журнал учета междугородных переговоров образец

Журнал учета междугородных переговоров образец

от 15 мая 2007 года N 133

Об упорядочении ведения телефонных разговоров со служебных
телефонов АТС ФМБА России

В 2007 году резко увеличилось ежемесячное количество звонков на междугородные номера и мобильные телефоны с телефонных аппаратов сотрудников ФМБА России.

В целях упорядочении ведения телефонных разговоров со служебных телефонов АТС сотрудниками ФМБА России

1. Заместителям руководителя ФМБА России, начальникам управлений:

1.1. провести дополнительную разъяснительную работу с сотрудниками подчиненных управлений и отделов по сокращению ведения междугородных переговоров и максимальному сокращению звонков на мобильные телефоны;

1.2. обеспечить ведение журналов учета ведения междугородных переговоров и звонков на мобильные телефоны по форме (приложение N 1).

2. Всем сотрудникам ФМБА России запретить ведение международных разговоров со служебных телефонов.

3. Ведение междугородных разговоров и осуществление звонков на мобильные телефоны разрешить должностным лицам ФМБА России в соответствии с перечнем (приложение N 2).

4. Начальнику Управления материально-технического обеспечения Бурцеву А.К. при поступлении счетов на оплату ведения телефонных разговоров при необходимости проводить выборочную сверку ведения переговоров с журналами учета.

5. Начальникам Управления правового обеспечения и государственной службы Звереву Д.С. и Управления организации медицинской помощи Хавкиной Е.Ю. провести расследование причин чрезмерно длительного использования телефонных каналов сотрудниками управлений Кротенко А.А., Руденко И.В., Юдичевым А.А. и Осадчим Н.Ф., материалы расследования и предложения представить мне до 28 мая 2007 года.

6. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение N 1
к приказу ФМБА России
от 15 мая 2007 года N 133

ЖУРНАЛ
учета ведения междугородних переговоров
и звонков на мобильные телефоны

Источник

Организация и документирование телефонных переговоров

«Делопроизводство», 2013, N 3

Массовые коммуникации являются процессом оперирования информацией, в который вовлечено значительное количество людей. Благодаря использованию технических средств передачи информации человеческая коммуникация становится массовой и предоставляет возможность одновременно включать в процесс коммуникации разнообразные социальные, религиозные, этнические группы и общности.

В современном мире к массовым коммуникациям относят:

Переговоры по телефону имеют свои преимущества:

Вместе с тем переговоры по телефону имеют свои недостатки:

В учебниках по секретарскому делу, руководствах по проведению телефонных переговоров есть небольшой раздел «Этика телефонного общения».

Современный толковый словарь русского языка. С.-Петербург: Норинт, 2005. С. 954.

Следовательно, профессиональная этика секретаря при проведении телефонных переговоров предполагает:

Начинающий свою деятельность секретарь может использовать также специальный перечень (см. табл. 1).

Таблица 1. Краткий перечень того, что следует и чего не следует делать, когда на вашем столе звонит телефон

В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих секретарь руководителя «организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно сообщает ему информацию, полученную по каналам связи».

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. 3-е изд., дополненное. М., 2001. С. 320.

По подсчетам специалистов, телефонные переговоры занимают значительную часть рабочего времени секретаря, так как около 75% ежедневных вопросов он решает по телефону.

В должностные обязанности секретаря руководителя входят:

Следовательно, помощь секретаря в организации служебных разговоров (переговоров) по телефону способствует рациональной организации работы руководителя.

В регламенте совместной работы с руководителем по предварительной договоренности можно оговорить определенные отрезки времени, когда:

Секретарь должен знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.

Организация и ведение телефонных переговоров относятся к административным функциям секретаря, бездокументному обслуживанию руководителя.

Рассмотрим основные виды бланков, образующихся в процессе подготовки, приема и ведения телефонных переговоров:

— телефонный бланк секретаря;

— трафаретный бланк входящих звонков;

— бланк исходящих телефонных разговоров.

Анализу подлежит также такой вид информационно-справочного документа, как телефонограмма.

Автор обращает также внимание на учетные формы (журналы):

— журнал (блокнот) входящих телефонных переговоров;

— журнал входящих телефонограмм;

— журнал исходящих телефонограмм.

Для удобства систематизации телефонных звонков по указанию руководителя у секретаря, как правило, имеется телефонный бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть:

Может быть использован и другой вариант телефонного бланка секретаря (см. табл. 2).

Таблица 2. Телефонный бланк секретаря

В организациях, где большое количество входящих ежедневных телефонных звонков, требующих ответных мер, анализа и т.п., для ведения разговоров по телефону используются специальные телефонные блокноты или журналы, в которых записывается:

Форма блокнота (журнала) входящих телефонных переговоров выглядит следующим образом:

Могут быть также использованы трафаретные бланки, более удобные в пользовании, чем журнал (блокнот), однако трафаретные бланки имеют удивительную особенность в самый нужный момент исчезать (так как каждый из них представляет собой отдельную карточку).

В специализированных магазинах канцелярских принадлежностей имеются в продаже готовые книжки для фиксирования переговоров по телефону. Их особенностью является то, что материал в них дублируется, и когда секретарь передает руководителю отрывной бланк с информацией о телефонном вызове, у него остается второй экземпляр (корешок или копия). Таким образом ведется учет всех поступивших телефонных звонков.

Трафаретный бланк входящих звонков имеет следующую форму.

Кроме того, ведение журналов или заполнение бланков дает возможность секретарю руководителя выявить:

В результате секретарь:

При подготовке исходящих переговоров секретарь должен:

Для подготовки исходящих телефонных разговоров секретарю целесообразно использовать специальный бланк.

Образец бланка исходящего телефонного разговора (стандарт бумаги А4)

Работа секретаря с телефонограммами. Секретарю часто поручается передача телефонограмм. В этом случае, соединившись с абонентом, после приветствия и представления говорят: «Примите телефонограмму» и ждут, когда собеседник подготовится к ее приему.

Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре, проверяется и подписывается руководителем. Диктуют телефонограмму, четко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы нужно попросить записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудно воспринимаемые на слух слова передают с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. В организации могут быть специальные бланки для телефонограмм, если они составляются часто, но обычно они оформляются на чистом листе бумаги.

Особенностью этого вида документа является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передавшего и принявшего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы. Если телефонограмма передается в несколько организаций, то к ней прилагается их список с номерами телефонов.

Телефонограмма имеет типовой формуляр (см. рис. 1).

В некоторых организациях, в силу специфики их деятельности, прием и передача телефонограмм ведутся в соответствующих журналах входящих и исходящих телефонограмм.

Журнал регистрации входящих телефонограмм

Журнал регистрации исходящих телефонограмм

Особенность принимаемой телефонограммы заключается в том, что ее оформляют в 2 экземплярах:

Таким образом, телефонные переговоры относятся к бездокументному обслуживанию руководителя, однако, как видно из представленного материала, эта административная функция секретаря документируется.

Использование трафаретных бланков журнала учета телефонных звонков, журналов входящих и исходящих телефонограмм и других способствует оптимизации передачи информации секретарем руководителю с помощью такого средства связи, как телефон.

Источник

Приложение 5. Книга учета международных и междугородных телефонных переговоров осужденных учреждения

Приложение 5
к Инструкции по учету и хранению ценных бумаг,
расчетам за произведенные междугородные
и международные телефонные переговоры,
страхование лиц, заключенных под стражу,
осужденных к лишению свободы

Книга
учета международных и междугородных телефонных переговоров осужденных учреждения

(Оборотная сторона приложения 5)

Снято денежных средств с лицевых счетов на июнь 1992 г. 126 р. 50 коп.

Остаток на 01.07 за телефонные переговоры с учетом задолженности за предыдущие месяцы 327 р. 00 коп.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Приложение 18. Журнал регистрации исходящих телефонограмм

Журнал регистрации исходящих телефонограмм

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Источник

Журналы регистрации

Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.

Функции журнала регистрации

Журнал регистрации наделен следующими функциями:

Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.

Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.

ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.

Какие журналы должны быть в компании?

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:

Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.

Требуется ли регистрировать каждый документ?

Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Электронная или бумажная форма?

Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.

Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.

Как хранить журналы?

Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.

Программы

Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:

Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.

Источник