журнал учета входящих дсп документов

Журнал учета входящих дсп документов

В целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, обеспечения контроля исполнения документов, а также интеграции традиционного делопроизводства с электронным документооборотом в системе Федеральной налоговой службы, приказываю:

2. Руководителям структурных подразделений центрального аппарата ФНС России, руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам межрегиональных инспекций ФНС России обеспечить выполнение требований Порядка.

Руководителям управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации довести Порядок до нижестоящих территориальных органов ФНС России и обеспечить его выполнение.

в пункте 2.3 Положения исключить текст «регистрации,»;

пункт 2.15 Положения изложить в следующей редакции:

«2.15. При увольнении или переводе на другую должность работник структурного подразделения налогового органа, за которым в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» числятся документы, возвращает их секретарю (делопроизводителю) структурного подразделения.

При увольнении или переводе на другую должность секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения передает работнику, определенному руководителем структурного подразделения, «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» и дела с документами «Для служебного пользования» по Акту приема-передачи.»;

в абзаце 3 пункта 2.16 Положения и в наименовании Акта в приложении N 3 к Положению исключить текст «и состояния делопроизводства»;

наименование раздела III в приложении N 3 к Положению изложить в следующей редакции: «III. Выводы и предложения комиссии».

4. Признать утратившими силу:

приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию»;

приказ ФНС России от 27.06.2008 N ММ-3-4/293@ «О внесении изменений в приказ ФНС России от 17.11.2006 N САЭ-3-18/794@ «Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы К.В. Янкова

Порядок
обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию
(утв. приказом Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. N ММВ-7-10/459@)

1. Общие положения

Порядок регламентирует работу с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах ФНС России (управления ФНС России по субъектам Российской Федерации, межрегиональные инспекции ФНС России, инспекции ФНС России по районам, районам в городах, городам без районного деления, инспекции ФНС России межрайонного уровня).

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется на основании законодательства Российской Федерации и нормативных документов ФНС России.

Ответственность за отнесение сведений, содержащихся в документе, к конфиденциальной информации возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее или утвердившее документ.

1.3. В налоговых органах организация обмена ДСП-документами осуществляется аналогично обмену документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем Порядке.

Налоговые органы, исходя из специфики своей деятельности, при работе с ДСП-документами могут принимать иные обязательные методические нормы, не нашедшие отражения в настоящем Порядке, но не противоречащие его положениям.

1.4. Требования Порядка определяют правила работы со всеми ДСП-документами, кроме тех, порядок работы с которыми регламентируется специальными нормативными актами. Положения Порядка не распространяются на организацию обмена технологическими данными.

2. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями

2.1. Обмен ДСП-документами налоговыми органами между собой, а также между налоговыми органами и сторонними органами власти или организациями может осуществляться:

— в бумажном виде и на небумажных носителях в качестве приложения к сопроводительному письму на бумажном носителе (далее обмен ДСП-документами в бумажном виде);

— в электронном виде.

2.2. Обмен ДСП-документами в бумажном виде в пределах Российской Федерации осуществляется фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

Отправка ДСП-документов в пределах близлежащих населенных пунктов может осуществляться курьером. При этом документы должны быть упакованы таким образом, чтобы исключить возможность нарушения целостности упаковки и ознакомления с ними в процессе доставки. Пересылка небумажных носителей, содержащих ДСП-документы, осуществляется в контейнерах, обеспечивающих сохранность носителей и исключающих несанкционированный доступ к носителю.

3. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов

3.1. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в бумажном виде.

3.1.1. Прием и обработка ДСП-документов осуществляется в подразделениях ДОУ аналогично приему и обработке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

3.1.2. Для каждого поступившего документа работник подразделения ДОУ, ответственный за регистрацию ДСП-документов, выполняет следующие действия:

— регистрирует РК. При регистрации РК в соответствующие поля автоматически проставляются регистрационный номер и дата регистрации полученной корреспонденции, РК входящего документа автоматически пересылается адресату в соответствии с информацией в поле «Кому»;

— в правой нижней части лицевой стороны первого листа полученного документа (либо на конверте корреспонденции, которая не вскрывается в подразделении ДОУ) проставляется штамп, на котором указывается дата регистрации документа и его входящий номер. При этом к входящему номеру документа добавляется пометка «ДСП»;

— передает ДСП-документ секретарю (делопроизводителю) приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа или структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделении ДОУ.

3.2. Прием, обработка и регистрация ДСП-документов, поступивших в электронном виде.

3.2.1. Из поступившего на ЭПЯ сообщения оператор извлекает архивный файл на жесткий диск, разархивирует его с помощью программы Winrar и проверяет:

— наличие файла документа, файла УКЭП к документу, файлов приложений (при их наличии) и файла списка рассылки;

— соответствие оформления файлов установленным требованиям;

— подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок дальнейшая обработка ДСП-документа не осуществляется, а отправителю сообщения направляется мотивированный отказ в приеме ДСП-документа.

— распечатывает файл документа и файлы приложений (при необходимости);

— вписывает в распечатанный документ исходящий регистрационный номер, дату регистрации и номер экземпляра (выбирается из списка рассылки). В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при распечатывании приложения ему присваивается номер экземпляра, равный: / ;

— на бумажной копии документа ставит штамп «Дубликат. УКЭП подтверждена»* и подпись.

Если в адрес налогового органа направлено несколько экземпляров, распечатывается и обрабатывается необходимое количество экземпляров ДСП-документа согласно списку рассылки.

Приложения большого объема не распечатываются. При этом на документе ставится отметка: «Приложения в эл. виде можно получить в комн. N…».

3.2.3. Дальнейшая обработка и регистрация распечатанного ДСП-документа осуществляется в соответствии с пунктом 3.1.

Срок хранения поступивших почтовых сообщений составляет не менее 10 рабочих дней, включая дату поступления.

При необходимости работник структурного подразделения, которому поступает документ на исполнение, может получить ДСП-документ и приложения к нему в электронном виде на съемном магнитном носителе, учтенном в общеустановленном порядке в соответствии с требованиями информационной безопасности.

4. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам руководителем (заместителем руководителя) налогового органа, рассылка их в структурные подразделения

4.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа.

Секретарь (делопроизводитель) приемных руководителя (заместителя руководителя) налогового органа фиксирует ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования» (приложение N 2), который ведется в каждой приемной руководителя (заместителя руководителя).

4.2. Подготовка и оформление резолюций по ДСП-документам осуществляется аналогично подготовке и оформлению резолюций по документам без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетам особенностей, изложенных в настоящем разделе.

4.3. Секретарь (делопроизводитель) приемной для каждого документа выполняет следующие действия:

— при необходимости размножает по резолюции копии ДСП-документов. После размножения первоначальному ДСП-документу и его копиям к номерам экземпляров через дробь присваиваются дополнительные номера (/1, /2, /3 и т.д.); В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении копий приложений им присваиваются номера экземпляров, равные: / / ;

— в СЭД заносит в РК входящих ДСП-документов резолюции руководителя (заместителя руководителя) налогового органа и рассылает РК исполнителям.

— передает ДСП-документы секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений. Передача ДСП-документов производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

4.4. Если в налоговом органе функции делопроизводителя приемной руководителя (заместителя руководителя) выполняет работник подразделения ДОУ, допускается:

— передачу ДСП-документов из подразделения ДОУ делопроизводителю приемной для доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять без росписи в реестре (пункт 3.1.2);

— передачу ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений после доклада руководителю (заместителю руководителя) осуществлять под роспись в реестре (пункт 3.1.2).

В этом случае «Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования» в приемной руководителя (заместителя руководителя) налогового органа не ведется.

5. Работа с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа

5.1. Обработку ДСП-документов осуществляют секретари (делопроизводители) структурных подразделений налогового органа.

5.2. Секретарь (делопроизводитель) структурного подразделения налогового органа фиксирует поступившие ДСП-документы в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования», который ведется в каждом структурном подразделении.

5.3. Работа с ДСП-документами осуществляется аналогично работе с документами без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующего:

— передача ДСП-документов исполнителям производится под роспись получателя документов в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования»;

— возврат ДСП-документов секретарям (делопроизводителям) структурных подразделений производится под роспись секретаря (делопроизводителя) в «Журнале учета входящих документов «Для служебного пользования».

6. Подготовка и регистрация исходящих ДСП-документов

6.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

— каждому ДСП-документу присваивается номер экземпляра, который печатается ниже пометки «Для служебного пользования»; В случае если у ДСП-документа имеется приложение, имеющее первоначальный номер экземпляра, то при размножении документа для отправки ему присваивается следующий номер: / / ;

— в конце регистрационного номера ДСП-документа добавляется пометка «ДСП» (для бумажного документа) или «ДСП@» (для электронного документа);

— пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-документ.

6.2. Для каждого ДСП-документа в СЭД должна быть создана РК исходящего документа, в которой:

— должны быть заполнены все необходимые поля;

— должен быть включен переключатель «ДСП документ»;

— не должен вкладываться электронный образ ДСП-документа в поле «Документ».

Регистрация исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

7. Отправка исходящих ДСП-документов

7.1. Отправка исходящих ДСП-документов в бумажном виде осуществляется аналогично отправке документов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству.

7.2. Отправка исходящих ДСП-документов в электронном виде.

7.2.1. Для отправки ДСП-документа исполнитель предоставляет оператору ЭПЯ:

— переносной магнитный носитель с файлами: документа, УКЭП к документу, приложений (при их наличии) и списка рассылки;

— подлинник отправляемого документа на бумажном носителе (экземпляр N 1);

— список рассылки на бумажном носителе.

В списке рассылки (образец приведен в приложении N 3) необходимо указать дату и номер ДСП-документа, подлежащего рассылке, а также номер экземпляра для каждого адресата. Кроме того, в Списке рассылке указывается исполнитель и его телефон. Список рассылки подписывает руководитель структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.2. Перед отправкой оператор ЭПЯ проверяет:

— наличие РК исходящего документа в СЭД в базе данных «Исходящие» в представлении «Поступившие/По электронной почте СЭД»;

— соответствие оформления РК исходящего документа установленным требованиям;

— отсутствие вредоносных программ (вирусов) на переносном магнитном носителе с файлами;

— наличие и соответствие оформления всех элементов, перечисленных в пункте 7.2.1, установленным требованиям;

— подлинность УКЭП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему документ на бумажном носителе.

При наличии ошибок отправка ДСП-документа не осуществляется. В этом случае РК исходящего документа средствами СЭД возвращается в канцелярию структурного подразделения, подготовившего ДСП-документ.

7.2.3. При отсутствии ошибок оператор ЭПЯ:

— копирует с переносного магнитного носителя на жесткий диск файлы, перечисленные в пункте 7.2.1;

— проставляет на оборотной стороне последнего листа подлинника ДСП-документа (экземпляр N 1) штамп «Электронный документ соответствует подлиннику»**.

Исполнитель ДСП-документа расписывается в штампе.

7.2.4. Все файлы, перечисленные в пункте 7.2.1, архивируются с помощью программы Winrar.

7.2.5. Оператор ЭПЯ создает почтовое сообщение и отправляет его по ЭП, оснащенной СКЗИ.

При создании почтового сообщения необходимо учитывать следующее:

— адреса, в которые направляется сообщение, заполняются в соответствии со списком рассылки;

— в поле «Тема» заносится дата регистрации ДСП-документа и его исходящий регистрационный номер (например, «от 24.06.2005 N 18-0-09/000123дсп@»);

— к почтовому сообщению прикрепляется архивный файл.

7.2.6. Оператор ЭПЯ отправляет РК исходящего документа по СЭД, при этом в РК в поле «Краткое содержание» после заголовка к документу добавляет фразу «Отправлено по ЭП с СКЗИ».

7.2.7. Подлинник представленного для отправки ДСП-документа (экземпляр N 1) на бумажном носителе формируется в дело подразделения ДОУ или структурного подразделения согласно утвержденной на текущий год сводной номенклатуре дел налогового органа.

8. Подготовка, регистрация и рассылка приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов)

8.1. Оформление, согласование, подписание и регистрация ДСП-приказов осуществляется аналогично оформлению, согласованию, подписанию и регистрации приказов без ограничения доступа в соответствии с индивидуальными инструкциями по делопроизводству с учетом следующих особенностей:

— каждому ДСП-приказу присваивается номер экземпляра, который вписывается ниже пометки «Для служебного пользования»;

— в конце регистрационного номера ДСП-приказа добавляется пометка «ДСП» (для ДСП-приказа, рассылаемого в бумажном виде) или «ДСП@» (для ДСП-приказа, рассылаемого в электронном виде);

— пометка «Для служебного пользования» проставляется на обложке дела, в которое помещается ДСП-приказ.

8.2. На каждый ДСП-приказ в СЭД в базе данных ОРД должна быть создана РК, в которой:

— должны быть заполнены все необходимые поля;

— переключатель «ДСП документ» должен быть включен;

— в поле «Документ» электронный образ документа не вкладывается.

Регистрация ДСП-приказов осуществляется с использованием СЭД.

Передача ДСП-приказов внутренним пользователям (секретарям (делопроизводителям) приемных и структурных подразделений налогового органа) производится в бумажном виде под роспись получателя документов в реестрах (приложение N 1), которые формируются средствами СЭД, распечатываются и подшиваются в дело в подразделениях ДОУ.

8.3. Отправка ДСП-приказов в электронном и бумажном виде внешним пользователям осуществляется аналогично отправке исходящих ДСП-документов в бумажном и электронном виде (пункты 7.1, 7.2 настоящего Порядка).

8.4. Работа с ДСП-приказами в структурных подразделениях осуществляется аналогично работе с входящими ДСП-документами в структурных подразделениях налогового органа (раздел 5 настоящего Порядка).

* Допускается вместо штампа делать запись вручную.

** Допускается вместо штампа делать запись вручную.

Приложение N 1
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Реестр приёма/передачи документов ДСП

Приложение N 2
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Журнал учета входящих документов «Для служебного пользования»

Приложение N 3
к Порядку обмена документами,
содержащими конфиденциальную информацию

Список рассылки Приказа (распоряжения, письма)

* Заполняются только те адресаты, которым будет направляться ДСП-документ.

Приказ Федеральной налоговой службы от 21 июля 2011 г. № ММВ-7-10/459@ “Об утверждении Порядка обмена документами, содержащими конфиденциальную информацию”

Текст приказа официально опубликован не был

Обзор документа

Как и раньше, регламентирована работа с ДСП-документами как в центральном аппарате ФНС России, так и в территориальных органах Службы.

Регистрация входящих и исходящих ДСП-документов осуществляется с использованием СЭД.

Отдельно уделено внимание подготовке, регистрации и рассылке приказов и распоряжений, содержащих конфиденциальную информацию (ДСП-приказов).

Приказ ФНС России, утвердивший ранее действовавший порядок, признан утратившим силу.

Источник

Журнал учета входящих дсп документов

Обзор документа

Приказ Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 26 июля 2016 г. № П/0355 “Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах”

Во исполнение пункта 1.5 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. № 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 30, ст. 3165; 2012, № 31, ст. 4368; 2016, № 9, ст. 1263; № 13, ст. 1833), и в целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и ее территориальных органах приказываю:

категории должностных лиц Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения (приложение № 1);

порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям (приложение № 2);

порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения (приложение № 3);

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения (приложение № 4).

2. Начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, руководителям территориальных органов Росреестра:

обеспечить неукоснительное выполнение требований настоящего приказа и защиту служебной информации ограниченного распространения;

внести в установленном порядке изменения в должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих и лиц, их замещающих, направленные на реализацию настоящего приказа, в части возложения ответственности за учет, ведение и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

обеспечить проведение проверок соблюдения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения комиссиями, создаваемыми на основании пункта 28 приложения № 4 к настоящему приказу. Информацию о результатах проверок в территориальных органах Росреестра ежегодно до 15 декабря направлять в Административное управление.

3. Возложить контроль за соблюдением требований нормативных правовых актов о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения:

в центральном аппарате Росреестра:

4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2016 г.

Приложение № 1
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Категории должностных лиц
Росреестра и его территориальных органов, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения

Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, являются федеральные государственные гражданские служащие, замещающие должности федеральной государственной гражданской службы:

Приложение № 2
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Порядок
передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям

1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется в центральном аппарате (территориальных органах) Росреестра структурными подразделениями, на которые возложены функции по документационному обеспечению.

3. Поступившие в центральный аппарат (территориальный орган) Росреестра документы с пометкой «ДСП», разработанные в других органах и организациях, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

4. Документы ограниченного распространения не могут быть переданы, а информация, содержащаяся в них, не может быть сообщена (раскрыта) третьим лицам, кроме как с письменного согласия ее обладателя или органа (лица), уполномоченного обладателем в установленном порядке.

6. Передавать служебную информацию ограниченного распространения по каналам электронной почты и факсимильной связи не допускается.

7. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения, подготовившего документ, и согласовывается:

Приложение № 3
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Порядок
снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения

Предложения о снятии с документов пометки «ДСП», в том числе с документов, необоснованно отнесенных к этой категории, вносятся:

2. При передаче документов с пометкой «ДСП» на архивное хранение и подготовке дел постоянного срока хранения к передаче в государственный архив проводится их экспертиза с целью возможного снятия с них пометки «ДСП».

3. Снятие с документов ограниченного распространения пометки «ДСП» осуществляется (производится) должностными лицами центрального аппарата Росреестра (территориальных органов), полномочиями которых данная служебная информация была отнесена к разряду ограниченного распространения, путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с проставлением своей подписи и даты, а также указания должности, фамилии и инициалов.

О снятии пометки «ДСП» с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных формах делаются соответствующие записи (отметки), о чем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. Имеющиеся на служебных документах пометки «ДСП» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты снятия пометки, должности, фамилии и инициалов лица, снявшего пометку.

Приложение № 4
к приказу Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
от 26 июля 2016 г. № П/0355

Организация защиты служебной информации
ограниченного распространения

1. Работы по защите служебной информации в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии и его территориальных органах проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Целями защиты служебной информации являются:

предотвращение утечки, хищения служебной информации по техническим каналам;

предотвращение несанкционированного уничтожения, искажения, подделки, копирования, распространения, блокирования служебной информации в системах информатизации;

предотвращение неправомерного или случайного доступа к служебной информации;

обеспечение полноты, целостности, достоверности служебной информации в системах обработки;

сохранение возможности управления процессом обработки и пользования служебной информацией.

информационные ресурсы, содержащие сведения, отнесенные к служебной информации, в информационных системах и банках данных, а также в виде носителей на магнитной, оптической основе и бумажных носителях;

средства и системы информатизации (средства вычислительной техники, автоматизированные системы различного уровня и назначения на базе средств вычислительной техники, в том числе информационно-вычислительные комплексы, сети и системы, средства и системы связи и передачи данных, технические средства приема, передачи и обработки информации (телефонии, звукозаписи, звукоусиления, звуковоспроизведения, переговорные и телевизионные устройства, средства изготовления, тиражирования документов и другие технические средства обработки речевой, графической, видео- и буквенно-цифровой информации), программные средства (операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение), используемые для обработки информации, отнесенной к разряду ограниченного распространения;

помещения, в которых обрабатывается служебная информация.

5. Защита служебной информации ограниченного распространения при обработке и хранении информационных ресурсов, содержащих такую информацию, осуществляется с использованием программно-технических средств, аттестованных на соответствие требованиям информационной безопасности программно-технических средств, гражданскими служащими (работниками), на которых возложены данные обязанности в соответствии с их должностными регламентами (должностными инструкциями).

7. АРМ с закрытым доступом в общую информационную систему Росреестра закрепляются за гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующем структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра). Данные гражданские служащие (работники) отвечают за надлежащее использование АРМ.

8. АРМ обозначается табличкой следующего содержания: «Место для разработки документов с пометкой «ДСП».

9. На съемных электронных носителях информации, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «ДСП», а также учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, номер экземпляра, инициалы, фамилия и подпись гражданского служащего (работника), ответственного за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующем структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра).

10. Факт выдачи и возврата съемного электронного носителя фиксируется в журнале учета съемных электронных носителей информации ограниченного распространения.

11. Разрешается хранение на АРМ, в том числе на съемных электронных носителях, созданных проектов документов с пометкой «ДСП» в электронном виде, при условии соблюдения требований информационной безопасности.

Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и уничтожения (шредирования) черновиков гражданскому служащему (работнику), ответственному за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП».

При регистрации документов, содержащих информацию ограниченного распространения, к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» и указывается номер (номера) экземпляров документа.

Указание номеров экземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передач документов с пометкой «ДСП».

12. Учет и передача созданных и поступивших документов ограниченного распространения в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) ведется в журнале учета документов ограниченного распространения. На обложке журнала проставляется пометка «ДСП». Листы журнала нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Документы с пометкой «ДСП» передаются гражданским служащим (работникам) структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) под подпись.

13. При смене гражданского служащего (работника), ответственного за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, который подписывается начальником соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителем территориального органа Росреестра или его заместителем в соответствии с распределением обязанностей).

14. Выданные гражданским служащим (работникам) для работы дела с пометкой «ДСП» подлежат возврату гражданскому служащему (работнику), ответственному за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП», структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) в тот же день.

Отдельные дела с пометкой «ДСП» могут находиться у исполнителя с разрешения начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа Росреестра) в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии соблюдения правил их хранения.

15. Документы, дела и съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП» хранятся отдельно от несекретных в шкафах (ящиках, сейфах), которые запираются и опечатываются. Шкафы (ящики, сейфы) располагаются в служебных помещениях (кабинетах), сдача и вскрытие которых возложены на гражданских служащих (работников), ответственных за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП» в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориальных органов Росреестра).

16. Ответственность за правильное хранение документов для служебного пользования в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) возлагается на начальника соответствующего структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (руководителя территориального органа Росреестра).

Запрещается хранение у гражданских служащих (работников) центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) дел, документов и съемных электронных носителей информации с пометкой «ДСП» в местах, не отвечающих установленным требованиям. В случае отсутствия у гражданского служащего (работника) центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), получившего документ или дело с такими документами, оборудованного места для их хранения, работа с документом (делом) осуществляется только в течение рабочего времени.

17. Передача документов с пометкой «ДСП» из одного структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) в другое осуществляется гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение несекретной документации в структурных подразделениях центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), по реестрам.

18. При необходимости направления документов с пометкой «ДСП» нескольким структурным подразделениям центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра) составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов.

19. Указатель рассылки подписывается исполнителем и начальником структурного подразделения центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), подготовившего документ, и согласовывается:

20. Запрещается осуществление действий по загрузке документов с пометкой «ДСП» в систему электронного документооборота.

21. Документы с пометкой «ДСП» размножаются (тиражируются) с разрешения гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной гражданской службы:

22. Исполнителям документов запрещается самостоятельно изготавливать копии документов ограниченного распространения.

23. Изготовление копий с входящих документов, имеющих ограничительные пометки, адресованных руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляется по его поручению структурным подразделением, ответственным за документационное обеспечение.

24. Изготовление копий с входящих документов, имеющих ограничительные пометки, адресованных заместителям руководителя Росреестра, начальникам структурных подразделений центрального аппарата Росреестра, осуществляется гражданскими служащими (работниками), ответственными за учет, ведение и хранение документов с пометкой «ДСП».

25. После размножения (тиражирования) документов с пометкой «ДСП» на обороте первого листа размножаемого (тиражируемого) документа делается отметка о количестве изготовленных копий. Дополнительно размноженные (тиражированные) экземпляры документа учитываются за номером этого документа.

26. Изготовление и передача копий документов ограниченного распространения, созданных и хранимых в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), осуществляются соответствующим структурным подразделением на основании служебной записки начальника заинтересованного структурного подразделения или его заместителя (запрашивающего копию).

Учет размноженных (тиражированных) документов, изготовленных копий документов осуществляется в структурном подразделении центрального аппарата Росреестра (территориальном органе Росреестра) поэкземплярно.

27. Поступившие в структурные подразделения издания (пособия, бюллетени) и иные материалы информационно-справочного характера с отметкой ограничения доступа, не подлежащие исполнению, а также аналогичные материалы, созданные в процессе деятельности структурных подразделений центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), учитываются в соответствующих структурных подразделениях в журнале учета документов ограниченного распространения, не подлежат подшивке в дела и уничтожаются в установленном порядке по миновании надобности.

28. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «ДСП».

29. Не реже одного раза в год в центральном аппарате Росреестра (территориальном органе) проводится проверка документов, дел и съемных электронных носителей информации с текстовыми файлами документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

31. В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и материалов с пометкой «ДСП», проверка проводится не реже одного раза в пять лет.

32. О фактах утраты документов, дел, изданий и съемных электронных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель Росреестра (территориального органа Росреестра) и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю Росреестра (территориального органа Росреестра), назначившему комиссию.

33. На утраченные документы, дела, издания и съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

34. Съемные электронные носители информации с пометкой «ДСП», непригодные для дальнейшего использования, подлежат сдаче для уничтожения в структурное подразделение центрального аппарата Росреестра (территориального органа Росреестра), на которое возложены функции по материально-техническому обеспечению.

Уничтожение (шредирование) документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» осуществляется по соответствующему акту структурным подразделением центрального аппарата Росреестра (территориального органа), на которое возложены функции по документационному обеспечению.

Об уничтожении таких документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» делаются отметки в учетных формах со ссылкой на соответствующий акт.

35. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, делами, изданиями и съемными электронными носителями информации с пометкой «ДСП», гражданский служащий (работник) привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

Обзор документа

Урегулированы вопросы обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росреестре и его территориальных органах.

Так, определены категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения; порядок передачи таких сведений другим органам и организациям.

Закреплена процедура снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения. Перечислены мероприятия по организации защиты данных.

Источник