карточка учета учебников в школьной библиотеке форма
Документация в школьной библиотеке (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 |
Регистрировать утерянные учебники и принятые взамен от читателей учебные книги можно в единой «Тетради учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных», а можно вести отдельную «Тетрадь учета замены учебников» по схеме:
Фамилия и инициалы ученика
Автор, название утерянного учебника
Автор, название учебника, принятого взамен
Еще один важный документ, не связанный с финансами, но упрощающий библиотекарю ведение отчетности обслуживания читателей. Это «Дневник работы библиотеки» (см. электронную версию Дневника).
В библиотеке целесообразно вести еще несколько документов, чтобы содержать отчетность в порядке:
1. Тетрадь или реестр сдачи документов в бухгалтерию.
2. Папка с актами выбытия литературы.
3. Папка с копиями накладных и счетов, сданных в бухгалтерию.
4. План работы библиотеки.
5. Положение о библиотеке.
6. Правила пользования библиотекой.
Вот основные документы, которые должны быть в каждой библиотеке. Если у вас еще что-то не налажено, не откладывайте эти проблемы на потом. Лучше сразу потратить несколько дней на приведение документации в порядок, чтобы затем вести учетную и другую документацию согласно принятым нормативам.
Рекомендации по заполнению учетных форм библиотечного фонда
В целях сохранности библиотечного фонда, установления единого порядка учета библиотечных документов; создания условий для совершенствования организации труда и внедрения средств компьютеризации и механизации в библиотеках образовательных учреждений 24 августа 2000 г. Министерство образования РФ издало приказ № 000 в котором утверждаются методические рекомендации по применению «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках образовательных учреждений, утвержденной приказом Министерства культуры России от 01.01.2001 г. № 000.
«Инструкция…» определяет общие правила учета документов. Однако библиотеки образовательных учреждений вообще, и библиотеки образовательных учреждений Зеленоградского округа в частности, имеют ряд особенностей учета, связанных с учетом учебной, многоэкземплярной литературы и др. изданий, а также с учетом результатов деятельности библиотекаря (Дневник работы, журнал учета библиотечно-библиографических справок)
Учетные формы движения библиотечных фондов
и результатов библиотечной деятельности
1. Книга суммарного учета учебного фонда
2. Картотека учебников
3. Журнал выдачи учебников
4. Книга суммарного учета библиотечного фонда
5. Инвентарная книга
6. Журнал безинвентарного учета
7. Журнал учета нетрадиционных носителей информации
8. Папка актов движения фондов
9. Папка актов о проведении инвентаризации
10. Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
11. Тетрадь учета подарочных изданий
12. Дневник работы школьной библиотеки
13. Журнал учета библиотечно-библиографических справок
14. Журнал учета ведения библиотечных уроков
15. Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Порядок учета движения фондов
При поступлении очередной партии литературы в первую очередь следует отделить учебную литературу от других изданий, относящихся к библиотечному фонду.
Фонд учебной литературы включает в себя:
3. Сборники задач и упражнений
6. Дидактические материалы
7. Атласы и контурные карты
Библиотечный фонд включает в себя:
1. Литература по различным отраслям знаний
2. Художественная литература
3. Литература энциклопедического и справочного характера
4. Методическая литература
Учет поступлений учебной литературы:
· Книга учета библиотечного фонда школьных учебников (Книга суммарного учета учебного фонда)
· Журнал учета учебников
· Журнал выдачи учебников
1 шаг — Книга учета библиотечного фонда школьных учебников
Отражает общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, количестве экземпляров и сумме поступивших изданий.
Примечания
Сумма поступивших изданий указывается с НДС (выделена в накладной жирным шрифтом)
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 «Книги учета библиотечного фонда школьных учебников», отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Журнал учета учебников
Отражает перечень всех поступивших по накладной учебных изданий, с указанием кол-ва, цены и суммы каждого поступившего наименования и номера записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников».
Пример записи в «Журнале учета учебников»
18.02.2005 г., накл. № 000, ЭКСМУиК
№ 1 (№ записи в Книге учета библиотечного фонда школьных учебников)
Примечания
Цена одного экземпляра издания вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное наименование (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших изданий данного наименования.
Возможна замена данной учетной формы на подшивку накладных на поступившие учебники. В этом случае на накладной следует указать № записи в «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников»
3 шаг — Картотека учебников
Отражает состав учебного фонда по параллелям и предметным областям.
Образец учетной карточки для картотеки учета учебников
№ записи в книге суммарного учета
№ акта и дата выбытия
Примечания
При повторном поступлении учебников того же или следующих изданий одного наименования и автора отдельная карточка не заводится.
Новая карточка заполняется в том случае, если переиздание включило изменения или дополнения по сравнению с предыдущим (для полной уверенности в идентичности поступивших учебных пособий следует провести проверку совпадения содержания обоих изданий)
В графе «Примечания» может отражаться информация об адресности учебного пособия (для углубленного изучения, коррекционный вид и т. д.), о месте хранения учебников (на пример в предметном кабинете, запасном хранении, передаче во временное пользование в другое учреждение и пр.)
При наличии компьютера вместо Книги учета библиотечного фонда школьных учебников, Журнала учета учебников и Картотеки учебников возможно ведение учета с применением Таблиц Excel. Данные таблицы позволяют объединить всю необходимую информацию о составе и движении фонда учебников, а также при необходимости делать выборки изданий по различным параметрам (год издания, цена, название и автор учебного пособия и пр.), обсчитывать суммы и т. д.
Учет поступлений библиотечного фонда
· Книга суммарного учета библиотечного фонда
· Журнал безынвентарного учета
· Журнал учета нетрадиционных носителей информации
· Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
· Тетрадь учета подарочных изданий
1 шаг — Книга суммарного учета библиотечного фонда
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» отражаются общие сведения о дате поступления, № сопроводительного документа (накладной), откуда поступили издания, кол-ве экз., сумме поступивших изданий и разбивке их по видам.
Примечания
В графе «Номер записи п/п» каждый год нумерация начинается с №1.
В графе «Источник поступления» указывается, откуда поступили издания. Помимо основных поставок из ЭКСМУиК, издания могут поступать в библиотеку из других источников (по раздаточным ведомостям, например из ОМЦ, по актам замены или дарения и пр.) В этом случае в графе «Номер или дата сопроводительного документа» указывается № акта по которому издания ставятся на учет или № сопроводительного документа.
В связи с тем, что вся поступившая литература ставится на учет централизованной бухгалтерией, в графе «Сумма» указывается общая сумма с НДС (выделенная жирным шрифтом в накладной) всех поступивших изданий.
В графе «Документы, принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Инвентарную книгу».
В графе «Документы не принятые на баланс» учитываются документы, подлежащие записи в «Книгу безынвентарного учета», в картотеку периодики.
В разделе «Поступило» рекомендуется разделить графу «Документы не принятые на баланс» на две части для учета изданий безынвентарного учета и периодики. В графе «АВД» записываются поступления нетрадиционных носителей информации.
В разделе «Из них по видам» АВД учитываются документы, подлежащие записи в «Журнал нетрадиционных носителей информации».
Пример изменений, сделанных в Части 1 Книги суммарного учета библиотечного фонда
Поступило
Номер или дата сопроводительного документа
Документы, принятые на баланс, занесенные в инвентарную книгу
Документы, не принятые на баланс
Издания безынвентарного учета
На правой стороне Части №1 в разделе «Распределение по содержанию» необходимо указывать кол-во поступивших изданий с разбивкой по содержанию.
На свободном поле справа можно указывать инвентарные номера изданий, занесенных в Инвентарную книгу.
ВНИМАНИЕ!
Обязательны к заполнению Части 2, 3 Книги суммарного учета библиотечного фонда, отражающие выбытие из фонда и итоги движения фонда.
2 шаг — Инвентарная книга
Содержит сведения о поступлении изданий, подлежащих долгосрочному хранению.
Заполняется в соответствии с инструкцией, расположенной на первой странице.
Примечания
Если в накладной указана цена за комплект (собрания сочинений, многотомные издания) стоимость одного экземпляра вычисляется путем деления суммы с НДС, на которую поступило конкретное издание (последний столбец в накладной) на кол-во поступивших экземпляров данного комплекта.
3 шаг — Журнал безинвентарного учета
Содержит сведения о поступлении брошюр, многоэкземплярной литературы (коллективки), малоценных изданий, не подлежащих долгосрочному хранению.
Структура «Журнала безинвентарного учета» строится по образцу «Инвентарной книги». Следует добавить графы «Количество» и «Сумма».
Номера присваиваются каждому поступившему наименованию. Таким образом, все издания одного наименования, поступившие в кол-ве более 1 экз., получают один номер. В этом случае на издании проставляется номер, присвоенный наименованию с указанием через дефис или косую черту номера данного экземпляра, к номеру добавляется пометка б, которая обозначает, что издание учтено в «Журнале безинвентарного учета» (например №3-1 б, №3-2 б, №3-3 б и т. д. или № 3/1 б, № 3/2 б, №4/3 б и т. д.)
4 шаг — Журнал учета нетрадиционных носителей информации
Тетрадь учета изданий, принятых взамен утерянных
Взамен утерянных принимаются издания последних 5 лет выпуска. Это обусловлено необходимостью постановки изданий на баланс.
Учет изданий, принятых взамен утерянных производится так же, как учет обычных поступлений. В «Книге суммарного учета библиотечного фонда» в разделе «Поступления в фонд», делается запись с указанием № и даты акта замены, количества и суммы поступивших изданий, принятых взамен утерянных, в графе «Откуда поступило» делается запись «по акту замены». В части 2 «Книги суммарного учета библиотечного фонда», в разделе «Выбытие из фонда» делается запись о выбытии с указанием кол-ва и суммы утерянных изданий.
Тетрадь учета подарочных изданий
Издания, принятые в дар, ставятся на учет по акту дарения. Учету подлежат издания последних 5-ти лет выпуска.
Издания, принятые в дар, но по году издания, не подлежащие постановке на учет, регистрируются в «Тетради учета подарочных изданий». Это необходимо в связи с тем, что в фонде библиотеки не должно быть незарегистрированных изданий (не отраженных в какой-либо форме учета).
Для того, чтобы было понятно, что данное издание не поставлено на учет, а записано в «Тетради учета подарочных изданий», рекомендуется присваивать этим изданиям регистрационный номер с пометкой д (дар)
Акты о проверке, списании и постановке на учет документов в библиотеке ОУ
Для проведения списания приказом по образовательному учреждению создается комиссия, в которую входят материально ответственные лица и независимые представители от данного учреждения
Акты на списание составляются в 2-х экземплярах по определенной форме и утверждаются руководителем образовательного учреждения, методистом по учебным фондам и бухгалтером.
Правила составления актов, сопроводительных списков, коэффициенты переоценки следует узнавать у бухгалтера, отвечающего за учет материальных ценностей конкретного образовательного учреждения.
После утверждения акта о выбытии к нему прилагается квитанция о сдаче списанных изданий в макулатуру. Дата на квитанции не должна превышать 3-х дневного срока после утверждения Акта.
В «Книге суммарного учета библиотечного фонда», «Книге учета библиотечного фонда школьных учебников» делается запись в части 2 о выбытии из фонда. Во всех остальных учетных формах («Инвентарная книга», «Журнал безынвентарного учета», «Журнал учета нетрадиционных носителей информации», Картотека учебников, Картотека периодики) делается отметка о выбытии списанных изданий (№ и дата Акта).
Спасание периодических изданий можно проводить по истечении 1 года хранения.
Списание учебной литературы проводится по истечении 5 лет использования, при наличии замены.
Акты на списание документов хранятся в библиотеке в течение 10 лет.
Ведение учета деятельности библиотеки ОУ
· Дневник работы школьной библиотеки
· Журнал учета библиотечно-библиографических справок
· Журнал учета ведения библиотечных уроков
· Журнал учета использования компьютерных ресурсов
Дневник работы школьной библиотеки
Сведения, отражающие читательскую активность учащихся образовательного учреждения: кол-во читателей, кол-во посещений, книговыдача, позволяют вычислить основные числовые показатели результативности деятельности школьной библиотеки: посещаемость и читаемость, необходимые для проведения грамотного анализа работы библиотекаря. Данные сведения можно получить только при регулярном ведении «Дневника работы библиотеки». Однако имеющаяся форма «Дневника» не позволяет учесть такие важные показатели, как количество читателей и книговыдачу по возрастным группам.
Учитывая потребность библиотеки в анализе читательской активности именно по возрастам (параллелям) предлагаем следующие рекомендации по ведению «Дневника работы библиотеки»:
Часть 1. Учет посещений и количества читателей
В графе «Всего читателей» указывается количество учащихся, пришедших в библиотеку в первый раз с начала нового учебного года. Для удобства ведения учета и анализа динамики состава читательских групп разных возрастов библиотекам средних школ следует разбить графу «Всего читателей» на три части для учета кол-ва читателей по классам (1-4, 5-9, 10-11)
В графах «Учащихся», «Учителей», «Родителей» указывается кол-во посещений библиотеки читателями данных категорий. В графе «Число посещений» указывается общее кол-во посещений всеми группами читателей.
Учебная литература: особенности учета в составе библиотечного фонда
Автор: Алексеева М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем входящим в реализуемые основные образовательные программы учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям). В материале рассмотрены особенности организации и ведения внутрибиблиотечного и бухгалтерского учета учебной литературы.
Обеспечение обучающихся учебниками
Обучающимся, осваивающим основные образовательные программы за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета, бюджетов субъектов РФ и местных бюджетов в пределах федеральных государственных образовательных стандартов (ФГОС), федеральных государственных требований, образовательных стандартов и самостоятельно устанавливаемых требований, организациями, осуществляющими образовательную деятельность, бесплатно предоставляются в пользование на время получения образования учебники и учебные пособия, а также учебно-методические материалы, средства обучения и воспитания (ч. 1 ст. 35 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ).
Организации, осуществляющие образовательную деятельность по имеющим госаккредитацию образовательным программам начального общего, основного общего, среднего общего образования, для использования при реализации указанных образовательных программ выбирают (ч. 4 ст. 18 Закона об образовании):
1) учебники из числа входящих в федеральный перечень учебников, допущенных к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 20.05.2020 № 254.
До 25.09.2025 в перечень, утвержденный данным приказом, включаются учебники, входящие в федеральный перечень учебников, рекомендованных к использованию при реализации имеющих госаккредитацию образовательных программ, утвержденный Приказом Минпросвещения РФ от 28.12.2018 № 345 (утратил силу 24.09.2020);
2) учебные пособия, выпущенные организациями, входящими в перечень организаций, осуществляющих выпуск учебных пособий, которые допускаются к использованию при реализации имеющих государственную аккредитацию образовательных программ начального общего, основного общего, среднего общего образования, утвержденный Приказом Минобрнауки РФ от 09.06.2016 № 699.
Нормы обеспеченности образовательной деятельности учебными изданиями в расчете на одного обучающегося по основной образовательной программе устанавливаются соответствующими ФГОС, федеральными государственными требованиями к программам подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), образовательными стандартами и самостоятельно устанавливаемыми требованиями.
Например, в соответствии с ФГОС СОО, утвержденным Приказом Минобрнауки РФ от 17.05.2012 № 413 норма обеспеченности учебными изданиями определяется исходя из расчета не менее одного учебника в печатной и (или) электронной форме или учебного пособия, достаточного для освоения программы учебного предмета на каждого обучающегося по каждому учебному предмету, входящему:
в обязательную часть учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования;
в часть, формируемую участниками образовательных отношений, учебного плана основной образовательной программы среднего общего образования.
Внутрибиблиотечный учет
В соответствии с ч. 1 ст. 18 Закона об образовании в образовательных организациях в целях обеспечения реализации образовательных программ формируются библиотеки, в том числе цифровые (электронные) библиотеки, обеспечивающие доступ к профессиональным базам данных, информационным справочным и поисковым системам, а также иным информационным ресурсам.
Библиотечный фонд образовательных организаций должен быть укомплектован печатными и (или) электронными учебными изданиями (включая учебники и учебные пособия), методическими и периодическими изданиями по всем учебным предметам, курсам, дисциплинам (модулям), входящим в реализуемые основные образовательные программы.
К сведению: помимо учебных (специализированных) изданий в библиотеке также должен быть основной библиотечный фонд, состоящий из художественной и отраслевой литературы, справочно-библиографических изданий (справочников, словарей, энциклопедий), периодических изданий, литературы по социальному и профессиональному самоопределению обучающихся и т. п.
Учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечного фонда, организуются в соответствии с Порядком № 1077, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 08.10.2012 № 1077 (п. 6 ст. 12 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ).
Внутрибиблиотечный учет включает в себя регистрацию поступления документов в библиотечный фонд, их выбытие из фонда, итоговые данные о величине (объеме) всего библиотечного фонда и его подразделов, стоимость фонда (п. 1.2 Порядка № 1077).
В библиотеке должен быть организован индивидуальный и суммарный учет всех документов (постоянного, длительного, временного хранения), поступающих в библиотечный фонд и выбывающих из него (независимо от вида носителя), в соответствующих регистрах (1.4 Порядка № 1077).
Регистрами индивидуального учета документов являются регистрационная книга, карточка регистрации на определенный вид документа для газет, журналов, других видов документов. Допускается считать такими регистрами топографическую опись (каталог), учетный каталог, учетный файл с выходными формами, составляемыми в порядке инвентарных или иных идентификационных номеров документов. Регистры индивидуального учета документов библиотечного фонда содержат реквизиты, идентифицирующие каждый документ, с указанием сведений о поступлении документа в фонд и его выбытии из фонда (п. 1.5.1 Порядка № 1077).
Регистрами суммарного учета документов являются книга суммарного учета библиотечного фонда, листы суммарного учета библиотечного фонда, журнал. Допускаются различные модификации книги суммарного учета. Независимо от вида учетного документа регистры суммарного учета содержат три взаимосвязанные части:
«Поступление документов в библиотечный фонд»;
«Выбытие документов из библиотечного фонда»;
«Итоги движения библиотечного фонда: итоговые данные на конец отчетного периода».
Обобщенные данные отражаются в каждой части регистра суммарного учета. В электронной системе учета эти части интегрируются в единый учетный файл (п. 1.5.2 Порядка № 1077).
Величина (объем) и движение библиотечного фонда измеряются в унифицированных единицах учета. Основными единицами учета учебников и учебных пособий являются экземпляр и название (п. 2.1 Порядка № 1077).
Поступление изданий в библиотеку
Согласно разд. IV Порядка № 1077 учебная литература может поступать в библиотеку в результате поставки (покупки), обмена, безвозмездной передачи, дарения, пожертвования.
Поступление оформляется следующими первичными учетными документами:
накладной, актом, включающими список поступающих документов, – при приобретении, передаче объектов библиотечного фонда;
актом о приеме документов – при приемке изданий от читателей взамен утерянных и признанных равноценными утраченным;
договором пожертвования в соответствии с ГК РФ – при поступлении изданий от юридического, физического лица в виде дара с указанием его назначения для пополнения библиотечного фонда.
Прием учебной литературы, поступающей в библиотеку без первичных документов на безвозмездной основе (обязательные экземпляры, депозитные экземпляры международных организаций, безвозмездные поступления из неизвестных и анонимных источников), оформляется актом о приеме документов (п. 4.1.1 Порядка № 1077).
При приемке каждому экземпляру издания присваивается регистрационный номер, иной знак в качестве регистрационного номера (системного номера компьютерной программы, штрихкода и других), который закрепляется за ним на все время его нахождения в библиотечном фонде. Он проставляется непосредственно на документе и отражается в регистрационной книге и карточке регистрации. Регистрационные номера, в случае исключения документов из фонда библиотеки, не могут быть присвоены вновь принятым изданиям (п. 4.4.1 Порядка № 1077).
Также документы, включаемые в фонд библиотеки, подлежат маркировке, путем использования штемпелей, книжных знаков, индивидуальных штриховых кодов, других видов маркировки. Основные требования, которые должны соблюдаться при маркировке: обозначение принадлежности, эстетика, долговечность маркировочного знака, сохранность текста или другой знаковой информации (п. 4.5 Порядка № 1077).
На принятых первичных учетных документах делается запись, подтверждающая, что поступившие издания приняты в библиотечный фонд как объекты особо ценного движимого имущества (ОЦДИ) или иного движимого имущества. Указанные документы передаются в бухгалтерию для отражения поступления библиотечного фонда в бухгалтерском учете (п. 4.8, 4.9 Порядка № 1077).
Выбытие изданий из библиотеки
В соответствии с разд. V Порядка № 1077 учебная литература может выбывать из библиотечного фонда в связи с физической утратой или частичной либо полной утратой потребительских свойств. Выбывающие издания исключаются из библиотечного фонда и списываются с возможностью последующей безвозмездной передачи в другие библиотеки либо реализации.
Для оформления решения о списании объектов библиотечных фондов применяется акт о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144). Он составляется в двух экземплярах с указанием:
причин, послуживших основанием для принятия решения о списании изданий;
перечня мероприятий по исполнению решения о списании;
отметки о результатах проведенных мероприятий, которая ставится на основании утвержденного акта о списании и документов, подтверждающих утилизацию объектов в качестве вторичного сырья, передачу, уничтожение, включая перечень имущества, подлежащего постановке на учет с целью его дальнейшего использования.
Данный документ служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения списания объектов, исключенных из библиотечного фонда.
После утверждения акта о списании учреждение вправе провести следующие мероприятия по перераспределению и реализации списанных объектов библиотечного фонда:
1) передать издания, выбывающие по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, на безвозмездной основе юридическим и физическим лицам. При их невостребованности в течение 6 месяцев с даты списания они могут быть направлены в пункты вторсырья (п. 5.7.1 Порядка № 1077);
2) направить издания, исключенные по причине непрофильности, в обменный фонд с последующей передачей на безвозмездной основе некоммерческим, а также государственным коммерческим организациям или для реализации юридическим и физическим лицам. В случае их невостребованности в течение 6 месяцев с даты списания они могут быть переданы безвозмездно юридическим и физическим лицам либо сданы в пункты вторсырья (п. 5.7.2 Порядка № 1077);
3) уничтожить исключенные из библиотечного фонда издания при отсутствии пунктов вторсырья или в случаях, когда сдача изданий на переработку экономически нецелесообразна. Данное мероприятие проводится в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7.3 Порядка № 1077).
Бухгалтерский учет
По общему правилу учебная литература (за исключением периодических изданий), включаемая в состав библиотечного фонда образовательной организации, учитывается на счете 0 101 08 000 «Прочие основные средства» (п. 7 СГС «Основные средства», п. 53 Инструкции № 157н).
К сведению: периодические издания (журналы, газеты и др.), входящие в библиотечный фонд, учитываются на забалансовом счете 23 «Периодические издания для пользования» (п. 377 Инструкции № 157н). Порядок учета таких изданий в данной статье не рассматривается.
Объекты библиотечного фонда принимаются к учету по первоначальной стоимости, которая определяется в порядке, установленном разд. IV СГС «Основные средства». Такая стоимость формируется на счете 0 106 01 000 «Вложения в основные средства» (п. 130 Инструкции № 157н).
Расходы на приобретение учебных изданий (включая рабочие тетради к учебникам), отнесенных к основным средствам, следует отражать по КВР 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» в увязке со статьей 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, п. 11.1 Порядка № 209н, Письмо Минфина РФ от 17.01.2019 № 02-06-10/1927).
Амортизация на объекты библиотечного фонда начисляется в следующем порядке (п. 39 СГС «Основные средства»):
если их стоимость до 100 000 руб. включительно – в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче в эксплуатацию;
если их стоимость свыше 100 000 руб. – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации, начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету (п. 33 СГС «Основные средства»).
Норма амортизации определяется исходя из срока полезного использования объектов библиотечного фонда. Учебную литературу можно учитывать по коду 740.00.10.01 «Литературные произведения» ОКОФ, который согласно Классификации ОС, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 относится к седьмой амортизационной группе (как имущество со сроком полезного использования от 15 до 20 лет включительно). В силу п. 35 СГС «Основные средства» срок полезного использования определяется по наибольшему сроку, установленному для этой группы, то есть 20 лет.
Электронные учебные издания в соответствии с ОКОФ могут быть отнесены к группе 732.00.00.00 «БАЗЫ ДАННЫХ» (код 732.00.10.03 «Издания электронные официальные» или 732.00.10.04 «Издания электронные литературные» ОКОФ). В Классификации ОС такие коды отсутствуют, поэтому срок полезного использования электронных изданий следует определять исходя из рекомендаций, содержащихся в документах производителя, и (или) на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов (пп. «б» п. 35 СГС «Основные средства»).
Для учета амортизационных отчислений по объектам библиотечного фонда предназначен счет 0 104 08 000 «Амортизация прочих основных средств» (п. 89 Инструкции № 157н).
Инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются, инвентарные списки по ним не ведутся (п. 46 Инструкции № 157н).
На такие объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой (без указания количества и наименования объектов) (п. 54 Инструкции № 157н, Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н).
Приведем типовые корреспонденции счетов по отражению в бухгалтерском учете операций по поступлению и выбытию учебной литературы, предусмотренные инструкциями № 162н, 174н, 183н.
Содержание операции
Казенные учреждения
Бюджетные (автономные) учреждения
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
Отражено формирование первоначальной стоимости учебной литературы:
приобретенной у поставщика
0 106 21 310
0 106 31 310
приобретенной через подотчетное лицо
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной безвозмездно (в виде дара, пожертвования)
0 106 21 310
0 106 31 310
полученной в рамках централизованного снабжения
0 106 21 310
0 106 31 310
0 401 10 195,
0 304 04 310
Принята к учету учебная литература
Начислена амортизация при выдаче изданий в эксплуатацию
1 401 20 271
1 109 хх 271
0 401 20 271
0 109 хх 271
0 104 28 411
0 104 38 411
Списана учебная литература с учета:
в сумме начисленной амортизации
0 104 28 411
0 104 38 411
0 101 28 410
0 101 38 410
в сумме остаточной стоимости
Одновременно списанные издания приняты к забалансовому учету*
Принята к учету по текущей оценочной стоимости макулатура, полученная:
от ликвидации учебной литературы
при замене использованных рабочих тетрадей в комплекте с учебниками, а также в иных случаях, не связанных со списанием учебной литературы
Списаны с забалансового учета утилизированные издания
* Списанные с балансового учета издания, в отношении которых принято решение о списании (прекращении эксплуатации), учитываются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении» в условной оценке «один объект – 1 руб.» до момента их утилизации (ликвидации) (п. 335 Инструкции № 157н).
На конкретных примерах
Разберем на примерах особенности учета учебной литературы в составе библиотечного фонда.
В рамках контракта, заключенного с коммерческой организацией, вуз (автономное учреждение) за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, приобрел учебные пособия в количестве 100 шт. для пополнения библиотечного фонда на сумму 18 000 руб. Согласно учетной политике указанные расходы отнесены к прямым расходам, составляющим себестоимость услуг, оказываемых в рамках приносящей доход деятельности. Объекты библиотечного фонда введены в эксплуатацию в месяце приобретения.
В бухгалтерском учете необходимо сделать следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Поступили от поставщика учебные пособия для пополнения библиотечного фонда
Приняты к учету в составе основных средств учебные пособия
Перечислены поставщику денежные средства в счет погашения задолженности
2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 310 КОСГУ)
Начислена амортизация при выдаче учебных пособий в эксплуатацию (в размере 100 %)
Пример 2.
В школу (бюджетное учреждение) в рамках централизованной поставки поступило 200 учебников на сумму 50 000 руб. На основании извещения, полученного от департамента образования администрации города (заказчика), с приложением накладных поставщика учебники были приняты к учету в составе объектов библиотечного фонда – иного движимого имущества учреждения. Второй экземпляр извещения с соответствующими отметками был возвращен заказчику.
В учете бюджетного учреждения (грузополучателя) сформированы следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Отражено поступление учебников на основании полученного от заказчика извещения (ф. 0504805) с приложением к нему накладных от поставщика
Приняты к учету учебники в составе объектов библиотечного фонда (подписано и отправлено в адрес заказчика извещение (ф. 0504805))
Пример 3.
В библиотеке школы-интерната (казенного учреждения) произошла утеря учебника. Его первоначальная стоимость равна 250 руб., амортизация на издание начислена в размере 100 %. В возмещение причиненного ущерба обучающийся принес равноценную книгу. Она оценена комиссией учреждения в 280 руб.
В бюджетном учете сделаны следующие записи:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Списан утерянный учебник
Отражена сумма причиненного ущерба по текущей восстановительной (справедливой) стоимости
Принята к учету книга, поступившая от обучающегося
Отражено списание задолженности виновного лица в связи с возмещением ущерба в натуральной форме
В заключение выделим основные моменты, на которые следует обратить внимание:
учет, комплектование, хранение и использование документов, входящих в состав библиотечного фонда, организуются в соответствии с Порядком № 1077;
учебная литература (за исключением периодических изданий), включаемая в состав библиотечного фонда, подлежит учету на счете 0 101 08 000;
формирование первоначальной стоимости таких объектов осуществляется на счете 0 106 01 000 в порядке, установленном разд. IV СГС «Основные средства»;
на объекты библиотечного фонда стоимостью до 100 000 руб. включительно амортизация начисляется в размере 100 % первоначальной стоимости при выдаче их в эксплуатацию, а на объекты свыше указанной суммы – в соответствии с рассчитанными нормами амортизации. Для учета амортизационных отчислений предназначен счет 0 104 08 000;
инвентарные номера объектам библиотечного фонда не присваиваются и инвентарные списки по ним не ведутся;
на эти объекты открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032), учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.