заявка на оргтехнику с обоснованием образец

Служебная записка о приобретении оборудования

Организации для нормальной деятельности необходимо приобретать различное оборудование, технику, другие товары. Руководство не всегда может знать, что требуется докупить и почему. Чтобы информировать работодателя, сформулировать просьбу и обосновать необходимость приобретения, сотрудники составляют служебную записку. Разберемся, как правильно ее составить для приобретения оборудования.

Функции служебной записки

Служебная записка — это документ внутренней деловой переписки. Главная задача — информировать других сотрудников или руководство о чем-либо в организации. Один из видов таких документов — служебная записка о приобретении.

Ее уместно составлять, если основное средство организации больше не актуально, например, оборудование, компьютерные программы, или вышло из строя. Также ее пишут, если закончились какие-либо материальные ресурсы.

К сведению! Поскольку документ подтверждает обоснованность затрат в организации, то его необходимо хранить с другими документами, подтверждающими расходы, в течение 5 лет.

С помощью служебной записки можно выразить просьбу приобрести, кроме оборудования, принтеры, компьютеры, спецодежду, канцелярские товары и другие объекты основных средств и расходные материалы.

Общие правила составления

Написать служебную записку может абсолютно любой работник организации. Ее составляют на имя непосредственного начальника, а если компания или предприятие небольшое, то на имя руководителя.

При написании документа необходимо использовать официально деловой стиль, все формулировки должны быть четкими и понятными читающему. В тексте нужно указать марку, модель или иные характеристики запрашиваемого объекта, количество. Если запрашивают много предметов, то лучше оформить этот пункт в виде таблицы.

Текст не должен содержать разного рода ошибок. Не нужно использовать длинные, запутанные предложения, изъясняться нужно лаконично.

Как правило, в отделе кадров или у непосредственного руководителя уже есть образец служебной записки, по которому можно составить собственный документ.

Работодатель, изучив записку, должен принять решение о целесообразности покупки оборудования и издать приказ для выдачи денег на покупку подотчетному лицу или дать поручение бухгалтеру оплатить покупку.

Наниматель должен помнить, что обеспечение сотрудников оборудованием, документацией, техникой для решения их трудовых задач — это его прямая обязанность. Она прописана в ст. 22 ТК РФ. Заменить оборудование нужно, если оно морально устарело или произошла его поломка.

Как составить служебную записку на приобретение

Записку можно написать от руки или набрать на компьютере с последующей распечаткой. Составляют ее в свободной форме, поскольку унифицированного бланка не существует.

В документе нужно указать следующую информацию:

К сведению! Законодательство не устанавливает обязательный характер применения служебных записок и их регистрации. Однако некоторые компании регистрируют их в специальном журнале учета.

Образец служебной записки о приобретении оборудования

Генеральному директору
ООО «Вкусное меню»
Рассомахину И.И.
от заведующего складом № 3
Николаева А.А.

Довожу до Вашего сведения, что «15» января 2021 года на складе №3 сломался морозильный ларь. Оборудование не поддерживает нужную температуру для хранения продуктов. Прошу приобрести новый морозильный ларь Liebherr GTL 3005.

Источник

Служебная записка о замене компьютера на новый

Служебные записки не относятся к управленческой документации. Однако это также значимый документ. Обычно в записке содержится какая-либо просьба. То есть это документ с побудительным действием. На его основании в дальнейшем будут формироваться распоряжения. К примеру, руководитель получает служебную записку о замене компьютера на новый. Если он признает разумность просьбы, он издает распоряжение о выделении средств на новый ПК.

Правила составления записки

Записка формируется в свободном виде. Однако при ее составлении нужно следовать сложившимся деловым обычаям. В документе отражается эта информация:

Просьбу и ее обоснование можно описывать достаточно подробно. Однако следует помнить, что записка является официальным документом. А потому в ней не должно быть ничего лишнего.

Когда имеет смысл составлять записку о замене компьютера

Составлять записку о замене ПК следует в следующих случаях:

Причину необходимости обновления нужно обязательно отразить. Желательно ссылаться на факты. К примеру, на год выпуска компьютера, частоту его поломок за определенный период.

Образец

Служебная записка №121 о замене компьютера на новый

Довожу до вашего сведения, что компьютер 2010 года выпуска, используемый мной для исполнения работы, морально устарел. Он постоянно зависает. Сбои приводят к простоям в работе. Для эффективного и быстрого решения задач, поставленных передо мной, прошу заменить компьютер на новый.

Источник

Служебная записка на приобретение компьютера

Внутрифирменное взаимодействие персонала различных подразделений и информирование руководства о повседневной деятельности компании необходимо. Как правило, это происходит путем заполнения и передачи на рассмотрение стандартизированного документа, под названием служебная записка. С ее помощью, извещают об определённых штатных и нештатных ситуациях на предприятии, просят о выделении определённых материальных ценностей, то есть оставляют заявки на покупку необходимых для функционирования офиса вещей, например, компьютера и т. д.

Служебная записка на закупку

В любой организации ежегодно планируются расходы на поддержание функциональности офиса. Сюда относят затраты на закупку канцелярских принадлежностей, бумаги, техники и т. д. Каждый отдел или управление составляют заявки на необходимые товары, а затем формируется сводная потребность. В такие служебные записки включают и замену компьютеров.

Однако необходимость приобретения компьютера может возникнуть и в течение года. В таком случае подается отдельная служебная записка с обоснованием причины внеплановой закупки. Основанием для замены компьютерной техники может стать:

Аргументировать такую причину для покупки новой техники можно малой производительностью или мощностью устройства, невозможностью установки на него нужного для работы программного обеспечения. К незапланированной замене компьютерной техники приводят различные поломки устройства или низкое качество его составных частей. В этой ситуации обосновать покупку нового компьютера можно заключением технических специалистов о невозможности или нецелесообразности его дальнейшего ремонта.

Кроме того, структурному подразделению может понадобиться дополнительная техника из-за расширения штата сотрудников, например, в случае приема нового работника. Иногда для снижения затрат компании не устанавливают дополнительное рабочее место для работника, принятого на испытательный срок, а предлагают ему пользоваться одной машиной с кем-либо из коллег. Многие новички временно решают эту проблему использованием личного ноутбука. По окончании срока стажировки или испытания человеку предоставляют отдельное рабочее место, для которого необходим дополнительный компьютер.

Служебная записка на закупку компьютера

После того, как возникает необходимость замены компьютера, нужно составить служебную (докладную) записку на закупку необходимой технической единицы. Этот документ оформляют на бумажном носителе или в электронном виде, в зависимости от принятой в компании системы документооборота. В небольших фирмах такую просьбу адресуют непосредственно директору.

Кроме того, прежде чем ходатайствовать о приобретении нового устройства, можно устно переговорить со специалистами по компьютерной технике. Вполне возможно, что у них есть необходимая или более новая модель, либо они могут предложить модернизацию используемого компьютера. Такое решение снизит не только затраты времени на ожидание новой техники, но и существенно сократит финансовые расходы.

Если без приобретения современного устройства не обойтись, составляют служебную записку на приобретение компьютера.

Структура такого документа не отличается от оформления других внутренних писем и содержит:

Кроме того, в больших компаниях ежегодно составляют сводные служебные записки, в которых обосновывают необходимость закупки компьютерной техники, по заявкам структурных подразделений. Ее оформление аналогично документу с просьбой о приобретении одного устройства. Исключение составляет только та часть, где перечисляется нужная техника и обоснование потребности в ней. В большинстве случаев информация в ней носит краткий характер, а все данные представлены в табличном виде.

Примеры служебных записок на приобретение компьютера

Директору департамента по техническому оснащению

Отдел розничной торговли

О приобретении дополнительного оборудования

В связи с расширением сети гипермаркетов в Свердловской области и открытием 7 новых торговых объектов необходимо оборудовать компьютерной техникой и устройствами для печати 24 новых рабочих места (2 из них непосредственно в отделе розничной торговли, остальные в открывающихся магазинах).

Поскольку, в настоящее время в ЗАО «Трасттрейд» нет необходимого количества устройств, просим не позднее 01.04.2021 произвести закупку 20 компьютеров и 22 принтеров. Перечень технических требований к оборудованию прилагаю.

Начальник отдела Обланский В. Д.

Кредитный кооператив «Срочнодолг»

Заместителю директора по техническим вопросам

Сектор клиентского обслуживания

О необходимости закупки компьютерной техники

В ходе модернизации программного обеспечения и расширения функций кредитных специалистов на удаленных рабочих местах, была выявлена потребность в замене компьютера на рабочем месте специалиста, находящегося в торговом центре «Крокус», по адресу: г. Переваловск, ул. Светлая, д. 47.

Причиной замены является моральное устаревание компьютера, а также техническая невозможность установки на нем необходимого для функционирования УРМа, ПО. В настоящее время технический отдел не имеет в своем распоряжении резервного компьютера, подходящего по характеристикам к требованиям по оснащению удаленных рабочих мест. Модернизация указанной технической единицы не представляется возможным.

В связи с вышеизложенным, прошу приобрести новый компьютер для указанного УРМа.

Заведующий сектором Класников К. Р.

Необходимость закупки согласовываю начальник отдела информатизации Укладов С. М.

Отдел информационных технологий и оборудования

О закупке оборудования

В связи с необходимостью замены части компьютерной техники и устройств для печати, а также планируемым в 2020 году расширением деятельности прошу внести в план закупки на следующий год следующую технику:

Перечень необходимых технических характеристик устройств, а также коммерческие предложения компаний, продающих необходимое оборудование, прилагаю.

Начальник отдела Валопаев Е. Ф.

Любая компания периодически нуждается в закупке современной компьютерной техники. Устройства могут ломаться, устаревать, на работу принимают больше сотрудников, чем увольняют, происходит расширение сфер деятельности и т. д. Для того чтобы запланировать расходы на эти нужды, необходимо проинформировать руководство о количестве и технических характеристиках закупаемых компьютеров. Сделать это можно с помощью служебной записки на приобретение устройств.

Источник

Закупка оргтехники по 44-ФЗ

Антикризисное предложение до 23 ноября

Закупка оргтехники по 44-ФЗ: разбираемся в нюансах

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

Закупка оргтехники по 44-ФЗ является регулярным мероприятием, так как принтеры, сканеры, ИБП и другие офисные и вычислительные устройства часто выходят из строя или просто устаревают. Во многом такая закупка схожа с поставкой компьютерной техники, на нее действуют те же ограничения.

Однако есть и различия, и свои особенности, например, связанные с закупкой расходников для оргтехники. В нашей статье мы рассмотрим все нюансы законодательства, связанные с поставкой данной категории товаров, и ответим на часто задаваемые вопросы о закупке оргтехники по закону 44-ФЗ.

Ограничения и нюансы закупки оргтехники по 44-ФЗ

Многих заказчиков в первую очередь волнует вопрос о том, позволяет ли закон проводить закупку ПК, оргтехники, сопутствующих товаров, выпущенных иностранными компаниями. Часть 3 ст. 14 закона 44-ФЗ говорит о том, что некоторая продукция, изготовленная за рубежом, не может приобретаться в формате торгов либо предполагает ограничения для таких процедур. Если предмет тендера не включен в специальный перечень, у заказчика есть возможность приобретать товары, произведенные на территории зарубежных государств.

В приказе № 155 Минэкономразвития РФ от 25.03.2014 г. установлены условия допуска заграничной техники, для которой предполагаются ограничения. В целом, при проведении закупок ПК, оргтехники по 44-ФЗ участники могут указывать в заявках товары, произведенные за пределами РФ. Но нужно понимать, что данная продукция должна отвечать установленным условиям, чтобы получить возможность участвовать в торгах.

Для продукции, изготовленной в странах, входящих в состав ЕАЭС, действует преференция по цене соглашения в размере 15 %. Для этого исполнителю необходимо подтвердить место производства техники в соответствии с приказом № 155.

После вступления в силу ПП РФ № 968 от 26.09.2016 г. начало действовать ограничение на приобретение некоторых типов радиоэлектроники, выпущенной за границей. Так, теперь заказчик, проводящий закупку любой оргтехники по 44-ФЗ, должен отклонять заявки, содержащие предложение товаров иностранного происхождения.

Данная норма действует, если подано две и более заявок с российскими аналогами, при этом такие исполнители собираются сотрудничать с разными отечественными фирмами-производителями. Отметим, что заявки не отклоняются, когда идет речь о приобретении соответствующей техники, выпущенной на территории стран ЕАЭС.

Также заказчику важно помнить о другом ограничении: по одному договору не могут закупаться товары, внесенные в упомянутый выше перечень и освобожденные от подобных ограничений. Стороны не имеют права в процессе выполнения условий соглашения выбрать новые компании, зарубежные аналоги вместо российской техники/производства ЕАЭС.

На закупку оргтехники по 44-ФЗ не действуют нормы указанного ПП РФ, если:

Интересующие нас ограничения не действуют, если заказчик разместил в ЕИС извещение о запланированных торгах до момента вступления в силу интересующего нас акта. Либо когда торги проходят на иностранной территории для находящихся там учреждений, допустим, это актуально для посольств.

Что нельзя при закупках оргтехники по 44-ФЗ

В первую очередь, заказчик должен помнить о том, что он не может приобретать продукцию из перечня вместе с не внесенной в него техникой. Во время организации аукциона в электронном виде в извещении и документации прописываются ограничения по предложению иностранных товаров. Если выбран формат запроса котировок, такие данные указываются только в извещении.

Потенциальный исполнитель обязан подать вместе с заявкой либо окончательным предложением копию какого-либо документа, к примеру:

Заказчик не может отклонить заявку из-за ограничений допуска, обосновывая это тем, что исполнитель предложил технику зарубежного производства. Для этого минимум две полученные заявки должны соответствовать таким требованиям:

Допустим, два поставщика готовы предоставить ноутбуки и видеокамеры отечественного производства, а один – иностранного. Если в двух первых заявках, например, предложены российские ноутбуки одной фирмы, ограничения допуска иностранной электроники считаются недействительными.

Иными словами, когда не соблюдается хотя бы одно из перечисленных условий, заявка на участие в закупке оргтехники по 44-ФЗ не может быть отклонена из-за ограничений допуска.

Иногда исполнитель предлагает отечественную технику, но при этом не предоставляет документацию о месте ее производства. Тогда заявка не отклоняется, а оценивается наравне с другими, в которых предложены иностранные товары. То есть при необходимости на нее могут быть наложены ограничения по допуску. Именно к таким выводам можно прийти на основании разъяснений, касающихся ограничений допуска медикаментов и соответствующих изделий. Дело в том, что ПП РФ, регулирующее правила закупки иностранной радиоэлектроники, не дает необходимого пояснения.

Техническое задание на закупку компьютерной и оргтехники

Поскольку предметом торгов в данном случае становится достаточной сложный объект, то в процессе подготовки ТЗ у заказчика могут появиться некоторые трудности. Остановимся на наиболее распространенных вопросах.

Закон 44-ФЗ не устанавливает запретов на внесение в техзадание требования по наличию у приобретаемой техники официальной гарантии производителя. Заказчик имеет право потребовать, чтобы одним заказом были поставлены принтеры и МФУ от одного производителя, не называя оборудование и товарный знак. Также допускается зафиксировать требование относительно совместимости с конкретной операционной системой.

Чтобы соблюсти все нормы проведения закупки оргтехники по 44-ФЗ, покупатель должен заранее убедиться, что в ТЗ отсутствует указание на продукт конкретного производителя или бренд в сочетании с фразой «или эквивалент». Не менее важны такие формулировки как «не менее» и «не более», поскольку из-за указанных точных характеристик некоторые исполнители могут отказаться принимать участие в торгах.

Возможна ли закупка оригинальных расходников к оргтехнике по 44-ФЗ

Расходные материалы к печатающим устройствам являются одним из самых распространенных предметов закупок, так как в любом офисе точно есть принтер или МФУ, а значит, периодически приходится заправлять, ремонтировать картриджи или устанавливать новые.

При проведении закупок расходников для оргтехники по 44-ФЗ у заказчиков нередко возникают трудности. Чтобы понимать суть вопроса, нужно представлять, какие на данный момент используются тонеры, картриджи, фотобарабаны и подобные расходные материалы. Все они могут быть двух типов:

Как показывает практика, оригинальные и совместимые материалы отличаются друг от друга по нескольким параметрам. С одной стороны, вторые имеют гораздо более доступную цену, с другой – стороны при их покупке сложно сказать, кто производитель, какое у них качество. Также подобные комплектующие могут оказать не новыми, а восстановленными.

Однако не стоит полагать, что все без исключения совместимые расходные материалы отличаются низким качеством. На самом деле, во время их закупки для оргтехники по 44-ФЗ вполне могут попасться модели, не уступающие оригинальным по своим характеристикам.

Обычно покупатели стараются приобретать оригинальные расходные материалы, ценя их высокое качество. Именно на основании их стоимости формируется НМЦК. Малые организации чаще приобретают такой товар, отталкиваясь от п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ, тогда как более крупным компаниям приходится осуществлять запросы котировок и электронные аукционы. Практика показывает, что практически невозможно закупить оригинальные картриджи и тонеры по результатам конкурентных торгов. И этому есть простое объяснение: совместимые расходники отличаются гораздо более низкой стоимостью. В результате чего исполнитель предлагает значительно более привлекательную цену, чем поставщики оригинального товара.

По п. 1 ч. 1 ст. 33 закона 44-ФЗ нельзя включать в описание объекта закупки товарные знаки, фирменные наименования и подобную информацию.

Чтобы избежать всех перечисленных трудностей и провести закупку оригинальных расходных материалов для оргтехники по 44-ФЗ, в техзадании нужно указать технические и функциональные особенности продукции, а также:

Закупка разной оргтехники и комплектующих

Нередко заказчику нужно провести закупить сразу несколько разных позиций оргтехники по 44-ФЗ, например, МФУ, картриджи, жесткие диски, источники бесперебойного питания. В таком случае многие хотят организовать единые торги, зафиксировав в качестве объекта закупки «поставку оргтехники и комплектующих для нужд заказчика».

Тогда необходимо помнить о двух моментах:

Если осуществляется закупка принтера, краски, жестких дисков и источников бесперебойного питания, то такие товары считаются функционально и технически связанными. При этом они подчиняются следующим актам: принтер – ОКПД 2 – 26.20.16.120, краска к принтеру – ОКПД 2 – 26.20.40.120, жесткие диски – ОКПД 2 – 26.20.21.110, 26.20.21.120, источник бесперебойного питания – ОКПД 2 – 26.20.40.110.

Названная продукция включена в одну группу 26.20 (компьютеры и периферийное оборудование). Значит, на все товары действует ПП РФ от 26.09.2016 г. №968 «Об ограничениях и условиях допуска отдельных видов радиоэлектронной продукции, происходящих из иностранных государств, для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Кроме того, на перечисленные товары распространяется Приказ Министерства экономического развития РФ N 155 от 25.03.2014 г.

Иными словами, в данном случае не существует запрета на проведение единых торгов для закупки такой оргтехники и комплектующих по 44-ФЗ.

Источник

Заявки

Заявка представляет собой документ, служащий для выражения воли касательно получения услуг/продукции. Как правило, направляется она от инициатора закупки лицу, которое предположительно исполнит заявку. В большинстве случаев оформляется в письменной форме. Рассмотрим особенности этого документа на примере заявки на покупку товара.

Для чего создается заявка на покупку продукции?

Заявка на приобретение заполняется со следующими целями:

Заявка должна быть оформлена правильно. Как правило, она составляется в свободной форме. Однако в документе обязательно должны содержаться все значимые условия. Это не так важно при обычном взаимодействии, но важно при возможном судебном разбирательстве.

Заявка обычно составляется в форме соглашения. К этому договору, как и к обычному соглашению, может прилагаться вспомогательная бумага. В заявку могут вноситься изменения после ее составления. Все корректировки должны отражаться в дополнительной договоренности. В заявке обычно указываются сроки поставки продукции.

К СВЕДЕНИЮ! Заявка потребуется при возникновении различных спорных ситуаций. Она нужна для фиксации договоренностей, подтверждения согласия покупателя на поставку.

Требования к заявке

Законом не утверждена форма заявки, а потому она может разрабатываться каждой компанией самостоятельно. Организация может разработать определенную форму, которой должны будут пользоваться покупатели, отправляющие заявку. Создаваемый компанией образец должен соответствовать этим обязательным требованиям:

Если требуется, можно указать в заявке дополнительную информацию: упаковка товара, габариты, особые условия оплаты. Заявка должна быть отражена в специальном журнале под своим номером.

Разновидности заявок

Заявки подразделяются на эти виды:

Под заявкой могут пониматься деловые письма о принятии участия в мероприятиях/конкурсах. Иногда заявка оформляется для регистрации различных прав, запросов.

Есть также гарантийное письмо-заявка. Это вид делового сообщения. В нем содержится просьба о выполнении какой-либо просьбы. Важная особенность такой заявки – в ней есть указание на гарантию оплаты.

Заявка может подтверждать получение информации или документов. Она может использоваться и для подтверждения ранее достигнутой договоренности. В завершении документа иногда стоит просьба/предписание, предложение. Заявки подразделяются на виды в зависимости от степени важности, срочности, существенности затронутых вопросов, количеству предпосылок.

То есть, документ является практически универсальным. Он актуален для самых различных ситуаций.

Источник