Как сделать корпоративный кодекс
Что такое корпоративный кодекс компании и как его написать?
Что такое корпоративный кодекс компании и как его написать?
Что такое корпоративный кодекс компании и как его написать?Совершенно неважно, какая у вас компания – большая или маленькая, неважно, какую должность в этой компании занимаете вы – владелец компании, руководитель отдела или рядовой сотрудник – вы, по какой-то причине, сейчас именно в этой компании. А почему? Условия труда, коллектив, зарплата… да что там, можно перечислять десятки причин. В компанию приходят новые сотрудники… А как сделать так, чтобы приходили толковые сотрудники? Как сделать так, чтобы сотрудники работали не только за зарплату? На десятки «КАК?» практически один первостепенный ответ – корпоративный кодекс компании, кодекс, который формирует и транслирует пропагандируемые компанией ценности, позволяющий не только привлечь сотрудников, но и новых клиентов.
Вполне возможно, что именно сейчас ваша компания находится на том этапе, когда дальнейшее развитие без внесения и принятия основных идеологических принципов становится попросту невозможным. Невозможным хотя бы потому, что штат компании растет, у вас появляются коллеги и, обратите внимание, мы все чаще задумываемся о том, что нам приятно и интересно работать с людьми, у которых такие же взгляды как у нас, такие же принципы и жизненная позиция. Мы все разные, каждый из нас уникален по-своему, но, согласитесь, идти одной командой вперед, преследуя разные профессиональные цели попросту невозможно. Соберите своих коллег и предложите им создать Кодекс компании.
Рассмотрим каждую составляющую Кодекса и посмотрим, как их создать.
Я не буду перечислять известные всем правила, но все-таки особое внимание прошу уделить тому, что сформулированная цель должна быть амбициозной. Цель должна быть чуть выше наших нынешних возможностей. Когда цель будет сформулирована и принята, нам будет необходимо всего лишь мобилизовать себя и изыскать все необходимые ресурсы. Не забывайте о дополнительных возможностях. Если вы поставите цель увеличить объем продаж на 20%, подумайте, может быть можно сделать что-нибудь, чтобы достигнуть показателя, равного 25%?
Когда вы всей командой будете формулировать цели, обратите внимание на то, что каждый из вас имеет право высказать свое мнение. Важно, чтобы цель не противоречила моральным принципам и была достойной.
Цель должна нравиться. Многие считают (заметьте, ошибочно), что их влияние на достижение цели компании незначительно. Общая цель, над формулированием которой мы будем работать, достижима только тогда, когда достигаются цели, которые вы ставите лично перед собой.
Цели позволят:
Сделать вашу компанию и каждого из вас в частности уникальными. Каждый из вас станет лидером в определенном сегменте выполняемой работы, а компания займет лидирующую позицию на рынке.
В качестве хорошего примера приведу цель крупной торговой сети: основная цель – обеспечить потребителям возможность покупать качественные товары самого широкого ассортимента по доступным ценам в комфортных условиях.
МИССИЯ
Миссия – это описание ценностей компании, совокупность которых обеспечивает выстраивание и прослеживание четких взаимосвязей видов деятельности компании с внутренней и внешней средой.
В ряде изданий и публикаций определение «миссия компании» заменяют на «политика компании». Ровным счетом это одно и то же.
Начните с того, что на белом листе бумаги напишите основные виды деятельности (как правило, в рамках одной компании их не более трех), затем опишите особенности и преимущества. Отдельной колонкой выделите ценности, которые существуют в компании. Это основа для написания миссии.
Имея перед собой подобную раскладку, ответьте на вопросы: зачем существует компания, для кого, как она достигает целей, что ценится компанией. Миссия выражает смысл существования организации, показывая социальную значимость, таким образом, представляется роль компании для общества. Однако, не всегда можно, а точнее, не всегда нужно, создавать социально ориентированную миссию.
В миссии нельзя определять, что компания создана для получения прибыли. Совершенно понятно, что компания не благотворительный фонд, и все работают для получения прибыли, поэтому, дабы не портить общее восприятие и не делать миссию двусмысленной, фразы, связанные с получением прибыли, дополнительных доходов и прочие, им подобные, всегда должны опускаться.
Помимо содержания миссии, есть и вопросы, связанные с ее объемом. Никаких общепринятых стандартов по объему миссии не существует. Я встречал миссии от одного предложения до нескольких страниц, если вы начнете обращать на это внимание, уверяю, вы также найдете десятки абсолютно разных примеров. Подобное связано с тем, что дело то не в количестве строк, абзацев и предложений. Дело в сути. Не существует рамок и критериев.
Пример удачной миссии супермаркетов «Перекресток»: «Перекрёсток» видит свою задачу в развитии современных форм розничной торговли в России, в защите интересов покупателей при работе с поставщиками и производителями продовольственных и непродовольственных товаров, включая собственную систему контроля качества продукции. Сеть магазинов «Перекресток» предлагает соотечественникам переходить на лучшее, стремится к гиперкачеству товаров и услуг.
ДЕВИЗ
Девиз – это аналог рекламного слогана. Предназначение девиза – позиционирование компании, отражающее то лучшее, что компания предлагает. Увидев девиз, потребители компании должны понять, какую пользу им может принести ваша компания.
Девиз, который вы разработаете, должен напоминать то, что от нас ждет клиент.
Девиз – это коммуникатор компании, он должен проникать в сознание наших потребителей.
ГЛАВНЫЕ КОРПОРАТИВНЫЕ ПРИНЦИПЫ
При поиске главных корпоративных принципов, пожалуй, придется проголосовать. Всего принципов должно быть не более пяти, а вот предложено их будет огромное множество.
Что в вашей компании важно? Какие качества и характеристики являются для вас определяющими? На эти вопросы и придется найти ответы, работая командой. Здесь можно говорить о вашем подходе к поставке высококачественных товаров, о вашей ответственности перед клиентами и партнерами, о социальной ответственности и применяемых бизнес-стандартах, о кадровой политике компании и корпоративных стандартах, об открытости и целенаправленности.
ОСНОВНЫЕ СЛЕДСТВИЯ
Все, о чем вы будете говорить и обсуждать, все что вы примете, вы заложите в основу основных следствий. Что вытекает из всего вышеперечисленного? Какие основные выводы мы можем сделать? Что такое ваша компания?
Возвращаясь к началу статьи, замечу, что совершенно не важно, какую должность вы занимаете в настоящий момент в компании. Вне зависимости от этого вы можете стать инициатором написания такого кодекса, и это станет идеологической основой вашей организации. Вы можете верить в это как в работающий бизнес-инструмент или считать его бесполезным, но обратитесь к сайту любой крупной компании и вы увидите – у них это уже есть.
Написание корпоративного кодекса не требует больших временных затрат и уж вовсе не требует затрат финансовых, а вот доходы будущих периодов от его внедрения посчитать просто невозможно, поэтому не пренебрегайте такой возможностью поднять свой отдел или компанию на совершенно иной, более высокий уровень.
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут помочь вам:
Создание корпоративного кодекса
Попытаемся определить основные этапы создания корпоративного кодекса.
Одной из явных предпосылок к созданию кодекса может стать «феодальная раздробленность» в компании, когда каждый отдел живет по своим собственным убеждениям и правилам. Подобная ситуация может спровоцировать раскол и мешать развитию компании. Чем компания крупнее, тем активнее она стремится к развитию, тем больше она нуждается в единстве и в осознании корпоративной философии. Единая корпоративная философия сплачивает персонал и задает общие для всех филиалов и подразделений фирмы принципы ведения бизнеса.
За создание корпоративного кодекса нередко берутся еще и для того, чтобы продемонстрировать инвесторам наличие определенных стандартов корпоративного управления. В маленьких компаниях корпоративный кодекс чаще работает на внешний имидж компании, например, повышает привлекательность для целевой аудитории. Если кодекс создается в качестве инструмента управления внешней репутацией, то его создатели считают необходимым соблюсти определенные стандарты и догмы, например, зачастую неотъемлемым элементом кодексов такого типа является отражение социальной ответственности бизнеса. А сырьевые компании, например, обязательно упоминают о своей заботе об окружающей среде, во многих же корпоративных кодексах запечатлены совершенно невероятные заискивания перед конкурентами и клиентами.
Попробуем сформулировать этапы создания корпоративного кодекса.
Дальше нам необходимо четко сформулировать задачи, которые предполагается решить с помощью кодекса, а также выяснить мнение топ-менеджмента по ключевым вопросам разработки кодекса. Всё это можно условно назвать этапом постановки задач. На этом этапе определится, какой тип кодекса соответствует поставленным задачам (будет это декларативный вариант или развернутый, или это будет набор мини-кодексов, например).
За этапом формулировки идеологии следует этап создания стандартов поведения, для которого, как правило, тоже требуется провести несколько сессий с персоналом на предмет выявления этих стандартов. Однако может и быть уже некий предварительный и даже в какой-либо форме существующий вариант-подобие правил поведения, который можно взять за основу. Этот вариант дорабатывается и согласовывается.
Если предшествующие этапы можно образно назвать «креативными», то этап сбора фактической информации и следующий за ним, пожалуй, можно классифицировать как «сводный», так как на этом этапе мы создаем компиляцию всей собранной информации и, по сути, получаем черновой вариант кодекса. Этот черновой вариант проходит согласование с топ-менеджментом, вносятся коррективы, и создается чистовой текстовый вариант. Что касается текста как такового, то необходимо постараться создать кодекс не слишком громоздким и изложить его постулаты понятным языком, стараясь избегать прописных истин и излишне бюрократических оборотов.
Когда текст готов, наступает этап «придания формы». То, как будет выглядеть кодекс в окончательном варианте, непосредственно форма подачи, дизайн, решается и создается на этом этапе. И в этом аспекте нам должно руководствоваться пожеланиями руководства, бюджетом, спецификой деятельности фирмы и, конечно же, содержанием самого кодекса.
Этапы создания кодекса холдинга «Безопасные Технологии»
Содержание корпоративного кодекса
Очевидно, что многообразие корпоративных кодексов диктует и разнообразные структуры их содержаний. Зависят эти содержания от нескольких факторов: размер компании (маленькая фирма или крупное холдинговое предприятие), структура компании (например, один-единственный офис или целая сеть филиалов), характер деятельности компании (активная торговля или научно-исследовательский институт), количество персонала (40 человек в штате или несколько тысяч), количество правил, норм, регламентов. Для сложно структурированной компании, как правило, будет создан и сложный по структуре кодекс.
При работе над содержанием корпоративного кодекса в первую очередь следует четко определить читательскую аудиторию и ожидаемый результат от прочтения. В большинстве случаев сейчас под кодексом подразумевается внутренний документ, который дает возможность сотрудникам получить всю необходимую информацию о компании. Но также возможен и такой вариант, когда читателями кодекса становятся клиенты, посетители и гости. В этом варианте его можно оформить в виде буклета, содержащего сведения о компании, ее миссии и истории, клиентах, самых ярких проектах, а вот внутренние нормы и правила в этом случае могут иметь второстепенное значение или не освещаться совсем. Разработка подобного вида кодекса для холдинга «Безопасные Технологии» является предметом курсового исследования, кодекс в этом случае был ориентирован не только на внутреннюю общественность, но и на внешнюю, а регламенты корпоративного поведения были вынесены в отдельный документ.
Существует множество вариантов расширенного содержания кодекса. Автор данного исследования придерживается твердого убеждения, что корпоративный кодекс не должен содержать слишком подробных инструкций на все случаи жизни, так как моменты, требующие соблюдения жестко регламентированных процедур, уже, как правило, либо зафиксированы в отдельных документах, либо их следовало бы ради разгрузки основного кодекса сформулировать в отдельные «правила».
Ниже приводится, например, вариант содержания кодекса, предложенный В.В. Музыченко в книге «Управление персоналом»:
«1. Общие положения корпоративной идеологии.
2. История возникновения и развития Компании.
3. Что ценит и ожидает Компания от своих сотрудников.
4. Обязательства Компании перед сотрудниками.
5. Протокол бизнес-норм.
5.1 Общение сотрудников.
5.2 Внешний вид сотрудников.
5.3 Этические нормы общения с Клиентами.
5.4 Поведение в публичных местах и с представителями СМИ.
5.5 Протокол совещаний.
5.6 Система коммуникативной безопасности в Компании (включая типы информации, не подлежащей разглашению).
6. Ритуалы и традиции.
6.1 Ритуал посвящения.
6.2 Этапы роста сотрудников Компании.
6.3 Поощрения и взыскания.
6.4 Тренинги, семинары, конференции.
6.5 Корпоративные праздники.
8. Приложение (основные принципы деятельности персонала Компании)» Музыченко В.В., Управление персоналом, М., » Академия», 2003 г., с.51..
А вот ниже приведен предложенный Марком Фединым вариант наполнения кодекса (из его статьи «Корпоративная культура через регламентацию деятельности сотрудников», адрес статьи http://www.iteam.ru/publications/strategy/section_32/article_792/). На взгляд автора данного исследования, он чрезвычайно перегружен и формализован, зато может быть отличным пособием для создания нескольких частно-регламентирующих документов, этаких «подкодексов».
» 1. Общий обзор компании.
a. История. Специализация. Миссия. Философия.
b. Оргструктура в целом, ключевые подразделения, за какие процессы (функции) отвечают.
c. Что Вы можете ожидать от нашей компании.
d. Что компания ожидает от Вас.
e. Политика открытых дверей и открытой коммуникации в компании. Внесение предложений.
f. Отношения с Клиентами.
g. Взаимоотношения внутри Компании.
2. Основные принципы работы.
a. График работы. Посещаемость. Отсутствие на работе или опоздания. Перерывы на обед и использование технических перерывов. Сверхурочные работы.
b. Праздничные дни. Корпоративные праздники
c. Отпуска. Очередной отпуск. Учебный отпуск. Отпуск по беременности и родам. Другие отпуска.
d. Временная нетрудоспособность.
e. Действия работников в связи с непогодными условиями и чрезвычайным положением.
f. Внешний вид и поведение.
g. Курение. Спиртные напитки.
h. Помещения. Правила использования сотрудниками и посетителями.
i. Документы и информация. Дисциплинарные меры.
j. Материальная ответственность работников.
k. Политика в области фактов притеснений на рабочем месте.
l. Политика в области трудовых споров.
m. Личное дело работника.
n. Общие собрания и собрания внутри подразделения.
o. Оборудование и транспорт компании.
p. Использование компьютеров, электронной почты.
q. Служебные расходы.
r. Использование оборудования и собственности компании в личных целях.
b. Информирование по вопросам техники безопасности
c. Правила безопасности труда.
d. Правила противопожарной безопасности.
4. Корпоративные правила и сотрудник.
a. Ответственность за нарушение правил, установленных данным документом.
b. Внесение предложений по изменению Правил.
Кроме этих можно, но вовсе необязательно включить другие разделы:
Отбор и найм персонала. Занятость в компании. Равные возможности найма. Классификация персонала. Порядок приема на работу. Найм на работу родственников и супругов. Повторный найм на работу. Испытательный срок.
Система оплаты труда. Гарантии и компенсации. Политика в области окладов и часовых тарифных ставок. Подходы компании в области оплаты труда. Основные принципы определения окладов и систем компенсации работников. Процедура расчета заработной платы. Выдача заработной платы. Оплата переработки. Оплата за работу в ночное время. Оплата работы в праздничные и выходные дни. Оплата случаев отсутствия на работе. Пересмотр уровней оплаты труда. Прочие системы стимулирования работы. Компенсации. Страхование. Программы помощи работникам. Отчисления к пенсии. Оплата командировочных расходов. Оплата расходов в случае перевода работников на работу в другую местность. Поощрения работников. Пенсии по старости.
Обучение и развитие персонала. Аттестация. Обучение и повышение квалификации персонала. Оценка эффективности обучения и повышения квалификации. Продвижение по службе.
Прекращение трудового договора. Увольнение по инициативе администрации. Увольнение по инициативе работника. Увольнение по другим основаниям. Собеседование при увольнении. Возвращение собственности компании. Запросы на предоставление информации после увольнения.»
В тех компаниях, где существуют четкие правила взаимодействия с клиентами, корпоративный кодекс может быть дополнен такими разделами, как «Корпоративная книга продаж», «Техника проведения переговоров», «Правила телефонного общения», «Участие в выставках», в каждом из которых зафиксирована важная информация, изучению которой сотрудник будет обязан посвятить отдельное время. Автор же исследования придерживается точки зрения, что дополнительные разделы регламентов чрезмерно утяжеляют кодекс, поэтому предлагает выделять их из структуры кодекса в отдельные документы. Это, конечно, не является рекомендацией для таких кодексов, которые состоят исключительно из правил (регламентирующий тип кодекса) и преследуют исключительно регламентирующую цель.
Автору исследования видится также возможным включение в кодекс следующих структурных моментов: истории, рассказы, легенды и мифы о наиболее важных событиях и людях, о руководстве компании; описание дизайна внутренних помещений, фасада и строений в целом, если физическое окружение играет важную роль и закрепляет корпоративные принципы (например, четкая расстановка товаров в фирменных витринах в магазине, элементы корпоративного стиля в оформлении внутренних интерьеров).
Рассмотрим основные пункты содержания корпоративного кодекса с учетом потребностей в основной информации работников всех уровней и на примере корпоративного кодекса холдинга «Безопасные Технологии».
Кодекс холдинга «Безопасные Технологии» включает:
· пояснение предназначения данного документа, а также призыв знать и соблюдать положения корпоративного кодекса;
· миссию компании;
· видение/vision/перспектива;
· стратегию холдинга/стратегические цели;
· сферы профессиональных интересов (направления деятельности);
· корпоративные ценности;
· кредо компании;
· рекламные слоганы компании;
· элементы фирменного стиля (логотип, фирменные цвета);
· историю компании (самые яркие события и проекты);
· географию компании;
· организационную структуру холдинга (представлена в виде схемы с кратким описанием функций и задач основных подразделений);
· краткая биографическая справка о руководителе компании;
· руководство компании;
· кадры и ротации сотрудников (принципы кадровой политики);
· конфиденциальность;
· социальная защищенность сотрудников;
· безопасность, охрана здоровья и окружающей среды;
· обучение и повышение квалификации сотрудников;
· дресс-код;
· традиции;
· контакты.
Нормативным документом, подробно регламентирующим процедурные моменты и внутренний распорядок, является отдельный документ, носящий название «Нормы и правила поведения сотрудников компании «Безопасные Технологии»». В нем отражено следующее:
Раздел I. Нормы и правила деловой этики
Основные положения. Сотрудники:
политика Компании в отношении сотрудников
возможности для профессионального и карьерного роста
эффективная система материального и нематериального вознаграждения сотрудников
Отношения с заказчиками, поставщиками
Раздел II. Правила делового поведения в Компании
Отношения с коллегами
Отношения между руководителями и подчиненными
Отношения с деловыми партнерами компании
Проведение собраний и совещаний
Электронные средства связи
Представление коллег и партнеров
Электронные пропуска
В Компании запрещается
Как уже было сказано, потребителями информации, изложенной в кодексе, могут быть не только сотрудники компании, но и внешняя общественность. В случае же, когда еще и внутренние потребители дифференцируются, разделяются на отдельные группы, когда необходимо подать информацию выборочно, можно сделать несколько различных экземпляров документа. В этих экземплярах будет присутствовать и общий свод норм и правил, и отдельные, предназначенные для конкретного подразделения или филиала, процедуры, инструкции и т.п. Эти экземпляры кодекса могут быть различны не только по содержанию, но и по форме, например, каким-то группам сотрудников подойдет бумажный вариант, причем, такой, который можно почитать дома, кому-то будет предложен буклет с великолепной полиграфией, а какие-то группы сотрудников предпочтут познакомиться с кодексом в электронном варианте, например, в формате презентации, сделанной в программе PowerPoint.
Автору исследования видится разумным распечатанный бумажный вариант предлагать к ознакомлению в спокойной обстановке новым сотрудникам. Вариант кодекса в виде полноцветного буклета в красивой папке подойдет для хранения в виде эталона в кабинете директора, в приемной, в отделах у руководителей. Доступ к подобного рода кодексу должен быть свободен и у внешней общественности. Оформленный таким образом кодекс должен вызывать особое уважение и у сотрудников компании. Кодекс в формате презентации чрезвычайно удобен для пользования у части сотрудников, имеющей доступ к персональным компьютерам. Файл-презентацию можно разместить на внутреннем сайте компании или на сервере, тогда сотрудники смогут в любое время обратиться к документу, не отходя от ПК.
Автором исследования для холдинга «Безопасные Технологии» предложен бумажный вариант, вариант в виде буклета и создана презентация в программе PowerPoint. В буклете имеется возможность изымать листы (буклет на разъемных кольцах), что позволяет оперативно вносить изменения в кодекс, если таковые происходят.