карточка учета расхода топлива автомобилем

Карточка учета расхода ГСМ автомобилем

Все предприятия, использующие в своей работе транспортные средства, ведут карточку учета расхода ГСМ автомобилем. Данный документ предназначен для отражения норм расхода горюче-смазочных материалов на каждую машину отдельно. Заполняется карточка на основании путевых листов и ведомостей учета выдачи ГСМ и возврата талонов.

Ведется карточка работником компании, отвечающим за учет ГСМ. При заполнении карточки указывается название организации и подразделения, отчетный месяц, марка автомобиля. В таблице перечисляются номера путевых листов, ФИО водителя, табельный номер работника. Записываются показания спидометра и пробег за день в километрах. Также указывается остаток топлива на начало дня, его выдача и остаток на конец дня. Затем заполняются нормативные расходы и фактически потребленные за отчетный период. Подсчитывается итоговая сумма. При наличии перерасхода (экономии) топлива в размерах, не допустимых по нормативным показателям, ответственный работник обязан довести такие данные до руководства предприятия с тем, чтобы установить причины и устранить негативные последствия.

Заполненные карточки расхода горюче-смазочных материалов с указанием номеров транспортных средств за отчетный период хранятся в специально-предназначенных папках. По истечении месяца карточки раскладываются в отдельные папки по конкретным автомашинам. На основании этих карточек заполняются лицевые карточки всех работников организации, которые используют транспортные средства и топливо, а также составляется отчет о движении ГСМ.

Источник

Карточка учета расхода ГСМ автомобилем

Карточка учета расхода ГСМ автомобилем – документ, необходимость ведения которого распространяется на каждое транспортное средство, механизм, машину. Основанием для отображения информации в карточке являются записи в путевых листах, после их сверки с ведомостями учета выдачи талонов или же их возврата.

Карточку заполняет уполномоченный работник предприятия, отвечающий за учет топливно-энергетических ресурсов. В документе необходимо отобразить нормативные расходы моторного топлива, а так же расходы, произведенные по факту. По итогу работником выводится результат, исходя из имеющихся данных. В случае, если был выявлен значительный перерасход топлива или же его экономия в недопустимых размерах, следует оперативно довести это до сведения руководителя предприятия с целью принятия срочный мер, направленных на выявление причин сложившейся ситуации, а так же на их устранение.

Карточки учета расхода ГСМ автомобилем за отчетный месяц в обязательном порядке хранятся в специально отведенной папке, соблюдая при этом номера транспортных средств, механизмов и машин. По истечению отчетного месяца карточки перекладываются в иные папки, предназначенные для хранения карточек на конкретное транспортное средство, механизм или машину. На основании карточек учета, на предприятии ведутся лицевые карточки водителей, а так же иных работников предприятия, связанных с транспортными средствами и ГСМ непосредственно.

Источник

Карточка Учета Расхода Автомобилем Топлива Бланк • Заборная карта карта

Организация дальнейшей работы

Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим. Количество довольствующихся по плановой стоимости одного дня.

Учет топливных карт и расхода ГСМ

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса:

Для учета в расходах необходимо наличие в Организации следующих документов:

Как заполнить форму М-8

Оттуда документ попадает дежурному механику, который производит проверку технического состояния агрегата, ставит свою подпись в путеводном листе и отдает в диспетчерскую вместе с жетоном. Все виды масел, смазок, специальных жидкостей, фильтрующих элементов автотранспортные предприятия получают в основном натурой с нефтебаз и АЗС Госкомнефтепродукта РСФСР и других снабжающих организаций.

Что такое карточка учета ТС – Общие положения

Далее в тексте настоящего приложения и приложения N 2 к приказу, если не оговорено особо, для краткости будут именоваться Министерство обороны Российской Федерации — Министерством обороны; Вооруженные Силы Российской Федерации — Вооруженными Силами; главный распорядитель средств федерального бюджета — главным распорядителем средств; распорядители средств федерального бюджета — распорядителями средств; получатели средств федерального бюджета — получателями средств; централизованные финансово-экономические органы — ЦФЭО; Центральный банк Российской Федерации — Банк России; территориальный орган Федерального казначейства — органом казначейства; лица гражданского персонала Вооруженных Сил — лицами гражданского персонала. 2 Посмотреть полный каталог бланков Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее Специальная программа для малого бизнеса Класс365 онлайн программа для всех.

Обязательно ли надо использовать лимитно-заборные карточки? – Общие положения

Источник

Первичная учетная документация, подтверждающая расход ГСМ

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Разработанные и утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 года №835 «О первичных учетных документах» должны применяться всеми организациями, независимо от их организационно-правовой формы.

В соответствии с Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» в унифицированные формы первичной учетной документации, кроме форм по учету кассовых операций, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения, включая код, номер формы, наименование документа. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Документами, подтверждающими расходование ГСМ, являются путевые листы. В настоящее время используются формы путевых листов, разработанные отдельно для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее Постановление №78).

В частности, Постановлением №78 утверждены следующие формы путевых листов, которые должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являющимися отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта является Путевой лист легкового автомобиля (форма №3), который выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом.

Путевой лист действителен только на один день или смену, в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены), путевой лист выдается на более длительный срок.

Многие организации выдают путевые листы на неделю, десять дней или месяц. Налоговые органы, устанавливая при проверке такие факты, считают, что данные организации относят суммы ГСМ на расходы неправомерно, поскольку путевые листы должны выписываться ежедневно. Если в вашей организации возникнет такая ситуация, для аргументации споров с налоговыми органами приведем пример из судебной практики.

ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 5 апреля 2004 года по делу №А56-22408/03 рассмотрел ситуацию типичную для многих фирм, использующих автомобили исключительно для нужд организации: для перевозки руководства, доставки документов и так далее. Налоговая инспекция обратилось с жалобой на то, что Общество неправомерно отнесло на себестоимость продукции затраты по приобретению бензина, ссылаясь на то, что путевые листы легковых автомобилей, представленные Обществом, оформлены не на каждый день, а по итогам месяца и не содержат всех необходимых реквизитов.

Суд признал нерациональным ежедневную выписку путевых листов на такие поездки. Свое решение суд обосновал тем, что путевые листы оформлены в соответствии с законодательством, их форма предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами. Основанием для списания бензина, как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных горюче-смазочных материалов.

Путевой лист специального автомобиля (форма №3-спец.) является основным первичным документом учета работы специального автомобиля и рассчитан на выполнение задания у двух заказчиков в течение только одного дня (смены).

Данная форма выписывается в одном экземпляре диспетчером или иным уполномоченным лицом и выдается водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа.

Раздел «Результаты работы автомобиля» заполняется лицами, отвечающими за работу, в раздел «Задание водителю» вписывается задание водителю на рабочий день (смену), раздел «Особые отметки» должен содержать данные об изменении задания, если такие изменения производились, а также сведения о сопровождающих лицах и тому подобное.

Основанием для предъявления счета заказчику служат отрывные талоны путевого листа, заполняемые организацией, которой принадлежит автомобиль.

Для учета работы легкового такси применяется Путевой лист легкового такси (форма №4), выписываемый диспетчером организации в одном экземпляре. Ежедневно перед началом рабочего дня водитель получает путевой лист, а по окончании смены сдает его в диспетчерскую.

Путевой лист грузового автомобиля (форма №4-с, №4-п) является основным документом, определяющим совместно с товарно-транспортной накладной при перевозке товарных грузов показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для осуществления расчетов за перевозки грузов. До выдачи водителю путевой лист заполняется диспетчером организации или лицом, на это уполномоченным, соответствующие графы и строки заполняются заказчиком и работниками организации – владельца автотранспорта.

Заказчик заполняет отрывной талон путевого листа, который служит основанием для предъявления счета владельцем автотранспорта заказчику.

Путевой лист остается у владельца автотранспорта, а отрывной талон вместе со счетом на оплату передается заказчику.

Данные формы отличаются тем, что форма №4-с применяется при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам, а форма №4-п применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок до двух заказчиков в течение одного рабочего дня или смены водителя.

В случае, когда при повременной оплате за работу автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих документов, по итогу которых указывается количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Путевые листы выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки.

Основным документом по учету работы автобуса является Путевой лист автобуса (форма №6). Данная форма применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах. Все сведения об автобусе, расходе топлива и задании водителям записываются в путевой лист диспетчером или механиком.

Для учета работы автобуса необщего пользования по перевозке пассажиров применяется Путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец.), выписываемый в одном экземпляре и выдаваемый водителю под расписку при условии сдачи предыдущего путевого листа. Путевой лист действителен только на один день или на одну смену и оформляется только для выполнения заказа одной организации.

Для индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих автотранспортные средства на правах собственности, аренды (или других законных основаниях) при осуществлении ими перевозочной деятельности на коммерческой основе, а также за собственный счет для производственных целей, также разработаны формы путевых листов. Приказом Минтранса Российской Федерации от 30 июня 2000 года №68 «О введении путевой документации для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозочную деятельность на автомобильном транспорте» утверждены следующие формы путевых листов:

· путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);

· путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);

· путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1);

Этим же Приказом Минтранса Российской Федерации утвержден Порядок ведения путевых листов при осуществлении перевозочной деятельности индивидуальными предпринимателями.

Путевой лист предпринимателя (далее путевой лист) это документ, подтверждающий выполнение им перевозки грузов или пассажиров. Путевые листы предприниматели обязаны хранить в течение 5 лет.

Если предприниматель использует наемный труд работников, то путевой лист оформляется каждому водителю предпринимателем или назначенным им лицом. Если же транспортным средством управляет сам предприниматель, то путевой лист оформляет непосредственно он сам.

Путевой лист действителен в течение одного дня, однако, в том случае, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены) вне места постоянной стоянки транспортного средства, путевой лист действителен в течение этого срока.

Путевой лист должен находиться у водителя в течение всего рабочего времени и предъявляться по требованиям сотрудников милиции и работников Российской транспортной инспекции.

В строке «Путевой лист» указывается его учетный номер. Под названием документа проставляется дата, в течение которой он действителен, например, 12 февраля 2005 года.

В разделе «Предприниматель» следует указать фамилию, имя, отчество, домашний адрес и номер телефона предпринимателя.

В строках «Водитель» и «Номер водительского удостоверения» записываются фамилия и инициалы водителей, работающих по данному путевому листу, и номера их водительских удостоверений на право управления автотранспортным средством.

Вид лицензионной карточки и ее регистрационный номер указываются в отведенной для этого строке «Лицензионная карточка».

В соответствующих сроках следует указать марку автотранспортного средства и прицепа, их регистрационные номера.

Для проведения предрейсового медицинского осмотра привлекаются работники органов здравоохранения. В строке «Водитель по состоянию здоровья к управлению допущен» проставляется подпись такого работника, удостоверяющая состояние здоровья водителя и допуск его к управлению автотранспортным средством.

Помимо предрейсового медицинского осмотра водителей проводится и предрейсовый технический осмотр автотранспортного средства. Осмотр проводится лицом, отвечающим соответствующим квалификационным требованиям. Данное лицо в строке «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен» при выезде водителя на линию должно поставить свою подпись.

В строках «Выезд» и «Возврат» указываются дата (число, месяц, год), фактическое время (в часах и минутах) и показания спидометра при выезде и возврате автотранспортного средства.

Раздел I путевого листа предназначен для отражения выполнения транспортных услуг в течение рабочей смены при осуществлении предпринимательской деятельности.

Раздел II заполняется предпринимателем на основании результатов транспортной работы за весь период действия путевого листа.

В путевых листах №ПГ-1, №ПА-1 и №ПЛ-1 в разделах «Результаты использования грузового автомобиля», «Результаты использования автобуса», «Результаты использования легкового автомобиля» проставляются следующие данные:

ü общий пробег автотранспортного средства, определяемый как разность показаний спидометра при выезде и возврате к месту постоянной стоянки автотранспортного средства;

ü время в работе, определяемое как разность между временем выезда и временем возврата к месту постоянной стоянки автотранспортного средства за вычетом времени обеда и отдыха водителя;

ü объем перевезенного груза (количество перевезенных пассажиров автобусом), который определяется как суммарное количество груза (пассажиров), перевезенного за все время работы по данному путевому листу.

Путевой лист при окончании работы должен быть заверен личной подписью предпринимателя.

Путевой лист содержит раздел «Особые отметки», который предназначен для фиксации проведенных проверок сотрудниками милиции и работниками Российской транспортной инспекции.

Предприниматели и лица, специально ими назначенные, при оформлении путевой документации обязаны обеспечивать достоверность и полноту заполнения реквизитов путевых листов.

Бланки путевых листов могут изготавливаться типографским способом, с помощью принтера, множительной техники или иным способом, обеспечивающим аккуратное оформление документов.

Во всех путевых листах, перечисленных нами в двух предыдущих разделах, помимо реквизитов, предусмотренных для каждой формы, указываются следующие данные, общие для всех форм:

ü показания спидометра;

ü пробег автотранспортного средства;

ü марка и количество выданного топлива;

ü остаток топлива при выезде;

ü остаток топлива по возвращении;

ü расход топлива по норме:

ü расход топлива фактический;

ü экономия топлива;

ü перерасход топлива.

Рассмотрим заполнение путевого листа на примере формы №3 «Путевой лист для легкового автомобиля». Но перед этим обратим внимание читателей на Письмо Федеральной службы государственной статистики от 3 февраля 2005 года №ИУ-09-22/257 «О путевых листах», касающееся порядка применения путевых листов легкового автомобиля. В письме, в частности, сказано следующее:

«Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам, исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега».

Источник

Учет расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8»

Практически в каждой организации, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), имеется автотранспорт (собственный, арендованный или полученный по договору лизинга), который используется в служебных целях. В связи с этим возникает необходимость учета расходов на содержание служебного транспорта, в том числе и расходов на топливо.

Учет расходов на топливо

Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».

Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:

Для целей налогообложения прибыли расходы на ГСМ не нормируются и учитываются в полном объеме, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены в целях осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). С целью внутреннего контроля организация может самостоятельно установить нормы расхода топлива, утвердив их приказом руководителя. При этом можно руководствоваться нормами расхода топлива, указанными в инструкции по эксплуатации автомобиля, или нормами, рекомендованными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (см., например, письмо Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283).

В бухгалтерском учете фактический расход топлива на основании путевых листов списывается в расходы по обычным видам деятельности. Для целей налогообложения прибыли расходы на содержание служебного транспорта относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России 08.08.2019 № 03-03-06/1/59876). При применении упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов» стоимость топлива для автомобиля, используемого в деятельности, направленной на получение дохода, также учитывается в качестве расходов на содержание служебного автотранспорта (пп. 12 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Варианты учета ГСМ в «1С:Бухгалтерии 8»

Топливо можно приобретать за наличный расчет и в безналичной форме. Если организация выбрала безналичную форму, то с поставщиком ГСМ заключается договор поставки, в соответствии с которым организация перечисляет денежные средства на расчетный счет поставщика, а взамен получает талоны или топливные карты, по которым водители осуществляют заправку автомобилей на автозаправочных станциях (АЗС).

Учет ГСМ по талонам

Для учета операций с применением топливных талонов имеет значение, какой вид талонов используется и в какой момент к организации переходит право собственности на ГСМ. В зависимости от условий договора поставки нефтепродуктов право собственности на получаемый бензин может переходить к организации либо в момент получения талонов, либо в момент заправки автомобиля на АЗС.

Если по договору с поставщиком право собственности на ГСМ переходит к организации в момент заправки топлива в бак автомобиля на АЗС, то талоны на ГСМ могут учитываться в составе денежных документов на счете 50.03 «Денежные документы».

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета на топливо в составе денежных документов используются документы:

В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) для учета ГСМ с переходом права собственности в момент получения талонов используются документы:

1С:ИТС

Учет ГСМ по топливной карте

Топливная карта представляет собой микропроцессорную небанковскую пластиковую карту с ПИН-кодом и чипом, являющимся носителем информации:

Чтобы приобретать топливо по картам, компания заключает договор с поставщиком топлива (это может быть процессинговый центр, который выступает в роли эмитента топливной карты и действует по договорам комиссии с собственниками топлива). В зависимости от условий договора топливная карта может передаваться организации и обслуживаться бесплатно или за определенную плату.

Организация может иметь в своем распоряжении несколько топливных карт. Топливные карты в организации закрепляются либо за водителем, либо за автомобилем. На каждую отдельную карту ни деньги, ни литры не зачисляются. Информация у поставщика хранится в целом по всей организации-покупателе, а топливная карта представляет собой техническое средство для получения топлива и услуг на АЗС отдельными водителями.

При получении топлива на АЗС водитель получает чек о произведенной заправке, который следует приложить к путевому листу. В оговоренный договором срок (в конце месяца или чаще) поставщик топлива представляет организации комплект документов за указанный период:

1С:ИТС

Как видим, «традиционные» методики учета топлива достаточно трудоемкие. При этом в прежних версиях программы отсутствовала печатная форма путевого листа.

Упрощение учета расходов на топливо в «1С:Бухгалтерии 8»

Рис. 1. Настройка функциональности программы

Возможности нового документа «Путевой лист»

С помощью документа Путевой лист (рис. 2) программы пользователь может:

Рис. 2. Документ «Путевой лист». Приобретение топлива по кассовому чеку

Обратите внимание, что документ Путевой лист имеет ограничения: его могут использовать только предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ. Если в деятельности организации используются не легковые автомобили, практикуются заправки «в канистру», используются талоны на ГСМ, а топливо хранится на разных складах, то учет ГСМ должен осуществляться по прежнему («традиционному») сценарию. Методика учета топлива по путевым листам потребовала внесения изменений в программу.

Изменения в «1С:Бухгалтерии 8» для автоматизации учета расходов по путевым листам

В рамках автоматизации учета расходов на топливо по путевым листам в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.74 произошли следующие изменения:

Рис. 3. Карточка транспортного средства

Примеры применения документа «Путевой лист»

Примечание
Цены в примерах условные.

Пример 1

Выдача наличных денежных средств сотруднику под отчет отражается документом Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу. При проведении документа Выдача наличных формируется запись регистра бухгалтерии:

Дебет 71.01 Кредит 50.01
— на сумму денежных средств, выданных под отчет (5 000 руб.).

Обратите внимание, для тех счетов, где поддерживается налоговый учет, соответствующие суммы вводятся в специальные ресурсы регистра бухгалтерии для целей налогового учета. В рассмотренных в данной статье примерах разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Отразим приобретение бензина по кассовому чеку и его расход документом Путевой лист (см. рис. 2). В шапке документа указывается:

Если топливо приобретается за наличный расчет, то его количество и цена определяются на момент заправки и указываются в кассовом чеке. При заполнении табличной части на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Кассовый чек, указать реквизиты кассового чека, количество, цену и сумму приобретенного топлива.

В табличной части на закладке Маршрут следует заполнить пункты отправления и назначения, дату, время и показания одометра на момент отправления и прибытия, расстояние между пунктами и расход топлива на каждом участке маршрута. Итоговое количество топлива в баке с учетом остатка на начало маршрута, поступления и расхода по путевому листу рассчитывается автоматически и выводится в наглядной форме в нижней части документа. Остаток топлива в баке автоматически переносится в следующий в хронологическом порядке Путевой лист.

При проведении документа сформируются проводки:

Дебет 10.03.2 Кредит 71.01
— на сумму приобретенного бензина (3 150,00 руб.) в количестве 70 л;

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество списанного бензина (60 л). Поскольку в течение месяца аналогичное топливо может приобретаться разными способами и по разным ценам, то окончательная стоимость топлива, учитываемого в расходах для целей бухгалтерского учета и для целей налогообложения прибыли, будет сформирована в конце месяца при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры, входящей в обработку Закрытие месяца.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации оформляется документом Поступление наличных с видом операции Возврат от подотчетного лица. При проведении документа в регистр бухгалтерии вводится запись:

Дебет 50.01 Кредит 71.01
— на сумму возвращенных денежных средств (1 850,00 руб.).

В последний день месяца 31.08.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость списанного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (2 700,00 руб.). При этом количество бензина по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

При приобретении топлива по кассовому чеку в документе Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:

Рис. 4. Упрощенная форма путевого листа

Если в результате служебной поездки помимо расходов на топливо возникают иные возмещаемые расходы сотрудника (например, расходы на приобретение товаров и материалов или командировочные расходы), то такая поездка отражается в учетной системе комбинацией документов:

Рассмотрим следующий пример, когда ГСМ приобретено по топливной карте АЗС.

Пример 2

Организация ООО «Швейная фабрика», имеющая на балансе собственный автомобиль марки BMW M3, заключила договор поставки топлива с поставщиком ГСМ на приобретение бензина марки АИ-98 на автозаправочных станциях этого поставщика с применением топливной карты. Автомобиль используется в управленческих целях. Поставка топлива осуществляется путем его выборки на АЗС поставщика через топливораздаточные колонки с использованием терминалов для приема топливных карт. В соответствии с условиями договора:

01.09.2019 ООО «Швейная фабрика» перечислила с расчетного счета 100% предоплату поставщику за бензин в сумме 8 400 руб. (в т. ч. НДС 20% ) из расчета 200 л по цене 42 руб. за литр с учетом НДС 20%.

Согласно путевому листу за сентябрь 2019 года по топливной карте заправлено 100 л бензина марки АИ-98, а израсходовано 88 л.

30.09.2019 поставщик представил комплект документов за сентябрь 2019 года, согласно которым по топливной карте заправлено 100 л бензина на сумму 4 200 руб. (в т. ч. НДС 20%).

Оплата в адрес поставщика регистрируется документом Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка:

Дебет 60.02 Кредит 51
— на сумму предоплаты поставщику топлива (8 400 руб.).

Если ГСМ приобретается по топливной карте, то фактическая стоимость топлива с учетом возможных скидок будет окончательно сформирована только в конце отчетного периода, когда поставщик представит организации финансовые документы по договору (товарную накладную, счет-фактуру и расшифровку по операциям, проведенным с использованием топливных карт). В этом случае при заполнении табличной части документа Путевой лист на закладке Топливо в поле Документ следует выбрать значение Топливная карта, указать реквизиты топливной карты и зафиксировать количество топлива, залитое в бак. Поля Цена и Сумма для топлива, приобретенного по топливной карте, для заполнения недоступны (рис. 5).

Рис. 5. Документ «Путевой лист». Приобретение ГСМ по топливной карте

Табличная часть на закладке Маршрут заполняется аналогично Примеру 1.

При проведении документа формируются проводки, которые отражают движения только в количественном учете топлива (без сумм):

Дебет 10.03.2 Кредит 76.15
— на количество приобретенного топлива (100 л);

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на количество израсходованного топлива (88 л).

В конце месяца согласно договору поставщик представляет расчетные (финансовые) документы. Отразим поступление топлива документом Поступление (акт, накладная) с видом операции Топливо. Особенность данного документа состоит в том, что приобретаемые ГСМ «привязываются» к конкретному транспортному средству (рис. 6).

Рис. 6. Поступление топлива

При проведении документа формируются записи регистра бухгалтерии:

Дебет 60.01 Кредит 60.02
— на сумму зачтенного аванса (4 200,00 руб.);

Дебет 10.03.2 Кредит 60.01
— на стоимость бензина, купленного по топливной карте и залитого в бак транспортного средства (3 500,00 руб.);

Дебет 76.15 Кредит 60.01
— на количество топлива, залитого в бак транспортного средства (100 л);

Дебет 19.03 Кредит 60.01
— на сумму НДС (700,00 руб.).

При приобретении топлива по топливной карте печатная форма авансового отчета (Авансовый отчет (АО-1)) в документе Путевой лист недоступна.

30.09.2019 при выполнении регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры стоимость израсходованного бензина учитывается в расходах:

Дебет 26 Кредит 10.03.2
— на сумму расходов по приобретению топлива (3 080,00 руб.). При этом количество топлива по счету 10.03.2 в данной проводке уже не отражается.

Источник