журнал учета протоколов заседаний комиссии
Приложение 2. Журнал регистрации протоколов об административных правонарушениях
Утвержден
приказом Департамента
образования области
от 27.08.2019 N 1352
Дата составления протокола
Специалист, составивший протокол
Основание привлечения к административной ответственности
Нарушения но протоколу
Должностное лицо, в отношении которого составлен протокол
Юридическое лицо, в отношении которого составлен протокол
Физическое лицо, в отношении которого составлен протокол
ФИО/ наименование юридического лица, в отношении которого составлен протокол
Наименование юридического лица/индивидуального предпринимателя, в отношении которого составлен протокол
Тип образовательной организации
Судебная инстанция, рассматривающая протокол
Дата судебного акта по итогам рассмотрения протокола
Дата вступления в силу судебного акта
Результат привлечения к ответственности
Основание для прекращения административного дела
Отметка об исполнении
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Срок хранения документа*
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
Переписка о переводе работников в другие организации
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1):
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания
б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников, в т.ч., временных работников
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребования (1)
(1) Невостребованные –75 л.
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу
(1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л.
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников
(1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок
(1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов
(1) После урегулирования конфликта
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений
б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими
в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих
г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
(1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
а) членов руководящих и исполнительных органов организации
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий
Протоколы
Протокол представляет собой бумагу, в которой отражаются обсуждения и решения, принятые на собраниях и заседаниях. Это одновременно и информационный, и распорядительный документ. В нем фиксируются сведения о ходе обсуждений. Но в бумаге есть не только информация, и распорядительная часть.
Для чего требуется протокол?
Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.
Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.
Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.
Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.
Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.
Кто занимается составлением протокола?
Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.
Основные разновидности документа
Протоколы подразделяются на эти разновидности:
Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.
Особенности составления
Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:
Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:
Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.
К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.
Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.
Выписки из протокола
Из протоколов часто делаются выписки. Если присутствует такая необходимость, имеет смысл перечислять в выписке эти реквизиты:
Из содержательной части изымаются только положения, которые важны для заинтересованного лица.
Журнал учета протоколов заседаний комиссии
от 28 сентября 2018 года N 288
(с изменениями на 9 декабря 2020 года)
Документ с изменениями, внесенными:
В целях установления единого порядка учета дел об административных правонарушениях в территориальных органах Федерального казначейства
2. Настоящий приказ вступает в силу с 1 января 2019 года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
УТВЕРЖДЕН
приказом Федерального казначейства
от 28 сентября 2018 года N 288
Порядок учета дел об административных правонарушениях в территориальных органах Федерального казначейства
(с изменениями на 9 декабря 2020 года)
За исключением Юридического отдела Межрегионального операционного управления Федерального казначейства Межрегионального контрольно-ревизионного управления Федерального казначейства, Межрегионального бухгалтерского управления Федерального казначейства, Межрегионального управления Федерального казначейства в сфере управления ликвидностью.
6. Учет дел об АП должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы, начинается с момента регистрации дела об АП и заканчивается в момент вынесения постановления о прекращении производства по делу об АП (получения постановления по делу об АП) либо в момент получения копии решения об отмене постановления по делу об АП.
В случае если по результатам рассмотрения материалов и сообщений, которые содержат данные, указывающие на наличие события административного правонарушения, принято решение об отказе в возбуждении дела об АП, такие материалы и сообщения подлежат учету в момент вынесения определения об отказе в возбуждении дела об АП.
7. Учет дел об АП Отделом производств по делам об административных правонарушениях Межрегионального контрольно-ревизионного управления Федерального казначейства и Юридическим отделом ТОФК начинается в день принятия их к производству должностными лицами, уполномоченными рассматривать дела об АП, и заканчивается в день получения копии платежного документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа либо вынесения (получения) копии постановления о прекращении производства по делу об АП либо получения копии постановления о назначении административного наказания иного вида или размера либо копии решения об отмене постановления по делу об АП.
В случае если по результатам рассмотрения вопроса о принятии дела об АП к производству принято решение о возвращении протокола (постановления о возбуждении дела об АП) либо о передаче на рассмотрение по подведомственности, такое дело об АП подлежит учету в день вынесения соответствующего определения. Учет дел об АП, переданных на рассмотрение по подведомственности, оканчивается в момент получения копии постановления по делу об АП либо копии решения об отмене постановления по делу об АП.
Учет дел об АП, возбужденных по части 1 статьи 20.25 КоАП, начинается с момента составления и регистрации протокола и заканчивается в момент получения от суда копии постановления по делу об АП либо копии решения суда об отмене постановления по делу об АП.
8. Постановление по делу об АП регистрируется Отделом производств по делам об административных правонарушениях Межрегионального контрольно-ревизионного управления Федерального казначейства и Юридическим отделом ТОФК по итогам решения вопроса о принятии дела об АП к производству должностным лицом, уполномоченным рассматривать дела об АП.
9. Журналы учета предусматриваются в номенклатурах дел отделов структурных подразделений ТОФК, чьи должностные лица осуществляют учет дел об АП.
10. Журналы учета заводятся ежегодно, их заполнение осуществляется в хронологической последовательности разрешения вопросов о принятии к производству дел об АП (материалов, сообщений).
Дела об АП, а также поступившие материалы и сообщения, по которым производство (рассмотрение) выходит за рамки одного календарного года (переходящие), подлежат отражению в журнале учета за год, в котором начато производство по делу об АП (рассмотрены материалы и сообщения).
11. В ТОФК ведутся следующие виды журналов учета:
11.1. Журнал учета протоколов об административных правонарушениях и определений о возбуждении дел об административных правонарушениях по форме согласно приложению N 1 к Порядку, в котором отражается информация о делах, возбужденных должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об АП;
11.2. Журнал учета определений об отказе в возбуждении дел об административных правонарушениях по форме согласно приложению N 2 к Порядку, в котором отражается информация о вынесенных должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об АП, определениях об отказе в возбуждении дел об АП;
11.3. Журнал учета дел об административных правонарушениях, принятых к производству, по форме согласно приложению N 3 к Порядку, в котором отражается информация о протоколах, составленных должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об АП, либо поступивших от иных уполномоченных органов власти, а также постановлениях о возбуждении дел об АП, вынесенных прокурором, которые были приняты к производству должностным лицом, уполномоченным рассматривать дела об АП;
11.4. Журнал учета протоколов об административных правонарушениях, не принятых к производству, по форме согласно приложению N 4 к Порядку, в котором отражается информация о протоколах, составленных должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об АП, либо поступивших от иных уполномоченных органов власти, а также постановлениях о возбуждении дел об АП, вынесенных прокурором, которые не были приняты к производству должностным лицом, уполномоченным рассматривать дела об АП;
11.5. Журнал учета протоколов об административных правонарушениях по форме согласно приложению N 5 к Порядку, в котором отражается информация о протоколах, составленных должностными лицами, уполномоченными рассматривать дела об АП, по части 1 статьи 20.25 КоАП.
12. Журналы учета ведутся на бумажном носителе.
Журналы учета должны быть прошиты, листы пронумерованы, в заверительной надписи указывается количество листов и подпись начальника отдела с ее расшифровкой.
По окончании журнала делопроизводством в последней строке делается итоговая запись об общем количестве записей в журнале, заверенная подписью начальника отдела, в котором осуществляется и организуется производство по делам об АП (рассматриваются материалы, сообщения).
Внесение исправлений в журналы учета допускается путем зачеркивания в соответствующих строках некорректно отраженной информации и написания над зачеркнутым исправленного текста. Одновременно в строке журнала учета, в которую вносятся исправления, за подписью начальника отдела, в котором осуществляется и организуется производство по делам об АП (рассматриваются материалы, сообщения), делается надпись «Исправлено» и указывается дата внесения исправлений.
13. Ответственность за ведение работы по учету дел об АП (материалов, сообщений), а также за ведение журналов учета, полноту и достоверность вносимых в них сведений возлагается на начальников отделов, в которых осуществляется и организуется производство по делам об АП (рассматриваются материалы, сообщения).
Приложение N 1
к Порядку учета дел об
Журнал учета протоколов об административных правонарушениях и определений о возбуждении дел об административных правонарушениях за _______ год
(наименование отдела территориального органа Федерального казначейства)
Дата вынесенного опреде-
ления о возбуждении дела об АП и проведении админи-
Норма (пункт, часть, статья) КоАП
нование юр.л., ИНН/ФИО паспортные данные лица, в отношении которого возбуждено дело об АП
Юр. адрес (почтовый), адрес регистрации (места жительства) лица, в отношении которого возбуждено дело об АП