завтрак в счете за гостиницу в командировке
Как учесть стоимость завтрака, выделенного в счете гостиницы?
Многие гостиницы сейчас включают завтраки в стоимость проживания. И это, конечно, удобно. Но если проживающим окажется командированный организацией работник, то не исключено, что бухгалтеру придется поломать голову над учетом командировочных расходов в ситуации, когда в счете будет указано, что в стоимость проживания включается завтрак.
При этом гостиница может:
выделить стоимость завтрака в счете отдельной строкой;
не выделять стоимость завтрака в счете отдельной строкой, но указать, что завтрак там «сидит».
Получив такой счет, бухгалтер должен решить, учитывать ли стоимость завтрака в расходах организации, принимать ли к вычету НДС, начислять ли работнику «зарплатные налоги» на стоимость завтрака.
Стоимость завтрака выделена в счете отдельной суммой
Учет стоимости завтрака в налоговых целях будет зависеть от того, какой вариант действий вы выберете.
ВАРИАНТ 1. Организация берет оплату завтрака на себя
ПОДХОД 1. Рискованный. Если уж руководитель принял решение возместить стоимость завтрака работнику, это означает, что он считает этот расход обоснованным. А следовательно:
— стоимость завтрака учитывайте при исчислении налога на прибыль как прочий расход, связанный с производством и реализацией ;
— входной НДС по расходам на питание принимайте к вычету в общем порядке ;
Однако такой подход однозначно вызовет претензии проверяющих, и его правомерность вам придется отстаивать в суде.
Примечание. До 2010 г. при налогообложении стоимости завтрака ЕСН надо было руководствоваться следующим.
При заселении в гостиницу надо либо отказываться от завтраков, либо договариваться с гостиницей, чтобы она не указывала отдельной строкой, что в стоимость проживания включен завтрак. Тогда у работника не будет дохода, облагаемого НДФЛ.
ВАРИАНТ 2. Организация с согласия работника взыскивает с него стоимость завтрака с учетом НДС
Этот вариант самый удобный. В этой ситуации:
— в расходах при исчислении налога на прибыль вы учитываете всю сумму суточных, выплаченную командированному работнику, и стоимость проживания в гостинице за минусом стоимости завтрака (с учетом НДС) ;
— у вас не будет входного НДС по затратам на питание, так как налог компенсируется за счет работника;
— вам не надо начислять «зарплатные налоги» на стоимость завтрака, так как у работника есть только расходы и нет никаких доходов.
Стоимость завтрака в счете отдельно не указывается
В этом случае вы также можете выбрать один из двух вариантов.
ВАРИАНТ 1. Попытаться выделить стоимость завтрака из услуг по проживанию. Для этого нужно направить письменный запрос в гостиницу. И после получения ответа из гостиницы о стоимости завтрака действовать по одному из двух вариантов, указанных выше.
ВАРИАНТ 2. Не выделять стоимость завтрака из услуг по проживанию. Тогда нужно:
— всю указанную в счете гостиницы стоимость проживания учесть в «прибыльных» расходах как расходы по найму помещения ;
— входной НДС по расходам на проживание принять к вычету в общем порядке ;
— не начислять «зарплатные налоги» на всю стоимость проживания.
Однако налоговикам этот вариант, конечно же, не понравится. Не исключено, что они при проверке сами сделают запрос в гостиницу о стоимости завтрака. И получив ответ, доначислят вам налог на прибыль, НДС и «зарплатные налоги».
* * *
Если в счете гостиницы не указывается, что в стоимость проживания включен завтрак, то у бухгалтера не будет проблем с учетом расходов по проживанию.
Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N 07, 2010
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Питание в гостинице, входящее в цену, включается в командировочные расходы
В счетах за гостиницу не была выделена стоимость питания, но налоговики выяснили, что она там есть. Однако суды свели все эти старания на нет.
Проверяя организацию выездным способом, налоговики решили, что завышены командировочные расходы. Причем, заявленные расходы полностью соответствовали первичным документам, но налоговую это не устроило. ИФНС запросила прайс-листы гостиниц с прейскурантами на проживание и питание, и выяснила, что услуги проживания, оплаченные фирмой, включали питание – завтрак, обед и ужин.
Налоговая поставила на вид, что командированные могли бы заказывать гостиницы и без питания, однако всегда выбирали «тарифный план» с едой. К тому же, эти люди получали еще и суточные – по 500 рублей в день, а при командировках в Москву – по 700 рублей. Так что, по мнению налоговиков, командированные просто обваривались за счет фирмы и отчасти – за счет бюджета, потому что расходы на питание учтены в целях налога на прибыль, к тому же, со стоимости пищи не уплачен НДФЛ. Вынося решение по проверке, налоговики это исправили.
Суды (дело № А44-12050/2017) исправили все назад, отменив доначисление обоих налогов. Стоимость питания в счетах за гостиницы не была выделена, и налоговики определили ее расчетным путем на основании прайсов. Суды отметили, что прайс-листы не являются первичными документами.
Более того: для подстраховки ИФНС запросила и получила от гостиниц новые счета, как бы взамен предъявленных фирмой, и в новых счетах уже была выделена стоимость питания. Но это в суде тоже не прокатило – ведь в реальные первичные документы не вносились изменения в установленном порядке, указала кассация (Ф07-16272/2018).
Учет командировочных расходов: расчет и оформление
Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его рабочее место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.
Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.
Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:
Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании внутренних документов:
Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:
Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).
Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2020-2021 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.
Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли командировочные расходы при подсчете налога на прибыль. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.
Учет расходов по загранкомандировкам
Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:
Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).
После утверждения отчета:
По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).
Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).
Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»
При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 по делу № А73-9729/2010).
Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Перечень расходов при УСН «доходы минус расходы»».
Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Бухгалтерские проводки по командировочным расходам
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
Итоги
Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.
Замена суточных выплат расходами на питание
По-прежнему возникает много споров относительно выплаты суточных. Некоторые работодатели предпочитают вовсе не переводить своим сотрудникам суточные при направлении их в командировку, а возмещать уже фактически произведенные расходы на питание согласно предоставленным документам. Валентина Александрова, внутренний аудитор компании «Acsour», изучила правомерность такого метода.
1. Есть ли у работодателя обязанность компенсировать сотруднику затраты на питание в служебной командировке?
Нет. При направлении в командировку законодательно установлена обязанность компании компенсировать сотруднику расходы на проезд, наем жилья, суточные или полевое довольствие, а также иные траты, согласованные работодателем (ст. 168 ТК РФ). Соответственно, оплата питания командированного сотрудника не включена в список расходов, обязательных к возмещению. При этом Трудовой кодекс позволяет компенсировать любые другие затраты при условии их согласования с работодателем. Для этого организация должна установить перечень затрат и порядок их компенсации в соответствующем локальном нормативном акте. Следовательно, компенсация затрат на питание является правом, но не обязанностью.
2. Суточные и компенсация питания – это одно и то же? В чем отличие?
Это разные виды выплат, не связанные между собой. Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя. В некоторых судебных решениях арбитры подчеркивают, что целью суточных является покрытие дополнительных расходов сотрудника во время командировки, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (Апелляционное определение Московского областного суда от 28 сентября 2016 г. по делу № 33-26804/2016). Это компенсация тех неудобств, которые может испытывать сотрудник при выполнении своих обязанностей в другом городе.
3. Если работодатель компенсирует фактическую стоимость питания во время командировки, имеет ли он право не выплачивать при этом суточные?
Нет, не имеет. Выплата суточных при направлении работника в командировку является обязательной. При этом выплата является компенсационной и не связана с фактическим выполнением работником своих должностных обязанностей во время командировки. Суточные должны быть выплачены за каждый день нахождения в служебной поездке, даже если специалист по каким-либо причинам не исполнял в это время свои трудовые обязанности. Согласно позиции Роструда, даже если возник простой по вине сотрудника, компания не освобождается от обязанности выплатить ему суточные за весь период нахождения в командировке (письмо от 30 апреля 2008 г. № 1024-6).
4. Нужно ли начислять страховые взносы на суммы компенсации питания в командировке?
Да, нужно. Эту позицию поддерживает Минтруд, приводя следующие аргументы. Компенсация питания работникам не установлена напрямую трудовым законодательством. Соответственно, эти денежные компенсации, возмещающие сотрудникам их затраты на питание, являются выплатами в рамках трудовых отношений и поэтому должны облагаться страховыми взносами в общем порядке (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).
5. Облагается ли НДФЛ компенсация питания сотрудника в служебной командировке?
По данному вопросу существуют различные точки зрения. По мнению Минфина, компенсация питания в командировке облагается НДФЛ, так как она не включена в список выплат, освобождаемых от налога в связи с командировкой, установленный в НК РФ (письмо от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Аналогичной позиции придерживается ФНС: возмещение расходов на питание сотрудника в заведениях общественного питания во время командировки является его доходом и облагается НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 14 июля 2006 г. № 28-11/62271). Однако судебная практика в этой области складывается противоречиво, на данный момент у арбитров нет однозначного мнения. В некоторых постановлениях указано, что со стоимости компенсации питания командированному сотруднику организация обязана удерживать НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 4 апреля 2013 г. № А40-51503/12-90-279). Суды указывают на то, что компенсация питания командированному сотруднику не упоминается в пункте 3 статьи 217 НК РФ, поэтому неправомерно освобождать эти выплаты от обложения НФДЛ.
Выплата сотруднику суточных при направлении в командировку никак не зависит от того, компенсируются ли ему затраты на питание, поскольку это прямая обязанность работодателя.
Есть и противоположные судебные постановления, аргументированные следующим образом: поскольку сотрудник во время командировки выполнял служебные задания, данные затраты были произведены в интересах его работодателя. Соответственно, компенсация его расходов на питание не подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 23 марта 2009 г. № А05-8942/2008). Таким образом, из-за неоднозначности судебной практики есть риск, что налоговые органы потребуют удержать НДФЛ с сумм фактической компенсации расходов сотрудника на питание в командировке и данная точка зрения будет поддержана судом. Консервативное решение для работодателей – облагать НДФЛ этот вид компенсаций, в противоположном случае нужно быть готовым отстаивать свое мнение в судебном порядке.
6. Можно ли учитывать компенсацию питания в командировке для целей налога на прибыль?
На данный вопрос нет однозначного ответа. Минфин придерживается мнения, что к иным расходам, связанным с командировкой, не относится компенсация расходов на питание (письмо Минфина России от 9 октября 2015 г. № 03-03-06/57885). Есть судебные постановления, как поддерживающие, так и опровергающие эту точку зрения, поэтому во избежание споров с налоговыми органами рекомендуется не принимать такие затраты для целей налога на прибыль.
7. Начисляются ли страховые взносы в случаях, когда стоимость питания включена в цену проживания в гостинице или авиабилета?
Нет, если стоимость питания не выделена отдельной строкой и не упоминается в счете гостиницы. Этого мнения придерживается Фонд социального страхования (Приложение к письму № 14-03-11/08-13985).
В письме Минздравсоцразвития от 5 августа 2010 года № 2519-19 тоже есть указание на то, что на стоимость проживания работника в гостинице (с учетом включения в нее стоимости завтрака) не начисляются страховые взносы. Если в счете из отеля не выделяется отдельно цена завтрака, но упоминается о нем, то есть вероятность претензий со стороны налоговых органов. Ведь в этом случае можно выяснить цену питания, например, при помощи запроса в администрацию гостиницы. Во избежание споров с ревизорами рекомендуется получить от гостиницы документы с указанием стоимости проживания командированного сотрудника без упоминания включенного в эту стоимость питания.
8. Нужно ли удерживать НДФЛ в аналогичном случае?
Нет, так же, как и в ситуации со страховыми взносами. Стоит отметить, что согласно официальной позиции Минфина оплата питания не является компенсацией расходов командированного сотрудника по найму жилья. Поэтому если организация оплачивает сотруднику питание в гостинице, то его стоимость, выделенная отдельной строкой в счете за проживание, подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263). Соответственно, для того, чтобы не начислять налог, необходимо, чтобы в документах на проживание не было упоминаний о включенной в него стоимости питания.
Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат
Автор: Шкловец И. И., заместитель руководителя Роструда
Вопрос:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника?
Исходя из норм ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
При направлении работника в служебную командировку размеры и порядок возмещения расходов, с ним связанных, определяются в зависимости от уровня бюджета бюджетной системы РФ, из которого финансируется учреждение:
работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства РФ – Постановлением № 729[1] при служебных командировках на территории РФ в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, Постановлением № 812[2] при служебных командировках на территории иностранных государств в зависимости от страны пребывания и категории работников;
работникам государственных учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений расходы возмещаются в соответствии с нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления. При этом, как правило, нормативные документы органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления разрабатываются на основе нормативных правовых актов Правительства РФ, установленных для федеральных учреждений. При отсутствии такого документа расходы возмещаются в соответствии с правилами, установленными на федеральном уровне.
Согласно абз. 4 ч. 1 ст. 168 ТК РФ суточные расходы представляют собой дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, возмещаемые работодателем в случае направления работника в служебную командировку в обязательном порядке.
Возмещение расходов на оплату питания командированным работникам трудовым законодательством прямо не предусмотрено. Например, в аналогичном случае Минтруд в Письме от 11.03.2014 № 17-3/В-100 в отношении дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие) работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, оговоренных в ст. 168.1 ТК РФ, указал, что оплата организацией питания работников не предусмотрена положениями данной статьи ТК РФ.
В силу абз. 3 п. 11, п. 25 Положения о служебных командировках[3] работодатель обязан выплатить работнику суточные:
за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни;
за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки;
в период временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
В соответствии с положениями ТК РФ выплата суточных не относится к расходам на организацию питания работника, направленного в служебную командировку.
Для расчета суточных необходимо определить продолжительность командировки, которая определяется работодателем и зависит от объема, сложности и других особенностей служебного поручения.
Срок командировки определяется на основании абз. 2 п. 4 Положения о служебных командировках со дня выезда работника в командировку от места постоянной работы командированного (дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства) по день приезда из нее (дата прибытия транспортного средства в указанное место).
При однодневных командировках:
в пределах России суточные работнику не выплачиваются, так как он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения о служебных командировках);
на территорию иностранного государства суточные выплачиваются в размере 50% от суммы суточных для заграничных командировок, определенной в локальном нормативном акте соответственно исполнительного органа субъекта РФ, муниципального образования (п. 20 Положения о служебных командировках).
Напомним: в п. 3 Постановления № 729 сказано, что расходы, на оплату суточных в размере свыше установленных 100 руб. возмещаются федеральными государственными учреждениями за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения.
Вопрос:
Обязаны ли работодатель компенсировать расходы командированного работника на питание, например в случае, когда стоимость завтрака включена в цену проживания в гостинице или стоимость питания включена в цену авиабилета?
В настоящее время, как правило, цена номера за сутки в гостинице включает стоимость завтрака (подтверждается данными прайс-листа гостиницы), а также стоимость проезда в поезде или перелета в самолете включает стоимость питания на борту самолета или в поезде; такие расходы включаются в документально подтвержденную стоимость проезда и проживания в командировке работника соответственно, если стоимость питания не выделена отдельной строкой.
Вопрос:
В соответствии с п. 26 Положения о служебных командировках работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
При этом понятие иные расходы ТК РФ не содержит.
Какие иные расходы обязан возместить работодатель командированному сотруднику?
В соответствии с п. 23 Положения о служебных командировках работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:
расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.
Таким образом, при направлении работника в зарубежную командировку возмещение вышеприведенных расходов является законодательно установленной обязанностью работодателя.
Кроме того, учреждением работнику возмещаются расходы, связанные со служебной командировкой, подлежащие компенсации в соответствии с порядком, установленным нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления, при наличии подтверждающих документов (чеков ККТ, квитанций), в том числе:
расходы в виде штрафов за возврат билетов транспортной организации, если такой возврат был связан с отменой (переносом) по уважительным причинам поездки в место командировки;
расходы на уплату курортного сбора в местах, установленных Правительством РФ;
иные расходы, которые производятся командированным работником во исполнение требований законодательства.
Прочие расходы (расходы на связь и т. п.) работодатель вправе возмещать по своему усмотрению в пределах бюджетной сметы получателя бюджетных средств и плана финансово-хозяйственной деятельности федерального государственного учреждения, если иное не установлено нормативно-правовыми актами исполнительных органов власти субъекта РФ, органа местного самоуправления.
[1] Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[2] Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».
[3] Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.