журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров рб бланк
Заполнение кассовых ордеров в белорусских рублях
Заполнение приходного кассового ордера
С этой даты к бланкам ПКО не предъявляются особые требования по их приобретению, учету и списанию. При оформлении на компьютере их можно выводить на печать на обычный лист бумаги. А для ручного заполнения бланки ПКО можно заказать в типографии. Однако нужно соблюдать утвержденную Минфином форму.
Оформление ПКО производится в следующем порядке:
1) работники, на которых возложена такая обязанность, заполняют реквизиты ПКО, включая квитанцию к нему ;
В строке «Принято от» указывают фамилию, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени.
В строке «Основание» указывают основание (вид, источник) поступления наличных денег.
2) далее заполненный бланк ПКО подписывает главный бухгалтер (либо лицо, имеющее соответствующие полномочия);
3) заполненный и подписанный главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия) ПКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, ИП в письменной форме ;
4) далее ПКО передают кассиру, который проверяет правильность указанной в нем информации, а также наличие подписи главного бухгалтера (или лица, имеющего соответствующие полномочия).
Внимание!
При наличии одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП . Исправления в ПКО не допускаются .
5) кассир подписывает надлежаще оформленный ПКО после приема наличных денег в кассу и выдает лицу, которое их вносит, отрывную часть ПКО — квитанцию к нему;
6) на основании ПКО кассир производит запись в кассовую книгу (при ее ведении) ;
Внимание!
Законодательством не установлено требование о проставлении штампа «Погашено» либо «Оплачено» на бланке ПКО и приложенных к нему документах.
Примечание. Также о заполнении ПКО см. типовую ситуацию «Как заполняется приходный кассовый ордер в белорусских рублях»*.
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Если у вас еще нет доступа к ilex, запросите доступ к демонстрационной версии сервиса ilex.
Заполнение расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер (РКО) применяется для оформления выдачи наличных белорусских рублей из касс:
Бланк РКО имеет типовую форму, при этом не относится к бланкам документов с определенной степенью защиты.
В зависимости от количества лиц, которым выдаются наличные деньги из кассы, РКО может оформляться:
— в отдельности на каждое физическое лицо, которому производится разовая выдача наличных денег из кассы;
— на общую сумму денег, выданную из кассы по платежной ведомости, без составления РКО на каждого получателя.
Оформление РКО на разовую выдачу наличных денег производится в следующем порядке:
1) бухгалтер или иное лицо, на которое возложена такая обязанность, заполняет реквизиты РКО, указывая:
— в строке «Выдать» фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется) получателя денег. Если они выдаются по доверенности, после Ф.И.О. получателя производится запись «по доверенности» и указывается фамилия, собственное имя, отчество (при его наличии) лица, на которого оформлена доверенность ;
— основание выдачи наличных денег в строке «Основание», например: «Выдано под отчет на командировочные расходы по приказу N ______ от ______»;
Внимание!
В законодательстве не установлено требование о том, что заполнять строку «Сумма» должен получатель денег собственноручно.
— прилагаемые документы с номером и датой (либо их копии) при их наличии в строке «Приложение». К таким документам относятся, например, доверенность, выданная на разовое получение денег, копии приказов и т.д.;
2) заполненный РКО передается на подпись руководителю и главному бухгалтеру (или лицам, имеющим соответствующие полномочия).
Внимание!
Подпись руководителя (или лица, им уполномоченного) на бланке РКО не требуется, если к этому бланку приложены документы (заявление, счет, платежная ведомость и др.) с разрешительной надписью руководителя (лица, им уполномоченного) . Проставление печати на РКО не предусмотрено;
3) заполненный и подписанный должностными лицами РКО регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, если необходимость регистрации определена руководителем организации, индивидуальным предпринимателем в письменной форме ;
Внимание!
В случае наличия одного кассира или отсутствия должности кассира допускается выдача наличных денег иным уполномоченным лицом юридического лица, подразделения, ИП .
В РКО не допускаются исправления ;
5) по надлежаще оформленному РКО кассир выдает наличные деньги лицу, указанному в строке «Выдать»;
6) получатель денег расписывается в строке «Получил»;
7) кассир подписывает РКО после выдачи наличных денег ;
8) сразу после подписания РКО кассир вносит запись в кассовую книгу (при ее ведении) ;
Примечание. Также о заполнении РКО см. типовую ситуацию «Когда, кем и как оформляется расходный кассовый ордер»*.
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Если у вас еще нет доступа к ilex, запросите доступ к демонстрационной версии сервиса ilex.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО
Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.
При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.
Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88). Скачать бесплатно бланк журнала по форме КО-3 вы можете по ссылке ниже:
С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы заполняете журнал регистрации ПКо и РКО. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:
Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.
Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.
Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.
В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.
При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2020 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.
Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».
Итоги
Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.
Для чего нужен журнал регистрации кассовых документов?
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов предназначен для регистрации:
Ведется журнал бухгалтерией. Регистрация в нем документов происходит перед их передачей в кассу организации для исполнения.
Внимание! Применение унифицированно формы №КО-3 не является обязательным, т.к. не установлено Указанием о порядке ведения кассовых операций.
Структура журнала регистрации кассовых документов
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов оформляется по унифицированной форме № КО-3, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (форма по ОКУД 0310003). Скачать бланк журнала можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Он состоит из обложки и собственно журнала.
Обложка журнала содержит такие сведения, как:
Далее идет таблица, в графах которой отражаются:
Срок, на который заводится журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, нормативно не определен. Этот срок установите самостоятельно с учетом количества проводимых организацией кассовых операций.
Эксперты КонсультантПлюс детально разъяснили, как соблюдать кассовую дисциплину. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель «Порядок ведения кассовых операций, соблюдение кассовой дисциплины организациями и ИП».
Образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
Вы можете бесплатно скачать образец заполнения журнала приходных и расходных кассовых документов по ссылке ниже:
Итоги
Унифицированная форма КО-3 ведется организациями для регистрации кассовых документов, которые передаются в кассу. Применение данного формуляра не является общеобязательным и используется хозсубъектами по собственному желанию.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Заполнять кассовые документы по приходу и расходу наличных денежных средств обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса и операции по ней. Таких подавляющее большинство, ведь несмотря на распространение электронных средств для безналичных расчетов, наличность на мелкие хозяйственные нужды обычно бывает нужна. А значит, большинству организаций необходим и журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому познакомимся с ним подробнее.
Форма журнала
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов представляет собой учетную книгу, в которую необходимо вносить информацию и реквизиты всех выданных кассиром документов. Его унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года № 88. Она называется № КО-3, но при желании организации могут ее не использовать и разработать собственный вариант. Ведь с 2013 года применение таких унифицированных форм первичных учетных документов является рекомендованным. Хотя остальные кассовые бумаги, в частности те же кассовые одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными именно в утвержденной форме.
Журнал регистрации является обычным регистром сводного учета, поэтому его можно разработать самостоятельно. В силу статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» утверждение учетных регистров является прерогативой руководителя организации по представлению главного бухгалтера. Главное, указать используемый вариант в учетной политике. Но при желании можно применять и унифицированную форму (об этом также надо упомянуть в учетной политике). Однако это всегда книга, которая обязательно должна быть пронумерована сквозным способом и прошита. Обычно внутри бланк журнала регистрации приходных и расходных ордеров состоит из двух одинаковых по объему половин:
Ведутся они одновременно. Информацию о приходе принято располагать справа листа, а о расходе — слева. Вести регистр законодательство разрешает не только на бумаге, но и в электронной форме. В этом случае должна существовать возможность распечатать заполненный бланк и сформировать его за определенный период времени. Кроме того, можно не применять бумажные копии, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он сможет заверять записи.
Заполнение кассового журнала: образец
На титульной обложке, вне зависимости от того, применяется самостоятельно разработанный или рекомендованный бланк журнала регистрации приходных и расходных документов, должно быть наименование организации, ее структурного подразделения, где расположена касса, и название самой формы. Кроме того, нужно написать дату, когда начато ведение бланка, и данные ответственного за него лица (должность и ФИО). Выглядеть это будет так:
Внутри бланка необходимо предусмотреть графы для указания следующей информации по каждому кассовому ордеру:
Номера приходным и расходным ордерам необходимо присваивать отдельно по каждому из этих видов кассовых бумаг. Сквозная нумерация прихода и расхода не допускается.
Онлайн-кассы
На вопрос, нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс, ответ однозначен — нет. Фиксация операций и присвоение номеров чеков осуществляет в автоматическом режиме фискальный накопитель устройства. Поэтому никаких дополнительных учетных регистров в этой ситуации не предусмотрено. До внедрения контрольно-кассовой техники с функцией передачи данных онлайн кассиры-операционисты вели журналы регистрации приходных и расходных ордеров, в которых записывали данные о выручке, теперь эта обязанность для них отменена. Соответствующие разъяснения по этому поводу давал Минфин России в письме от 16.06.2017 № 03-01-15/37692.
Ответственность
Хотя данный учетный регистр и является обязательным для всех организаций, за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Но если он не ведется, это можно считать нарушением порядка ведения бухучета в организации.
Приходный кассовый ордер
Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.
Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.
С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.
Правила оформления приходно–кассового ордера
Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.
Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.
Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.
После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.
Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера
Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.
Часть первая
Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.
Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.
Часть вторая
Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.
В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.