заявление на въезд на территорию предприятия образец
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Приказ о пропускном режиме в организации
Приказ о пропускном режиме в организации ─ это официальное распоряжение директора, составленное в письменной форме. Он подразумевает вход либо выход на территорию компании, организации, фирмы или предприятия по специальным пропускам через КПП, который полностью исключает бесконтрольный вход или выход, передвижение через него товарно-материальных ценностей.
Зачем вводить такой режим
Организация вводит пропускной режим для того, чтобы:
Что же касается вопроса о том, кто несет ответственность за пропускной режим, то эта функция целиком ложится на начальника службы охраны.
Сведения, которые должны быть отображены в приказе
В приказе должно содержаться следующее:
К приказу обязательно должен прилагаться дополнительный документ «Положение о пропускном режиме», который состоит из трех частей:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа надо соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, введение пропускного режима в организации (это особенно касается тех, кто работает с информацией, которая не подлежит разглашению) является обязанностью директора.
Чтобы пропускной режим заработал и начал приносить плоды, директору необходимо создать все необходимые условия, провести беседу с рабочим персоналом и определить тех, кто будет нести за это ответственность. Самое главное, чтобы вся эта деятельность осуществлялась в соответствии с нормативными правовыми актами.
Организация, работающая с секретными сведениями, должна иметь службу охраны и безопасности, которая не только охраняет секретную информацию, но и контролирует рабочий персонал, имеющий к ней допуск. А еще служба охраны и безопасности осуществляет контроль за соблюдением и обеспечением выполнения установленных правил и предписаний организации. Таким образом, пропускной режим помогает организации своевременно пресекать любые негативные явления и обеспечивать безопасность гостей, персонала и сохранность материальных ценностей.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе – формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Инструкция: как написать заявление на получение пропуска на территорию организации
Заявление на выдачу пропуска — это официальный запрос сотрудника на получение документа, обеспечивающего свободный доступ на территорию предприятия. Порядок такого режима и формы необходимых документов компании закрепляют во внутренних нормативных актах.
Когда надо писать заявление на получение пропуска
Закон разрешает устанавливать на предприятиях пропускной режим. Он нужен, чтобы ограничивать доступ посторонних лиц на предприятия с вредными условиями производства и секретные объекты, не допускать выноса продукции или имущества с территории и регулировать время прибытия и ухода работников. С введенным порядком знакомят персонал и посетителей (п. 7 ст. 1.1 закона РФ от 11.03.1992 № 2487-1). В законе не указано, в каком нормативном акте следует прописать правила. Обычно утверждают специальные положения, в которых указывают правила, ответственных сотрудников за проведение контрольных мероприятий, формы разрешительных документов, образцы заявок на их оформление и др.
Для допуска людей и транспорта через КПП оформляют различные виды разрешительных документов:
Чтобы написать ходатайство о выдаче пропуска на рабочее место, персонал обращается в отдел кадров, службу безопасности или в секретариат. Это зависит от того, какое подразделение отвечает за выдачу разрешений для проходной. Обычно пропуск требуется:
Среди тех, кому разрешено беспрепятственно проходить в организации по служебным удостоверениям:
По какой форме писать заявление на пропуск
Обычно заявление пишут в произвольной форме. Но предпочтительнее составить для конкретного предприятия собственные бланки, которые соответствуют общепринятым стандартам, но с учетом специфики организации. У некоторых компаний особые требования безопасности на производстве, у других — допуск работников в выходные и праздничные дни по графику, сменам и т. д. Исходя из этих нюансов, составляют форму заявки на пропуск работников в ту или иную компанию.
В законе нет требования разрабатывать четкий образец или форму. Организации составляют ее по собственному усмотрению, а посетители вправе писать заявление в свободном стиле. Но для удобства рекомендуется составлять формы. В зависимости от специфики, составляют разные бланки — единый для всех или несколько. Например, одна форма требуется для временного посещения или разового визита в какой-либо цех. Другая — для постоянной работы в том же цеху.
Обычно письмо составляют по следующей структуре:
Если допуск требуется контрагентам или партнерам, то письмо пишут от имени юридического лица с просьбой оформить пропуск на сотрудников, которые пройдут на предприятие. Дополнительно указывают ссылку на договор о проведении работ или предоставлении услуг. Ниже прилагают перечень сотрудников. Если есть необходимость, то добавляют список транспортных средств, для которых потребуется оформить разрешение на въезд. Если для допуска на территорию конкретного предприятия требуется инструктаж по технике безопасности и охране труда, указать в письме, что работники прошли его.
Примеры заявлений на получение пропуска
Если это сотрудники организации, выполняющей техобслуживание и ремонт оборудования на предприятии по договору, то следует написать письмо о выдаче пропуска на территорию от имени юридического лица. Вот примерный образец такого письма:
Для установления личных контактов и проведения деловых мероприятий нередко руководство компании приглашает зарубежных партнеров. В этом случае потребуется заранее подготовить заявление в администрацию на пропуска для иностранных специалистов для участия в мероприятиях по сотрудничеству, проведению консультаций с коллегами.
Для постоянных работников предприятия, желающих проезжать через КПП на собственном автомобиле, заявления на выдачу пропуска на работу могут выглядеть так:
Директору Отдела службы безопасности
дополнительного образования детей
спортивная школа олимпийского резерва «АЛЛЮР»
О допуске сотрудников на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»
Прошу Вас выдать мне, Петрову Петру Петровичу, преподавателю верховой езды, разрешение для въезда на территорию ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» на личном автомобиле.
Данные автомобиля: BMW-3434, государственный номер А 555 СП 89, цвет синий, принадлежит мне.
Контактный телефон: + 7 (905) 5678906.
Преподаватель верховой езды Петров Петров П. П.
Заявление на въезд на территорию предприятия образец
Организация допуска транспортных средств на территорию объектов КФУ регламентируется
Разовые транспортные пропуска выдаются для обеспечения въезда транспортных средств на территорию КФУ в день выдачи пропуска и изымаются при выезде через КПП (пост) сотрудником охраны.
Для получения разового пропуска необходимо:
Постоянные транспортные пропуска выдаются на служебные транспортные средства КФУ и на личные автомашины работников на основании служебной записки руководителя структурного подразделения при наличии свободных мест.
Для получения постоянного транспортного пропуска необходимо:
Допуск автомашин организаторов и участников мероприятий с массовым пребыванием обучающихся, работников и посетителей КФУ осуществляется по служебным запискам администрации институтов, факультетов, филиалов, лицеев, согласованным с курирующим мероприятие проректором и Директором Департамента.
Допуск транспортных средств арендаторов и подрядных организаций осуществляется на основании заявлений, согласованных с проректорами, курирующими договор, и утвержденных директором Департамента, на срок, не превышающий срока действия договора.
Въезд на объекты мусороуборочного, снегоуборочного, грузового транспорта, доставляющего продукты, мебель, оргтехнику, канцелярские товары на основании заключенных с КФУ гражданско-правовых договоров, осуществляется при предъявлении водителем путевого листа и сопроводительных документов (товарно-транспортных накладных).
Требования по парковке (при нарушении требований пропуск аннулируется и изымается):