журнал регистрации секретных документов форма 3
Приложение N 17. Журнал учета подготовленных несекретных документов
Приложение N 17
к пп. 84, 87, 148 Инструкции
по документационному обеспечению
управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации
ЖУРНАЛ
учета подготовленных несекретных документов
Порядковый номер,
пометка ограничения в доступе
Вид и краткое содержание документа
Подразделение и фамилия исполнителя
Кем подписан документ
Номер и дата исполненного входящего документа
Расписка в получении документа для отправки и дата
Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разносной книге
Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов
Расписка о проверке наличия документов и дата
Номер и дата акта об уничтожении документа
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Приложение к Инструкции. Формы учетной документации и примерные образцы служебных документов к Инструкции о порядке допуска к государственной тайне военнослужащих, лиц гражданского персонала Вооруженных Сил РФ и граждан РФ, пребывающих в запасе и поступающих на военную службу по контракту либо подлежащих призыву на военную службу (в том числе по мобилизации), на военные сборы, а также граждан РФ, не пребывающих в запасе и подлежащих призыву для прохождения военной службы, которым требуется допуск к государственной тайне для исполнения служебных обязанностей (ИДГТ-2010)
Формы учетной документации и примерные образцы служебных документов к Инструкции о порядке допуска к государственной тайне военнослужащих, лиц гражданского персонала Вооруженных Сил Российской Федерации и граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе и поступающих на военную службу по контракту либо подлежащих призыву на военную службу (в том числе по мобилизации), на военные сборы, а также граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе и подлежащих призыву для прохождения военной службы, которым требуется допуск к государственной тайне для исполнения служебных обязанностей
(ИДГТ-2010)
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
Фамилия, имя, отчество
Наименование воинской части и адрес
Занимаемая должность (подразделение)
N и дата приказа о приеме
N и дата приказа об увольнении
Заполнение карточки от руки не допускается.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО
по соблюдению требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
Количество работающих по штату
Обоснование необходимости допуска к государственной тайне
Количество лиц, подлежащих оформлению на допуск к сведениям
Количество лиц, оформленных на допуск к сведениям
1. Порядковые номера должностей указываются в возрастающей последовательности независимо от структурных подразделений (каждой должности соответствует свой порядковый номер).
2. В графе 3 проставляется общее количество работающих, предусмотренное штатным расписанием (отдельно по каждому подразделению и по каждой должности).
3. В графе 5 кратко отражаются функциональные обязанности и (или) характер выполняемых работ со ссылкой на пункт развернутого перечня сведений, подлежащих засекречиванию. В случае если пункт развернутого перечня предусматривает разные степени секретности, дополнительно указывается абзац (графа) данного пункта.
5. В дополнениях к номенклатуре должностей порядковые номера указываются в возрастающей последовательности, начиная с единицы, независимо от структурных подразделений.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
Если изменяли фамилию, имя или отчество, то укажите их, а также когда, где и по какой причине
Год, число, месяц и место рождения (село, деревня, город, район, область, край, республика)
Паспорт (номер, серия, кем и когда выдан)
Образование (когда и какие учебные заведения окончили, форма обучения, номера дипломов, специальность по диплому)
Оформлялся ли Вам ранее допуск к государственной тайне (в какой организации, когда и по какой форме)
Ходатайствовали ли Вы о выезде (въезде) на постоянное место жительство в другое государство (когда и в какое)
Были ли Вы за границей (где, когда и с какой целью)
Были ли Вы и Ваши близкие родственники судимы (когда и за что)
Отношение к воинской обязанности и воинское звание, в каком военном комиссариате состоите на воинском учете
Должность с указанием наименования воинской части (организации)
Адрес воинской части (фактический, юридический, в т.ч. за границей)
* Военная служба записывается с указанием должности, номера воинской части и места ее дислокации (населенный пункт, область). В случае осуществления предпринимательской деятельности, частной практики и т.п. необходимо указать номер патента (договора, лицензии), место регистрации. Наименование воинской части (организации) пишется полностью с указанием ведомственной принадлежности, страны регистрации (в случае работы в иностранных и смешанных фирмах или их представительствах).
Фамилия, имя и отчество
Число, месяц, год и место рождения,
Место работы, должность
Адрес места жительства, а также откуда и когда прибыл**
* Если родственники изменяли фамилию, имя, отчество, то необходимо указать их прежние фамилию, имя, отчество.
** Если родственники проживали на территории одного субъекта Российской Федерации, сведения о том, откуда и когда они прибыли, не указываются.
Адрес проживания и регистрации
В случае отсутствия места для полного ответа прикладываются дополнительные листы с указанием соответствующих пунктов. После заполнения они заверяются в порядке, установленном для заверения анкеты.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
СПРАВКА
о допуске по первой форме
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
СПРАВКА
о допуске по второй форме
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
СПРАВКА
о допуске по третьей форме
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
ЖУРНАЛ
учета карточек на допуск граждан
к государственной тайне
Фамилия, имя, отчество, должность
Номер исходящего письма о необходимости оформления допуска
Номер и дата ответа о проведении проверочных мероприятий
Отметки о движении карточки на допуск
Примечание (количество листов в карточке, сведения о дубликатах)
номер реестра или исходящий номер и дата отправки допуска
номер и дата акта об уничтожении
В графе 3 указывается также учетный номер карточки (форма 1), полученной из других организаций.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА
на допуск к государственной тайне
по_____________форме
1. Размер карточки 14,8 см х 10,5 см.
2. Заполнение карточки от руки не допускается.
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Word
Фамилия, имя, отчество
Число, месяц, год и место рождения
На оформляемых граждан и их близких родственников, которые проживали и работали в разных областях (краях, республиках), дополнительно составляются отдельные списки по каждой области.
2. В списки включаются дети старше 14 лет.
3. Списки подписями должностных лиц и печатями организации не заверяются.
4. Заполнение списков от руки не допускается.
Журнал учета подготовленных секретных документов (Форма 33)
образец и пример заполнения журнала учета
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Для учета подготовленных секретных документов ведут специальный журнал.
Графы журнала учета подготовленных секретных документов (Форма 33) :
1. Порядковый номер и гриф секретности
2. Вид краткое содержание
3. Подразделение и фамилия исполнителя
4. Номера спецблокнота и листов черновика
5-6. Отпечатано
Количество экземпляров
Количество листов в экземпляре
7. Регистрационный номер машинописного бюро
8. Расписка исполнителя в получении отпечатанного документа с черновиком, дата
9. Расписка в получении от исполнителя документа с черновиком, дата
10. Расписка работника режимно-секретного подразделения об уничтожении черновика
11-13. Отправлено документов
куда и кому
номер экземпляров
номер сопроводительного письма и дата
14. Номер дела и тома, в которые подшит документ, номера листов
15. Номер реестра (расписка) или порядковый номер по разностной книге
16. Расписка работника режимно-секретного подразделения или номер и дата акта об уничтожении документа
17. Расписка о проверке наличия документов и дата
18. Примечание
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета документов для служебного пользования
от 35 руб.
Журнал инвентарного учета письменных сброшюрованных материалов
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Приложение N 19. Журнал учета входящих несекретных документов
Приложение N 19
к пп. 91, 105, 110, 113, 136, 223, 240
Инструкции по документационному обеспечению
управления в системе органов внутренних
дел Российской Федерации
ЖУРНАЛ
учета входящих несекретных документов
Порядковый (входящий) номер, пометка ограничения в доступе
Номер и дата поступившего документа
Вид и краткое содержание
Количество листов и номера экземпляров
Исполнитель, расписка и дата
Каким номером исполнен документ
Расписка в получении документа от исполнителя
и дата
Номер дела и тома, в которые подшит документ, и номера листов. Номер и дата акта об уничтожении
Отметки о проверке наличия документов
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 12.
3. Графа 13 заполняется при проведении годовых проверок наличия документов, содержащих служебные сведения ограниченного распространения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.