карточка складского учета форма м 12п
Для чего нужна карточка складского учета материалов
Рассматриваемый документ используется в целях отражения перемещения материалов в рамках склада. Он позволяет фиксировать данные по материалам с указанием их сорта, категории, размера и иных значимых характеристик. Для каждого номенклатурного номера объекта учета (то есть разновидности материала) формируется отдельная карточка.
Ведет документ кладовщик, завскладом либо иное материально ответственное лицо (МОЛ). Внесение записей в карточку осуществляется исходя из наличия у МОЛ первичных приходных либо расходных документов. Данные вносятся в документ в тот же день, когда совершены операции, отраженные в соответствующем документе.
Как изменился порядок оприходования материалов с принятием нового стандарта «Запасы» (ФСБУ 5/2019), подробно рассказывается в КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
О том, как оприходовать материал, если он поступил без документов поставщика, читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов?» .
Карточка может вестись в свободной форме, утвержденной приказом руководителя, или составляться по унифицированной форме № М-17, введенной в деловой оборот постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.
Бланк карточки складского учета материалов можно скачать на нашем сайте.
Структура бланка карточки складского учета материалов
В документе указываются:
Каждая запись в карточке удостоверяется подписью МОЛ. Его же подпись необходима для подтверждения факта завершения заполнения документа.
Где можно скачать образец карточки складского учета
Загрузить образец рассматриваемого документа вы можете на нашем портале.
Итоги
В целях учета движения материалов на складах может применяться унифицированная форма М-17, утвержденная Госкомстатом. Она заполняется материально ответственным сотрудником и заверяется им же.
Карточка учета материалов по форме М-17
Под обозначением М-17 скрывается документ первичного учета, который называется «Карточка учета материалов». Он применяется для контроля за движением товарно-материальных ценностей, хранящихся на складе предприятий и организаций. Оформление данного документа входит в функции кладовщиков и др. работников складов, которые выписывают его как при поступлении, так и при отгрузке товаров и материалов. Он должен заполняться непосредственно в день совершения операции по движению товарно-материальных ценностей и запасов.
Основные правила оформления карточки М-17
На сегодня нет единого, обязательного к применению образца карточки учета материалов, поэтому предприятия и организации имеют возможность на свое усмотрение разрабатывать шаблон документа и использовать его в своей деятельности (иногда так и поступают, заказывая в типографии тиражную печать бланков собственной разработки или печатая их на обычном принтере). Но чаще всего работники складов по старинке заполняют ранее общепринятую форму М-17, в которой отражаются все необходимые сведения о поставщике, потребителе и товарно-материальных ценностях.
На каждый вид товара или материалов заполняется своя карточка учета, которая затем обязательно пронумеровывается в соответствии с нумерацией складской картотеки. К карточке прилагаются все нужные приходники, расходники и накладные.
Документ может быть написан как от руки, так и заполнен на компьютере. При этом вне зависимости от того, каким образом будут вноситься в него данные, он обязательно должен содержать «живую» подпись кладовщика, как материально-ответственного лица, который отвечает за сохранность вверенного ему имущества. Печать на документе ставить не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации.
Неточности и помарки в карточке учета материалов допускать нельзя, но если какая-то ошибка все же произошла, лучше заполнить новый бланк, или, в крайнем случае, аккуратно зачеркнуть неверные сведения и сверху написать правильные, заверив исправление подписью ответственного сотрудника. Точно также недопустимо оформлять документ карандашом – делать это можно только шариковой ручкой.
После окончания отчетного периода (как правило, это один месяц), оформленная карточка учета материалов сначала передается в бухгалтерию предприятия, а затем, как и другие первичные документы – в архив предприятия, где должна храниться не менее пяти лет.
Инструкция по заполнению карточки учёта материалов по форме М-17
В первый раздел документа вписывается:
Затем указывается структурное подразделение, в котором содержится товар.
Ниже идет таблица, где в первый столбец еще раз включается информация (но уже точнее) о структурном подразделении, которое является получателем и хранителем данных товарно-материальных ценностей:
Далее указываются подробности о продукции:
Потом вносится все, что касается единиц измерения:
Далее указывается стоимость материала, норма его запаса на складе, срок годности (если такой установлен) и полное наименование поставщика.
Вторая часть карточки учета материалов включает в себя две таблицы. В первую таблицу вносится наименование товарно-материальных ценностей, а также, если в составе присутствуют драгоценные камни и металлы – их название, вид и пр. параметры, в том числе данные из паспорта изделия.
Во вторую таблицу вписываются сведения о движении товаров и материалов:
В последней части карточки учета материалов, сотрудник, который ее заполнил должен удостоверить все внесенные сведения своей подписью с обязательной расшифровкой. Также здесь должна быть указана должность работника предприятия и дата заполнения документа.
Ведение документооборота по складскому учету материалов
Поступление материалов
ФСБУ 5/2019 «Запасы» не содержит понятия «материалы». Как правило, к материалам относятся:
Материалы относятся к запасам предприятия. Исключением являются случаи, когда материалы:
В организации, имеющей склады, приказом руководителя утверждается перечень материально ответственных лиц (МОЛ), отвечающих за сохранность и ведение складского учета материалов по каждому из складов.
ТМЦ, поступающие от поставщиков, имеют комплект товаросопроводительной документации, представленный накладной (формы ТОРГ-12, М-15 или иной, принятой у поставщика), счетом-фактурой, товарно-транспортной накладной, спецификацией. Из них основанием для оприходования служит накладная. При отсутствии товаросопроводительных документов материалы тоже могут быть оприходованы.
О правилах такого оприходования читайте в статье «Как оприходовать товар без сопроводительных документов».
Материалы при приемке должны быть проверены на соответствие фактического количества, качества и ассортимента заявленным в сопроводительных документах поставщика данным.
Если расхождений в процессе проверки выявлено не было, МОЛ составляет приходный ордер по форме М-4. Допускается вместо приходных ордеров ставить штамп на документах поставщика. В штампе должны быть отражены все реквизиты М-4.
Если по факту проверки все же были выявлены несоответствия, необходимо оформить акт расхождений по форме ТОРГ-2.
Бланк и образец заполнения этой формы смотрите в материале «Унифицированная форма ТОРГ-2 — бланк и образец».
Еще одним способом поступления материалов является их закупка подотчетными лицами в розничных точках. В данном случае первичкой служат товарные накладные или товарные чеки, приложенные к авансовому отчету.
«КонсультантПлюс» обращает ваше внимание на то, что с 2021 года учитывать материалы нужно строго в соответствии с новым ФСБУ 5/2019 «Запасы». Новые правила подробно разъяснили эксперты правовой системы. Чтобы посмотреть рекомендации, получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в готовое решение.
Организация складского учета материалов
Учет ТМЦ в бухгалтерии и на складе может вестись количественно-суммовым и сальдовым методом.
При использовании первого варианта и на складах, и в бухгалтерии учет ТМЦ ведется по количеству и сумме одновременно.
Если же учетной политикой был утвержден сальдовый метод, то на складе ТМЦ учитываются по количеству, а в бухгалтерии — в суммовом выражении.
Ведение складского учета материалов возможно двумя способами: партионным и сортовым.
В данном случае каждая партия ТМЦ хранится отдельно. Партия — однородный материал, поступивший по одному документу. На каждую партию МОЛ оформляет партионную карту в двух экземплярах: 1-й — для склада, 2-й — для бухгалтерии. Форма утверждается фирмой самостоятельно в зависимости от вида ТМЦ.
В приходную часть документа вносятся данные согласно первичке, поступившей от поставщика, в расходную — данные по факту списания материалов. После полного отпуска всей партии ТМЦ партионная карта закрывается, МОЛ составляет акт об израсходовании ТМЦ и передает весь пакет документов в бухгалтерию на проверку.
Складской учет материалов таким способом ведется по наименованиям и сортам ТМЦ вне зависимости от даты поступления и цены. На каждое наименование материала заводится карточка учета материалов (форма М-17), которая регистрируется в специальном бухгалтерском реестре. Ведется такая карточка в течение года.
При ведении складского учета сортовым методом экономично используется пространство склада, легко осуществляется управление остатками материалов. Однако отследить цену поступления ТМЦ не представляется возможным, и материал списывается по средней стоимости методом ФИФО или по цене единицы (п. 73 приказа № 119н).
Внутрискладское движение ТМЦ
У некоторых бухгалтеров или товароведов может возникнуть вопрос «Что называется перемещением?». В процессе хозяйственной деятельности у предприятия возникает необходимость в перемещении материалов между складами или структурными подразделениями. Первичным документом в данном случае выступает требование-накладная (форма М-11). Выписывается она МОЛ отправляющей стороны в 2 экземплярах: 1-й остается у передающей стороны и служит основанием для списания материалов с учета, 2-й передается МОЛ принимающей стороны и является основанием для принятия ТМЦ на учет.
Об оформлении требования-накладной читайте в материале «Порядок заполнения формы М-11 требование-накладная».
Инвентаризация
С целью выявления фактического наличия ТМЦ, числящихся в бухгалтерском учете, в организации проводится инвентаризация склада. Проводиться она может по мере необходимости по приказу руководителя, а также в обязательном порядке в следующих случаях (п. 22 приказа № 119н):
Периодичность проведения ревизии также может быть отражена в учетной политике предприятия.
Процедура проведения ревизии регламентирована методическими указаниями по инвентаризации имущества, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Прежде всего на предприятии издается приказ о проведении инвентаризации с указанием лиц — членов комиссии (не менее 3 человек) и визируется у руководителя (форма ИНВ-22). Такая комиссия имеет право проводить ревизию только в полном составе в присутствии МОЛ. Перед проведением проверки МОЛ пишет расписку в произвольной форме о том, что все ТМЦ учтены, а документы переданы в бухгалтерию.
Проверяющие сверяют фактическое наличие материалов со списком, который именуется инвентаризационной описью (форма ИНВ-3).
О применяемой при проверке наличия материалов инвентаризационной описи читайте в статье «Унифицированная форма ИНВ-3 — бланк и образец».
Такой документ содержит графу с данными по количеству материалов, учтенных в бухучете, и пустую графу, в которой проверяющие смогут отразить фактическое наличие ТМЦ. После полного пересчета ценностей комиссия подписывает данную ведомость. МОЛ на последней странице делает запись, что проверка проведена в его присутствии и что претензий к комиссии не имеется.
Если в результате были выявлены расхождения между учетным и фактическим количеством, составляется документ — сличительная ведомость, в которой фиксируются все подобные расхождения (форма ИНВ-18).
Об особенностях заполнения этой ведомости читайте в материале «Унифицированная форма ИНВ-18 — бланк и образец».
В случае выявления излишка его необходимо принять к учету. Он считается доходом предприятия и фиксируется по кредиту 91-го счета.
В случае выявления пересортицы ТМЦ результат может быть взаимно зачтен. Такой зачет возможен только у 1 МОЛ за 1 проверяемый период и только по аналогичным видам продукции в одинаковых количествах (п. 32 приказа № 119н).
В случае выявления недостачи прежде всего необходимо выяснить, не было ли естественной убыли (например, усушки, утруски). Недостача в пределах лимита считается расходами предприятия и списывается в дебет 26-го (44-го) счета, сверхлимит и фактическую недостачу обязано возместить МОЛ. Для отражения выявленных расхождений может использоваться форма ИНВ-26.
О нюансах проведения инвентаризации детально рассказали эксперты «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе К+ бесплатно.
Выбытие материалов
Списание материалов со склада должно сопровождаться одним из документов: лимитно-заборной картой (форма М-8), накладной об отпуске материалов на сторону (форма М-15), требованием-накладной (форма М-11) или товарной накладной (форма ТОРГ-12).
Хранение
Организация может создать склад, предназначенный для хранения материалов сторонних организаций и получать за услуги хранения определенное вознаграждение. Данная деятельность регламентирована ст. 909 ГК РФ.
В таком случае между контрагентами заключается публичный договор. То есть сдать на хранение свои ТМЦ имеет право любой желающий. Приемка материалов по качеству, количеству и ассортименту проводится МОЛ склада-хранителя. Поклажедатель имеет возможность осмотреть или проверить, а также забрать свои ценности в любой момент в присутствии МОЛ.
Вся процедура хранения оформляется первичными документами. Рассмотрим основные из них.
Прием ТМЦ на хранение сопровождается актом приема-передачи ТМЦ (форма МХ-1), который выписывается в 2 экземплярах: по одному для каждой из сторон. МОЛ фиксирует поступление ТМЦ на хранение в специальном журнале (форма МХ-2).
По истечении срока хранения, а также при желании поклажедателя, оформленном в письменном виде, склад-хранитель возвращает материалы. Данная процедура сопровождается актом о возврате товаров (форма МХ-3).
Бланки по форме МХ-1 и МХ-3 и порядок их заполнения можно найти в материалах:
Итоги
Для эффективной и бесперебойной работы фирмы необходимо грамотно организовать работу складов. Чтобы отследить движение ТМЦ на складах, очень важно своевременно выписывать сопроводительные и первичные документы, оборот которых следует зафиксировать графиком документооборота в учетной политике предприятия.
Что такое складской учет
Общие принципы учёта материалов
Складской учёт является важной частью любой организации, так как оказывает влияние на ход производственных и хозяйственных процессов. Грамотная организация складского хозяйства — половина успеха деятельности предприятия. Рассмотрим основные задачи складского учёта:
Складской учёт на предприятии организует главный бухгалтер, а непосредственное ведение учёта возлагается на соответствующих материально ответственных лиц (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и т.д.). При принятии на работу должностных лиц, ответственных за приём, отпуск и сохранность вверенных им материальных ценностей, с ними заключается договор о полной материальной ответственности. До указанных лиц доводятся их должностные обязанности, в том числе по ведению учёта. По всем вопросам, связанным с ведением складского учёта, материально ответственные лица подчиняются главному бухгалтеру организации. Важно помнить, что увольнение и перемещение материально ответственных лиц возможно только после проведения инвентаризации (п.1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13.06.95 № 49 )).
Для целей организации контроля за движением и сохранностью материально-производственных запасов необходимо определить перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия ТМЦ.
Документация
Для правильной организации складского учёта необходимо, помимо должностных инструкций материально ответственных лиц, разработать и утвердить в составе учётной политики или иных локальных нормативных актов предприятия следующие документы:
1. Формы первичных учётных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций с МПЗ. При последующем изложении вопросов документального оформления тех или иных операций складского учёта будут указаны формы первичных документов из альбомов унифицированных форм. Однако следует помнить, что в соответствии с федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, с 1 января 2013 г. не являются обязательными. Однако, если нет необходимости в разработке специальных форм, могут применяться формы документов, приведённые в Постановлении Российского статистического агентства от 09.08.99 № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения», Постановлении Госкомстата РФ от 30.10.97 № 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве», Постановлении Госкомстата РФ от 25.12.98 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту торговых операций» при условии их закрепления учётной политикой организации.
2. Помимо форм первичных документов учётной политикой организации устанавливаются формы регистров складского учёта (карточки, ведомости и т.д.), порядок их ведения и хранения.
3. Положение о документообороте. В данном положении следует указать перечень хозяйственных операций, подлежащих отражению в складском учёте (приём, отпуск и т.д.), определив для каждого типа операций:
4. Для некоторых организаций следует определить нормативы складских запасов и нормативы расходования (отпуска в производство) по соответствующей номенклатуре материально-производственных запасов.
Помещения, предназначенные для хранения ТМЦ, должны быть обеспечены защитой от доступа посторонних лиц и оборудованы весовыми и другими измерительными приборами, при необходимости — мерной тарой. Измерительные приборы подлежат регулярной поверке (см. Порядок проведения поверки средств измерений, требования к знаку поверки и содержанию свидетельства о поверке (утв. приказом Министерства промышленности и торговли РФ от 02.07.2015 № 1815 )). Для целей обеспечения быстрого отпуска, приёмки и контроля наличия материально-производственных запасов их размещение следует организовать по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам, типо- и сорторазмерам (в штабелях, стеллажах, закромах, на полках и т.п.).
Документально оформление операций по движению ТМЦ
Оформление операций по поступлению материалов
Накладные (акты, УПД, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
Зарегистрированные экземпляры расчётных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приёмке и принятии к учёту материалов.
Прибывающие материальные активы необходимо своевременно оприходовать на соответствующий склад. Если, исходя из конкретных условий деятельности предприятия, целесообразно направить запасы непосредственно в цех или на строительную площадку, материалы отражаются в учёте транзитом — сначала оформляется поступление на склад и сразу передача их в цех (на участок).
На предприятии должен быть установлен порядок оперативного контроля за поступлением ТМЦ, а также розыска своевременно не прибывших грузов.
Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах. При необходимости порядок контроля следует утвердить в специальном положении.
Поступающие запасы тщательно проверяются на соответствие их ассортименту, количеству и качеству. Для приёма грузов, требующих наличия специальных познаний и квалификации, распоряжением руководителя предприятия создаются приёмные комиссии.
Приёмка и оприходование ТМЦ и тары (под материалами), поступающих от поставщиков, оформляются соответствующими складами, как правило, путём составления приходных ордеров (форма М-4), выписываемых на основании сопроводительных документов поставщика. Приходные ордера оформляются только на фактически поступившее и принятое количество материально – производственных запасов.
Приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны составляться в день их поступления, как правило, непосредственно по завершении приёмки.
В некоторых случаях запасы принимаются на ответственное хранение временно, например, когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приёмки, лабораторного испытания или иных обстоятельств. Такие ТМЦ должны учитываться отдельно, например, путём записи их заведующим складом (кладовщиком) в специальный журнал. В журнале записи ведутся по следующим обобщённым группам: «Материалы, ожидающие приёмки» и «Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении». Внутри этих групп учёт ведётся в разрезе отдельных партий. Следует обратить внимание, что такие материалы хранятся на складах отдельно и до выяснения результатов приёмки не расходуются.
Все активы должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объёму, счету и т.д.). В случаях, если материал поступает в одной единице измерения (например, по весу), а расходуется в другой (по количеству), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
Передача из производства на склад ТМЦ должна оформляться путём выписки накладных на внутреннее перемещение материалов (например, форма ТОРГ-13). Этими же накладными оформляется возврат остатков неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и т.п.
Оформление отпуска материалов в производство
Следует различать отпуск сырья (материалов) в производство и перемещение ТМЦ между разными структурными подразделениями предприятия. Под отпуском в производство понимается отпуск материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках — для выполнения СМР. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.
Материальные ценности должны отпускаться в производство в строгом соответствии с установленными расходными нормативами (по весу, объёму или количеству).
Руководителем организации лицами должен быть определён список лиц, которым предоставлено право истребования со складов материально-производственных запасов. Списки этих должностных лиц с образцами их подписей должны быть выданы заведующим складами, кладовщикам и т.д..
Для усиления контроля за целесообразностью расхода материальных ресурсов на предприятиях с высоким удельным весом расхода комплектующих на выпуск готовой продукции, целесообразно применять комплектовочные ведомости, выписываемые на месяц или на всю потребность изделий по заказу (при позаказном способе калькулирования себестоимости продукции). Отпуск запасов, потребность в которых возникает не регулярно, следует осуществлять по требованиям.
Оформление операций по перемещению материалов
Перемещение запасов между структурными подразделениями предприятия оформляется накладными на внутреннее перемещение материалов форма ТОРГ-13. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально-ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности.
Оформление операций по отпуску материалов на сторону
Отпуск запасов на сторону должен оформляться коммерческими (сбытовыми) службами предприятия на основании договоров с покупателями путём выписки накладной на отпуск материалов на сторону (форма М-15). При отправке грузов покупателям автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляются перевозочные документы. Комплектность и формы, которых регулируются договором перевозки груза. Например, товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка (Приложение № 1-3 к Порядку оформления и формы экспедиторских документов (утв. Приказом Минтранса РФ от 11.02.2008 № 23 )).
Учёт материалов и контроль за их движением на складах (в кладовых)
На складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) организуется аналитический учёт. В соответствии с требованиями п. 3 ПБУ 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» единица бухгалтерского учёта материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т.п. Учёт организуется по каждой единице производственных запасов, в соответствии с порядком их хранения, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.
Учёт движения материальных ценностей ведётся непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.).
Складской учёт осуществляется на карточках складского учёта материалов по типовой междуведомственной форме № М-17. На каждый номенклатурный номер (единицу учёта) ТМЦ должна открываться отдельная карточка. Карточки открываются бухгалтерией и передаются материально-ответственным лицам под расписку в реестре.
В полученных карточках складского учёта кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.
На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных и т.п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учёта в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).
Разноска из лимитно-заборных карт (форма М-8) в карточки складского учёта данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчётным месяцем. В таком случае лимитно-заборные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учёта.
Работники бухгалтерии предприятия обязаны систематически (периодичность рекомендуется установить учётной политикой) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременность и правильность записей в карточках складского учёта, произведённых материально ответственными лицами.
Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учёта.
При необходимости материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определённые материальные ценности, особенно дорогостоящие. Одновременно с вышеуказанной проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приёмку-сдачу первичных документов на хранение в соответствии с принятым порядком документооборота.
Приёмка-сдача первичных документов должны оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако, с согласия материально ответственных лиц, подтверждением приёмки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учёта о проверке записей по каждой операции.
Сдача складом лимитно-заборных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все карты, независимо от полноты использования лимита.
До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают материально – ответственные работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Сверка данных подтверждается их подписями.
При выявлении серьёзных нарушений в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведённом инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия.
При широком использовании компьютеров, в том числе для организации складского учёта, организация может отказаться от карточек складского учёта, однако в этом случае следует закрепить принятую систему учётных регистров, документооборота и системы контроля за наличием и правильностью учёта материальных запасов в учётной политике.
Учёт материальных ценностей в бухгалтерском учёте
Бухгалтерия в отношении складского учёта решает следующие задачи:
Помимо сказанного бухгалтерский учёт (в отличие от складского) должен обеспечить правильность оценки материальных активов в бухгалтерской отчётности предприятия, для чего учётной политикой определяется способ учёта транспортно – заготовительных расходов и способ оценки материально-производственных запасов при их списании в производство.