карточка учета работы с организацией в архиве

Приложение 47. КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

См. данную форму в MS-Word.

КАРТОЧКА УЧЕТА РАБОТЫ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ

1. Общие сведения об организации

Наименование организации и

ее непосредственная подчиненность ________________________________

Адрес организации ________________________________________________

Название архива __________________________________________________

Адрес архива _____________________________________________________

Название, дата и N документа

Об образовании организации _______________________________________

О реорганизации организации ______________________________________

О ликвидации организации _________________________________________

Фамилия, имя, отчество, N телефона

Руководителя организации _________________________________________

Начальника управления делами

начальника общего или 1-го отдела) _______________________________

Начальника канцелярии ____________________________________________

Председателя ЦЭК (ЭК) ____________________________________________

Руководителя архива или лица,

ответственного за архив __________________________________________

Дата и N приказа о назначении лица,

ответственного за архив __________________________________________

2. Дата согласования или утверждения нормативно-методических и

Положения об архиве ______________________________________________

Инструкции по ведению делопроизводства ___________________________

Номенклатуры дел организации _____________________________________

Плана-графика передачи дел в архив _______________________________

Положения о ЦЭК (ЭК) организации _________________________________

Источник

Карточка учета работы с организацией в архиве

Обзор документа

Письмо Министерства культуры РФ от 21 октября 2015 г. N 344-01-39-ВА О предоставлении карточки учёта организации

Во исполнение федеральных законов Российской Федерации от 31.05.1996 г. N 61-ФЗ «Об обороне» (ст. 8), от 28.03.1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (раздел II), от 26.02.1997 г. N 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ» (ст. 9) и постановления Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 г. N 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте», прошу вас, в срок до 20 января 2016 г., представить копию плана работы по ведению воинского учёта и бронирования в организации за 2015 год, карточку учёта организации (приложение) и копию приказа об организации воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Приложение: 1. Карточка учёта организации (форма 18) на 1 л.;

2. Порядок заполнения карточки учёта организации на 1 л.

КАРТОЧКА
учёта организации

__________________________ ___________________ __________________________

(руководитель организации) (подпись) (инициалы, фамилия)

«___» ______________ 20__г.

Отметка о снятии с учета (ликвидации организации)________________________

(заполняется в районной комиссии)

Порядок заполнения карточки учета организаций

1. Карточка учета организации заполняется (на двух сторонах листа формата А4) и представляется всеми организациями независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, расположенными на территории муниципального образования.

2. В пункте 3 дополнительно указывается должность ответственного за воинский учет в организации.

5 В пункте 10 указывается общее количество всех работников организации, за исключением работников оформленных по совместительству.

6. В пункте 10.1. указывается общее количество граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе (сумма подпункта а) и подпункта б) пункта 10.1.)

мужского пола, пребывающие в запасе (пункт 1 статьи 53 Федерального закона РФ 1998 г. N 53-ФЗ):

— уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил Российской Федерации;

— успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения;

— не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу;

— не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам, по достижении ими возраста 27 лет;

— уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах;

— прошедшие альтернативную гражданскую службу;

женского пола, имеющие военно-учетные специальности (пункт 2 статьи 53 Федерального закона РФ 1998 г. N 53-ФЗ). Перечень специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет, определен в приложении к Положению о воинском учете.

В подпункте а) пункта 10.1. указывается количество офицеров запаса.

В подпункте б) пункта 10.1. указывается общее количество прапорщиков, мичманов, сержантов и старшин, солдат и матросов запаса. При этом в подпункте в) пункта 10.1 указывается общее количество граждан, пребывающих в запасе (из подпункта б)) имеющих категорию годности к военной службе по состоянию здоровья «В».

8. Пункт 10.5. заполняется только организациями, осуществляющими бронирование граждан, пребывающих в запасе.

9. Пункт 12 карточки учета организации заполняется только организациями, осуществляющими бронирование граждан, пребывающих в запасе.

10. Пункт 15 заполняется только организациями, осуществляющими бронирование граждан, пребывающих в запасе.

11. В случае снятия организации с учета в районной комиссии (ликвидация организации, смена юридического адреса) в строке «Отметка о снятии с учета (ликвидации организации)» указываются дата и номер решения вышестоящей организации, решение ликвидационной комиссии или другие причины.

Строка о ликвидации организации заполняется в районной комиссии.

Обзор документа

Организациям культуры необходимо до 20 января 2016 г. представить копию плана работы по ведению воинского учета и бронирования в организации за 2015 год, карточку учета и копию приказа об организации воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

Приводится форма карточки и порядок ее заполнения.

Источник

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Срок хранения документа*

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка о переводе работников в другие организации

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год

Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:

(1) После замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):

(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве

а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания

б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

Личные карточки работников, в т.ч., временных работников

Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел

Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел

Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (1)

(1) Невостребованные –75 л.

Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел

Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу

(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.

Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников

(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей

(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы

Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов

Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов

(1) После урегулирования конфликта

Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений

б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими

в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих

(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения

(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

Источник

Требования к учетным документам архива

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила).

Любое движение документов необходимо фиксировать в учетных документах архива.

Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

К основным (обязательным) учетным документам архива относятся:

1. Книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11 к Правилам).

Книга ведется для учета поступления (выбытия) документов в архив организации, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

Все поступления (выбытия) дел, документов вносятся последовательно, и получают порядковый номер в валовой последовательности в пределах отчетного года.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

2. Список фондов (приложение № 12 к Правилам).

Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы двух и более фондов.

Ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации, ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов. Название состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3. Лист фонда (приложение № 13 к Правилам).

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд и ведется для учета количества и состава описей дел, документов, их нумерации, состояния описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

4. Опись дел, документов (приложения № 14, 15, 16, 17, 18 к Правилам).

Опись ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

5. Реестр описей дел, документов (приложение № 19 к Правилам).

При наличии в архиве организации двух и более описей в целях регистрации описей дел, документов, учета их количества ведется реестр описей.

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

На каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации, заводится дело фонда, в которое включают документы:

— отражающими историю фонда и фондообразователя, к примеру историческая справка. Она состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты, история фонда и характеристика документов фонда.

— учетные документы, характеризующие изменения фонда;

— все акты, документирующие результаты архивных работ.

В состав вспомогательных учетных документов архива входят:

Карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителях.

Методические рекомендации и пособия

Источник