какие выплаты положены при командировке
Как правильно оплатить командировку сотруднику
Работа некоторых сотрудников неразрывно связана с командировками. Выезд в другие города, регионы и страны является для них неотъемлемой частью эффективного производственного процесса.
Командировки могут быть вызваны необходимостью личного участия в деловых переговорах, обмене опытом, заключении сделок и т.д.
Как только руководство компании принимает решение о командировке кого-либо из сотрудников, бухгалтерия предприятия озадачивается целым рядом вопросов, в частности, о том, как правильно оформить, посчитать и провести служебную командировку. В данной статье мы подробно поговорим о служебных командировках, их порядке и расчете.
Кстати, быстро рассчитать сам размер командировочных вам поможет наш специальный калькулятор.
Что считается служебной командировкой
Понятие служебной командировки расшифровывается довольно просто: это отъезд работника по распоряжению начальства в другие населенные пункты для выполнения каких-либо поручений на строго определенный срок.
При этом за сотрудником предприятия на время отсутствия по постоянному месту работы сохраняется рабочее место, а также средняя з/п.
Кроме того, организация обязана возместить все расходы, связанные с командировкой.
Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку
Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.
В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.
Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.
Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?
Посмотреть ответ
Что оплачивает работодатель в качестве командировочных
Оплата командировочных – четко регламентированная ТК РФ часть расходов предприятия. Для соблюдения установленных законом норм, бухгалтеру следует знать, что к ним относятся:
После возвращения, командировочный должен отчитаться перед бухгалтером о расходах во время поездки со всеми подтверждающими документами (чеками, билетами и т.п.).
Оплата командировочных
Для того, чтобы верно рассчитать командировочные бухгалтеру не нужно придумывать какие-то формулы и схемы, потому что существует подробно разработанный определенный алгоритм действий. Пойдем по порядку.
Внимание: Каждый бухгалтер должен помнить о том, что при расчете командировочных можно учитывать только рабочие дни!
Важно! Бывает, что в то время, пока сотрудник компании находится в командировке, руководство предприятия принимает решение о пересмотре тарифов и окладов в сторону повышения.
К сведению! Не следует забывать о том, что командировочные облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ)!
Исключения составляют, ситуации, если ежедневная сумма суточных не выше 700 рублей при командировке по России и не выше 2500 рублей – при выезде за границу.
Особенности выплаты командировочных
В некоторых случаях бухгалтерии предприятия при расчете командировочных приходится использовать дополнительные методы начисления. Разберем их подробнее.
Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев именно так и происходит, поскольку в ухудшении материального положения командировочных, руководители компаний, как правило, не заинтересованы.
В качестве варианта компенсации за работу в выходные дни, по ТК РФ, вместо двойной оплаты может быть предоставлено право последующего отгула за отработанный выходной.
Но есть пара законных методов для повышения средней з/п в пользу сотрудника. Первый заключается в том, чтобы прописать в коллективном договоре компании, что расчетный период для вычисления командировочных считается с момента зачисления работника в штат. Второй – нужно своевременно уволиться с совместительства и перейти на штатную работу в организацию.
Как видно из вышеприведенных сведений, расчет командировочных имеет свои тонкости и особенности. Для того, чтобы правильно их рассчитать, соблюсти нормы российского законодательства и при этом не нарушить прав сотрудников, важно учитывать все нюансы. Как правило, опытный, грамотный бухгалтер всегда вовремя знакомится со всеми нововведениями в Трудовой кодекс РФ по этой части и не допускает ошибок, сохраняя права как работника так и организации.
Расчет командировочных: шпаргалка для бухгалтера
Бухгалтеру довольно часто приходиться рассчитывать командировочные. Чтобы облегчить эту задачу, мы приготовили удобную шпаргалку. В ней вы найдете информацию о порядке расчета командировочных и о таких нюансах, как доплата до оклада, оплата командировки в выходные, расчет суточных.
1. Определяем количество фактически отработанных в расчетном периоде дней
Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.
Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.
Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. 139 ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 – 8 – 14 = 225 фактически отработанных дней.
Здесь и далее расчеты в примерах даны с округлением до двух знаков после запятой.
Заполняйте и сдавайте РСВ через Экстерн: импортируйте данные всех сотрудников в раздел 3 за один клик, используйте фильтры и массовые операции.
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 и 106 ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Готовьте и сдавайте нулевой расчет по страховым взносам через Экстерн.
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).
Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ). Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.
Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2 500 рублей — за пределами страны.
Смотрите также другие шпаргалки для бухгалтера:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Как правильно оплатить командировку в 2020 году
Какую оплату гарантирует закон
Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.
Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.
Состав командировочных расходов:
Как оплачивается командировка в 2020 году
Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.
Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.
В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.
Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.
О порядке оформления затрат читайте в отдельном материале «Как оформить командировочные расходы в 2020 году».
Расчет среднего заработка для оплаты командировочных
Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:
Пример расчета
Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.
Его расчетные данные за период февраль 2018 – март 2020 г.:
Среднедневной заработок: 660 000 / 185 = 3567,57 рублей.
Оплата командировки по среднему заработку: 3567,57 × 20 дн. = 71 351,40 рублей.
О том, какими бухгалтерскими записями отразить данные операции в учете, читайте в статье «Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации».
Сверхурочная работа в командировке
Вопрос, как оплачиваются сверхурочные часы в командировке, на законодательном уровне не урегулирован. Сверхурочной работой считается труд за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Однако при командировании сотрудников учет отработанного ими времени в поездке не ведется. Следовательно, нет никаких нормативов для определения нормального времени работы в служебной командировке.
Вопрос стоит и в формах оплаты. Ведь за дни командировки сотрудник получает средний заработок. Это гарантированный вид компенсации, но никак не вид оплаты труда. Следовательно, положения статьи 99 ТК РФ в такой ситуации неприменимы. Но как быть работодателю, ведь ни один из подчиненных не согласится работать бесплатно, тем более сверх установленных норм.
Обратите внимание, что если на ночные часы, с 00:00 до 06:00, выпадает время в пути, то доплат и надбавок не полагается. Например, если работник возвращается ночным рейсом, оплачивать ночные часы не нужно.
Командировочные в выходные и праздничные дни
То, как оплачиваются дни в командировке, выпадающие на праздники и выходные, зависит от того, работал подчиненный или нет.
Если в выходной или праздник сотрудник не работал, то оплачивать дни по среднему заработку не нужно. Например, специалист направлен в командировку на 10 дней, в том числе 1 праздник и 2 выходных. Начислите средний заработок только за рабочие 7 дней пребывания в служебной поездке.
Если сотрудник работал в выходной или праздник, находясь в командировке, то оплатите это время в следующем размере:
Аналогичный порядок выплат полагается, если работник отправляется в командировку в выходной или праздничный день. Либо возвращается из нее. Например, специалист отправляется в поездку 1 мая. Это праздничный день. Следовательно, работодатель должен предложить двойную ставку или отгул и оплату в однократном размере.
Пример расчета
Морковкин Степан Игоревич был направлен в командировку на 15 дн. — с 17 апреля по 1 мая включительно. Он отработал 11 дн. (10 — в рабочие и 1 — в выходной). Средний заработок за расчетный период — 2000 рублей. Тарифная дневная ставка — 2500 рублей. За труд в выходной положена двойная оплата, отгул Морковкин не брал.
Нормы возмещения командировочных по организации:
Бухгалтер начислил следующие командировочные выплаты:
Почему оплачиваем двое суток в повышенном размере? Ведь сотрудник работал только в один выходной? Дело в том, что Морковкин возвращался домой в праздник 1 мая. Отгулы он не брал. Поэтому специалисту полагается оплата не менее чем в двойном размере от тарифной ставки или должностного оклада с учетом стимулирующих и компенсационных надбавок.
Образец служебной записки по командировке
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Какие выплаты положены при командировке
Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.
Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.
В любой момент вы сможете
Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.
Направляя сотрудника в командировку, организация гарантирует ему сохранение должности и среднего заработка. Кроме того, она должна компенсировать расходы, связанные с деловой поездкой: эта норма регулируется ст. 167 ТК РФ.
Что такое суточные и чем они отличаются от командировочных?
Разберемся в терминах:
Законом установлено, что возмещение расходов должно производиться авансом. На это прямо указывает Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. И хотя единых правил о сроках выплаты не существует, компания может установить их самостоятельно и закрепить во внутренних актах. Например, в положении о командировках допустимо указать не только период, но и конкретный способ зачисления аванса: наличными или переводом на банковскую карту.
Важно помнить, что суточные положены сотруднику за каждый день пребывания в деловой поездке — включая праздники и выходные дни.
Если работник живет недалеко от города командирования и имеет возможность ежедневно возвращаться домой, выплата суточных не предусмотрена. Целесообразность такого возвращения определяется работодателем в индивидуальном порядке и может зависеть от транспортных условий и характера работы.
Как отчитаться об использовании суточных в командировке
Согласно п. 3 ст. 217 НКРФ, суточные расходы не требуют документального подтверждения — в отличие от командировочных. Соответственно, работник вообще не должен аргументировать второстепенные траты, который совершил во время деловой поездки.
Однако суточные придется включить в авансовый отчёт — это понадобится, чтобы обосновать затраты на командировку в налоговом и бухгалтерском учётах.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Законом размер суточных не ограничен (исключение — служащие госучреждений). Руководители частных компаний определяют этот параметр самостоятельно. Установленную величину необходимо зафиксировать во внутренних нормативных документах — например, в коллективном договоре.
Рекомендуем учитывать, что п. 1 ст. 217 НК РФ предусматривает максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. А именно:
Также приводим статьи расходов, которые организация обязана возместить в случае зарубежной командировки:
Отличия для бюджетных и коммерческих организаций
Как было сказано выше, коммерческая структура вправе сама нормировать суточные и определять сумму, начисляемую работникам.
Единый порядок для федеральных учреждений назначен Правительством (постановление от 02.10.2002 № 729) и составляет 100 ₽ за каждый день пребывания в командировке. Суточные в увеличенном объеме положены руководителю только в том случае, когда деятельность компании определена как приносящая доход, либо за счет экономии средств из бюджета.
Выплата суточных за дни, проведенные в дороге
Согласно абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, работодатель компенсирует расходы за каждый из следующих периодов:
Предположим, сотрудник отправился в деловую поездку в воскресенье, а вернулся в следующую субботу. В этом случае ему положены суточные за семь дней — пять будних и два выходных.
Нормы суточных в 2021 году
На сегодняшний день процедура расчета суточных остается без изменений по сравнению с прошлым годом.
Однако стоит отметить, что недавно было введено новое понятие: курортный сбор. Теперь работникам, которые в соответствии со своими должностными обязанностями находятся на территории «курортных» регионов РФ более суток, выплачивается дополнительная компенсация.
Считают сбор по следующей формуле:
Количество дней проживания, за исключением дня заезда
×
размер курортного сбора
Порядок возмещения командированному этой суммы разъясняется в Письме Минфина России от 16.07.2018 N 23-01-06/49454.
* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.
Еще можно почитать
Туту Командировки — удобный и прозрачный сервис организации служебных поездок. Подробнее
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.