карта функциональных обязанностей образец
Должностные инструкции
Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.
Функции
ДИ характеризуется этими функциями:
Цели формирования инструкции:
На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.
Формы должностной инструкции
Существует 2 формы должностных инструкций:
Типовая форма более удобна. Позволяет уменьшить документооборот.
Разделы инструкции
Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.
Общие положения
В этом разделе прописывается основная информация:
Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).
Задачи
В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.
Обязанности
Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:
Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.
Права
Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:
В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.
Ответственность
Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.
Взаимодействие
Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.
Утверждение
Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.
После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:
Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.
Разработка функциональных карт
Каждая «карта» представляет собой полный стандарт ТиПО и имеет следующие основные характеристики:
Как видно из схемы, функциональная карта состоит из:
2. Справа от основной цели располагаются описания основных функций, которые позволяют достичь основной цели.
Основные функции позволяют достичь основную цель профессии и представляют собой описание тех конкретных действий, посредством которых достигается основная цель профессии. Количество функций зависит от сложности профессии. Каждая функция содержит целостную группу требований к осуществляемым действиям.
Эти функции в дальнейшем будут проанализированы в формулировках, каждая из которых станет учебным модулем. На функциональной карте они называются функциональными модулями.
Функциональные модули описывают конкретные действия, составляющие конкретную компетенцию.
Каждый функциональный модуль должен быть определенной и отдельной рабочей операцией, использующей определенные методы, материалы, оборудование или процессы. Функциональные модули – это компоненты технического процесса, которые разработаны для достижения главной цели профессии
Современная практика трудоустройства включает требования, которые мы описываем как «надарочные модули» или «надпрофессиональные модули» Надарочные модули не представляют действия сами по себе, а касаются организации работы, взаимоотношений с другими людьми на рабочем месте, а также социальной ответственности за окружающую среду.
Функциональная карта содержит кроме функциональных, надарочных модулей еще и адаптирующие модули.
«Адаптирующие модули» или «базовые модули» сами по себе не производят осязаемых результатов и они связаны с общепрофессиональными дисциплинами. Результаты обучения для данных модулей ориентированы на требования, содержащиеся в профессиональных модулях. Нет таких профессий, в которых является специфической функцией, но данная способность необходима в ряде производственных функций, поэтому, вместо ее повторения в каждом техническом модуле, данный вид квалификации выделен в один адаптирующий модуль.
Надарочные модули применяются ко всем модулям – и должны быть включены, только те результаты, которые применимы именно ко всем из них.
Адаптирующие модули являются более традиционными ‗предметами‘, которые поддерживают обучение по одному или нескольким техническим или организационным модулям.
Разработанная функциональная карта является основой для разработки программы обучения.
Что необходимо помнить при разработке функциональной карты:
3. Карта может выглядеть как иерархия или как схема производственного процесса. – но ни тем, ни другим не является. Формулировки расположены произвольно, без учета приоритета или важности. Различные группы формулировок просто представляют разные и отдельные функции.
4. Каждый функциональный модуль должен быть определенной и отдельной рабочей операцией, использующей определенные методы, материалы, оборудование или процессы. Функциональные модули – это компоненты технического процесса, которые разработаны для достижения главной цели профессии
5. Коды используются, чтобы показать степень детализации каждой формулировки и ее позиции в анализе. Первой ступенью анализа основных функций обычно является кодировка буквами – «А, В. С» и т.д. На следующей ступени анализа функциональных модулей, к коду добавляются числа «А1, А2, В1, В2» и т.д. Данная кодировка необходима и удобна, потому что она показывает из какой области анализа эта формулировка и ассоциируемые с ней формулировки.
Это особенно необходимо, когда формулировки отделяются и становятся названиями отдельных модулей. Таким образом, если мы рассмотрим модуль В22, то будем знать, что он был разработан из формулировки В2. Также будем знать, что где – то в анализе существует модуль В21 и могут быть еще В23 и В24.
Составить функциональную карту специальности
Основанием модульной структуры служит профиль компетенций, который дает описание требований к профессии, вместе с общей целью обучения. В общей структуре название профиля компетенций следует традиционному описанию – например «Воспитатель дошкольных учреждений» – но общая цель соответствует ключевой цели, приводимой в функциональной карте.
Если рассматривать пример с воспитателем, мы увидим, что основным назначением данной профессии является «Организовать и осуществлять процесс воспитания и обучения детей дошкольного возраста». В профиле компетенций мы применяем данную формулировку для создания цели обучения посредством добавления фразы «По окончании данной программы, студент будет уметь» … организовать и осуществить процесс воспитания и обучения детей дошкольного возраста
Профиль компетенций разбивается на некоторое количество сфер компетенций, соответствующих основным функциям карты.
В примере функциональной карты воспитателя дошкольных учреждений, основными функциями являются:
И снова, мы ориентируем данные формулировки на достижение цели обучающимися путем добавления фразы «По окончании обучения в данной сфере компетенций, обучающийся будет уметь» …
Требования для разработки учебного модуля.
Нам необходимо тщательно разработать каждый модуль. Для разработки необходимо:
Разработка модуля включает в себя разработку трѐх документов: спецификацию модуля, резюме модуля и руководство модуля.
Спецификация модуля является документом, включающим в себя содержание модуля. Мы разрабатываем спецификацию, используя следующий формат:
Шаги/Действия Умения Знания Ресурсы
Наконец, мы завершаем спецификацию модуля определением ресурсов обучения, которые потребуются для того, чтобы учащиеся достигли цели модуля. В этом случае нам не требуется указывать ресурсы для каждого шага или действия – мы просто перечисляем ресурсы для всего модуля.
Резюме модуля можно использовать как:
Как оформить должностную инструкцию
Чтобы сотрудники не бездельничали и в судах краснеть не пришлось
Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.
Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.
Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.
Что такое должностная инструкция
Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.
Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному : должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.
Для каких целей используется
Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.
При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.
В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.
Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.
Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.
Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.
Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.
Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.
А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.
Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.
Кто разрабатывает
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.
Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.
Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.
Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:
От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.
Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.
Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:
Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.
Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.
Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:
Вот что является характерными признаками трудовых отношений:
Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.
Классификация
Существуют два вида должностных инструкций:
Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.
Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.
Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.
Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.
А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.
Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.
Содержание должностной инструкции
Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.
Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.
Общие положения. В этом разделе можно указать:
Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.
Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.
Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.
Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.
Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.
Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.
Порядок внесения изменений
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.
Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.
Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.
Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:
Распространенные ошибки
Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.
Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.
Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.
Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.
Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.