журнал учета почтовых отправлений
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Журнал регистрации исходящих документов
Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Значение
Фиксация факта отправки какой-либо бумаги не менее важна, чем фиксация факта его принятия. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции.
Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам. С таким журналом ее можно будет легко оформить в единое дело, с номерами, датами и перечнем ответственных лиц.
Требования к заполнению
Журнал регистрации исходящих документов, как и все остальные журналы этого типа, имеет в своем составе две части: обложку и страницы. На обложке написаны: название, дата начала и окончания ведения (вторую удобно проставлять при завершении документа), наименование организации, другие основные реквизиты. Основная часть должна:
В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа. Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры.
Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет ценности для дальнейшего использования и не может являться доказательством при спорах, следственных и судебных разбирательствах, то его уничтожают. Естественно, заполняя при этом акт об уничтожении документов.
Какие данные указывать при заполнении
Журнал устроен достаточно просто: обложка плюс таблица. Последняя представлена графами, в которых должны быть указаны:
Каждое исходящее деловое письмо должно быть описано в собственной строке. Если к заполняющему документ работнику поступает сразу несколько писем, то регистрировать их следует по убыванию значимости. Номер и дата каждой бумаги располагается в отдельной строке.
Заполнение журнала в электронном виде неприемлемо, так как в нем должен расписываться исполнитель, ставится отметка о прикреплении копии документа в дело и пр. Ошибки также нежелательны. Но если была указана неверная информация, то следует ее зачеркнуть одной чертой, а верную подписать рядом, с припиской «Исправленному верить» и подписью руководителя (либо другого ответственного за заполнение журнала лица).
Вариации
Иногда прибегают к оформлению совмещенного журнала входящей и исходящей документации. Это бывает удобно, если объем деловой переписки небольшой.
Стоит иметь в виду, что поиск и восстановление всего хода диалога, к примеру, с деловым партнером или клиентом, будет затруднен. Время на оформление увеличится. Но каждая организация вправе самостоятельно выбирать форму подачи такой информации.
Виды пересылаемых документов
Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:
Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.
Сколько хранить
Время хранения журнала не должно быть меньше срока хранения тех документов, которые в нем зарегистрированы. Это правило действует даже в случае, если в нем отмечались приказы по основной деятельности или кадровые документы, имеющие постоянный срок хранения.
Правило: для того чтобы иметь право на уничтожение журнала регистрации исходящих документов, необходимо удостовериться в том, что сроки хранения всех отмеченных в нем бумаг истекли.
Обычно срок не превышает 3-5 лет. Но бывают исключения из правил. По этой причине опытные кадровики, секретари, главы подразделений или другие сотрудники, на чью долю выпало ведение журнала, частенько прибегают к разделению журналов. В одном регистрируют документы с постоянным сроком хранения (также те, что хранятся 75 лет), а другой оставляют под «скоропортящиеся» документы, теряющие юридическую силу в течение 3-5 лет. На обложку журнала в этом случае наносят отметку. Главное – избежать путаницы.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Программа для учета почтовых отправлений и печати конвертов
Программа для печати конвертов различных форматов, а также регистрации и учета почтовых отправлений: писем, посылок, бандеролей.
SunRav PostOffice
Возможности программы
* Рег. – функция доступна только в зарегистрированной версии.
Печать конвертов и бланков почтовых отправлений
Печать конвертов и почтовых бланков существенно сэкономит время на подготовку отправлений к пересылке и придаст им фирменный вид. Встроенный визуальный редактор позволит настроить внешний вид конвертов: разные размеры, логотипы вашей компании и ее адрес. В состав SunRav PostOffice входят шаблоны для печати конвертов и бланков Почты России:
Шаблоны конвертов
Шаблоны почтовых бланков
Вы можете печатать не только почтовые, но и любые другие бланки. Мы, например, печатаем лицензионные сертификаты для наших пользователей.
Учет почтовых отправлений
Программа поможет учитывать что, когда и кому было отправлено. Данные об адресатах содержат всю необходимую информацию: название, имя ответственного за получение корреспонденции, почтовый адрес, номер телефона, адрес электронной почты.
Может возникнуть вопрос: что именно было отправлено? На него есть ответ – детальный учет состава почтового отправления.
Работа с адресатами
Добавление адресата по ИНН
Адресата легко добавить автоматически по его ИНН или названию.
Импорт адресатов
Адресатов можно импортировать из файла формата CSV, который можно подготовить, например, в программе Excel.
Типы почтовых отправлений
Существуют разные типы корреспонденции: письма, посылки, бандероли. Что именно программа будет учитывать – решать вам: редактор типов отправлений поможет в этом.
Простой учет почтовых отправлений
Как не забыть отправить и получить подписанные документы? Очень просто, если у вас есть 1С. А 1C у вас скорее всего есть, если вы читаете эту статью.
К каждому документу, который вы отправляете по почте, нужно прицепить статус письма: Надо отправить, Отправлено, Получены подписанные документы.
Дальше 1С запомнит за вас практически все что надо.
Как это сделать?
Во всех новых конфигурациях 1С на управляемых формах есть механизм дополнительных сведений.
Для всех документов / справочников, которые нужно печатать и отправлять по почте, заводим общее дополнительное сведение: Статус письма. Название должно быть именно такое, буква в букву, без точки в конце.
Тип значения: Дополнительное значение, значения: Надо отправить, Отправлено, Получены подписанные документы.
Можете добавить любые свои варианты: Отправлено DHL, EMS, получено получателем и т.д.
Скачиваем отчет «Учет почтовых отправлений», добавляем в Дополнительные отчеты, указываем размещение отчета (Продажи, CRM, Закупки и т.д.).
Как этим пользоваться?
Еженедельно или в конце месяца формируем отчет «Учет почтовых отправлений».
Видим все документы, которые нам надо отправить.
Желтым отмечены контрагенты, у которых в 1С не занесен Почтовый адрес.
Готовим документы, печатаем конверты, запечатываем письма.
По мере подготовки писем открываем каждый документ прямо из отчета, меняем статус письма на «Отправлено».
Идем на почту, отправляем письма, радуемся своей предусмотрительности.
Когда получаем от контрагентов письма с подписанными документами, опять формируем отчет «Учет почтовых отправлений».
Также отчет можно использовать для обзвона клиентов, которые не возвращают вам подписанные документы.
Есть вариант отчета «По контрагентам», там документы группируются по клиентам. В основном варианте документы отсортированы по дате.
Кнопку «Дополнительные сведения» можно вытащить из меню «Еще» на панель кнопок (Изменить форму. ).
Кому это подойдет?
Конфигурации: Управление нашей фирмой 1.х, Управление торговлей 11.х, Бухгалтерия предприятия 3, ERP 2.х, Комплексная автоматизация 2.х, отраслевые конфигурации на базе перечисленных конфигураций.
В Базовых версиях тоже будет работать.
Не подойдет для Розницы 2.х, потому что в ней нет справочника «Договоры контрагентов».
Скачать образец бесплатно. Журнал учета исходящей корреспонденции
Прежде чем зарегистрировать документ в журнале, нужно предварительно его просмотреть на предмет правильности исполнения (оформления).Наименование организации на бланке документов должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Под полным наименованием организации (в скобках) указывается сокращенное наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации.
Датой отправляемого документа является дата его подписания или утверждения руководителем или уполномоченным лицом. Дата проставляется в графе 1 (см. Приложение). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год (09.02.2012).
Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер документа – это порядковый номер документа в пределах календарного года и заносится в графу 2 (см. Приложение). Например, исх. №165.
Регистрационный номер и дата регистрации документа проставляются на подлиннике документа от руки в реквизитах бланка и на копии с визами, которая остается в организации и подшивается в дело, в соответствии с номенклатурой дел. Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения.
Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений.