журнал учета прихода сотрудников на работу образец
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Журнал учета рабочего времени — образец заполнения
Журнал учета рабочего времени — образец его вам может пригодиться, поскольку наличие этого документа в структуре кадрового документооборота предприятия — требование ТК РФ. Какова специфика заполнения данного документа и где можно загрузить его образец?
Кто должен использовать журнал учета рабочего времени?
В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирма-работодатель обязана вести учет времени фактического выполнения сотрудниками трудовых функций. Однако законодатель не регламентирует, каким конкретно образом работодатели должны исполнять соответствующее обязательство.
До 2013 года российские фирмы должны были задействовать в своей работе унифицированные формы учета рабочего времени — в частности, те, что утверждены Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Речь идет о форме Т-12, предназначенной для ручного ввода данных о посещении сотрудниками места работы, а также Т-13, которая адаптирована для фиксации сведений с помощью компьютерных систем учета явки работников.
С 2013 года компаниям необязательно использовать формы Т-12 и Т-13, однако практической необходимости отказываться от них, как правило, не возникает. Данные формы привычны опытным кадровикам и достаточно удобны в освоении для новичков в кадровом делопроизводстве. Оба документа официально именуются табелями, но на практике их часто называют «журналы».
Более простой с технической точки зрения способ учета рабочего времени — при использовании формы Т-12, так как ее заполнение не предполагает задействования компьютерных систем учета посещений работников.
Журнал учета рабочего времени по форме Т-12: особенности заполнения
Форма Т-12, как одна из самых востребованных при ведении учета рабочего времени, может использоваться также и как документ, в котором исчисляются суммы по зарплате сотрудников. Поэтому на практике участвовать в заполнении формы Т-12 могут не только специалисты кадровой службы, но также и бухгалтеры.
Специалисты кадровой службы чаще всего отвечают за заполнение граф с 1 по 17, а также с 35 по 55. Бухгалтеры — за работу с графами с 18 по 34.
Ключевые с точки зрения учета рабочего времени — графы с 4 по 6. В них указываются 2 типа сведений:
Если сотрудник был в отпуске, командировке или имел иной статус, предполагающий его отсутствие на работе весь день, то второй тип данных в графах 4–6 не указывается.
Форма Т-12 должна быть заверена:
Где можно скачать образец журнала учета рабочего времени?
Загрузить заполненный образец рассмотренного нами журнала, который составлен на основе распространенной формы Т-12, вы можете на нашем сайте.
Итоги
Журнал учета рабочего времени в силу предписаний ТК РФ фирма должна использовать обязательно. Данный журнал может вестись на основе формы, разработанной компанией самостоятельно, но на практике российскими работодателями чаще всего используется унифицированный документ Т-12.
Изучить различные нюансы работы с формой Т-12, на основе которой составляется журнал учета рабочего времени, вы можете в статьях:
Журнал учёта рабочего времени
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.
В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.
Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.
Порядок ведения журнала
Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.
При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.
Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.
Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя: