журнал учета входящих отпечатанных исходящих и внутренних документов форма 27
Приложение 1. Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов
Приложение 1
к Инструкции
о порядке обращения с документированной
служебной информацией (ДСП) в
структурных подразделениях, отраслевых
(функциональных) органах администрации
городского округа город Рыбинск,
обладающих правами юридического лица
номер, дата поступившего документа, гриф
откуда (от кого) поступил или кому направлен документ
наименование или краткое содержание документа
кому выдан документ
расписка в получении документа и дата
расписка принявшего документ от исполните ля и дата
местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата)
экземпляров и их номера
листов в экземпляре
листов основного документа
номер, дата поступившего документа, гриф
откуда (от кого) поступил или кому направлен документ
наименование или краткое содержание документа
кому выдан документ
расписка в получении документа и дата
расписка принявшего документ от исполнителя и дата
местонахождение документа (номер дела и листа, номер акта на уничтожение и дата)
экземпляров и их номера
листов в экземпляре
листов основного документа
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Форма журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов соответствует Форме 27
Приказа Госнаркоконтроля РФ от 28.08.2003 N 78 (ред. от 10.12.2004) «Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».
Рекомендации по ведению журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов:
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 18.
3. Если в органе наркоконтроля всего один сотрудник делопроизводства, то в графе 18 об уничтожении документа подписывается этот сотрудник и исполнитель.
4. Данная форма применяется для учета входящих и исходящих документов независимо от грифа секретности. Для каждого вида документов заводится отдельный журнал, секретные и несекретные документы учитываются в разных журналах.
Графы журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов :
1. № п/п
2. Дата регистрации
3. №, дата поступившего документа и гриф секретности
4. Откуда (от кого) поступил или кому направлен документ
5. Наименование или краткое содержание документа
6. Фамилия исполнителя и подразделение
7. Кол-во: экз. и их номера
8. Кол-во: листов в экз.
9. Кол-во: листов основного документа
10. Кол-во: листов приложения
11. № блокнота и листов черновика
12. № перепечатанных листов
13. отметка об уничтожении черновиков
14. Кому выдан документ
15. Расписка в получении
16. Расписка принявшего документ от исполнителя и дата
17. № реестра и дата
18. Местонахождение документа (№ дела и листа, № акта на уничтожение и дата)
19. Примечание
Также в нашем исполнении можно приобрести Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов в горизонтальном исполнении.
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал учета подготовленных секретных документов (Форма 33)
от 35 руб.
Журнал учета документов для служебного пользования
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов (горизонтальный)
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Форма журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов соответствует Форме 27 Приказа Госнаркоконтроля РФ от 28.08.2003 N 78 «Об утверждении Инструкции по организации и ведению делопроизводства в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».
Рекомендации по ведению журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов:
1. Дата регистрации документов проставляется в начале каждого дня.
2. Если приложение берется на инвентарный учет, то его инвентарный номер проставляется в графе 18.
3. Если в органе наркоконтроля всего один сотрудник делопроизводства, то в графе 18 об уничтожении документа подписывается этот сотрудник и исполнитель.
4. Данная форма применяется для учета входящих и исходящих документов независимо от грифа секретности. Для каждого вида документов заводится отдельный журнал, секретные и несекретные документы учитываются в разных журналах.
Графы журнала учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов :
1. № п/п
2. Дата регистрации
3. №, дата поступившего документа и гриф секретности
4. Откуда (от кого) поступил или кому направлен документ
5. Наименование или краткое содержание документа
6. Фамилия исполнителя и подразделение
7. Кол-во: экз. и их номера
8. Кол-во: листов в экз.
9. Кол-во: листов основного документа
10. Кол-во: листов приложения
11. № блокнота и листов черновика
12. № перепечатанных листов
13. отметка об уничтожении черновиков
14. Кому выдан документ
15. Расписка в получении
16. Расписка принявшего документ от исполнителя и дата
17. № реестра и дата
18. Местонахождение документа (№ дела и листа, № акта на уничтожение и дата)
19. Примечание
Также в нашем исполнении можно приобрести Журнал учета входящих, отпечатанных, исходящих и внутренних документов в вертикальном исполнении.
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Добавить отзыв
Журнал регистрации приказов
от 35 руб.
Журнал регистрации исходящих документов
от 35 руб.
Настройка журнала
Настройка журнала
Вы можете за 10 рублей разместить логотип Вашей организации на обложке журнала.
Логотип будет размещен над названием журнала по центру.
Размер файла не должен превышать 2 мб. Формат загружаемого файла с логотипом должен быть jpg, jpeg, gif или png. Имя файла должно состоять только из английских букв и цифр. Цветность Вашего логотипа может быть как черно-белой (градации серого), так и цветной.
Пример расположения логотипа на вертикальной обложке
Пример расположения логотипа на горизонтальной обложке
Журналы регистрации
Журнал регистрации нужен для отражения факта формирования/поступления в компанию какого-либо документа. Он подразделяется на множество видов. Некоторые виды книг нужно вести на протяжении всего года, другие заводятся на короткий срок. Журналы позволяют упорядочить документооборот, систематизировать его по хронологическому принципу.
Функции журнала регистрации
Журнал регистрации наделен следующими функциями:
Регистрация представляет собой присвоение документу определенного регистрационного номера. Последний включает в себя 12 символов. Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне.
Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге. Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами. В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер. Можно указывать обозначения через черту.
ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер? Все зависит от конкретного документа, его формы.
Какие журналы должны быть в компании?
В любой организации должен быть обязательный перечень журналов:
Рассмотренный перечень книг используется в работе практически любой организации. При этом не имеет значение размер компании, размер ее штата, форма собственности. При этом нужно учитывать, что чем больше фирма, тем большее количество видов журналов она использует. Формы этих книг не утверждены, а потому организация может определять их самостоятельно. При этом следует пользоваться образцом.
Требуется ли регистрировать каждый документ?
Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна. Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.
Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.
Электронная или бумажная форма?
Журналы регистрации могут вестись и в бумажной, и в электронной форме. Большая часть фирм уже использует электронную форму. Она более проста, более удобна в использовании. Для ведения таких книг нужны специальные программы. Они могут быть как простейшими, так и сложными.
Однако остались еще предприятия, которые ведут бумажный документооборот. Он актуален для тех книг, в которых нужно ставить росписи сотрудников. К примеру, к таким книгам относится Журнал регистрации печатей и штампов. Для ведения бумажных книг могут использоваться тетради, специальные журналы.
Как хранить журналы?
Все журналы нужно внести в номенклатуру. Электронные книги требуется включить в систему электронного документооборота. Срок хранения документов установлен Перечнем типовых бумаг, утвержденным приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года. Для обычных книг этот срок составляет 5 лет. Если это журнал регистрации приказов о приеме/увольнении, срок увеличивается до 75 лет.
Программы
Ведение электронных книг осуществляется посредством специальных программ:
Это наиболее экономичные решения, которые подходят небольшим компаниям. Но большие предприятия пользуются более серьезными системами.
Журналы учёта
Любая компания обязана вести регистрационные формы. К ним относятся журналы учета. Ведут их, как правило, представители кадровой службы. Существует очень много форм журналов учета. Рассмотрим самые распространенные из них.
Журнал учета документации
Журнал учета документации представляет собой реестр. Нужен он для облегчения учета бумаг с разным предназначением и сроками. Все документы, используемые в компании, должны регистрироваться. Под регистрацией и понимается внесение сведений о бумагах в реестр. В журнале отражается эта информация о документе:
Для идентификации каждой бумаге присваивается регистрационный номер. Использование его обязательно.
Журнал учета документации наделяется этими функциями:
В журнал вносятся сведения не обо всех документах. В частности, не регистрируются рекламные и информационные печатные издания. К таким изданиям относятся газеты, журналы, телеграммы с поздравлениями, прейскуранты и тому подобное.
Различают виды документов, которые подлежат регистрации. В частности, различают входящие и исходящие бумаги. Входящие регистрируются только после подготовки. Она включает в себя просмотр, обработку и распределение.
Журнал учета рабочего времени
Журнал учета трудового времени актуален для всех организаций, в которых есть наемные сотрудники. Документ не считается обязательным. Однако завести его рекомендуется, так как журнал облегчает управление персоналом.
Документ необходим для фиксации фактически отработанных часов. По каждому работнику учет ведется отдельно. Журнал учета времени ведется со следующими целями:
Рабочее время может учитываться по-разному. Есть ежедневные, еженедельные, суммированные методы учета. Журнал может вестись как в электронном, так и в бумажном виде. Электронная форма считается наиболее удобной. Но для ее использования нужно программное обеспечение. Оно может быть различным: от бюджетных программ для автоматизированных систем.
Если журнал ведется в бумажной форме, требуется нумеровать его. Обязательно скрепление суровой нитью. Обычно журнал ведется представителем кадрового или бухгалтерского отдела.
Единая форма для документа не установлена. То есть, каждая компания может установить свою форму на основании образца. Установленная форма должна быть отражена в учетной политике. Документ, вне зависимости от его вида, будет подразделяться на титульный лист и основную часть.
Сколько времени хранится журнал?
Что делать, если в журнале не осталось свободных листов? Документ нельзя выбрасывать или утилизировать. Его нужно хранить в организации на протяжении какого-то периода. Для рассматриваемого документа этот срок составляет 5 лет. Компания может установить в своей учетной политике другой срок. Однако он не может быть меньше 5 лет. Только по истечению этого срока журнал уничтожается.
Какие книги должен вести кадровый отдел?
Такая форма, как журнал, широко используется кадровыми отделами компаниями. Кадровые сотрудники занимаются ведением этих журналов:
Журналы могут использоваться для учета сверхурочной работы, отгулов, отпускных дней, которые не были использованы сотрудниками. Они могут вестись по унифицированной или по свободной форме.
Унифицированная форма предполагает, что документ должен вестись в строгом соответствии с образцом, установленным законом. Она утверждена для книг учета трудовых книжек, приходно-расходных книг.
Как правило, для составления книги используется таблица. В ней указываются эти данные:
ВАЖНО! Даже если компания самостоятельно устанавливает форму журнала, в нем все равно должны быть обязательные реквизиты.