журнал личного приема граждан руководителем управляющей организации образец
Приложение N 4. Журнал учета приема граждан, их обращений и заявлений
Информация об изменениях:
Приказом МВД РФ от 8 сентября 2016 г. N 526 в приложение внесены изменения
Приложение N 4
к Наставлению по организации
деятельности участковых
уполномоченных полиции
(с изменениями от 8 сентября 2016 г.)
Правила
выдачи, хранения, ведения и сдачи журнала учета приема граждан, их обращений и заявлений
1. Журнал учета приема граждан, их обращений и заявлений* регистрируется в подразделении делопроизводства и режима и выдается участковому уполномоченному полиции под расписку.
2. При переводе на другой административный участок, другую должность, увольнении участковый уполномоченный полиции сдает журнал в подразделение делопроизводства и режима.
3. Журнал выдается назначенному участковому уполномоченному полиции под расписку.
4. Журнал хранится в металлическом шкафу (сейфе) в участковом пункте полиции либо в служебном кабинете участкового уполномоченного полиции.
5. Записи в журнале ведутся четко и аккуратно.
6. По окончании срока действия журнала, при его повреждении и невозможности дальнейшего ведения оформляется новый журнал. Ранее заведенный журнал сдается в подразделение делопроизводства и режима и уничтожается в установленном порядке.
О результатах проверки журнала в нем производится соответствующая запись.
Дата и время приема граждан или заявлений (сообщений)
Ф.И.О. (для должностных лиц, наименование предприятия, учреждения, организации)
Домашний адрес, телефон
Краткое содержание заявления, сообщения
Дата и порядковый номер регистрации заявления в книге учета сообщений о происшествиях
Дата окончания проверки или принятия решения, результаты рассмотрения заявления, сообщения
(исх. номер, номер постановления о возбуждении уголовного дела или об отказе в возбуждении уголовного дела)
Как УО и ТСЖ общаться с жителями МКД согласно ПП РФ № 331
Общение управляющих организаций и ТСЖ с собственниками и пользователями помещений в МКД становится всё более тесным и открытым. И это хорошо. Обсудим, как УО и ТСЖ наладить взаимодействие с жителями дома, чтобы не нарушить ПП РФ № 331.
Откройте представительство
С 1 марта 2019 года у всех управляющих организаций должно появиться представительство, чтобы жители МКД могли обратиться за решением своей проблемы в УО лично. Обратите внимание, это касается только управляющих организаций, ТСЖ открывать представительство не нужно.
Что такое представительство? Согласно пункту «к» ПП РФ № 331 УО должна обеспечить жителям МКД возможность личного обращения. Сделать это можно будет в действующем офисе УО или, если у УО заключен соответствующий договор, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг. Вот это и называют представительством управляющей организации.
Представительство должно располагаться в пределах внутригородского района в городском округе с внутригородским делением либо внутригородской территории города федерального значения, на территории которого находятся дома под управлением УО.
В представительстве директор УО или уполномоченное лицо УО будут вести приём собственников и пользователей помещений в МКД, предоставлять оперативные ответы на их вопросы, оказывать любую другую помощь собственнику или пользователю помещения в МКД по вопросам, связанным с управлением МКД.
Управляющей организации нужно будет сообщить жителям МКД дни и часы приёма в представительстве. Приём должен устраиваться не реже одного раза в месяц.
Записаться на приём жители МКД смогут прямо в представительстве УО, по телефону управляющей организации или в ГИС ЖКХ. Если житель МКД не записался на приём заранее, его примут только после того, как пообщаются с записанными на приём собственниками и пользователями помещений.
Записывая жителя дома на приём, сотрудник представительства УО выясняет, есть ли от обратившегося заявки в аварийно-диспетчерскую службу, статус рассмотрения и результат выполнения таких заявок.
После сотрудник вносит эти сведения, а также дату приёма, должность лица, проводящего приём, в журнал личного приёма. Копия записи в журнале личного приёма отдаётся обратившемуся жителю МКД. После приёма результат нужно зафиксировать в журнале личного приёма.
Соблюдайте сроки ответа на запросы
Мы уже рассказывали какую информацию о своей деятельности и где управляющие организации должны раскрывать, согласно ПП РФ № 331. Для ТСЖ ещё предстоит такой разбор. Сегодня расскажем о сроках ответа на запросы жителей МКД.
УО и ТСЖ не могут ограничивать жителям дома доступ к раскрываемой информации и обязаны обеспечить сохранность раскрываемой информации в местах её размещения. Если данные больше не актуальны, носитель с ними можно выбросить.
Информацию собственникам и пользователям помещений в МКД УО предоставляет по запросу в определённые сроки.
Не позднее чем на следующий день после получения запроса нужно предоставить данные, которые УО и ТСЖ размещают на стендах, досках объявлений, вывесках и ГИС ЖКХ.
Если вы посчитаете, что запрашиваемая информация затрагивает интересы неопределённого круга лиц и раскрыта должным способом и в необходимом объёме, и она актуальна на день обращения, вы можете не распечатывать сведения заново, а просто сообщить место, где они размещены.
Не более трёх рабочих дней после поступления запроса отводится для предоставления письменной информации за запрашиваемые потребителем периоды о помесячном количестве потреблённых коммунальных ресурсов по показаниям ОДПУ, суммарном объёме КУ, потреблённых в жилых и нежилых помещениях в МКД, количестве КУ, рассчитанных по нормативам, объёмах ОДН.
Если житель МКД запросит любую другую информацию, не упомянутую здесь, ориентироваться нужно на сроки, установленные соответствующими нормативными правовыми актами. И всё же ответ жителю нужно дать не позднее 10 дней с момента получения запроса.
Правильно храните запросы
Поступивший в УО или ТСЖ запрос не выбрасывается, а регистрируется и хранится в течение 3 лет со дня его регистрации. Вместе с запросом хранится копия ответа на него.
Официальный ответ нужно отправить таким же способом, каким был получен запрос, если заявитель не указал другой способ.
Бывает так, что запрос в управляющую организацию или ТСЖ делают сразу несколько человек, не являющихся собственниками или пользователями помещений в МКД. В таком случае ответить им нужно в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения.
Срок рассмотрения запроса можно продлить, но не более чем на 30 календарных дней, если для подготовки ответа требуется дополнительная информация от иных лиц. Главное – уведомить заявителя о продлении срока рассмотрения заявки.
Такое уведомление, обязательно с указанием причин продления, УО или ТСЖ направляет заявителю до истечения 30-дневного срока рассмотрения обращения в ГИС ЖКХ или в письменном виде, но так, чтобы можно было установить дату отправки или подтвердить факт получения.
Чтобы упростить и систематизировать работу управляющих организаций с заявками и обращениями жителей домов, мы разработали удобный сервис «АДС на 100%». Он поможет правильно выстроить ежедневную деятельность диспетчерской и систематизирует переписку компании с клиентами.
Заполните форму, если хотите принять участие в 30-дневном бесплатном тестировании и использовании сервиса «АДС на 100%».
Организация и порядок проведения личного приема граждан
Организация личного приема граждан
Помещения, в которых осуществляется ожидание и личный прием граждан, должны обеспечивать комфортное расположение граждан и должностных лиц Министерства. Для этого они оборудуются:
Вход в здание, в котором располагается Общественная приемная Министерства, оборудуется информационной табличкой (вывеской) «Общественная приемная Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации».
В целях повышения эффективности контроля за соблюдением должностными лицами Министерства требований к служебному поведению, а также выявления и фиксации фактов, способствующих созданию условий для проявления коррупции в Министерстве, помещение Общественной приемной Министерства оснащается специальными техническими средствами.
Места получения информации о работе с обращениями в Министерстве оборудуются информационными стендами, телефонной связью и копировальной техникой.
Для ожидания гражданами личного приема, а также для заполнения необходимых документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой, ручками, бланками документов.
Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится личный прием граждан, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями здоровья.
Оформление визуальной, текстовой информации должно соответствовать оптимальному зрительному восприятию этой информации гражданами.
В помещении для личного приема граждан организуется пост охраны.
Министром, как членом Правительства Российской Федерации, проводится личный прием граждан по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, в помещении Приемной Правительства Российской Федерации.
Личный прием граждан руководством Министерства, руководителями структурных подразделений Министерства по вопросам, относящимся к полномочиям Министерства, осуществляется в соответствии с графиком личного приема, утверждаемым Министром, и проводится в Общественной приемной Министерства.
Руководством Министерства осуществляется личный прием граждан для рассмотрения аргументированных жалоб на решения, ранее принятые на личном приеме (по письменным обращениям) руководителями структурных подразделений Министерства.
Организацию личного приема граждан руководством Министерства осуществляет Отдел по работе с обращениями граждан путем:
Организацию личного приема граждан руководителями структурных подразделений Министерства осуществляют должностные лица этих соответствующих структурных подразделений Министерства путем:
Порядок проведения личного приема
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Граждане приглашаются на личный прием в порядке очередности. Результаты личного приема граждан заносятся в карточку личного приема граждан с использованием автоматизированной базы данных «Прием граждан».
При проведении личного приема граждан работники Общественной приемной Министерства вправе привлекать должностных лиц структурных подразделений Министерства.
Ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан ему устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина (в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки).
На письменных обращениях, принятых в ходе личного приема, указывается дата и делается отметка «принято на личном приеме». Рассмотрение таких обращений осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
Если в ходе личного приема гражданина выясняется, что решение вопросов, содержащихся в обращении, не относится к компетенции Министерства, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем заносится информация в карточку личного приема гражданина.
Журнал обращений
В журнале обращений хранятся все обращения, поступившие от собственников и нанимателей помещений в МКД, контролирующих органов и других лиц. Обращения можно фильтровать по заданным параметрам и скачивать. В журнале отображается текущее состояние обращения, а для удобства работы существует цветовая классификация.
Обращения можно сортировать по Номеру и Дате поступления. В начале списка журнала находятся последние добавленные обращения.
В колонке Тип обращения указан тип поступившего обращения: жалоба, вопрос, запрос, обращение, предложение, претензия.
В колонке Исполнитель отображается информация о сотруднике, который назначен для работы с конкретным обращением: его должность, ФИО, фотография. Чтобы была видна фотография, её нужно загрузить в личном кабинете сотрудника.
В колонке Источник вы увидите, каким именно путём поступило обращение: письмом, лично, по телефону, по электронной почте, через виджет на сайте.
В колонке Заявитель указаны контактные данные заявителя и его адрес. Если навести курсор на имя заявителя, вы увидите его контактный номер телефона.
В колонке Дата поступления указана Дата и Время поступления обращения.
В колонке Статус можно отследить, на каком этапе находится работа с конкретным обращением.
Фильтрация обращений
Для удобства поиска в журнале обращений есть специальный фильтр, он находится слева от кнопки Добавить обращение. Нажав на значок фильтра, можно убрать или добавить меню поиска на главный экран. Фильтр позволяет сортировать обращения по заданным параметрам: по дате обращения, адресу, источнику, исполнителю, заявителю. Когда данные поиска будут заполнены, нужно нажать на кнопку Найти. Сбросить данные поиска можно с помощью кнопки Сбросить фильтр.
Выгрузка обращений
Слева от значка фильтра вы найдёте значок загрузки, с помощью которого можно выгрузить информацию об обращениях в виде excel-файла. Можно выгрузить все обращения, которые есть в журнале, или воспользоваться фильтром и выбрать некоторые из них по заданным параметрам.
С помощью кнопки Добавить обращение, вы попадёте в форму для работы с новым обращением.
Заявители
Рядом с кнопками фильтрации и скачивания журнала обращений находится значок Заявители. Для перехода к информации о Заявителях достаточно кликнуть на кнопку.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.