заявление на отпуск главного бухгалтера с возложением обязанностей образец
Отпуск для главбуха — оформляем правильно
Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.
Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?
В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.
Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве
Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):
Правильное оформление «временного» главного бухгалтера
Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.
Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:
Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.
А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.
Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.
Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:
Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.
Заявление на замещение во время отпуска
Формирование заявления на замещение во время отпуска необходимо в тех случаях, когда один из сотрудников изъявляет желание заменить коллегу в период его отдыха.
Что это такое замещение
Замещение на время отпуска подразумевает под собой временное исполнение работником функций другого сотрудника. При этом замещение возможно в двух вариантах:
Временный перевод обозначает, что работник освобождается от исполнения своих должностных функций и полностью сосредотачивается на обязанностях отсутствующего коллеги. При совмещении такого нет: человек выполняет работу отдыхающего сослуживца в качестве дополнительной нагрузки к своим обязанностям.
Кого можно замещать, условия замещения
Замещать можно любого работника предприятия, даже директора. Важным условием является соответствие квалификации, уровня образования, опыта работника к той должности, которую он претендует замещать.
Например, если речь идет о главном лице компании, то замещать его может только сотрудник, входящий в руководящий состав (главный бухгалтер, главный инженер, директор по персоналу, директор по общим вопросам и т.д.).
В отношении других сотрудников действует то же правило: маркетолога может замещать специалист маркетингового отдела, обладающий соответствующей профессиональной подготовкой, бухгалтера – работник отдела бухгалтерии, электрика – другой электрик и т.д.
На период замещения сотруднику предоставляется соответствующая оплата труда и все прочие условия, сопутствующие той должности, на которой он временно оказался.
При этом в законодательстве никаких указаний относительно доплаты нет – все отдается на откуп сторонам соглашения.
Для чего нужно писать заявление
Стремление к выполнению функций отсутствующего на рабочем месте человека вполне объяснимо – оно дает возможность дополнительного заработка. Кроме того, временно осуществляя обязанности своего коллеги, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству какие-то новые навыки и умения, заслужить дополнительные бонусы.
Однако просто так приступить к исполнению трудовых задач другого лица нельзя – первым делом необходимо написать соответствующее заявление. Оно послужит свидетельством того, что работник замещает своего коллегу добровольно.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
Устные договоренности, которые порой встречаются в организациях, неправомерны.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
В случае возникновения разногласий и спорных ситуаций между работодателем и подчиненным именно заявление послужит доказательством того, что замещение происходило в рамках закона.
Может ли руководство принудить к замещению сотрудника на время отпуска
В соответствии с Трудовым кодексом РФ руководство организации не имеет права заставить подчиненного исполнять обязанности его коллеги на время отпуска.
По закону работники должны исполнять только те функции, которые прописаны в их трудовых договорах. Все остальные действия, влекущие за собой увеличение объема рабочих обязанностей, они могут осуществлять только при отдельном на это личном согласии, зафиксированном в письменном виде.
Можно ли отказаться от замещения до истечения его срока
Как сотрудник организации, так и директор, имеют право расторгнуть соглашение о замещении отсутствующего сотрудника до истечения его периода. Единственное, что для этого нужно сделать: за три дня поставить вторую сторону в известность о своих намерениях. При этом указывать причины такого решения строгой необходимости нет.
Особенности формирования заявления, общие моменты
В случае, если перед вами встала задача по составлению заявления на замещение коллеги на время его отпуска, а вы не знаете, как грамотно это сделать, прочитайте приведенные ниже советы и посмотрите пример – на его основе у вас без труда получиться сформировать собственный документ
Для начала – общая информация, которая имеет отношение ко всем подобного рода бумагам.
Остальную информацию можно вносить в зависимости от индивидуальных обстоятельств.
Бланк должен быть подписан заявителем – без его автографа он не обретет законного статуса и датирован.
После составления заявления
После того, как работник напишет заявление на замещение коллеги на время отпуска, между ним и руководством организации составляется соответствующее дополнительное соглашение к трудовому договору.
В дальнейшем на основе заявления издается приказ от имени директора, в котором указывается наименование замещаемой должности, период замещения и все его условия, а также назначается ответственное лицо.
После выпуска данного приказа сотрудник может приступить к осуществлению трудовых обязанностей по замещению, а как срок замещения истечет, он обязан вернуться к исполнению только тех трудовых функций, которые прописаны в его трудовом договоре.
Оформляем приказ о возложении обязанностей на время отпуска
Прежде чем оформить приказ на замещение, работодателю придется потрудиться – необходимо подобрать подходящую кандидатуру для возложения обязанностей отсутствующего отпускника и получить согласие этого работника (кроме случаев острой производственной необходимости, когда согласие не обязательно).
Образец согласия на совмещение должностей можно скачать в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Затем оформляется приказ на замещение – внутрифирменный локальный акт, специальная форма которого законодательно не установлена.
В тексте приказа необходимо предусмотреть следующие важные аспекты:
О порядке доплаты при замещении читайте в статье «Ст. 151 ТК РФ: вопросы и ответы».
Для облегчения процесса оформления приказа на замещение можно воспользоваться готовым бланком, размещенным на нашем сайте, а также заполненным образцом. Переходите по ссылке, кликнув на картинку ниже, и скачивайте документы:
Когда чужие обязанности требуется перепоручить
Основная причина, по которой оформляется приказ на замещение – отсутствие на своем рабочем месте во время законного отдыха сотрудника, обязанности которого подлежат замещению.
ВАЖНО! Работающему лицу Трудовой кодекс предоставляет возможность воспользоваться различными видами отпуска: основным (ст. 114–115), дополнительным (ст. 116–119), учебным (ст. 173–176 ТК РФ), декретным (ст. 255), по уходу за ребенком (ст. 256), без сохранения зарплаты (ст. 128).
Приказ на замещение на время отпуска оформляется одновременно с отправлением в отпуск сотрудника, чьи трудовые функции требуется исполнять в его отсутствие.
Не всякое «отпускное» отсутствие работника на рабочем месте требует автоматического издания приказа о замещении его обязанностей. К примеру, отсутствие в течение 3–5 дней в отпуске без сохранения зарплаты инженера–технолога, в обязанности которого входит разработка технологических процессов производства, не вызовет необходимости его замещения в течение указанного срока.
Однако если этот же сотрудник уйдет в декретный отпуск, а следом за ним планирует 3-летний период ухода за ребенком – без возложения его обязанностей на другого сотрудника не обойтись.
Сотрудник может быть специально для этого принят по трудовому договору – в этом случае приказ о возложении обязанностей заменяется приказом о приеме на работу.
Принять на работу человека на время отсутствия основного работника вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите к Путеводитель по кадрам.
Замещающий сотрудник может быть переведен с другого места работы или принят на условиях внешнего или внутреннего совмещения. Если же перечисленные способы не используются, к примеру, в случае кратковременного отсутствия работника в связи с отпуском, оформляется приказ о возложении обязанностей на другого сотрудника.
Оформить временный перевод, чтобы на период ежегодного отпуска работника возложить его обязанности на другого работника, вам поможет Готовое решение от К+, перейти в которое можно, получив бесплатный пробный доступ.
Итоги
Приказ о возложении обязанностей на время отпуска не имеет законодательно установленной формы и составляется в произвольной виде. Помимо обязательных реквизитов любого внутрифирменного документа (номера и даты), в приказе на замещение необходимо предусмотреть сроки замещения и уточнить дополнительные обязанности сотрудника. Завершают оформление приказа подписи руководителя и работника.
О документальном оформлении совмещения должностей читайте в статье «Оформление совмещения должностей в одной организации».
Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела
Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.
Есть несколько способов, как это сделать.
Руководитель компании берет на себя ведение бухучета
Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково. Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.
Передаем полномочия заместителю
Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.
Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.
Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии
В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):
Оформляем временный перевод иного сотрудника
Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.
Оформляем срочный трудовой договор
Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.
Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям :
Подписание счетов-фактур
Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов. Но счет-фактуру могут подписать и « иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации ». Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.
При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется. Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора. Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.
С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде. После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью. Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.
Налоговые проверки и представление документов
Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции. Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).
При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Вывод : заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.
Какими видами отпусков может воспользоваться главбух
Главный бухгалтер — фигура достаточно значимая для любого экономического субъекта. Он не только организует процесс формирования данных бухгалтерского, налогового, управленческого учета и контролирует создание всех видов отчетности, основанной на этих данных, но и:
То есть длительное отсутствие главбуха на работе является весьма нежелательным. Вместе с тем он, как и все прочие работники экономического субъекта, согласно нормам ТК РФ имеет право на все виды законодательно предусмотренных отпусков. К таким отпускам, в частности, относятся:
И в силу этого главный бухгалтер может не появляться на работе в течение достаточно продолжительного времени. Конечно, руководитель бухгалтерии периоды своих отпусков старается планировать, приурочивая их к временным промежуткам, не совпадающим с подготовкой отчетности, налоговыми проверками и иными важными моментами, требующими непосредственного его участия в процессе. В т. ч. им широко применяется дробление очередного отпуска на части, что допускает ст. 125 ТК РФ. Однако, несмотря на меры, призванные уменьшить необходимость обязательного присутствия, практически всегда уход главбуха в отпуск требует решения вопроса о том, кто будет выполнять его функции.
Какие меры по возложению функционала главного бухгалтера предлагают предпринять эксперты? Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно узнайте о нюансах организации работы предприятия во время отпуска главбуха.
Способы, применяемые при передаче функций главбуха
Вопрос о том, каким окажется объем этих функций и кому их выполнение будет поручено, зависит от таких параметров, как:
Когда у главного бухгалтера есть заместитель, в его должностные функции обычно включается обязанность замещения руководителя на время его отсутствия. Если заместитель единственный, то уход главного бухгалтера в отпуск даже не потребует оформления особого организационно-распорядительного документа для определения лица, выполняющего функции главбуха. Это лицо возникнет автоматически. Если заместителей несколько, то необходимо составить приказ о назначении конкретного лица из их числа. Никаких доплат замещение в такой ситуации не требует, т. к. подразумевается, что исполнение функций главного бухгалтера изначально учтено в окладе, который установлен заместителю.
Когда бухгалтерия небольшая и заместителя нет, для выполнения функций главбуха (в т. ч. частичных) может быть назначено лицо из числа владеющих вопросами, близкими к сфере, курируемой этим специалистом (рядовых бухгалтеров, экономистов или финансистов). Поскольку подобное назначение не освобождает выбранную для такой цели кандидатуру от исполнения ее основных обязанностей, возложение на работника дополнительных функций следует оформить как совмещение должностей с доплатой за возникшую дополнительную нагрузку.
Если отсутствие главного бухгалтера обещает быть длительным, то на этот период можно принять на работу специалиста с подходящей квалификацией со стороны или временно перевести на соответствующую должность способного выполнять такие функции работника из своего штата.
Особое значение процедура такой замены имеет для ПАО, организаций страхования, внебюджетных и негосударственных пенсионных фондов, структур инвестиционного характера, субъектов, чьи ценные бумаги имеют хождение на организованных рынках этих активов, т. к. к главбуху перечисленных лиц предъявляются определенные требования в части образования и стажа работы (п. 4 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Временно переведенный на другую должность работник от выполнения своих прежних обязанностей на время перевода освобождается, а зарплату ему будут начислять в соответствии с занимаемой должностью. Сопровождается такой перевод оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору.
К решению вопроса о предоставлении права подписи за временно отсутствующего главного бухгалтера приходится прибегать не всегда. Это происходит, например, в ситуациях, когда:
Если кроме самого главбуха создаваемые экономическим субъектом документы в силу существующего порядка не могут подписываться более никем, на время отсутствия этого лица право подписи придется предоставлять кому-то другому. Чаще всего таким лицом становится человек, который будет:
Однако не запрещается делегировать право подписи и иному лицу (не тому, которое выполняет все прочие функции руководителя бухгалтерии). В т. ч. подписывать документы за отсутствующего главного бухгалтера может руководитель экономического субъекта.
ВНИМАНИЕ! Отпуск бухгалтера может стать причиной для переноса сроков представления документов по проверке от ФНС.
Делегирование права подписи сопровождается оформлением доверенности, выдаваемой от имени экономического субъекта выбранному для этого лицу (кроме руководителя этого субъекта), и организационно-распорядительного документа.
Нередко вместо «живой» подписи главбуха компании ставят факсимиле. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и узнайте на каких документах факсимильную подпись ставить запрещено.
Итоги
Подпись главного бухгалтера предусматривается на многих документах, оформляемых экономическим субъектом. В периоды отсутствия руководителя бухгалтерии, который наравне с прочими работниками вправе воспользоваться всеми видами предоставляемых отпусков, наличие его подписи также остается востребованным. В такой ситуации подписывать документы могут те лица, у которых право подписи изначально имеется наравне с главным бухгалтером, или те, кому оно делегировано на период отсутствия этого специалиста на работе.