журнал учета размножения конфиденциальных документов
Приложение N 6. Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Приложение N 6
к Инструкции о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного распространения в
Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденной приказом Министерства
образования и науки РФ
от 30 декабря 2010 г. N 2233
ЖУРНАЛ
учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Номер документа и его краткое содержание
Исполнитель (фамилия и инициалы, телефон)
Подпись в приеме документа
Дата размножения документа
Количество размноженных экземпляров
Подпись исполнителя в получении подлинника документа, его размноженных экземпляров и дата получения
Примечание : Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения прошивается, его страницы нумеруются, скрепляются печатью структурного подразделения Министерства и подписью секретаря соответствующего структурного подразделения Министерства.
Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения ведется и хранится:
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 6. Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Информация об изменениях:
Приказом Минобрнауки России от 10 августа 2012 г. N 606 приказ дополнен приложением N 6
Приложение N 6
к Инструкции о порядке обращения со служебной
информацией ограниченного распространения в
Министерстве образования и науки Российской
Федерации, утвержденной приказом Министерства
образования и науки РФ
от 30 декабря 2010 г. N 2233
ЖУРНАЛ
учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения
Номер документа и его краткое содержание
Исполнитель (фамилия и инициалы, телефон)
Подпись в приеме документа
Дата размножения документа
Количество размноженных экземпляров
Подпись исполнителя в получении подлинника документа, его размноженных экземпляров и дата получения
Примечание : Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения прошивается, его страницы нумеруются, скрепляются печатью структурного подразделения Министерства и подписью секретаря соответствующего структурного подразделения Министерства.
Журнал учета размножения документов со служебной информацией ограниченного распространения ведется и хранится:
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал учета размножения конфиденциальных документов
от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@
(с изменениями на 1 июня 2018 года)
Документ с изменениями, внесенными:
В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы,
2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.
Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.
в пункте 2.3 Положения исключить текст «регистрации,»;
пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:
«2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.
При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» и дела с документами «Для служебного пользования» по Акту приема-передачи.»;
в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст «и состояния делопроизводства»;
наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: «III. Выводы и предложения комиссии».
4. Признать утратившими силу:
приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию»;
приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ «О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию».
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В.Янкова
Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин
УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 21 июля 2011 года N ММВ-7-10/459@
Порядок обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(с изменениями на 1 июня 2018 года)
1. Общие положения
Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).
1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.
Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.
1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.
Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.
1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.
2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями
2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:
— в электронном виде.
2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.
3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов
3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.
3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:
— регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле «Кому»;
— в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «ДСП»;
— передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.
3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.
3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы-архиватора и проверяет:
— наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;
— соответствие оформления файлов установленным требованиям;
— подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.
При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.
— распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);
— вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: / ;
— на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. УКЭП подтверждена» и подпись.
Допускается вместо штампа делать запись вручную.
Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.
Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…».
3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.
Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.
При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.
Файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии), принятые по ЭП оснащенной СКЗИ, хранятся в подразделении ДОУ в течение всего срока хранения аналогичных ДСП-документов на бумажном носителе. По истечении сроков хранения файлы ДСП-документов и файлы приложений (при наличии) подлежат уничтожению программно-техническими средствами. В случае невозможности уничтожения файлов программно-техническими средствами проводится физическое уничтожение носителя файлов.
4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения
4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.
Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).
4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.
4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:
— при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначального ДСП-документа его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: / / ;
— в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.
— передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».
4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:
— передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);
Размножение конфиденциальных документов
Размножение конфиденциальных документов
Размножение дополнительных экземпляров конфиденциальных документов производится в только в связи со служебной необходимостью.
Список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, утверждается руководителем предприятия и должен находиться в подразделении конфиденциального делопроизводства.
Размножение конфиденциальных документов, поступивших из других предприятий, можно производить только с письменного согласия издавших их предприятий при этом на документе делается ссылка на номер и дату согласия.
Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документов оформляется следующим образом: на обороте последнего листа экземпляра (он не должен в последующем направляться на другие предприятия, а подшивается в дело), с которого должно производиться размножение, указывается резолюция:
«Размножить в __ экз. Должность лица, разрешившего размножение документа, подпись, дата».
Документы, подлежащие размножению, должны регистрироваться по журналу учета размножения конфиденциальных документов, учтенного в подразделении конфиденциального делопроизводства.
Учетный номер, гриф конфиденциальности и дата документа
Количество или номера листов (пунктов)
Учетные номера, присвоенные копиям и выпискам
Количество листов брака
Подпись об уничтожении бракованных листов, дата
Подпись сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства за получение изготовленных экземпляров, дата
Каждый размноженный экземпляр имеет реквизит – «Отметка об исполнителе», который отражает фамилию, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон.
После размножения документа сотрудник подразделения конфиденциального делопроизводства на экземпляре, с которого производилось размножение, под разрешением на размножение, производит запись: «Размножено ___ экз. с № ____ по № ______» и заверяет подписью с проставлением даты.
Размножение документов производится также в форме снятия копий с документов и производства выписок из документов.
VI. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ (КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫМИ И ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ) В ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ
VI. Учет, хранение, размножение, копирование, отправка документов ограниченного распространения
VI. Учет, хранение, размножение, копирование, отправка
документов ограниченного распространения 
52. Учет документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии ведется в журнале учета документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.
Указанному журналу присваивается гриф «ДСП».
Хранение и уничтожение указанного журнала осуществляются с соблюдением требований, установленных настоящим Порядком для документов, отнесенных к категории документов для служебного пользования.
53. Документы ограниченного распространения (проекты документов) формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения Комиссии.
54. Дела с исполненными документами ограниченного распространения, их экземплярами и копиями хранятся в служебных помещениях соответствующего структурного подразделения Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для хранения документов.
55. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами документов ограниченного распространения хранятся в структурных подразделениях Комиссии в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках).
56. Внешние (съемные) электронные носители информации с электронными файлами звукозаписей и стенограмм заседаний Совета Комиссии, Коллегии Комиссии хранятся в запираемых металлических шкафах (сейфах, ящиках) в Департаменте протокола и организационного обеспечения.
Выдача для ознакомления находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии электронных носителей информации с файлами звукозаписей заседаний Коллегии Комиссии, Совета Комиссии осуществляется на основании письменного разрешения Председателя Коллегии, руководителя Секретариата Председателя Коллегии, руководителя Департамента протокола и организационного обеспечения.
57. Выдача находящихся на хранении в структурном подразделении Комиссии документов ограниченного распространения, дел с такими документами для исполнения и ознакомления осуществляется сотрудником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении, на основании поручения члена Коллегии Комиссии, курирующего это структурное подразделение, руководителя его секретариата, руководителя структурного подразделения.
58. Документы с грифом «Конфиденциально» (дела с пометкой «Конфиденциально») выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):
59. Документы с грифом «ДСП» (дела с пометкой «ДСП») выдаются в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов (дел):
а) сотруднику данного структурного подразделения Комиссии для исполнения (ознакомления) в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) данного структурного подразделения Комиссии;
60. Ознакомление с указанными в пунктах 58, 59 и 87 настоящего Порядка документами (делами) осуществляется в помещении структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов (дел), под роспись в журнале учета документов ограниченного распространения, указанном в пункте 52 настоящего Порядка.
61. Выданные для исполнения (ознакомления) дела, указанные в пункте 58 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих дел, в день выдачи.
Выданные для исполнения (ознакомления) документы (дела), указанные в пункте 59 настоящего Порядка, подлежат возврату сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение этих документов (дел), по окончании срока, установленного для исполнения документа (по ознакомлении).
62. Размножение документов ограниченного распространения, изготовление копий таких документов подлежат учету в журнале учета размножения документов ограниченного распространения по форме, утверждаемой приказом Председателя Коллегии.
Учет размноженных документов, изготовленных копий документов осуществляется поэкземплярно.
63. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.
64. Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных Председателю Коллегии или Комиссии, осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения в соответствии с резолюцией руководителя Секретариата Председателя Коллегии или руководителя (заместителя руководителя) указанного Департамента.
Изготовление копий входящих конфиденциальных документов, адресованных членам Коллегии, осуществляется в соответствии с резолюцией члена Коллегии Комиссии, руководителя его секретариата или руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения, обеспечивающего хранение указанных документов.
Изготовление копий созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется в структурном подразделении Комиссии, обеспечивающем хранение указанных документов, на основании служебной записки руководителя (заместителя руководителя) заинтересованного структурного подразделения Комиссии в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии, обеспечивающего хранение указанных документов.
65. Копии конфиденциальных документов могут быть переданы только сотрудникам Комиссии, имеющим допуск к конфиденциальной информации.
67. Отправка адресатам созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется Департаментом протокола и организационного обеспечения посредством специальной связи, почтовой связи (заказными или ценными почтовыми отправлениями).
Отправка адресатам конфиденциальных документов заказными или ценными почтовыми отправлениями производится с уведомлением о вручении адресатам. Почтовые карточки-уведомления о вручении конфиденциальных документов после их возврата в Комиссию подшиваются к визовым экземплярам документов.
Департамент протокола и организационного обеспечения ведет учет адресатов, которым направлены документы ограниченного распространения.
68. Подготовленные к отправке документы, которым присвоен гриф «Конфиденциально», представляются структурным подразделением в Департамент протокола и организационного обеспечения для отправки в запечатанных конвертах (пакетах, бандеролях).
69. Использование для отправки исходящих и внутренних документов ограниченного распространения средств факсимильной связи запрещается.
70. При необходимости направления документа ограниченного распространения нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресату проставляется номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем (заместителем руководителя) ответственного структурного подразделения Комиссии.
71. Для пересылки (передачи) документов ограниченного распространения используются конверты (пакеты, средства бандерольной упаковки), изготовленные из плотной бумаги, картона, непрозрачной полиэтиленовой пленки.
72. При отправке документов ограниченного распространения в правом верхнем углу конверта (пакета, бандероли), расписки, указателя рассылки проставляется пометка «Конфиденциально» или пометка «ДСП».
73. На конверте (пакете, бандероли) с документом ограниченного распространения помимо основных почтовых реквизитов указывается регистрационный номер документа. При направлении в одном конверте (пакете, бандероли) нескольких экземпляров одного документа после регистрационного номера в скобках указываются номера экземпляров.
74. Дополнительная рассылка созданных в Комиссии документов ограниченного распространения осуществляется по указанию членов Коллегии Комиссии в рамках выполнения в установленном международными договорами порядке запросов органов государственной власти государств-членов.
75. Сотрудник Департамента протокола и организационного обеспечения, осуществляющий отправку экземпляров документов ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах, подлежащих отправке (за исключением документов, указанных в пункте 68 настоящего Порядка), с номерами и экземплярами, указанными на конверте (пакете, бандероли), и вкладывает экземпляры документов в конверт (пакет, бандероль). На скрепляющем клапане конверта (пакета, бандероли) после запечатывания проставляется оттиск печати Комиссии «Для документов».
76. Уничтожение документов ограниченного распространения (в том числе в составе дел) производится в порядке, установленном Правилами внутреннего документооборота для уничтожения документов.
77. Проверка наличия документов ограниченного распространения в структурных подразделениях Комиссии, дел с документами ограниченного распространения, в том числе внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения, проводится не реже 1 раза в 2 года комиссией, создаваемой руководителем структурного подразделения Комиссии.
В состав комиссии включаются представители Департамента протокола и организационного обеспечения и Департамента информационных технологий (для проверки условий хранения электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения и работы с ними).
Результаты проверки оформляются актом, который направляется члену Коллегии Комиссии, курирующему структурное подразделение Комиссии, где проводилась проверка, для утверждения.
78. Проверка наличия дел с документами ограниченного распространения, находящихся на архивном хранении, соблюдения условий их хранения, а также условий хранения внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами документов ограниченного распространения проводится не реже 1 раза в 3 года.
Для проведения указанной проверки в Департаменте протокола и организационного обеспечения создается комиссия, в состав которой включаются представители других структурных подразделений Комиссии.
Результаты проверки оформляются актом, который направляется Председателю Коллегии для утверждения.
79. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов сотрудник, выявивший факт утраты, незамедлительно информирует об этом руководителя структурного подразделения Комиссии.
80. В случае утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения, внешних (съемных) электронных носителей информации с электронными файлами таких документов составляется акт, который утверждается членом Коллегии Комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
На основании акта в журналах учета проставляются соответствующие отметки.
Акты на утраченные дела постоянного и свыше 10 лет хранения после их утверждения передаются в Департамент протокола и организационного обеспечения для учета.
81. По фактам утраты документов ограниченного распространения, дел с документами ограниченного распространения проводится служебная проверка в соответствии с разделом XII настоящего Порядка.