Как сделать карьеру в закупках
Так же, как и в других сферах бизнеса, специалисты по закупкам ставят преимущество перед предпринимателем или владельцем малого бизнеса, который выясняет это по мере роста бизнеса. В то время как эксперты спорят об уменьшении затрат, развитии новых рынков и минимизации рисков, покупка может показаться довольно пугающей для владельца малого бизнеса. Многие предприниматели не знакомы с этими темами и осознают влияние закупок позже, чем следовало бы.
Компании с эффективной командой по закупкам часто ведут отличные дела и пользуются успехом постоянных клиентов.
Чтобы расставить все точки над i, рассмотрим все основные процессы, которые влечет за собой современные закупки. Это даст вам ясность в отношении основных функций, составляющих основную часть обязанностей по закупкам. Вы должны будете искать все это в любой компетентной платформе закупок.
Проверка потребностей и запасов
Перед началом цикла закупок до оплаты необходимо определить потребность в продукте или услуге. В контексте малого бизнеса ключевым является оценка обоснованности потребностей. Как вам скажет любой специалист по закупкам, проверьте наличие тех или иных продуктов/материалов в своем «запасе». Подчеркните для себя то, чего вам не хватает, а из этого уже вычеркните те пункты, которые кажутся вам бессмысленными. Отдайте предпочтение наиболее реальным и эффективным покупкам, чтобы впоследствии все это оправдалось. Очень важно, чтобы вы проверили потребности и дважды проверили доступность, прежде чем перейти к следующему этапу: повышению запросов на покупку.
Поднять заявку на покупку
Здесь команда или член команды, которым нужен конкретный продукт / услуга, отправит запрос. Это может быть бумажная форма, электронная форма или устный запрос по телефону. Если вы начинаете заново, используйте электронные формы, чтобы помочь в хранении и общении. Убедитесь, что запросы возникают только после выполнения определенных административных требований. Это метод, который поможет вам обеспечить выполнение только действительных запросов. Как показывает практика, именно такой метод в самом начале играет огромную роль, так как он раскрывает вас как предпринимателя перед поставщиками с лучшей стороны. Следуйте четким нормам и правилам в оформлении заявок, и тогда ваш бизнес начнет развиваться так, как должен.
Управление запросами на покупку
Другой совет: вы можете обойти это, если возможна оптовая покупка. Это лучше всего подходит для уникальных одноразовых покупок малоценных товаров или услуг или неуправляемых покупок определенной категории.
Переговоры и согласования заказов
После того как вы отправите заказ на поставку своему поставщику, он может одобрить его, отклонить или начать переговоры. На этом этапе вы можете обсудить такие переменные, как графики доставки, альтернативные товары, цены и вид транспорта. Обратите внимание, что согласование является юридически обязывающим договором. После того как продавец подписывает один, они обязаны по закону предоставлять перечисленные услуги или товары в соответствии с указанным графиком по указанной цене.
Получение товаров и / или продуктов
Ваш продавец отправляет вам товар или предоставляет услугу и знакомит вас с важным документом о получении товаров. Вы расписываетесь в нем, как только вы подтвердили, что запрошенный товар (или предоставленные услуги) в порядке и находится у вас на складе. На этом этапе вы также выполняете меру безопасности, называемую трехсторонним соответствием, что означает сравнение заказа на поставку, упаковочного листа, поставляемого с продуктом или услугой, и счета-фактуры поставщика. Как только вы убедитесь, что все они совпадают, только тогда вы должны перейти к платежам.
Делопроизводство и производительность продавца
Работа поставщика, пожалуй, является единственным ключом к эффективной закупке. Здесь вы оцениваете каждого поставщика по таким факторам, как качество поставленных товаров или оказанных услуг, то, насколько хорошо они придерживаются графиков поставок и договорных обязательств, а также скорость реагирования. Если вы не были довольны какой-либо из этих областей, отметьте это красным. Анализ управления производительностью поставщиков помогает вам поддерживать и продлевать отношения только с наиболее эффективными поставщиками.
Заключение
Специалист по тендерам: что входит в его обязанности, где пройти обучение по тендерам и найти работу?
Специалист по тендерам — это профессия, требующая разносторонней подготовки в области юриспруденции, экономики, делопроизводства и менеджмента.
Существует три варианта трудоустройства тендерным специалистом:
В сегодняшней статье расскажем, кто такой тендерный специалист, что должен знать и уметь, кто может им стать и многое другое.
Кто такой специалист по тендерам?
Чтобы принять участие в закупках, нужно много в чем разбираться, владеть определенными знаниями и навыками. В крупных организациях управляет всем процессом специальный человек – тендерный специалист. Эта должность может быть в штате заказчика, поставщика и сторонней организации Руководители ценят хорошего сотрудника, который умеет выигрывать прибыльные контракты.
Профессия специалиста по тендерам вошла в обиход не так давно, но успела приобрести популярность. Резюме человека с опытом будет пользоваться большим спросом, и его охотно возьмут на работу в серьезную организацию. Более того, без сотрудника, обладающего определенными профессиональными знаниями, компания обойтись не может. Вся деятельность организации держится на работе тендерного специалиста, не застаивается на одном месте, а движется вперед.
Специалист по тендерам должен уметь найти закупку, подготовить весь пакет документов и выиграть контракт (для организации поставщика); или организовать и провести торги с целью выбора исполнителя (для организации заказчика); или оказывать комплексную/локальную поддержку по тендерному сопровождению (для сторонней организации)
Необходимость в данной профессии появилась на рынке относительно недавно. Законодатели сначала приняли 94-ФЗ в 2005 году, затем – 44-ФЗ, спустя 7 лет. Эти нормативы упорядочили проведение государственных закупок, постепенно переведя их в электронный формат. Тогда руководители организаций и пришли к пониманию, что для контроля всего хода закупочных процедур нужен специальный человек.
Тендерный специалист должен разбираться в огромном количестве информации. Только 44-ФЗ дает отсылки к более ста пятидесяти положениям и постановлениям. А 223-ФЗ предполагает знания закона «О защите конкуренции», гражданского законодательства, административного кодекса. Поэтому при трудоустройстве в организацию преимущества будут у человека с юридическим образованием, хотя хороший специалист не обязательно должен иметь юридическое образование.
Обязанности тендерного специалиста: что нужно знать и уметь?
Специалист в штате, отвечающий за закупки, несет и определенную ответственность. От его грамотных и профессиональных действий будет зависеть заработок и развитие организации. Итак, функционал тендерного специалиста:
Мы перечислили не весь перечень обязанностей специалиста по тендерам. Но уже по этому списку понятно, что на сотрудника возложена вся работа по сопровождению тендера от начала и до конца. От поиска закупок до полного контроля всего процесса.
Специалист по тендерам действует в рамках своей должностной инструкции, которую ему выдает руководство при приеме на работу, а также согласно распоряжениям руководства. Все свои действия сотрудник должен согласовывать с начальством до полного их одобрения.
Если же человек отвечает за работу тендерного отдела организации поставщика, то к вышеназванным обязанностям добавляются еще несколько:
Тендерный специалист – это многогранный человек, он должен обладать навыками юриста, экономиста, бухгалтера, делопроизводителя, менеджера. Если человек совмещает в себе все эти умения, то руководитель будет держаться за него всеми силами, ведь от него зависит финансовое благополучие компании.
Курсы тендерного специалиста: где пройти обучение по тендерам?
В отношении своих сотрудников заказчики должны руководствоваться утвержденными профстандартами:
Заказчик должен иметь в своей команде полностью подготовленного специалиста. На организации поставщиков данное требование не распространяется. Сотрудник поставщика не имеет никакого отношения к планированию, нормированию, составлению отчетности, но читать необходимые нормативы он обязан, чтобы иметь представление о нормировании закупок у конкретного заказчика, как заказчик готовит план-график.
Специалист по тендерам может повышать уровень своего профессионализма на рабочем месте, нарабатывая опыт. Но существуют и специальные курсы по повышению квалификации очные и дистанционные. Например, наш бесплатный марафон «Менеджер по тендерам 2020», на котором вы можете освоить данную профессию и найти себе работу. Записаться на марафон можно по этой ссылке.
Виды и формы обучения участия в госзакупках
Высшее и среднее специальное образование в сфере закупок, его формы:
Обучение возможно на платной (коммерческой) основе и бесплатной (бюджетной). По итогу курсов учащемуся выдадут диплом о высшем или среднем специальном образовании.
Дополнительное профессиональное образование в сфере закупок. К нему относятся курсы повышения квалификации:
Дистанционный формат обучения наиболее популярен в настоящее время, потому что требуется только компьютер и свободное время для выполнения домашних заданий. В конце «удаленки» учащийся получает удостоверение о повышении квалификации.
Дополнительное образование в области закупок, чаще всего, платное.
Самостоятельное обучение участию в госзакупках подойдет лицам которые не нуждаются в дипломах и удостоверениях об окончании. К формам самостоятельного обучения относятся семинары, вебинары, тренинги, коучинги, консультации по Skype, Online школы по госзакупкам. При таком обучении будущему тендерному специалисту нужно будет самому вникнуть в законодательную базу и изучить Федеральные законы, нормативные правовые акты, книги, форумы и т.д.
В настоящее время учебных заведений, предлагающих курсы обучения госзакупкам, вполне предостаточно. Помимо 44-ФЗ готовятся специалисты и по 223-ФЗ. Есть программы для поставщиков (72 часа) и заказчиков (не менее 108 часов, для руководителей – не менее 40 часов).
Кстати, пройдя обучение в нашей онлайн школе «Азбука тендеров» вы также можете получить документы установленного образца:
Работа тендерным специалистом: где искать вакансии и размещать резюме?
С развитием сети интернет найти работу стало проще простого. Вакансия тендерного специалиста – не исключение. Руководители организаций, нуждающиеся в опытном работнике, размещают свой запрос на различных сайтах. Этих сайтов много, но назовем только ТОП-5 самых популярных, по нашему мнению.
Эти сайты по поиску работы бесплатные, но есть и платные.
Если вы желаете трудоустроиться специалистом в тендерный отдел, то не только мониторьте существующие вакансии, но и размещайте там же свои резюме. Это повысит ваши шансы найти работу. Руководители компаний не только размещают вакансии, но и сами просматривают предложения людей.
Рекомендации для тех, кто хочет стать тендерным специалистом.
Во-первых, человек, претендующий на должность тендерного специалиста, должен хорошо разбираться в законодательстве в сфере государственных закупок (44-ФЗ) и закупок для отдельных видов юридических лиц (223-ФЗ);
Во-вторых, обязателен опыт работы с тендерам. Работодатели охотно берут к себе сотрудника с опытом от 1-3-х лет. А на должность контрактного управляющего можно рассчитывать, когда профессиональный стаж идет от 5-ти лет (если вы планируете работать со стороны Заказчика);
В-третьих, это умение пользоваться современными технологиями. Поскольку на сегодня все закупки проводятся в электронном виде, то человек должен разбираться в работе необходимых порталов и площадок. Сюда входит умение пользоваться электронной подписью, знание специальных компьютерных программ, как работать на электронных торговых площадках и в ЕИС. Нужно знать, как регистрироваться в ЕИС, какие прикладывать для этого документы. Уметь участвовать в электронных торгах;
В-четвертых, нужно обладать навыками планирования, аналитики, быть коммуникабельным, придерживаться поставленных требований руководства и другими личностными качествами;
В-пятых, знать, как отстаивать интересы своей компании. Например, если незаконно отклонили вашу заявку или грозит внесение в реестр недобросовестных поставщиков. Руководство хочет видеть в своем штате сотрудника, который может снизить все возможные риски и не будет допускать досадных ошибок, влекущих срыв контракта.
В-шестых, постоянно совершенствоваться, повышать уровень своей квалификации, посещая семинары, вебинары, курсы и т.д. Тем более, что сегодня проблем с этим нет.
Как работать без тендерного специалиста?
Не всегда у организации есть возможность взять на работу сотрудника по тендерам. Это связано с тем, что нужно ежемесячно платить ему зарплату, постоянно обеспечивать его работой. Чаще всего к этому не готовы компании-новички, которые еще не наработали опыта, но горят желанием участвовать в закупках.
На этот случай существуют сторонние организации, которым можно делегировать часть задач (отдельный этап закупки) или отдать на исполнение полноценное участие от начала и до конца («под ключ»).
В нашем коллективе работают опытные специалисты, которые окажут как комплексную, так и локальную поддержку. Проконсультируют по любым вопросам, вызывающим у Вас трудности, обучат участию в торгах.
Вы сэкономите значительное количество времени, которое потратите на иные задачи, повысите эффективность участия в торгах и увеличите процент своих побед.
В чем заключается работа специалиста по закупкам и насколько хорошо она оплачивается? Рассказ профессионала
Кто такой специалист по закупкам
Здравствуйте! Меня зовут Малышева Ольга Владимировна, я из города Липецк. Мне 24 года, год из которых я тружусь на ниве закупок. Стаж не непрерывный – перешла на большую зарплату с заменой работодателя.
Мой родной город – Липецк.
Это такой человек, который обеспечивает склад продукцией на продажу, офис печеньками, если на то есть добро вышестоящего руководства. А еще часто исполняет аналитическую, поисковую, бумажную работу.
Если специалист отдела продаж должен минимизировать риски предприятия с не проданным товаром, то закупщик обеспечивает наполняемость склада, чтобы всегда было что продавать.
В каждой конторе закупщика обучают, везде есть тонна нюансов, которые прошлый опыт делают не очень значимым. Меня на первом месте обучили так: “Вот тебе пароль от базы, занимайся.”
Как получить эту должность и на какую зарплату рассчитывать
Впервые меня пригласили по знакомству, нужен был ответственный и исполнительный человек. Пригласил бывший начальник с другого места работы, где я трудилась оператором ПК. Тут главное – зарекомендовать себя хорошо и работа найдется сама.
Уже на месте, где все понравилось, узнала, почему кончился прошлый закупщик – ушла в декрет, я поняла, что это намек, и лучше “не косячить”.
Как трудовой единице без стажа, мне дали оклад в 20000 рублей. Если посмотреть по реальным заработкам в городе – неплохо, совсем неплохо.
Позже, я перешла в другую организацию, где заработок складывался из минимального оклада (12000 рублей) и выполнения KPI. Так как я жадная, то выполняла план, и на руки получалось уже 35000 рублей.
Все выплаты официальные, со всеми налогами и отчислениями, полным соц. пакетом, которыми впрочем, я не воспользовалась.
Переход на новое место работы
Собеседование на новое место длилось 10 минут. Сначала мы обсудили с директором мое резюме и невеликий опыт. Потом меня попросили рассказать, как я буду налаживать работу.
Я прошлась по обязательным пунктам, как вижу, попутно узнала про дополнительные обязанности и особенности. В процессе выяснилось, что сформировать отчет, который мне нужен, в 1С невозможно, так как нужно переделывать карточки товаров, добавляя несколько пунктов. Собственно меня тут же отвели на рабочее место, где я начала переделывать эти карточки. На следующий день меня уже официально оформили.
В обоих случаях, закупки не были отделом, то есть работала я одна, как сама себе боец и командир. Карьеру в таких местах не сделать. Если бы возникло желание расти дальше, то искать место либо главы отдела закупок, либо рядовую должность с возможностью роста.
Нужно учитывать все.
Трудовые будни
После того, как копаясь в базе и документах, я поняла, что вообще происходит, началась рутина с поставщиками. Рутина – громкое слово, ежедневно происходило что-то, что требовало активного участия, скучно не было ни дня!
Внутренние заботы
Сначала нужно познакомиться со складом. Это происходит в момент вступления в должность, путем внеплановой инвентаризации. Такой поворот никому не понравится, кстати.
Маневр, во-первых, для налаживания связи личным общением. Я ходила с ведомостью сама, участвовала в процессе вместе с зав.складом. Заодно оцениваем хозяйство, объем помещений, стеллажей, возможности разгрузки и загрузки. Узнаем попутно мнение кладовщиков, о том, что тут стоит вечность, что быстро уходит, может какое оборудование нужно, а до заявки у них руки не дошли. Все мнения собираем под диктовку в блокнотик, пригодится.
В перерывах нужно взять за пуговицу логиста и пусть расскажет о своей жизни. Как, откуда и куда они возят, обычный график поставки и отгрузок, даже в каком состоянии автопарк. Закупать зап.части, возможно, тоже придется. Для планирования – это необходимый человек. Я договорилась, что обязательно буду с ним согласовывать всякие новости за максимально возможный длительный срок.
В случае, если автопарка нет, то все равно надо знать сложившиеся графики и маршруты. Возможно, что-то забирать попутно, для экономии.
Третий отдел взаимодействия – отдел продаж. Им предоставила ведомость по инвентаризации с вопросом, что они думают, чего не хватает и что лишнее.
Проверить информацию по базе, выяснить топы продаж и товар, который только держит деньги и место на складе. Сложить свое мнение о необходимости расширения ассортимента и вывода позиций.
Охватить нужно все направления: и розницу и опт, если он есть.
По описанию может показаться, что это не работа закупки, но практика показала, что знание процессов всего предприятия, здорово помогает не делать идиотских ошибок и не ставить в неудобную позицию остальные отделы. Со всеми желательно плотно общаться.
С бухгалтерией проще, главное вовремя передавать счета и прочие бумажки. Я вела отдельный блокнот по взаиморасчетам, с графиками платежей, недовозам, пересортам.
На складе приходится бывать довольно часто.
Поставщики
Обычно есть один или несколько базовых поставщиков, с которыми придется работать. Ничего интересного в этом моменте: вовремя отправляем заявку, действуем по накатанной.
Руководство будет подкидывать идеи, ну или сами себе ищем сложности, в плане расширения ассортимента. К примеру, найти новогоднюю продукцию, мелочи на подарки к акциям.
Каждый новый поставщик отгружал мне товар без предоплаты.
Допустим, нам нужно ввести новые позиции, определились, чего хотим. Я ищу варианты и рассылаю свое предложение.
В предложении либо отсрочка платежа, либо вариант под реализацию. Запрос прайса, в котором есть скидки за крупный опт, мелкий опт, даже если их нет, пусть придумают, некуда торопиться. Обязательно обсуждаю возможности бесплатной доставки, накопительных скидок, узнаю когда будут акции и какие, какие рекламные материалы готовы предоставить.
После ответов сравниваю прайсы. При условии, что товар у них одинаковый (одна модель, марка, одно качество), то выбираю по цене. Все, что я описала выше, никак не влияло на итоговый выбор, ничего, кроме цены. Первую тестовую партию, получалось брать под реализацию с отсрочкой в месяц до первых расчетов. Взамен гарантийное письмо (боги мои, сколько я написала этих писем!) и подробный отчет о продажах. Иногда в доп. соглашении к договору поставки, получалось вставить возможность возврата товара, который не смогли продать.
Трудности или особенности
Принимая обязанности от другого человека этой должности, я столкнулась с тем, что действия происходят стихийно. Кто-то что-то попросил – мы купили, согласовали устно. Необходимо сразу очертить порядок: заявка, согласование и только потом затраты на закупку.
Я добивалась того, чтобы заявки присылали на электронную почту с максимально раскрытым ТЗ. Статус электронной почты приравнивала к внутреннему документообороту.
Вникая в работу, можно найти косяки эпического масштаба, которые нужно исправлять. Например, я обнаружила, что с каждой поставкой, дважды в неделю, происходил бой тары, пусть немного, но в течении двух лет. Склад каждый раз давал информацию об этом. По договору поставки, нужно было отправлять претензию поставщику, а по факту получалось небольшое списание после каждой инвентаризации.
Тара давалась поставщиком в аренду, учитывали, что она у нас. Для исправления ситуации я начала отправлять претензии по бою при доставке и одновременно закупать тару. Пришлось распределять эту нагрузку на долгий срок. Управляющему обосновала ситуацию и обещала, что за счет того, что теперь мы не будем бой списывать, на эти средства постепенно докупим необходимое.
Вопрос, который мне задают постоянно: про откаты. Не знаю, мне ни разу не предложили, может потому, что я и так слишком много хотела и никогда не предлагала их сама.
Плюсы и минусы
Большой плюс для меня лично – это самостоятельное принятие решений, постоянное движение, включая физическое. Задачи, которые требуют аналитики, разных подходов. Много общения с разными людьми, возможность выездов. Совершенно не конвейерное занятие, по сути.
Из минусов главное – нельзя выпускать из рук текучку. Заболеть и уйти в отпуск – проблема, потом разгребать завал придется.
Эта работа будет хороша для тех, кто допускает периодичность нагрузок: слабая/сильная. Кому нравится выполнять не стандартные задачи, любителям изобретать решения, крутиться и выкручиваться. Иногда врать, юлить недоговаривать.