книга учета трудовых договоров образец
Журнал регистрации договоров
Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
Книга регистрации трудовых договоров
С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.
Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».
Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров
Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.
Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.
Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:
Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.
Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.
Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров
Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.
Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.
Как составить книгу
Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.
В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:
Все эти данные указываются на титульной странице книги. 
Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:
Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.
Как оформить книгу
Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.
Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.
Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.
Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.
Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:
Хранение книги регистрации трудовых договоров
Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.
Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.
Как определяются сроки хранения журнала?
Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.
Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):
Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.
Похожие публикации
Книга регистрации трудовых договоров и трудовых соглашений (или журнал) – это документ, предназначенный для регистрации оформленных трудовых договоров с персоналом и внесенных в них изменений. Обязанность по оформлению данной книги обычно возлагается на сотрудников кадровой службы. Также эту функцию может выполнять секретарь или иной сотрудник, назначенный распоряжением руководителя.
Обязательно ли вести книгу регистрации трудовых договоров
Обязанность по ведению данной книги не установлена ни одним законодательным актом. Однако, в соответствии с общими правилами документооборота, работодатели должны регистрировать кадровые документы, поэтому рекомендуется работодателям вести и такой журнал.
При отсутствии в организации журнала учета трудовых договоров могут возникнуть нежелательные проблемы с контролирующими органами. Ведь именно этот документ одним из первых требуют к предъявлению сотрудники трудовой инспекции. Ведение журнала также может быть обусловлено и необходимостью отслеживания сроков действия договоров – если стороны не вовремя не заявят о прекращении срочного договора в связи с истечением его срока, и сотрудник продолжит работу, договор станет бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ).
Книга регистрации трудовых договоров (образец приведен ниже) выполняет целый ряд полезных функций:
Ведение журнала позволяет кадровикам оперативно получать в т.ч. следующие сведения:
На практике журнал регистрации трудовых договоров используется во многих государственных и частных организациях. На предприятиях с большим количеством работников и высокой текучкой кадров без этого документа сложно обойтись. Следует отметить, что в организациях необходимость ведения данного журнала определяется внутренней политикой делопроизводства.
Особенности оформления документа
Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений не имеет законодательно утвержденной формы. Документ можно оформить на обыкновенном листе формата А4, в приобретенной в магазине тетради или на бланке, разработанном организацией. Можно вести журнал в электронном формате или вносить в него записи от руки.
Если журнал ведется в бумажном формате, его нужно прошить и пронумеровать все страницы. В нем обязательно должна стоять подпись руководителя или иного уполномоченного лица. Документ можно завизировать печатью при ее наличии, но это не обязательно.
При желании можно вести два журнала: в одном из них отмечать срочные трудовые договоры, а в другом – бессрочные. Форму книги учета трудовых договоров и порядок ее ведения необходимо утвердить локальным нормативным актом.
Как правильно оформить книгу
Книга регистрации трудовых договоров состоит из титульной страницы и листов с записями. На титульной странице следует указать такие сведения:
На первой странице книги можно прописать правила ее ведения. Основная часть документа зачастую состоит из табличной части, содержание которой определяется особенностями работы специалистов кадровой службы. Обычно в таблицу включают такие сведения:
При необходимости можно добавить в таблицу другие необходимые столбцы.
Срок хранения данного документа регламентируется Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (ст. 463 Перечня) и составляет 75 лет. Если субъект хозяйствования прекратит свое существование до истечения этого срока, журнал следует сдать в архив. Образец журнала учета трудовых договоров приведен ниже.
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
Здесь Вы можете ознакомиться с бланками кадровых документов и образцами их заполнения.
Форма журнала. Титульная страница журнала регистрации трудовых договоров выглядит следующим образом:
2 и 3 страницы журнала (разворот):
Работники, ответственные за ведение журнала регистрации трудовых договоров
Далее следует форма самого журнала регистрации трудовых договоров.
На левой стороне разворота журнала:
На правой стороне разворота журнала:
На задней внутренней обложке журнала регистрации трудовых договоров есть памятка по его заполнению и образец заполнения.
Хотите доступ в закрытые разделы сайта?
Там тысячи образцов кадровых документов, консультаций и статей по кадровому делу, тома книг по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все наши пошаговые инструкции и многое другое.
Тогда подписывайтесь на журнал «Кадровик-практик» >> Подписка Вам откроет все доступы. Это всего примерно 7-8 руб. в день
Вам также помогут в работе:
Книги по кадровому делопроизводству Книги по 1С Программы 1С Журналы регистрации и книги учета для кадровых служб