журнал учета проведения инструктажей по вопросам защиты информации
Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности
Защита данных
на базе системы
С фера деятельности практически любой компании неразрывно связана с обработкой персональных данных сотрудников и предполагает наличие системы документооборота.
Обеспечение сохранности данных, составляющих коммерческую, государственную, профессиональную или другую тайну – одна из главных задач, стоящая перед собственником или руководителем.
Поговорим о проверке знаний по вопросам информационной безопасности, учете обучения.
Цель и направленность занятий
Для защиты секретных данных и сохранения их целостности локальными правовыми положениями утверждается порядок обучения сотрудников правилам безопасности.
Инструкции о правилах безопасности с целью формирования и поддержания необходимого уровня квалификации персонала разрабатывают с учетом:
Регулярное обучение и проверка знаний о защите данных, влияет на:
Как часто нужно проводить обучение специалистов
Выделяют несколько этапов обучения по вопросам безопасности использования и обработки данных, периодичность которого регламентирована. Обязательно проводят вводное, первичное, повторное обучение методам защиты с помощью информационных технологий. Остальные – целевые и внеплановые проводятся независимо от того, сколько времени прошло после первичной или повторной проверки знаний.
Вводный инструктаж
После подписания трудового договора с новыми сотрудниками, студентами, проходящими производственную практику, гражданами, направленными центром занятости на выполнение общественных работ, проводят вводное занятие. По сути, оно носит ознакомительный характер.
Инструктируемый получает общее представление:
В журнал под личную подпись вновь принятого сотрудника вносят за порядковым номером запись, где должны быть зафиксированы:
Первичное ознакомление с правилами и обязанностями
Его проводит сотрудник, компетентный в вопросах защиты информации по письменному распоряжению руководителя перед допуском нового специалиста к выполнению профессиональных обязанностей на рабочем месте.
Инструкция включает детальное описание правил поведения работника с учетом специфики его деятельности, доступа к конфиденциальным и прочим данным.
Первичное обучение может включать:
Ознакомление с правилами, касающимися вопросов защиты сведений обязательно, если к безопасности документов, доступных сотруднику по роду деятельности, предъявляются повышенные требования.
В журнале делают отметку о прохождении подготовки вновь принятого сотрудника, указывают дату его допуска к выполнению профессиональных обязанностей.
Повторная проверка знаний
Каждые три года с персоналом, имеющим доступ к данным, утеря или распространение которых может нанести ущерб организации, ее сотрудникам и клиентам, проводится повторное обучение. Проверяют знания индивидуально или у сразу у всей группы специалистов, выполняющих схожие обязанности.
Целевое обучение
При необходимости выполнения сотрудником работы, не входящей в его ежедневные трудовые обязанности, с ним обязаны провести целевое занятие, акцентируя внимание на необходимых мерах защиты данных.
Внеплановая проверка знаний
В процессе деятельности могут потребоваться дополнительные меры для обеспечения должного уровня знаний и навыков сотрудников, работающих с информационными системами, программным обеспечением организации, имеющих доступ к базам данных, секретной документации.
Внеплановые занятия, независимо от квалификации и стажа работы сотрудника, проводят:
Требования к документальной регистрации проведения занятий и проверки знаний
Унифицированных форм ведения учета обучения не существует. Руководствуясь общими правилами делопроизводства, в специально заведенном журнале нумеруют страницы. Документ прошивают, скрепляют концы, заверяют подписью ответственного лица, руководителя организации, печатью (при наличии).
В разграфленную форму в порядке очередности вносят записи, для которых указывают:
Обязательно оставляют графы для подписей ответственного и прошедшего обучение.
Эффективность принятой в компании политики защиты информации во многом зависит от отношения сотрудников. Чтобы в будущем можно было правомерно привлечь к ответственности работников, виновных в утечке информации, важно своевременно обучать их правилам и проверять знания.
Приложение N 1. Журналы регистрации инструктажей по охране труда
Приложение N 1
к Положению об организации
обучения по охране труда
и проверки знаний требований
охраны труда работников
Министерства развития
транспортного комплекса
Омской области
Журнал регистрации вводного инструктажа
Фамилия, Имя, Отчество инструктируемого
Наименование подразделения, в которое направляется инструктируемый
Фамилия, инициалы, должность инструктирующего
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Фамилия, Имя, Отчество инструктируемого
Вид инструктажа (первичный, повторный, внеплановый)
Причины проведения внепланового инструктажа
Фамилия, инициалы, должность инструктирующего
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте по пожарной безопасности
Фамилия, Имя, Отчество инструктируемого
Фамилия, инициалы, должность инструктирующего
Журнал учета присвоения группы 1 по электробезопасности неэлектротехническому персоналу
Фамилия, Имя, Отчество
Дата предыдущего присвоения
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Журнал учета проведения инструктажей по вопросам защиты информации
Журнал учета проведения инструктажей по вопросам защиты информации
Инструктаж должны проходить все сотрудники центра занятости населения, осуществляющие обработку персональных данных как в автоматизированном, так и в неавтоматизированном виде. В журнале учета указывается ФИО инструктируемого, подразделение, вид инструктажа (инструктаж по антивирусной защите/по ответственности за обработку персональных данных и пр.), дата проведения инструктажа, ФИО инструктора и подписи обоих лиц (инструктаж могут проводить администратор ИБ ИСПДн, ответственный за обеспечение ИБ в центре занятости населения – в зависимости от типа инструктажа).
Перечень обязательных инструктажей:
Журнал регистрации письменных запросов граждан на доступ к своим персональным данным
В журнале в обязательно порядке должны фиксироваться все запросы субъектов ПДн на доступ к своим персональным данным, при наличии таких запросов. В соответствии с ч. 7 ст. 14 ФЗ-152 «О персональных данных» Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:
1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;
2) правовые основания и цели обработки персональных данных;
3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;
4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;
5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;
8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;
9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;
10) иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.
«Субъект вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки…»
Если субъекту были предоставлены его ПДн для ознакомления, он вправе отправить повторный запрос не ранее чем через 30 дней после первоначального обращения, если другой срок не установлен федеральным законодательством/договором/иным правовым актом, за исключениев случаев, если субъекту были предоставлены неполные сведения при первоначальном запросе, но в таком случае, в его повторном запросе должно быть обоснование направления запроса.
Оператор вправе отказать субъекту ПДн в выполнении повторного/первичного запроса, если у операторы имеются мотивированное обоснования отказа. Доказательства обоснования отказа лежит на операторе.
Оператор обязан дать в письменной форме мотивированный ответ, содержащий ссылку на положение ч. 8 ст. 14 ФЗ-152 или иного федерального закона, являющееся основанием для такого отказа, в срок, не превышающий 30 дней со дня обращения субъекта персональных данных или его представителя либо с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.
При получении запроса от уполномоченного органа по защите прав субъектов ПДн какой либо информации – оператор обязан дать ответ в течение 30 дней с даты получения такого запроса
Формы уведомлений субъектов об уничтожении/уточнении/блокировании/ и пр. его ПДн приведены в Приложениях к Положению о порядке организации и проведению работ по обработке и защите персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных центра занятости населения.
Должны быть учтены программно-аппаратные средства (VipNet Coordinator).
Учет должен вести администратор ИБ ИСПДн.
Журнал учета носителей персональных данных
При использовании в центре занятости населения съемных носителей ПДн (дискеты, CD-диски, flash носители) – все съемные носители персональных данных должны быть учтены в данном журнале учета.
Учет должен вести администратор ИБ ИСПДн.
Журнал учета выдачи электронных носителей персональных данных
При выдачи электронных носителей персональных данных сотрудникам центра занятости населения для пользования по служебной необходимости – все факты выдачи/приема данных носителей должны быть зафиксированы в данном журнале учета.
Учет должен вести администратор ИБ ИСПДн.
Журнал учета технических средств, участвующих в обработке персональных данных
Приказы «О вводе в промышленную эксплуатацию системы защиты персональных данных в информационной системе персональных данных».
Каждая СЗПДн информационных систем персональных данных должна быть введена в промышленную эксплуатацию. СЗПДн вводится в промышленную эксплуатацию после внедрения СЗИ в ИСПДн и тестирования их функций. К моменту аттестации, ИСПДн должна быть введена в промышленную эксплуатацию.
Также, в Приложении к приказу должен быть указан весь перечень программных и технических средств, принимаемых в промышленную эксплуатацию в составе системы защиты персональных данных ИСПДн (например СКЗИ VipNet, СЗИ от НСД SecretNet и пр.)
Приказ должен подготовить Администратор ИБ ИСПДн совместно с Администратором ИСПДн.
Приказ «О допуске к обработке персональных данных»
Приказ «О назначении администратора информационной безопасности информационных систем персональных данных».
При наличии в штате только одного сотрудника (специалиста АСУ), он назначается администратором информационной безопасности систем персональных данных центра занятости населения.
Перечень обязанностей АИБ представлен в инструкции администратора ИБ ИСПДн.
Приказ «О создании комиссии для проведения классификации информационных систем персональных данных».
В соответствии с требованиями Федерального Законодательства – должна быть проведена классификация информационных систем персональных данных центра занятости населения.
Классификация должна быть документально закреплена во внутренних документах.
Акт классификации информационных систем персональных данных
Приказ «О создании комиссии по контролю защищенности персональных данных»
Периодически в центре занятости населения должен осуществляться контроль защищенности персональных данных (периодичность определятся «Планом внутренних проверок состояния защиты персональных данных»).
Приказ «О назначении ответственного за обеспечение безопасности персональных данных»
Ответственным за обеспечение безопасности персональных данных должен назначаться заместитель руководителя либо юрист центра занятости населения.
В своей работе Ответственный за обеспечение ИБ центра занятости населения должен руководствоваться нормативными правовыми актами в области обеспечения безопасности ПДн, Положением о персональных данных и пр. внутренними документами центра занятости населения, регламентирующих деятельность по обеспечения безопасности ПДн.
Ответственный за обеспечение безопасности ПДн должен осуществлять организацию работы и общий контроль информационной безопасности центра занятости населения.
Приказ «Об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных»
Данным приказом утверждается Перечень мест хранения материальных носителей персональных данных и лиц, ответственных за их сохранность.
Сотрудники, ответственные за обеспечение материальных носителей ПДн должны быть ознакомлены Ответственным за обеспечение ИБ с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 под роспись в журнале инструктажа.
Инструкция администратора информационной безопасности информационных систем персональных данных
Данная инструкция используется в повседневной работе Администратором ИБ ИСПДн центра занятости населения.
С инструкцией должны быть ознакомлены (с отметкой на листе ознакомления – Приложение 2) Ответственный за обеспечение ИБ, Администратор ИБ ИСПДн.
Инструкция администратора информационных систем персональных данных
Данная инструкция используется в повседневной работе Администратором ИСПДн центра занятости населения.
С инструкцией должны быть ознакомлены (с отметкой на листе ознакомления – Приложение 2) Ответственный за обеспечение ИБ, Администратор ИСПДн.
Инструкция по внесению изменений в списки пользователей и наделению их полномочиями доступа к ресурсам информационных систем персональных данных.
Все изменения прав доступа пользователя к информационным ресурсам ИСПДн должны оформляться заявкой на доступ (Приложение 1), подаваемой непосредственным руководителем сотрудника, которому необходимо изменение прав доступа.
С инструкцией должны быть ознакомлены (с отметкой на листе ознакомления – Приложение 3) Ответственный за обеспечение ИБ, Администратор ИСПДн, Администратор ИБ ИСПДн, Начальники структурных подразделений центра занятости населения.
Инструкция по действиям пользователей информационных систем персональных данных в нештатных ситуациях.
Данная инструкция регламентирует порядок действия при возникновении нештатной ситуации.
С данной инструкцией должны быть ознакомлены (с отметкой на листе ознакомления) Администратор ИБ ИСПДн и Ответственный за обеспечение ИБ центра занятости населения. Пользователи ИСПДн должны быть ознакомлены с данной инструкцией только в части их касающейся (с отметкой и росписью Пользователя в Журнале инструктажа).
Инструкция по организации антивирусной защиты информационных систем персональных данных.
С данной инструкцией должны быть ознакомлены все сотрудники центра занятости населения, работающие в информационных системах персональных данных.
Пользователи должны быть проинструктированы и ознакомлены под роспись с данной инструкцией в части их касающейся с отметкой в журнале инструктажа.
Ответственность за организацию работ по антивирусной защите несет Администратор информационной безопасности центра занятости населения.
Общий контроль информационной безопасности возлагается на Ответственного за обеспечение безопасности ПДн центра занятости населения.
С данной инструкцией, как минимум, должны быть ознакомлены (под роспись на листе ознакомления – Приложение №2 инструкции) – Администратор ИБ ИСПД, Администратор ИСПДН, Ответственный за обеспечение ИБ.
Инструкция по резервному копированию защищаемой информации в информационных системах персональных данных.
Администратор ИСПДн должен составить перечень ресурсов, подлежащих резервному копированию (в соответствии с формой, приведенной в Приложении 2). Перечень ресурсов должен быть согласован с соответствующими руководителями структурных подразделения и Администраторами ИБ ИСПДн и утвержден Руководителем центра занятости населения Также данные сведения должны быть внесены данные в Приложение 1 «Средства обеспечения непрерывной работы и восстановления» Инструкции по действию пользователей в нештатных ситуациях. График копирования должен быть утвержден руководителем центра занятости населения.
Должностные лица, задействованные в процессе организации и осуществления резервного копирования, а также Администратор ИБ ИСПДн, Администратор ИСПДН и Ответственным за обеспечение ИБ центра занятости населения должны быть ознакомлены с данной инструкцией (с отметкой на листе ознакомления – Приложение 3)
Инструкция по порядку проведения проверок состояния защиты персональных данных.
Данная инструкция регламентирует процедуру проведения проверок состояния защиты ПДн. По итогу проведения проверок должен разрабатываться план корректирующих действий, направленных на устранение (при наличии) или предупреждение возможны нарушений информационной безопасности.
С инструкцией должны быть ознакомлены (с отметкой на листе ознакомления – Приложение 4) Ответственный за обеспечение ИБ, а также Администратор информационной безопасности
План внутренних проверок состояния защиты персональных данных.
Инструкция Пользователя информационных систем персональных данных.
С инструкцией должны быть ознакомлены ВСЕ пользователи информационных систем персональных данных центра занятости населения. Сотрудникам должны быть предоставлены твердые или электронные копии данной инструкции для повседневного использования.
Все сотрудники должны быть ознакомлены со всеми положениями данной инструкции под роспись на листе ознакомления (Приложение 2).
Перечень персональных данных, обрабатываемых в центре занятости населения.
Процесс актуализации перечня персональных данных должен иметь централизованный подход для всех центров занятости населения.
План мероприятий по защите персональных данных.
Ответственным за заполнение и дальнейшую работу по плану является Ответственный за обеспечение ИБ.
Планом определяется перечень и срок выполнения мероприятий, необходимых для выполнения требований Федерального законодательства в области обеспечений безопасности персональных данных.
Положение о порядке организации и проведению работ по обработке и защите персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных.
Данное положение является основным документом, регламентирующим деятельностью по обеспечению информационной. Положением определяется порядок обработки ПДн в центре занятости населения. Также, Положение определяет формы основных документов (уведомления субъектов ПДн, согласия на обработку ПДн и др.)
Все сотрудники центра занятости населения, обрабатывающие персональные данные, должны быть ознакомлены с данным положением в части их касающейся Ответственным за обеспечение безопасности ПДн центра занятости населения с отметкой о проведение ознакомления в Журнале проведения инструктажа.
Порядок парольной защиты в информационных системах персональных данных
С данной инструкцией должны быть ознакомлены все сотрудники центра занятости населения, работающие в информационных системах персональных данных. Всем пользователям должны быть предоставлены твердые или электронные копии данной инструкции для повседневного использования.
Пользователи должны быть проинструктированы и ознакомлены с данной инструкцией в части их касающейся (с роспись в журнале инструктажа).
С данной инструкцией должны быть ознакомлены (под роспись на листе ознакомления – Приложение №2 инструкции) – Администратор ИБ ИСПД, Администратор ИСПДН, Ответственный за обеспечение ИБ.
Регламент учета средств защиты, документации и электронных носителей персональных данных.
С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники центра занятости населения (с росписью на листе Ознакомления), осуществляющие обработку персональных данных. Всем сотрудникам центра занятости населения должны быть вручены твердые или электронные копии данного регламента для повседневного использовании данного регламенты при работе с персональными данными.
Ознакомление с требованиями регламента должно осуществляться следующим образом: Ответственный за обеспечение ИБ ознакамливает Администратора информационной безопасности, Администратор ИБ ознакамливает начальников структурных подразделений, Начальник структурных подразделений ознакамливает с данным регламентом сотрудников своих подразделений.
Уведомление об обработке персональных данных.
Уведомление об обработке персональных данных подается в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Управление федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций по Краснодарскому краю – Роскомнадзор).
Ответственный за процесс отправки Уведомления в Роскомнадзор и актуализацию данных в Уведомлении (при необходимости) должен являться Ответственный за обеспечение ИБ центра занятости населения.
Общие положения:
Как правильно заполнять журналы по охране труда (образец)?
Какие есть журналы по охране труда
Законодательство РФ в сфере охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12.0.004-2015, постановление Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает российским работодателям ведение журналов:
Данные регистры выступают основными журналами по охране труда на российских предприятиях.
Перечень документов по охране труда, которые нужно иметь работодателю, подготовили эксперты КонсультантПлюс. Посмотреть его можно, получив бесплатный доступ к системе.
Кто отвечает за ведение журналов по охране труда
Отдельными приказами руководства компании назначаются ответственные за ведение:
В компетенцию лиц, назначенных руководством ответственными за ведение указанных журналов по охране труда, входит:
Что касается журналов учета и выдачи инструкций, руководство также может назначить сотрудника, ответственного за их ведение и хранение. Если же документ разработан для конкретного структурного подразделения фирмы, его хранение должен осуществлять руководитель данного подразделения.
Специфика заполнения журналов по охране труда
Теперь рассмотрим, на какие нюансы должен обратить внимание работодатель, заполняя журналы по охране труда.
Что касается обоих типов журналов инструктажа, важно обратить внимание на:
Порядок проведения вводного инструктажа по охране труда подробно описан в Путеводителе от К+, доступ к которому можно получить бесплатно.
Для заполнения журнала учета инструкций наибольшее значение имеет:
В отношении журнала выдачи инструкций следует обратить особое внимание на:
При заполнении журнала регистрации несчастных случаев важно указание:
Данные нюансы заполнения журналов по охране труда — в числе наиболее критически значимых. Это не означает, что иные графы или пункты документа можно не заполнять в принципе. Работать с ними тоже необходимо, но ошибки или пропуски записей в них могут быть не столь критичными, чем в элементах журналов по охране труда, отраженных выше.
Журнал нужно прошить. На оборотной стороне или на последней странице приклеить лист с указанием количества прошитых листов, подписью руководителя и печатью организации. Остаток нити нужно подклеить под этот лист. Пример такой надписи:
Печать предприятия нужно ставить так, чтобы она частично попадала на страницу журнала и лист с подписью.
Где бесплатно скачать журналы по охране труда
Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем портале. Соответствующие источники составлены с учетом тех критериев, которые мы обозначили в статье.
Скачать журналы по охране труда можно по следующим ссылкам:
Итоги
Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.