журнал регистрации прихода и ухода сотрудников образец
Журнал учёта рабочего времени
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.
В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.
Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.
Порядок ведения журнала
Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.
При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.
Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.
Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Как заполнять журнал учета рабочего времени сотрудников — образец для скачивания
Для фиксирования факта прибытия и ухода персонала, а также время отсутствия на рабочем месте применяется журнал учета рабочего времени.
Работодателям необходимо вести учет отработанных часов, способ регистрации информации можно выбрать любой.
Назначение журнала учета рабочего времени сотрудников
Когда компания основывает ведение документации на положениях Трудового кодекса, вероятность возникновения конфликтов из-за ошибок подсчета отработанного времени и его оплаты сведена к минимуму.
Рабочим временем считается период исполнения сотрудником своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом соглашении и правилах внутреннего трудового распорядка.
Вне зависимости от формы собственности компании и ее юридического статуса необходимо регистрировать отработанное время в журнале. В этом заинтересованы и работодатель, и сотрудники.
Для трудоустроенного гражданина учет является гарантией переработки сверх установленных норм, а при ее возникновении — оплаты дополнительной работы.
Работодатели с помощью журнала отслеживают прогулы, планируют отпуска, командировки.
Трудолюбивые и дисциплинированные работники достойны материального поощрения, а нарушители порядка — взысканий.
Отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 1 дня без уважительной причины является прогулом. За одно нарушение сотруднику выносится выговор, повторный инцидент сопровождается увольнением (ст.81 ТК РФ). При почасовой оплате труда журнал учета имеет еще большее значение.
Учет трудовых дней осуществляется несколькими методами:
Эти периоды наиболее распространенные, на практике предприятия вправе установить иной временной отрезок. Максимальный срок установлен законом и равен 1 году, 3 месяца на вредных и опасных условиях труда.
Учетный период выбирается в соответствии с графиком работы каждый отдельной должности. Суммированный метод часто применяется на предприятиях с вахтовым принципом координации труда, а также на иных организациях, где часто возникают переработки или недоработки по времени.
При расчете средней продолжительности рабочего дня можно привести ее к норме, нивелировав эти отклонения от необходимого уровня.
Порядок ведения и заполнения
Строго утвержденного способа ведения учета отработанных часов в законодательстве нет. Предприятия сами выбирают бланки и формы для использования.
Установленные правила четко соблюдаются и закрепляются в учетной политике предприятия.
Для исполнения трудового распорядка назначается ответственный специалист, в крупных компаниях ответственное лицо есть в каждом отделе. Обязанности таких специалистов фиксируются в приказе или трудовом контракте и могут возлагаться на любого сотрудника.
Записывать приход и уход персонала можно на бумаге или при помощи компьютерных программ. Бумажные бланки приобретаются в типографии или оформляются своими силами и распечатываются.
Если учетной политикой компании организации закреплена норма составления такого документа в качестве первичного, то требования по правильному оформлению соблюдаются неукоснительно.
Указанная книга прошивается, нумеруется, заверяется подписью руководителя и печатью компании. Подобный метод ведения документации защищает информацию от ее искажения, заменить и удалить листы невозможно.
При заполнении учетного реестра не допускаются исправления и помарки, маскировка ошибок корректором. Неправильная запись вычеркивается, ниже прописывается верные сведения и подпись ответственного специалиста.
Журнал учета представляет собой таблицу и включает в себя графы:
Содержание книги может изменятся и подстраиваться под определенное предприятие. Если в компании командировки для персонала не предусматриваются, то ненужные графы исключаются из документа.
Ведение журнала — наиболее привычный и известный вариант, успешно используемый на многих предприятиях, но несколько устаревший с точки зрения технического прогресса.
Конкретизация и контроль режима рабочего времени нужна в любой компании. За нарушение требований о труде и его охране возможно наложение штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ с должностных лиц от 1 до 5 тыс. рублей, с юридического лица — от 30 до 50 тыс. рублей.
Скачать образец бесплатно. Журнал учета посещаемости сотрудников
Согласно законодательства, каждый работодатель обязан вести учет времени прихода, ухода сотрудников, а также фактически отработанного времени. Для ведения и учета этой информации предназначен «Журнал учета рабочего времени».
Последние публикации
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета «полный расчет». Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
Образец журнала прихода и ухода сотрудников
Трудовым Кодексом РФ дано четкое определение термину «рабочее время» (ст.91). Это период, установленный локальным нормативным актом юридического лица, для исполнения трудовых обязанностей. Этим же законодательным документом работодателю вменяется вопрос его учета. Как это делать, решается на местах. Многие субъекты хозяйствования, учреждения используют для оперативного сбора сведений на первичном уровне журналы для ежедневной регистрации членов коллектива. В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно и оптимально осуществлять контроль, получите примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников.
Журнал прихода и ухода сотрудников как способ контроля рабочего времени
Уровень высокой дисциплины в коллективе обеспечивается максимальной занятостью работников в отведенное время для труда, исключением случаев решения в этот период личных проблем, прогулов и опозданий. В связи с этим готовится приказ о введение журнала учета рабочего времени. Данное требование – это не признак бюрократизма или прихоть нанимателя, оно предусмотрено законом.
Обязанность каждого члена коллектива – отмечаться при приходе и уходе с работы – должно быть внесено в ПВТР и строго исполняться. Данным приказом назначаются специалисты в головном офисе и в обособленных подразделениях, которым контроль за ежедневным и правильным заполнением документа включается в обязанности. На уровне администрации это направление курирует один из заместителей руководителя либо начальник кадровой службы.
Форма документа
Установленной формы документа нет. Табличный вариант разрабатывается работодателем. В таблице обязательными являются следующие графы:
Анализ сведений производится за неделю, месяц, год в зависимости от рабочих графиков.
Полученная информация используется при составлении табеля или книги учета рабочего времени в процессе формирования оплаты труда и в случае наложения взысканий или увольнении сотрудника – за систематические опоздания и прогулы. Журнал и табель отличаются тем, что в первом случае фиксируется время начала и завершения работы по факту действия, а во втором – отработанные часы.
Книга заказывается в типографии или покупается. На титульном листе ставится ее номер в делопроизводстве, название, нумеруются страницы, прошиваются плотной нитью. Концы ее на обратной стороне приклеиваются пломбой из бумаги, где ставится дата, подпись. Журнал помещается в удобном доступном месте (вахта, приемная секретаря).
Не допускается небрежное ведение документа: исправления, записи задним числом, карандашом, удаление страниц. За подобные факты при проверке специалисты наказываются в административном порядке.
Скачать excel файл можно ниже.
Дополнительно возможно внесение других граф: уход с работы, его причина, прогул, опоздание и т.д. Учет сверхурочного и ненормированного, сдельного и повременного труда, совместительства рекомендуется осуществлять отдельно.
Способы ведения журнала
Мы подробно разобрались, как выполняется учет в традиционном варианте – на бумаге. В век интернета все большее распространение получает электронный документооборот. На крупных предприятиях с этой целью устанавливаются соответствующие программы.
В практике используется ПО, где необходимая информация вносится вручную.Это тоже уже вчерашний день. Все активнее внедряются автоматизированные системы, которые передают информацию прямо в бухгалтерию. Работник в этом случае отмечается на проходной электронным пропуском. Еще более совершенным способом учета является биометрический контроль. В данной ситуации пропуском становится отпечаток пальца. Единственный недостаток программного обеспечения – высокая стоимость.
Срок хранения книги зависит от ее содержания. Журнал со сведениями о работниках с 8-часовым рабочим днем, уничтожается после его окончания. В том случае, когда в него вносится информация, влияющая на начисление пенсии, документ хранится 75 лет.
Итак, вы теперь имеете представление о важном кадровом документе – журнале первичного учета рабочего времени и при необходимости используете предложенный образец его заполнения, наши практические советы.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Образец Журнала регистрации несчастных случаев на производстве
Образец журнала учета трудовых книжек
Журнал учета Трудовых договоров
Журнал учета проверок Индивидуальных предпринимателей
Образец Книги приказов по основной деятельности