коллекционная опись музейных предметов образец заполнения
Опись томов главной инвентарной книги (книги поступлений) музея, в которых зарегистрированы музейные предметы и музейные коллекции, входящие в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и являющиеся федеральной собственностью (приложение к договору о передаче в безвозмездное бессрочное пользование или пользование на определенный срок музейных предметов и музейных коллекций, входящих в состав государственной части Музейного фонда Российской Федерации и находящихся в федеральной собственности)
Тип документа: Опись
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.
Размер файла документа: 2,9 кб
Бланк документа
Скачать образец документа
Нетрудно быть добродетельным там, где ничто этому не препятствует. (Овидий)
У нас на сайте каждый может бесплатно скачать образец интересующего договора или образца документа, база договоров пополняется регулярно. В нашей базе более 5000 договоров и документов различного характера. Если вами замечена неточность в любом договоре, либо невозможность функции “скачать” какого-либо договора, обратитесь по контактным данным. Приятного времяпровождения!
Сегодня и навсегда — загрузите документ в удобном формате! Уникальная возможность скачать любой документ в DOC и PDF абсолютно бесплатно. Многие документы в таких форматах есть только у нас. После скачивания файла нажмите «Спасибо», это помогает нам формировать рейтинг всех документов в базе.
Единые правила комплектования, учета, хранения, реставрации и использования музейных предметов и музейных коллекций, входящих в состав музейного фонда Российской Федерации (стр. 3 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 |
17.2. В зависимости от принципов организации хранения, объема и состава фондов филиала, его географической удаленности от головного музея система учета в филиалах может быть автономной, централизованной или смешанной.
При автономной системе учета филиал самостоятельно осуществляет регистрацию музейных предметов и музейных коллекций в своих книгах учета и ежеквартально представляет в головной музей дубликат паспортов музейных предметов, поступивших за указанный период.
При централизованной системе учета музейные предметы и музейные коллекции передаются в филиал на ответственное хранение в порядке, предусмотренном Правилами, и регистрируются в специальной книге, относящейся к вспомогательной учетной документации (приложение № 15).
При смешанной системе учета музейные предметы и музейные коллекции филиала регистрируются в книгах поступлений основного и вспомогательного фондов головного музея. Их регистрация в инвентарных книгах осуществляется в филиале в соответствии со структурой фондов, утвержденной ЭФЗК головного музея.
18. Порядок оформления приема музейных предметов и музейных коллекций в постоянное пользование
18.1. Культурные ценности, в результате экспертизы которых установлено их историко-культурное, художественное и научное значение приобретают статус музейных предметов и подлежат приему в музей в постоянное пользование после оформления протокола ЭФЗК и экспертного заключения, соответствующего договора, определяющего переход культурных ценностей от одного лица к другому.
18.2. При закупке музейных предметов и музейных коллекций оформляется договор купли-продажи (приложение № 16).
При передаче культурных ценностей в дар (пожертвование) с собственником заключается договор дарения (пожертвования) (приложение № 17).
В случае обмена музейных предметов на другие музейные предметы или культурные ценности оформляется договор мены (приложение № 18).
Договоры составляются в 2-х экземплярах и вручаются подписавшим его сторонам, являющимся равноправными участниками произведенной сделки.
18.3. После подписания договора и выплаты собственнику всей суммы за купленные музейные предметы отделом учета оформляется акт приема предметов в постоянное пользование, которому присваивается постоянный шифр «акт ПП» (приложение № 19).
В акт приема предметов в постоянное пользование (далее – акт ПП) вносятся все музейные предметы и музейные коллекции, единовременно полученные от собственника и отнесенные ЭФЗК к основному, научно-вспомогательному фондам, фонду сырьевых материалов или экспериментальному фонду.
Принятые предметы перечисляются в акте один за другим по наименованию с кратким описанием каталожных данных (автор, наименование предмета, размеры, материал, техника, клейма, подписи, сохранность, монтировка (в раме, под стеклом и пр.), указывается способ приобретения (закупка, пожертвование, обмен).
Акт ПП составляется в 2-х экземплярах, подписывается лицами, принявшими и сдавшими предметы, утверждается директором и скрепляется печатью музея. Все подписи в акте должны быть расшифрованы.
При невозможности получить подпись собственника к акту ПП необходимо приложить ксерокопии акта ВХ ЭФЗК, договора, подтверждающих его волеизъявление в отношении передаваемых культурных ценностей.
18.4. Акт ПП с ксерокопированными экземплярами договора, протокола ЭФЗК, экспертного заключения, другими документами (чертежи схемы сборки инсталляции, фотографии и т. д.) подлежит регистрации в соответствующей книге регистрации (приложение № 20).
18.5. Информация об учетных обозначениях предметов вносится в акт ПП по мере завершения регистрации музейных предметов и музейных коллекций в книгах поступлений, инвентарных книгах и специальных инвентарных книгах.
19. Регистрация музейных предметов
и музейных коллекций в книгах поступлений
При поступлении значительных по объему графических, археологических, этнографических, естественнонаучных коллекций, архивных документов, требующих предварительной обработки и систематизации, сроки их регистрации в книгах поступлений устанавливаются ЭФЗК музея с учетом сложности и объема работ.
19.2. Формы главной инвентарной книги (ГИК) и книги поступлений научно-вспомогательного фонда, установленные Правилами, обязательны для всех музеев (приложения №№ 21, 22).
Формы книги поступлений фонда сырьевых материалов и книги поступлений экспериментального фонда устанавливаются внутримузейной инструкцией (приложение № 23).
19.3. При регистрации каждому музейному предмету и музейной коллекции присваивается порядковый номер, который является их постоянным учетным обозначением.
Если музейные предметы имеют малые размеры (мелкие плоды и семена), являются россыпью (геологические образцы, образцы почвы и т. п.), им присваивается один учетный номер по книгам поступлений всех фондов.
19.4. В главную инвентарную книгу (ГИК) вносятся следующие сведения:
— дата регистрации музейных предметов и музейных коллекций;
— Ф. И.О.. лица, производившего регистрацию;
— краткие сведения об авторе, школе, времени и месте создания, производства, находки и т. п.
— краткое описание визуальных характеристик предмета, в том числе наличие клейм, марок, подписей на нем, или коллекции с характерными отличительными особенностями, достаточными для их идентификации;
— количество зарегистрированных предметов;
— материал, техника изготовления, размеры;
— сведения о пробе и массе предметов из драгоценных металлов, количестве и массе драгоценных камней вносятся в главную инвентарную книгу после проведения экспертизы государственной инспекции пробирного надзора.
— состояние сохранности на момент регистрации;
— источник и форма поступления (закупка, дарение, пожертвование, завещание, обмен), номера и даты протокола ЭФЗК и акта ПП;
— названия и шифр коллекции (группы хранения), в которую включается предмет, учетных обозначений по инвентарным и специальным инвентарным книгам.
19.5. При одновременном поступлении большого количества однородных предметов (археология, нумизматика, этнография, графические произведения, планы, чертежи, карты, архивные документы, естественнонаучные коллекции) или мемориальных комплексов они регистрируются под одним (суммарным) номером, общее количество предметов в котором определяется соответствующими дробями арабскими цифрами.
19.7. Порядок присвоения дробных обозначений составным частям комплектов должен быть проработан в каждом музее с учетом их многообразия и утвержден внутримузейной инструкцией.
19.8. На суммарный номер, включающий более10-15 предметов, составляется коллекционная опись, в которой каждому предмету присваивается соответствующее дробное обозначение, являющееся его индивидуальным учетным номером.
Если в состав комплекса входят предметы основного, научно-вспомогательного фонда, фонда сырьевых материалов и экспериментального фонда коллекционная опись составляется соответственно по каждому фонду.
Коллекционная опись регистрируется в специальном журнале и храниться в отделе учета как самостоятельное единица учета (приложение № 24).
19.9. Не допускается использование в суммарных номерах двойных дробных обозначений (ГИК-30/1(1-5), НВФ-97/1/1) и литерных дробных обозначений (ГИК-31/а-д).
19.10. Запрещается регистрация под суммарным номером предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, за исключением кладов.
19.11. Клад вместе с сопровождающими его находками (сосуд, прочая упаковка и др.) регистрируется в главной инвентарной книге под суммарным номером, содержание и количественный состав которого раскрывается в коллекционной описи.
Категорически запрещается смешивание клада с другими кладами и музейными предметами.
19.12. Инсталляция, включенная в состав экспериментального фонда, регистрируется под одним номером, без использования дробных обозначений. Составляющие ее элементы перечисляются при описании с указанием количества, размеров и иных отличительных признаков.
Замена (воспроизводство) таких элементов производится по решению ЭФЗК.
20. Передача музейных предметов и музейных коллекций
на ответственное хранение
20.1. Музейные предметы и музейные коллекции, зарегистрированные в книгах поступлений, подлежат передаче на ответственное хранение должностным лицам – ответственным хранителям музейных коллекций.
20.2. Передача производится по акту приема предметов на ответственное хранение с шифром «акт ОХ» (приложение № 25).
В акт приема на ответственное хранение предметы вносятся последовательно с указанием каталожных данных, а также состояния сохранности и учетных обозначений по книгам поступлений. Акт регистрируется в соответствующей книге (приложение № 26).
Ксерокопия акта вкладывается в «личное дело» хранителя, порядок ведения которого определяется внутримузейной инструкцией.
21. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах (инвентаризация)
Музей вправе самостоятельно определить форму паспорта с учетом особенностей конкретного вида музейного предмета.
Паспорт подписывается лицом, составившим описание, визируется главным хранителем, утверждается заместителем директора по научной работе.
Новая информация о предмете заверяется аналогичным образом.
21.2. Регистрация музейных предметов в инвентарных производится на основании данных, зафиксированных в паспорте музейного предмета, по установленной Правилами форме (приложение № 28).
Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, учитывающей их специфику, которая утверждается внутримузейной инструкцией.
21.3. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах осуществляется в течение 3 месяцев с момента их приема на ответственное хранение.
21.4. Инвентарные книги ведутся по коллекциям (группам хранения) музейных предметов в соответствии с систематизацией основного фонда и в зависимости от количественного состава каждой коллекции (группы хранения).
Шифры коллекций (групп хранения), а также формы паспортов музейных предметов утверждаются ЭФЗК музея
В музеях с большим объемом и разнообразным составом фондов, как правило, выделяются следующие коллекции (группы хранения):
— древнерусская живопись (иконопись);
— графика оригинальная (рисунки в различной технике);
— графика печатная (гравюры и литографии, плакаты и т. п.);
— архитектурные детали и фрагменты;
— предметы из керамики и стекла;
— предметы из металла;
— мебель и предметы из дерева;
— предметы из камня и кости;
— предметы науки и техники;
— рукописные и печатные документы;
— кино-фото-фонодокументы, (негативы, даггеротипы, фотоотпечатки, слайды, фотоальбомы, кинофильмы, киножурналы, телесюжеты, звуковые валики, граммофонные пластинки);
— электронные документы (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты).
В музеях с небольшим собранием целесообразна систематизация фондов по основным видам искусства и видам предметов:
— произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура);
— предметы из керамики, стекла, кости;
— предметы из металла и камня;
— предметы из дерева;
— предметы науки и техники;
— рукописные и печатные документы;
— кино-фото-фонодокументы и документы на электронных носителях;
В музеях, фонды которых систематизированы по отделам хранения каждой группе предметов, кроме указанных шифров, дополнительно присваивается буквенный или цифровой шифр отдела.
21.6. Регистрацию музейных предметов в инвентарных книгах производит ответственный хранитель.
21.7. Инвентарная книга ведется по следующим разделам:
Указывается порядковый номер регистрации, который одновременно является инвентарным номером предмета.
Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей и т. п. регистрируются под одним инвентарным номером с присвоением каждому листу соответствующей дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или «гнезд» для фотографий.
Если на листе несколько рисунков, наклеенных фотографий или образцов тканей, каждый из них получает подробное описание без присвоения самостоятельного учетного обозначения.
В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура и т. п.) каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции (комплекту) оно принадлежит.
Клады регистрируются в инвентарных книгах в полном составе попредметно, а на каждый клад составляется карточка учета клада (приложение № 29).
Порядок нумерации комплектов предметов и многосоставных предметов, должен быть разработан каждым музеем и утвержден внутримузейной инструкцией.
«Дата регистрации. Ф. И.О. лица, приводившего регистрацию».
Указывается дата регистрации предмета и должностное лицо, производившее регистрацию («19., »).
«Автор, школа, предметное слов, время и место создания, бытования, история (легенда) предмета».
При регистрации гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала выполнена гравюра ( если такие данные имеются).
При регистрации архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа.
При описании наград указывается имя награжденного.
Название произведений изобразительного искусства начинается с собственного авторского названия или названия, данного специалистами музея.
Название вещественного предмета начинается с предметного слова, определяющего его видовую принадлежность (ружье кремневое, ваза, кубок, тарелка, костюм женский городской, медаль настольная, прибор туалетный, пистолеты дуэльные, молоток геологический и т. п.) и соответствует названию на период его производства или бытования (шляпа «капелюх).
Для биологических объектов или их частей приводится видовое название на латинском языке. Если видовое название на русском языке отсутствует, то, как основное, указывается видовое название на латинском языке.
Время создания и бытования предмета указывается точными либо примерными датами, либо отрезком времени.
При описании места создания, производства или бытования предмета точно или примерно указываются страна, область, район, (губерния, уезд), город, деревня, а также полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, действующее на год изготовления предмета.
В легенде предмета указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, а также о его бывшем владельце.
Приводятся основополагающие визуальные характеристики предмета (форма, цвет, фактура и пр.) и его индивидуальные отличительные особенности (приложение – образцы описания музейных предметов).
При описании картины или скульптурного произведения дается подробное описание сюжета или скульптурной композиции.
При описании портрета конкретного лица приводятся краткие сведения о портретируемом.
Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост, поворот влево и т. д.).
Описание фотографий с групповым изображением начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица, известные на момент регистрации.
Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.
При описании предмета, относящегося к вещевым источникам, указывается, является ли он цельным или составным. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности. В первую очередь описывается конструкция и форма, декор, а затем описание отдельных составных частей. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности.
Предметы нумизматики описываются с лицевой и оборотной стороны.
Описание предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, должно содержать информацию о материале составных частей («ларец золотой прямоугольной формы с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки 10 бриллиантов, по углам – 4 рубина» и т. п.).
Авторские подписи, клейма, марки, другие надписи с лицевой и оборотной стороны предмета следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.
Описание рукописных и печатных книг (группа хранения «Редкая книга») начинается с указания автора, при отсутствии автора – с названия книги, приводятся имеющиеся автографы, подписи, печати, штампы, экслибрисы и т. п., указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты и т. п.), особенности внешнего оформления.
Для книги на иностранном языке приводится ее оригинальное название с переводом на русский язык.
Указывается количество предметов (арабской цифрой), числящихся под данным инвентарным номером.
«Материал и техника изготовления».
Размеры предметов обычно указываются в сантиметрах.
При записи размеров и массы (веса) предметов используются сокращенные значения без точки, принятые в Международной системе единиц (СИ):
Измерения производятся по высоте, ширине и глубине предмета:
— плоскостные предметы (живопись, графика, книги, документы и др.) измеряются по высоте и ширине;
— круглые и эллипсообразные – по наибольшему и наименьшему диаметрам;
Для произведений живописи указываются размеры по подрамнику или по доске, если предмет не подлежит раскантовке, или по величине основы, включая края холста, заходящие за подрамник.
У иконы измеряются высота, ширина и толщина.
При измерении окантованного произведения графики (с багетом или в паспарту) указывается общий размер по внешней стороне и видимой части изображения (в свету).
Аналогичным образом указываются размеры миниатюры в рамке.
Размер скульптурного произведения измеряется по высоте (от наивысшей точки до основания), ширине и глубине (наиболее отдаленным друг от друга частям). Высота скульптурного произведения (статуя) указывается вместе с постаментом (плинтом), если они составляют единое целое. Если скульптурное произведение и постамент не составляют единого целого, размеры указываются отдельно для скульптуры и постамента.
При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.
Размер книги, в том числе в переплете, указывается по высоте, ширине и толщине.
Для музейных предметов групп хранения «Техника», «Геология», «Биология» размеры даются по крайним точкам.
Для гербарных листов указываются размеры листа и размеры растения.
Мелкие предметы групп хранения «Геология», «Минералогия», «Археология», россыпи биологических образцов (семена, плоды) подлежат измерению по общей массе (весу).
«Проба и масса драгоценных металлов, количество и масса драгоценных камней».
Указываются наименование, проба и масса в граммах (в лигатуре и чистоте) драгоценного металла, наименования, количество и масса драгоценных камней в каратах.
Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общая масса предмета, наименование, проба и масса каждого драгоценного металла, входящего составной частью в этот предмет.
При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их наименование, количество и масса в каратах.
В этот же раздел вносятся данные о массе предметов нумизматики, независимо от материала, а также образцов ценных минералов, кристаллов и геологических образцов, в том числе внеземного происхождения (метеоритов).
При описании состояния сохранности музейного предмета не допускаются формулировки «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения».
Необходимо зафиксировать все дефекты предмета на момент его регистрации (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), указывается количество пустых гнезд от камней и прочих вставок, места и размеры значительных повреждений.
Сохранность каждой составной части предмета фиксируется отдельно.
При описании состояния сохранности произведений живописи, графики, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной.
Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировку «заметных повреждений нет».
«Источник и способ поступления».
Указывается от кого и когда поступил предмет и способ его поступления со ссылкой на юридические документы (экспедиция, закупка, пожертвование, обмен, номер и дата протокола ЭФЗК, акта ПП, акта ОХ).
Для археологических, этнографических предметов и предметов естественнонаучных коллекций вносятся сведения о месте проведения раскопок, сборов, дате их проведения и руководителе работ.
«Учетные обозначения по главной инвентарной книге и специальным инвентарным книгам».
Учетные обозначения предмета по ГИК и специальным инвентарным книгам необходимы для установления идентификации предмета и взаимосвязи между книгами учета.
«Номера негативов или изображений на электронных носителях».
Номера негативов и изображений на электронных носителях служат для получения оперативной информации о наличии изображения оригинала на различных носителях (негатив, слайд, дискета, диск и т. д.).
«Отметки о проверках наличия».
Отметки о проверках наличия проставляются с помощью специального знака (логотипа), утвержденного ЭФЗК музея.
В раздел может вносится необходимая дополнительная информация по данному предмету.
21.8. При проведении уточнения систематизации, классификации или атрибуции музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую, например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги «мебель», «керамика, стекло» и т. п.) с изменение их инвентарных номеров и шифров.
Освободившиеся в результате перевода инвентарные номера исключаются, а предметам, внесенным в другую инвентарную книгу присваивается новый инвентарный номер с сохранением учетного обозначения по главной инвентарной книге.
Основанием для перевода музейных предметов из одной инвентарной книги в другую является решение ЭФЗК.
22. Маркировка музейных предметов
22.1. Маркировка музейных предметов представляет собой нанесение на предмет его полного учетного номера, состоящего из следующих обозначений:
— аббревиатура музея (принятое сокращенное музея, выраженное заглавными буквами, например, ГЭ – Государственный Эрмитаж, ГИМ – Государственный Исторический музей, ГТГ – Государственная Третьяковская галерея и т. д.);
— шифр фонда и учетный номер по книгам поступлений (ГИК – основной фонд, НВФ – научно-вспомогательный фонд, СФ – сырьевой фонд, ЭФ – экспериментальный фонд);
— шифр коллекции (группы хранения) и учетный номер по инвентарной книге (ДРЖ-524);
— шифр и учетный номер по специальной инвентарной книге (ЗА-78).
Таким образом, полное учетное обозначение музейного предмета имеет вид: ГИМ-ГИК-1612/М-67/ЗА-5.
22.2. Не допускается хранение и экспонирование музейных предметов без учетных обозначений.
22.3. Маркировка предметов осуществляется ручным, механическим и электронным способами без ущерба их внешнему виду и состоянию сохранности.
22.4. При ручной и механической маркировке музейных предметов применяются следующие способы нанесения их постоянных учетных обозначений:
на произведениях скульптуры — краской сзади на нижнем углу плинта;
на холодном оружии – на черенке или подвешенной этикетке (картонной или металлической);
на оборонительном вооружении (шлемы, щиты и т. п.) – на внутренней стороне:
на фотоотпечатках – на обороте, в нижнем углу;
на малоформатных позитивах – на монтировке;
на тушках животных и птиц – на специальных подвесных этикетках (ярлыках);
на чучелах – на подставках;
на гербарных листах – на каждом листе внизу;
на геологических и палеонтологических образцах – непосредственно на предметах;
на почвенных образцах – на стенке ящиков с монолитами или на банках и коробках с образцами;
на сыпучих образцах – на упаковке.
22.5. На предметах с бумажной основой (рисунки, гравюры, плакаты, рукописи и т. п.) или на ярлыках на тканевой основе для пришивания их к предметам из тканей, применяются специально изготовленные штампы размером не более 15х30 мм. Учетные обозначения на штампе проставляются краской или тушью.
22.6. Все старые шифры и номера на предметах сохраняются при замене их на новые и погашаются (зачеркиваются), но так, чтобы они легко читались и просматривались.
Ярлыки, этикетки и надписи старых собраний, выставочных залов и т. п., отражающие историю предмета и музейного собирательства, такому погашению не подлежат.
22.7. Предметы, поступившие в музей во временное пользование (временное экспонирование, реставрация), маркируются упрощенной техникой: номера временного пользования наносятся карандашом или обозначаются на подвесных этикетках.
22.8. Маркировка музейных предметов с помощью новейших современных технологий осуществляется на основе специальной программы и применяется, в первую очередь, при выдаче музейных предметов во временное пользование.
22.9. Во внутримузейной инструкции каждый музей обязан подробно указать систему маркировки, включая конкретизацию способов нанесения учетных обозначений на каждый вид музейных предметов.
Применение при маркировке новых материалов (клей, краска и т. п.) в обязательном порядке согласовываются с реставраторами.
23. Проверка наличия и состояния сохранности музейных предметов
и музейных коллекций
23.1. Музеи обязаны систематически проводить проверку наличия и состояния сохранности музейных предметов и музейных коллекций в целях установления соответствия их фактического наличия, идентифицирующих признаков и состояния сохранности с данными в основной учетной документации (далее – проверка наличия).
Проверка наличия может производиться как по всему объему хранящихся в фондах музейных предметов и музейных коллекций, так и по отдельным группам хранения в соответствии с шифрами инвентарных книг.
23.2. Проверка наличия осуществляется комиссией, образованной на основании приказа директора музея, в соответствии с планом-графиком, утвержденным директором музея и согласованным с учредителем.
В состав комиссии должно входить не менее 3-х человек с обязательным участием ответственного хранителя и сотрудника отдела учета.
23.3. План-график составляется с учетом следующих сроков проверки наличия и объема проверяемых фондов или групп хранения:
— для музеев с общим количеством фондов до 30 тысяч предметов – 1 раз в 3 года;
— от 30 до 300 тысяч – 1 раз в 5 лет;
— от 300 до 500 тысяч – 1 раз в 7 лет;
— от 500 тысяч до 1 миллиона – 1 раз в10 лет;
— свыше 1 миллиона – 1 раз в 15 лет.
Проверка наличия предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в сроки, указанные в разделе 36 Правил.
23.4. В целях более эффективной организации работы по проверке наличия в каждом музее необходимо разработать и утвердить методику ее проведения, включая порядок подсчета музейных предметов и простановки в книгах учета специальных отметок о прохождении предметом проверки наличия.
23.5. Результаты проверки оформляются актом, который подписывается всеми членами комиссии, выносится на рассмотрение ЭФЗК, утверждается директором музея и регистрируется в специальной книге регистрации актов проверки наличия (приложение № 30).
К акту проверки наличия прилагаются следующие документы.
Таблицы, в которых зафиксированы данные о количестве музейных предметов, зарегистрированных в книгах учета (приложение № 30-1).
Таблицы составляются на основании подсчета предметов в каждом томе книги учета с обязательным приведением в соответствие количества зарегистрированных номеров количеству числящихся за ними предметов, в том числе, в суммарных номерах с дробными обозначениями.
В акте фиксируются сведения о предметах, исключенных из учетной документации в установленном и неустановленном порядке, дважды зарегистрированных предметах и предметах, исключенных ранее, но оказавшихся в наличии (приложения №№ 30-2, 30-3).
К списку предметов, не обнаруженных в ходе проверки наличия необходимо приложить все имеющиеся документы-обоснования в виде ксерокопий с оригиналов или заверенных копий (приложение № 30-4).
В случае кражи или хищения документами-обоснованиями являются письмо-информация о дате и обстоятельствах кражи, соответствующие внутримузейные приказы и объяснительные записки должностных лиц музея, результаты служебных расследований, справки органа внутренних дел о заведении, приостановлении или прекращении уголовного дела, иные документы и материалы, относящиеся к данному факту.