент возможность Никто.
Навигация по вашей публикации с помощью кнопок
Чтобы помочь вашим читателям пролистывать страницы вашего интерактивного PDF-документа вместо прокрутки, вы можете добавить интерактивные кнопки. Они должны быть сначала импортированы в виде графики в проект, предпочтительно на уровне шаблона, что можно сделать с помощью страницы панель.
После добавления выберите изображение и откройте Кнопки и формы и нажмите Кнопка конвертации, в нижнем углу окна. Убедитесь, что Тип установлен в кнопка, и назовите кнопку (например, «предыдущая» или «следующая»).
Нажмите действие установить действие, соответствующее типу вашей кнопки (чтобы при нажатии электронный журнал перемещался на предыдущую или следующую страницу), а затем нажмите Событие выпадающий, чтобы установить соответствующее действие (например, На выпуске или нажмите, По щелчку, так далее.)
Доволен своими кнопками? Их можно скопировать на другие страницы, тем самым сэкономив много времени. Обратите внимание, что вы можете удалить предыдущие и следующие кнопки с первой и последней страниц вашего документа; сделать это, удерживая Shift + CTRL (Shift + CMD в Mac OS X) и нажмите, чтобы выделить, затем нажмите удалять.
Отображение видео Средства массовой информации
Видео и другие материалы делают интерактивные PDF-файлы незабываемыми, а добавлять их на удивление легко. InDesign поддерживает кодирование MP4 в формате FLV и h.264
Для работы этих мультимедийных элементов необходимо, чтобы в программе чтения готового экспортированного интерактивного PDF-файла был установлен Adobe Flash Player.
Самый простой способ сделать это — нажать Медиа> Разместить видео или аудио файл и найдите файл, который вы планируете включить. С этим выбранным, перетащите файл на страницу, где вы хотите, чтобы он появился, при необходимости изменив размер. Если вы обнаружите, что содержание видео было обрезано, щелкните правой кнопкой мыши и используйте Подгонка> Подогнать содержимое к фрейму опция меню.
Затем решите, хотите ли вы воспроизводить мультимедиа при загрузке страницы. Это лучше всего подходит для видеоклипов без аудиосигналов, хотя для них также могут быть полезны клипы, которые обращаются непосредственно к читателю. Нажмите Воспроизвести на странице загрузки для автоматического воспроизведения клипа, в противном случае оставьте флажок пустым.
Чтобы установить плакат изображение, то есть изображение из видео, которое будет отображаться на странице, переместите стрелку прогресса воспроизведения в нужное положение и выберите Из текущего кадра, тогда циркуляр обновление кнопка. Вы также можете нажать на кнопку параметров видео в нижнем левом углу, чтобы установить такие параметры, как размер видео и необходимость его отображения в плавающем окне.
Обратите внимание, что мультимедийные клипы из Интернета также могут быть включены в ваш интерактивный PDF, но они требуют, чтобы читатель был в сети, когда они читают готовый документ. Чтобы добавить их, откройте Поместить медиа из URL Нажмите кнопку в верхнем правом углу окна «Медиа» и введите URL-адрес. Это должно быть видео с поддержкой Flash Player, которое исключает содержание YouTube.
Для достижения наилучших результатов включайте только клипы, хранящиеся на вашем компьютере.
Сохранение вашего интерактивного файла PDF
Если у вас есть интерактивный журнал, брошюра или даже книга, как вы хотите, пришло время упаковать его в виде интерактивного PDF. Сделайте это, открыв Файл> Экспорт и выбрав Adobe PDF (Интерактивный) в Формат: выпадающее меню.
Откроется окно «Экспорт в интерактивный PDF». Это дает возможность настроить переходы страниц и параметры презентации — вы можете поиграть с этими и другими параметрами, чтобы увидеть, какие результаты вам нравятся больше всего. Просто убедитесь, что вы установили Формы и СМИ возможность Включить все включить каждый интерактивный элемент, который вы настроили.
Потратьте немного времени на решение между спреды а также страницы тоже; первый выводит файл в виде интерактивного журнала с разворотами на две страницы, второй — на отдельные страницы.
Когда вы будете довольны вариантами, нажмите Хорошо экспортировать интерактивный PDF. Вы увидите предупреждение о переходе из CMYK в RGB, если вы не установили опцию Document RGB в Правка> Прозрачность наложения пространства меню. Если выходной электронный журнал имеет проблемы с цветом, просто повторите экспорт с включенной этой опцией.
Ваш экспортированный файл готов. Потратьте некоторое время, проверяя, работают ли элементы на вашем компьютере, и, возможно, на любых смартфонах или планшетах, к которым у вас есть доступ, прежде чем распространять их.
Помог ли InDesign создать потрясающий интерактивный PDF? Вы нашли альтернативное решение для создания привлекательных интерактивных электронных журналов? Расскажите нам об этом в комментариях.