жизненный цикл договора это
Роль ЕСМ-систем в управлении договорами
Рис. 1. Жизненный цикл договора
Рис. 2. Система управления договорами
Особенности договорной работы
Договорная работа — это один из тех процессов, который есть на любом предприятии, независимо от его статуса: мелком, среднем или крупном; коммерческом или государственном; производственном или обслуживающем.
Собственно, бизнес, да и вообще любая хозяйственная деятельность состоит из заключения и исполнения договоров. В связи с этим, повышая эффективность управления договорами, за счет оптимизации и автоматизации работы с ними организации стремятся повысить свою эффективность, конкурентоспособность и защитить свои интересы (в том числе коммерческие).
Но, несмотря на всю свою значимость и внешнюю простоту, построение эффективной системы управления договорами — не простая задача. Это связано с тем, что задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений и разных автоматизированных систем.
В работе с договорами обычно задействовано много специалистов из различных подразделений организации: инициаторов договоров, как правило, специалистов отдела закупок или отдела продаж, сотрудников юридических служб, экономистов, логистиков, работников службы безопасности, бухгалтерии и т. д. (зависит от структуры и особенностей организации). При этом у каждого специалиста свои интересы и соответственно он предъявляет свои требования к системе, которая должна максимально соответствовать этим требованиям, но в то же время и обеспечивать “сквозной” бизнес-процесс.
Договорная работа включает в себя не только манипуляции с документами, но и всю систему отношений между исполнителем и заказчиком. При этом требования к системе управления договорами у исполнителя/продавца и у заказчика/покупателя могут различаться. Для продавца важно выстроить процесс на этапе, предшествующем непосредственной продаже, соответственно его система должна обладать кроме всего прочего функциями CRM-системы. Покупатель уделяет большее значение функциям учета и контроля (например, контроля бюджетов), поэтому для него важно, чтобы в системе управления договорами присутствовали функции систем бюджетирования и ERP-систем. В связи с этим возникает необходимость работать как с неструктурированной (тексты договоров, приложений, писем и т. д.), так и со структурированной информацией (справочники для контроля по статьям бюджетам, проверка текущей задолженности и т. д.) Как следствие необходимо задействовать в системах управления договорами функционала систем различных классов (CRM, ECM, ERP и т. д.).
Как уже отмечалось ранее, договорная работа это, по сути, основа деятельности практически любой организации. Соответственно от того, насколько эффективно будет выстроена система управления договорами в организации во многом зависит и эффективность ее работы в целом. И здесь также есть противоречия, которые необходимо учитывать. С одной стороны, важно как можно быстрее принимать решения и реагировать на изменения, иначе можно просто потерять партнера. С другой — не менее важно ответственно подходить к каждому этапу договорной работы, взвешивать все риски, документировать все договоренности, защищать собственные интересы, соблюдать требования и регламенты договорной работы, иначе возможна не только потеря денег, но более серьезные последствия.
Исходя из вышесказанного, попробуем сформулировать требования к системе управления договорами. Система должна:
Существует три принципиальных подхода к реализации системы управления договорами.
В любом случае при разработке систем управления договорами важно понимать, функции каких классов систем наиболее полно удовлетворяют требованиям организации и где проходят границы между функционалом этих систем. При этом важно отметить: чтобы построить эффективную систему работы вовсе не обязательно внедрять в организации сразу несколько систем. Большинство современных систем вне зависимости от того, к какому классу они относятся, умеют выполнять и смежные функции.
Жизненный цикл договора
Для того чтобы правильно распределить функции между системами и определить их роли нужно проанализировать жизненный цикл договора (см. рис. 1).
1. Переговоры. Данный этап предшествует непосредственному заключению договора, он связан с проведением встреч, переговоров согласованием предварительных условий и формированием предварительных договоренностей. Соответственно на первый план здесь выходят функции управления взаимодействием с клиентами (управление контактами, планирование встреч и т. д.). Все эти функции имеют непосредственное отношение к CRM-системам. Но при этом также важно учесть, что на этом этапе может появляться большое количество разнообразной неструктурированной информации (протоколы переговоров, письма, предложения, тендерная документация и т. д.), которой нужно уметь управлять, которую надо хранить, согласовывать и т. д. А это уже функционал ЕСМ-систем (Enterprise Content Management).
2.Подготовка проекта договора. Договоры можно разделить на три группы:
Для автоматизации подготовки и предварительного согласования договорных документов можно использовать функционал ECM-систем, но при этом, как правило, на данном этапе также возникают дополнительные задачи:
Для автоматизации этих задач используется функционал специализированных систем (бюджетирования, ERP, и т. д.).
3. Согласование и подписание. Как правило, для согласования договорных документов в организации разрабатываются специальные регламенты, в которых маршрут согласования определяется в зависимости от условий договора (вид сделки, сумма, контрагент и т. д.). На этих этапах кроме непосредственно движения документов важно обеспечить:
Все эти требования в полной мере охватываются функционалом ECM-систем.
4. Исполнение. Данный этап, как правило, самый протяженный по времени. Здесь важно контролировать сроки и движение денежных средств и других ресурсов, но не только это. На этом этапе формируется сопроводительная (заявки на отгрузку, накладные и т. д.) и бухгалтерская документация (акты, счета), кроме того не редки случаи оформления дополнительных соглашений и приложений к ранее согласованным договорам. В связи с этим на данном этапе, пожалуй, как ни на каком другом важно выстроить качественную взаимосвязь между системами (если управление договорами реализуется посредством нескольких систем). Для того чтобы изменения, вносимые в одну систему, могли оперативно отображаться в других системах.
5. Закрытие и хранение. Часто этим этапам не уделяют должного внимания. В результате могут возникать ситуации, когда, например, услуги оказываются после истечения сроков договора и т. п. После выполнения обязательств или после истечения сроков договора необходимо отразить эти факты в используемых системах:
6. Пролонгация. Если договор содержит опцию пролонгации, то при достижении сроков продления договора важно уведомить всех заинтересованных лиц. Это позволит снизить риск потерь, связанных с изменением условий договора и изменением ситуации на рынке (возможно на данный момент появились более выгодные предложения).
Пример автоматизации бизнес-процесса
Как уже отмечалось ранее, наиболее часто, для автоматизации процесса управления договорами используется связка ECM-систем или системы электронного документооборота (СЭД) с ERP-системами. Это позволяет организовать сквозной процесс работы с договором (см. рис. 2).
Для большинства организаций с учетом того, что в ECM-системе или в СЭД может быть реализован модуль, поддерживающий взаимодействие с клиентами, такая комбинация позволяет эффективно покрыть требования к системе управления договорами и удовлетворить всех заинтересованных лиц.
Автор статьи — консультант отдела внедрения DIRECTUM.
Контракт жизненного цикла (44-ФЗ)
КЖЦ: разработка проектов, процедура заключения, применение 44-фз, сферы
Контракт жизненного цикла (сервисный контракт) – относительное новшество законодательства в сфере госзакупок. Новшество для России. В практике многих стран данный институт успешно и обширно применяется длительное время. О сущности, особенностях и проблемах КЖЦ – в сегодняшнем материале.
Зарубежный опыт по контракт жизненного цикла
В опыте других стран контракты жизненного цикла (КЖЦ) являют собой разновидность взаимовыгодного партнерства публичных субъектов (государство или муниципалитет) и предпринимательских субъектов, в рамках которого компания проектирует, строит, реконструирует, обеспечивает обслуживание какого-либо объекта, а государство ему за это платит.
Такие контракты, как правило, заключаются в отношении автомобильных, железнодорожных дорог/магистралей, тоннелей, больниц и других важных объектов общественной инфраструктуры.
Чаще всего речь идет о платежах после начала эксплуатации объекта. Условия платежей зависят от конкретных обстоятельств – качества оказываемых услуг и качества самого объекта. Таким образом, предмет такого договора составляет обеспечение сервиса в течение «срока жизни» объекта – отсюда становится понятна и логика названия контракта. Другое применимое наименование – сервисный контракт.
Сущность КЖЦ у нас в России
Нормативное регулирование данный термин получил в России в 2014 году – благодаря № 44-ФЗ: КЖЦ – контракт на приобретение товара или работы, их дальнейшее обслуживание, ремонт, эксплуатацию, уничтожение товара (объекта). Предусмотрены оговорки, что данные действия могут при необходимости включать создание проекта, конструкции объекта.
Из комплексного толкования норм указанного закона (в совокупности с конкурентным законодательством) следует, что, если контракт предполагает действие на весь период существования объекта, это можно сделать только в рамках КЖЦ. Внесение в другой контракт нескольких видов работ из тех, что должны регулироваться КЖЦ, может повлечь ответственность за нарушение норм о защите конкуренции.
Правительство РФ в Постановлении № 1087 «Об определении случаев заключения КЖЦ» определило исчерпывающее количество объектов инфраструктуры, которые могут создаваться и обслуживаться с помощью КЖЦ. В перечень вошли объекты транспортной инфраструктуры: автодорожные объекты, порты, аэродромы, метро, железнодорожный, внеуличный и электрический транспорт на земле, водные и воздушные суда, а также уникальные объекты капитальной постройки и объекты коммунального хозяйства
Специалисты считают, что данный список было бы неплохо расширить и включить в него ряд других объектов, нуждающихся в комплексном обслуживании: например, стадионы, больницы и другие объекты социального назначения.
Тем самым законодатель ясно дал понять, что в России КЖЦ будет представлять собой не способ совместного сотрудничества государства и частного сектора, а одну из форм госзакупок. Этот фактор негативно сказывается на заинтересованности частной стороны контракта, поскольку сфера закупок в России строго регламентирована и требует большей подготовки для участия в ней, нежели для заключения другого вида контракта.
Кроме того, сфера закупок лишена гибкости регулирования в зависимости от складывающихся обстоятельств. Для госконтрактов невозможно участие нескольких исполнителей, изменение цены договора, нет четких механизмов компенсации при расторжении.
Проблемным для КЖЦ является и момент применения бюджетного законодательства о финансировании на длительный срок: БК РФ ограничивает оплату государственных контрактов трехлетними сроками. КЖЦ не исключение. Положения о контрактах с долгим производственным циклом на КЖЦ пока не распространены. Таким образом, до текущего времени вопрос с финансированием КЖЦ внятно не решен, что, несомненно, не может не быть еще одной причиной его незначительного распространения.
Все это в условиях текущего регулирования КЖЦ делает КЖЦ малопривлекательным для современных инвесторов.
Содержание КЖЦ и соотношение с концессией (концессионными соглашениями)
Что же входит в содержание КЖЦ? Можем ли мы считать, что заключение КЖЦ предполагает включение в него определенного набора обязанностей подрядчика. Однозначного ответа на данный вопрос нет.
В Постановлении Правительства РФ № 1087 указаны работы по проектированию и строительству. Тогда возникает вопрос относительно обслуживания – подразумевается ли оно автоматически или должно быть озвучено отдельно. Данный вопрос не решен ни нормативно ни в правоприменении, которое в случае с КЖЦ практически отсутствует. Минэкономразвития России считает, что обслуживание подразумевается, даже если об этом нет специального указания в контракте. Однако единого мнения специалистов нет.
В ряде случаев возникает вопрос о соотношении КЖЦ с концессионными соглашениями (которые, аналогично КЖЦ, включают в себя не одну стадию периода жизни объекта и эксплуатируются негосударственной компанией).
Концессия как раз является разновидностью партнерства государства с частными лицами, располагает инструментами регулирования отношений сторон по договору. Основное отличие концессии от КЖЦ заключается в том, что она в обязательном порядке включает целевую эксплуатацию объекта. Кроме того, использование концессии не всегда возможно. Некоторые аналитики считают, что отнесение КЖЦ к регулированию концессии было бы рациональным шагом в популяризации и повышении привлекательности данного вида контрактов. С этим нельзя не согласиться с учетом обозначенных проблем в регулировании КЖЦ как инструмента госзакупок.
В случае, если Ваш судебный спор или иной спор, договорная работа или любая другая форма деятельности касается вопросов, рассмотренных в данной или ином нашем материале, рекомендуем проверить и убедиться, что Ваша правовая позиция соответствует последним изменениям практики и законодательству.
Мы будем рады оказать Вам юридическую помощь по поводу минимизации юридических рисков и имеющимся возможностям. Мы постараемся найти решение, подходящее именно для Вас, в том числе в целях подготовки контракта жизненного цикла, его анализа, оспаривания и/или расторжения.
Если вам понравился этот материал или какие-либо наши иные, то порекомендуйте их вашим коллегам, знакомым, друзьям или деловым партнерам.
Иные наши полезные и интересные материалы:
Управление договорами – на стыке интересов и технологий
независимый аналитик (г. Москва), советник «Гильдии Управляющих Документацией»
При сегодняшнем острожном, а иногда и скептическом подходе руководителей к финансированию любых ИТ-проектов, задача управления договорами остается одной из самых востребованных и приоритетных. Проблема управления договорами привлекает всеобщее внимание, потому что ее эффективное решение может дать ощутимый, быстрый и измеряемый экономический результат, в отличие, скажем, от абстрактных требований по автоматизации всего документооборота.
Задача управления договорами находится на стыке интересов разных подразделений. В работу с договорами вовлечены многие подразделения организации, начиная от инициатора договора и обязательно включая юристов, экономистов, плановиков, финансистов, службу безопасности, логистиков, производственные подразделения и другие службы. У каждого из специалистов свой взгляд на договор и каждого интересуют свои детали. Поэтому система управления договорами должна уметь приспосабливаться к различным требованиям и выглядеть «родной» для каждого подразделения и при этом поддерживать сквозной бизнес-процесс.
Система управления договорами обязательно должна быть интегрирована с другими бизнес-приложениями, чтобы не повиснуть в воздухе. Поэтому не следует рассматривать управление договорами исключительно как частную задачу автоматизации обработки документов одного типа – договоров. На самом деле задача гораздо шире, поскольку договор это не только документ, подлежащий особому учету, но также и вся система договорных отношений между заказчиком и подрядчиком. Любого руководителя интересует именно комплексная система, которая поддерживает все стадии их жизненного цикла договора и дает общую картину состояния дел, в том числе в привязке к бюджету, ресурсам, срокам и т.д.
Жизненный цикл договора
Жизненный цикл договора
Любая договоренность есть результат переговорного процесса. Поэтому стоит рассматривать переговоры как своего рода «нулевой» этап жизненного цикла договора. На стадии переговоров возникают различные документы, например, тендерная документация и конкурсные предложения, которые потом используются при подготовке окончательной версии договора.
Затем готовится проект договора. Этот процесс может состоять из многих итераций, когда порождаются версии документов, проводятся встречи, обсуждения и т.д.
Согласование следует рассматривать в двух аспектах: внутреннее согласование каждой из сторон договора и согласование с контрагентом. Слово используется одно, но процессы разные.
После согласования происходит подписание договора, что переводит его в иной статус. Именно с этой фазы начинается официальный учет документов и всех действия по договору. Это своего рода «точка возврата».
Исполнение, несомненно, самый важный этап. И наиболее тесно связанный с другими системами на предприятии. Все остальные этапы жизненного цикла договора можно было бы поддержать при помощи специальной, изолированной от других бизнес-приложений системы. Но тогда снижается и ценность такой системы, она получается оторванной от реальности.
Договор прекращает действие после исполнения сторонами своих обязательств или по истечении установленного срока. Многие договора подразумевают автоматическое продление. Часто это происходит действительно автоматически, потому что редко кто просматривает старые договора. И часто – не на самых выгодных условиях. Поэтому в системе должен быть поддержан и процесс пролонгации, чтобы можно было осознанно решать вопросы продления договоров.
Подходы к решению задачи управления договорами
Существует два принципиально разных подхода к решению задачи управления договорами, и, как следствие, существует два класса решений.
1. Подход со стороны финансово-учетных систем, когда договор рассматривается как бизнес-транзакция. В этом случае в системе хранится вся содержательная информация, которая, как правило, заносится вручную в различные учетные формы. Текст договора и другой относящейся к нему документации обычно недоступен или хранится просто в виде файлов, но чаще всего – на бумаге.
2. Подход «от документа». Договор рассматривается как, в первую очередь, неструктурированный документ и к нему применяется весь арсенал современных систем управления документами и бизнес-процессами. При таком подходе можно легко автоматизировать процедуры согласования, но возникают трудности с обработкой учетной информации.
Подход «от транзакции»
Наследует логику ERP-системы, тесная связь с другими учетными модулями (финансы, бюджетировние, логистика и др.)
Данные системы легко понимаются и интерпретируются руководством.
Система эффективна при большом потоке однотипных документов и стандартизуемых процедурах обработки.
Не учитывает ранние фазы работы по договору, начиная от переговоров.
Отсутствует (или недостаточна) функциональность по работе с текстами договоров и других документов.
Трудности с обработкой нестандартных договоров.
Подход «от документа»
Поддержка самых ранних фаз жизненного цикла договора – от черновика.
Поддержка любых процедур согласования, как с контрагентом, так и внутри организации.
Обработка договоров любых типов, в т.ч. работа с уникальными договорами.
Базовые понятия – документ, согласование, контроль исполнения легко воспринимаются всеми сотрудниками.
Слабая поддержка стадий исполнения договора (платежи, логистика, работы).
Работа со структурированной информацией (карточки, таблицы, справочники) организована не всегда удобно.
Готового сквозного интегрированного решения, которое учитывало бы все аспекты управления договорами, сегодня не существует. На практике оптимальным образом задача решается посредством интеграции системы электронного документооборота (ECM, Enterprise Content Management) и системы управления ресурсами предприятия (ERP, Enterprise Resource Planning).
Дополнительные сложности
Специфика организации значительным образом влияет на требования к системе управления договорами. Например, договорная работа в государственных организациях регламентируется Федеральным законом «О конкурсах на размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд» от 06.05.1999 №97-ФЗ и любое предлагаемое решение должно это учитывать.
Также, значительно различается взгляд со стороны покупателя и продавца, что тоже влияет на требования к системе. Система для продавца должна обладать некоторыми функциями CRM-системы или быть с ней интегрирована. Система для покупателя больше ориентирована на учет и, скорее всего, здесь нужна интеграция с системой бюджетирования.
Не может быть единого унифицированного решения даже для договоров одного типа. Если взять хотя бы договора найма, то для рядовых сотрудников договора могут быть стандартными и легко поддаваться автоматизации. Но договор найма генерального директора и других руководителей, как правило, документ уникальный.
Поэтому при постановке задачи управления договорами и потом при выборе решения следует особенно внимательно подходить к определению предмета автоматизации – договора какого типа и в каких бизнес-процессах рассматривать. Если при постановке задачи разумным образом ограничить требования к системе, то можно получить весьма эффективное и приемлемое по цене решение, тогда как общая задача управления всеми договорами на всех стадиях жизненного цикла адекватного решения не имеет.
Рекомендации по выбору решения по управлению договорами
● Оценить потребность организации в комплексном решении по управлению договорами исходя из количества заключаемых договоров за год, их типов, степени государственного регулирования отрасли и т.д.
● Выработать требования к системе управления договорами, фокусируя внимание на «болевых точках».
● Определить требования к архитектуре решения, чтобы оно легко могло быть интегрировано с имеющимися бизнес-приложениями.
● Быть готовым к тому, что ни одно из решений на 100% не соответствует вашим требованиям. Не отчаивайтесь. Работа с договорами во многом отражает уникальный стиль принятия решений в вашей организации. Иначе все организации работали бы одинаково, и в мире не было бы конкуренции. Возможно, придется компоновать решение из различных блоков. Если все компоненты поддерживают современные стандарты архитектуры информационных систем, это не создаст непреодолимых трудностей. За то позволит получить решение, подходящее именно вашей организации.
Когда и как заключать контракт жизненного цикла: новые случаи применения с 2021 года
Контракт жизненного цикла — это соглашение на комплекс работ от проектирования объекта до его изготовления и последующего обслуживания, включая утилизацию. В законодательстве оговорены случаи, когда разрешается подписать такой договор, к примеру строительство дорог, аэродромов или закупка самолетов, поездов, кораблей. А с 21.02.2021 появится новое основание для применения такого вида госконтракта.
Последние изменения
13.02.2021 на портале правовой информации опубликовали постановление правительства №160 от 11.02.2021, которое изменяет постановление правительства №1087 от 28.11.2013 об определении случаев заключения контракта жизненного цикла (КЖЦ) и вступит в силу 21.02.2021. Собрали все последние изменения в таблицу.
