кафетерий льгот что это
Создаем в компании «кафетерий» социальных льгот. Кейс «Леруа Мерлен»
Что это за «кафетерий» и как эйчару применять его в работе.
«Леруа Мерлен» — международная компания-ритейлер, предлагающая товары для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. Елена Ивашкевич, директор по администрированию персонала, оплате труда, компенсациям и льготам «Леруа Мерлен», рассказала, как выявить и удовлетворить потребность в более гибкой внутренней социальной политике.
Этот кейс поможет понять, какие льготы и привилегии предпочитают сотрудники.
Вводные данные
«В «Леруа Мерлен» – развитая корпоративная культура. В соответствии с одним из ее принципов, каждый сотрудник считает себя частью общего бизнеса. Работники пользуются своим правом предлагать изменения и улучшения. А компания стремится оценить и использовать вклад каждого. Мы реализуем эту схему с помощью внутренних опросов и анализа полученных данных.
Проводя одно из исследований в 2016 году, мы выяснили, что для многих важна возможность влиять на решения, касающиеся корпоративного обустройства. Сотрудники «Леруа Мерлен» хотят сами решать, где провести в следующем году корпоративный праздник и какой социальный проект поддержать. Также мы выяснили, что работники хотели бы влиять на выбор льгот, входящих в социальный пакет.
Оказалось, 52% сотрудников по разным причинам не могут воспользоваться дополнительными льготами, например, путевками в детские лагеря или ДМС для родственников, и фактически реализуют только базовые возможности соцпакета — добровольное медицинское страхование, страхование жизни и компенсацию расходов на питание. Эта ситуация возникла в связи с тем, что изначально соцпакет был рассчитан на семейных людей со стажем работы в компании от трех лет, — для этой категории предусмотренные услуги были актуальны.
Дополнительно выяснилось, что 25% сотрудников никогда не пользовались даже базовыми возможностями, например, ДМС.
Мы пришли к выводу, что единые льготы – не самое удачное решение для компании, в которой работают люди разных возрастов. Кроме того, сотрудники не всегда осознают ценность того, что предоставляется автоматически. И наконец, компания тратит слишком много средств на услуги, которые остаются невостребованными.
Концепция «кафетерия»
Мы пришли к выводу, что больше всего нам подходит формат «кафетерия льгот». Сходство с обычным кафетерием – в возможности выбора: есть меню, которое позволяет удовлетворить предпочтения каждого. Выбирать можно из разных вариантов льгот: от медицинского страхования до компенсации расходов на отдых и занятия спортом.
В таком решении заложены преимущества и для сотрудников, и для работодателя. Формат «кафетерия» позволяет каждому получить именно то, что ему в данный момент нужно, и сделать получателями льгот более широкий круг сотрудников.
Мы поставили две ключевые цели. Первая — сформировать новый, максимально привлекательный для сотрудников соцпакет, сохраняя границы выделенного бюджета. Вторая — внедрить возможность предоставления льгот на основе софинансирования, когда часть суммы за услугу оплачивает сотрудник, а часть – компания.
Новая модель распределения льгот
Приняв цели, мы оказались перед необходимостью поменять схему распределения льгот. Решили сохранить базовый пакет, куда вошли оплата питания, полис добровольного медицинского страхования и страхование жизни.
Прогрессивный принцип распределения льгот в зависимости от стажа работы в компании остался неизменным. Сотрудники, проработавшие менее года, получают полис ДМС. Для тех, кто трудится в компании от одного года до трех лет, сумма средств, выделенных на реализацию льгот (на одного сотрудника в год), составляет 20 тысяч рублей, от трех до шести лет — 40 тысяч, от шести лет — 60 тысяч рублей.
Опираясь на обратную связь, изменили перечень дополнительных льгот, чтобы сделать пакет более привлекательным. В ходе опросов выяснили, что весьма востребована компенсация расходов на отдых. Исходя из этого, мы пополнили «меню» новыми вариантами оплаты отдыха, спорта и обучения.
Важным новым пунктом меню нашего «кафетерия» стала возможность обмена полиса ДМС на любую другую льготу на условиях софинансирования в пропорции 80% к 20%: 80% компенсирует компания, 20% оплачивает сотрудник.
Техническая реализация
Наш «кафетерий» открылся на внутреннем корпоративном портале. Функцию выбора мы интегрировали в личный кабинет сотрудника.
Там есть доступ к базовой информации, включая стаж, сумму на софинансирование, описание льгот, перечень необходимых документов. При выборе льготы сотрудник может самостоятельно с помощью онлайн-калькулятора подсчитать сумму, которую компенсирует компания, и сумму, которую ему необходимо будет доплатить самостоятельно.
Сопровождением работы «кафетерия» занимаются сотрудники службы HR. Они проверяют документы, загруженные сотрудником в личный кабинет, и подтверждают их для оплаты. Для облегчения работы мы приняли три базовых правила:
После введения новой схемы мы проанализировали статистику, чтобы составить рейтинг популярных льгот. Вот какие результаты получили:
Высокий процент сотрудников, выбравших полис ДМС, обусловлен тем, что сюда вошли те, кто проработал в компании менее года. У этих сотрудников, в соответствии с нашей моделью распределения, не было возможности обменять полис на другие льготы.
Когда мы исключили полис ДМС из рейтинга и оставили в нем лишь те льготы, которые участвуют в софинансировании, картина изменилась:
Мы дали сотрудникам право отказаться от ДМС и увидели, как распределился выбор льгот среди тех 20%, кто решил воспользоваться возможностью обмена:
Результаты
Нам удалось достичь обеих ключевых целей и подтвердить принцип взаимного влияния сотрудников и компании. Социальный пакет стал более гибким и привлекательным для работников. За период с 2016 по 2018 год количество тех, кому доступны льготы, увеличилось в два раза.
Мы продемонстрировали способность компании прислушиваться к запросам своих сотрудников и дали им возможность влиять на выбор льгот, входящих в социальный пакет».
HR-СТАТЬИ
Кафетерий льгот: детальная проработка, как правильно внедрить
Последний интересный доклад с 19-th COMPENSATIONS & BENEFITS 2020 Russia был сделан Оксаной Гамаюновой, Начальником управления вознаграждения и организационного развития Промсвязьбанка. Его тема – «Реализация кафетерия льгот: детальная проработка, как правильно внедрить?»
За предыдущими загляните сюда:
А на курсе Менеджер по компенсациям и льготам мы со студентами строим кафетерий под стратегию, культуру и возможности их компании.
ПРЕДПОСЫЛКИ ВНЕДРЕНИЯ
В начале своего выступления Оксана поделилась тем, что в Промсвязьбанке, также как и в Евпроплане, коллеги пришли к мысли о том, что просто повышение оклада сотруднику или большие премии не мотивируют. Рынок – замкнутая система, как только один игрок повышает оклады, все остальные также делают это и в результате рынок перегревается. Премии сотрудниками воспринимаются как данность и как только сотрудник ее не получил за невыполнение KPI – сразу негатив.
В результате Оксана с коллегами сформулировали следующую концепцию «Мотивация должна иметь уникальную добавленную ценность для сотрудников и задача работодателя – осознанно эту ценность формировать». Они поставили себе такую задачу и сразу столкнулись с проблемами. Промсвязьбанк – это, по сути, три банка в одном. Это и коммерческий банк, и банк обслуживающий Министерство обороны и банк для развития отрасли ОПК. Это разные профили, бэкграунд, культура. В банке работает 14 600 сотрудников в 299 офисах во всех федеральных округах РФ.
ПОЧЕМУ КАФЕТЕРИЙ ЛЬГОТ?
Кафетерий льгот можно сделать под любой бюджет. В Промсвязьбанке на него уходит не более 2% от ФОТ.
Если в компании только ДМС, который предоставляется всем сотрудникам, и нужно порезать бюджет на льготы, например, во время кризиса, это очень плохо воспринимается сотрудниками. А в системе кафетерия можно вписаться в любые деньги. Также есть очевидные выгоды и для сотрудников.
Кафетерий льгот наиболее востребован в следующих случаях
КАК ЭТО РАБОТАЕТ
Если кратко пройтись по этапам, то они следующие:
Рассмотрим основные правила на примере банка
Начиная с 2010 года в банке был набор льгот представленный на следующем слайде.
Сейчас из-за непростой экономической ситуации остался только ДМС и путевки. В 2014 году, во время предыдущего кризиса, был риск совсем свернуть программу, но ДМС удалось отстоять. И все равно это можно было назвать кафетерием льгот, так как сотрудник мог выбрать нужную ему программу (тогда их было 3, сейчас 5). Кому-то нужна была расширенная стоматология, кому-то программа для детей. В прошлом году, например, была добавлена возможность выбрать ДМС для родственника, который находится в регионе. В итоге, так как сотруднику предоставляется возможность выбрать именно то, что нужно ему, льготами пользуются 89% персонала. Самыми востребованными получаются следующие:
ЛАЙФХАКИ
Внедрять кафетерий лучше сразу на всех предприятиях холдинга. Лучше будут условия от провайдеров, легче администрировать и автоматизировать.
ПОДВОДНЫЕ КАМНИ
Почему-то именно у бухгалтерии возникает больше всего вопросов и опасений при внедрении кафетерия льгот. Им нужно проработать очень много вопросов. Но при правильном подходе здесь можно даже сэкономить на налогах.
Также нужно уметь договариваться с ИТ. Проще всего брать их в штат HR и с их помощью допиливать какие-то модули тех систем, что у вас уже установлены. Не важно, что это будет, 1С, БОСС кадровик, SAP или любая другая система. В банке это было реализовано.
В некоторых случаях не стоит заключать договора со всеми провайдерами, особенно в регионах. Эту льготу могут выбрать всего несколько человек в каком-то регионе, а времени на заключение договора уйдет очень много. Нужно искать разные варианты, например, провайдеров предоставления разных услуг. Тогда договор вообще будет только один.
Важно правильно позиционировать кафетерий льгот перед сотрудниками. Даже если у вас супер система, но про нее никто не знает и не пользуется, никакого профита вы не получите. Второй важный момент, продумать заранее все риски и принять решение, что с ними делать. Например, если сотрудник выбрал путевку, съездил в отпуск, а потом уволился, как это урегулировать. Некоторые риски можно просто принять, но это должно быть осознанное решение.
В конце своего доклада, Оксана показала все процессы, которые должны быть внедрены или изменены, чтобы запуск системы прошел быстро и успешно.
Специально для HR-Академии, Оксана Рыбакова, Руководитель направления Отдела мотивации и льгот Московский кредитный банк
Кафетерий льгот: автоматизация, наполнение, тренды 2.0
Кафетерий льгот — это гибкая система бонусов, где каждый сотрудник самостоятельно определяет структуру и наполнение своего пакета льгот и бенефитов.
Привлечь и удержать высококвалифицированных сотрудников — одна из основных задач современных HR-подразделений. Какие инструменты использовать? Как удовлетворить всех, не тратя при этом огромные материальные и временные ресурсы? В нашей статье мы расскажем об эффективном инструменте повышения вовлеченности и лояльности персонала — кафетерии льгот.
Кафетерий льгот — это гибкая система бонусов, где каждый сотрудник самостоятельно определяет структуру и наполнение своего пакета льгот и бенефитов. В кафетерий включаются льготы и вознаграждения, работающие на улучшение жизни и здоровья сотрудников, и они должны соотноситься с общей стратегией управления талантами в вашей компании.
При правильном внедрении формат кафетерия выгоден работодателю, потому что позволяет перераспределить бюджет и перевести невостребованные льготы в льготы, которые важны сотрудникам здесь и сейчас. Удовлетворенность и вовлеченность персонала растет без дополнительных бюджетных затрат.
Наполнение кафетерия льгот в 2019 году
Принцип «всех под одну гребенку» слабо работает для мотивации персонала, поэтому в современной компании льготы должны быть персонифицированными и учитывать интересы и потребности сотрудников.
Как показывает практика, кафетерий льгот работает только при следующих условиях:
Сегодня продукты для наполнения кафетерия льгот российских и иностранных компаний реализованы на базе предоплаченных банковских карт. Это высокотехнологичная линейка бенефит-карт Mastercard и Visa от компании «Подарок в Квадрате».
«Использование бенефит-карт в составе кафетерия корпоративных льгот позволяет сотруднику в любом городе России самостоятельно выбрать необходимые бенефиты с учетом его индивидуальных потребностей. Это гарантирует компании рост лояльности сотрудников и эффективное использование бюджета», — рассказала Олеся Кривенко, директор по развитию компании «Подарок в Квадрате».
Бенефит-карты — это целый комплекс льгот для сотрудников разных поколений и разного стиля жизни. Можно использовать пополняемые карты на физическом носителе или актуальные для молодого поколения виртуальные карты. С бенефит-карт нельзя снять наличные, что гарантирует целевое использование денежных средств.
Виртуальные бенефит-карты
Виртуальные бенефит-карты работают на базе платежной системы Mastercard. Карты можно встроить в любую бенефитную программу: они сегментированы по популярным направлениям, чтобы удовлетворить потребности сотрудников любого возраста и различных интересов.
Данные, необходимые для использования карты, сотрудники получают в электронном виде. Карты можно подключить к Apple Pay или Google Pay, чтобы рассчитываться за товары и услуги со смартфона. Виртуальный формат ценят и владельцы карт, и заказчики. Обладателям карт не нужно заботиться, есть ли карта в кошельке — она всегда в его телефоне. Компании экономят время и деньги на доставке вознаграждений. Кроме того, бенефит-карты можно встроить в любую автоматизированную платформу кафетерия льгот по API-протоколу.
В кафетерии льгот сотрудники могут подобрать карту для себя:
Health Gift Card — карта здоровья. Принимается во всех аптеках, медицинских центрах, стоматологических клиниках, медицинских лабораториях сдачи анализов и в других предприятиях для поддержания здоровья сотрудников.
Travel Gift Card — карта для отдыха. Ей можно оплатить услуги любых российских авиакомпаний, железнодорожные билеты, услуги турагентств и агрегаторов, билеты на культурные мероприятия, включая музеи, театры, кинотеатры (в том числе онлайн-оплата), а также билеты в дельфинарии, аквариумы и зоопарки.
Transport Gift Card — транспортная карта для расчета за услуги пассажирских перевозок в общественном транспорте, включая метро и электрички, такси, прокат автомобилей — каршеринг, оплаты топлива на всех сетях АЗС и ГАЗС России, а также станций технического обслуживания. Карту можно привязать к популярным мобильным приложениям — «Яндекс.Такси», «Парковки Москвы» и т. д.
Sport Gift Card — спортивная карта для оплаты услуг фитнес-клубов, танцевальных школ, клубов здоровья, для расчета во всех магазинах спорттоваров, магазинах спортивной одежды.
На диаграмме ниже представлено, как распределились доли среди виртуальных бенефит-карт в кейсе одного из заказчиков. Подарочная карта для отдыха и карта здоровья стали самыми выбираемыми в кафетерии льгот.
Пополняемые бенефит-карты на физическом носителе
Пополняемые бенефит-карты работают на базе платежной системы Visa.
PharmaCard — аптечная карта. Ей можно оплатить покупки в любой сети аптек и оптик на территории России. В регионах используется как альтернатива ДМС. Например, в одном из наших проектов аптечная карта стала самой востребованной из всех видов бенефит-карт. Каждый пятый сотрудник выбрал именно эту карту в кафетерии льгот.
Карта питания «СУП» — карта для организации единой системы питания сотрудников. Позволяет оплачивать обеды во всех заведениях питания России — кафе, столовые, рестораны, компании доставки готовой еды.
Карта «Мои километры» — топливная карта. Принимается к оплате на всех АЗС, автомойках и в магазинах автозапчастей на территории России.
Автоматизация кафетерия льгот
Современный бизнес очень динамичен. Автоматизация процессов позволяет эффективно распределить ресурсы, исключить человеческий фактор и получить упорядоченные данные. Денис Чалов, генеральный директор БЕНЕФАКТОРИ, рассказал нам об основных особенностях и тонкостях автоматизации кафетерия льгот. «Я твердо уверен, что кафетерий льгот может работать только на базе автоматизированной платформы. Я не знаю ни одного успешного проекта в компаниях с численностью от 100 сотрудников с гибким соцпакетом в экселе», — считает Денис.
Факторы, которые важно учитывать при разработке проектов кафетерия льгот:
Текучесть персонала
Сотрудники приходят, увольняются, их переводят в другие города и юридические лица, они уходят в декрет и возвращаются обратно. Любое такое перемещение требует своевременной и правильной отработки с точки зрения кафетерия льгот:
Жизненные события
Сотрудники женятся и выходят замуж, у них рождаются дети, меняются документы, и им снова нужен инструмент для выбора новых льгот.
Выбор и оформление льгот
Выбирая льготы, сотрудники должны понимать, сколько будет стоить тот или иной вариант страховки для ребенка, утренний тип абонемента в фитнес, 8 занятий итальянским языком с носителем и т. п. При этом цены могут со временем меняться. Потом данные о выбранных льготах нужно собрать, систематизировать, обработать и разослать поставщикам льгот, вычесть стоимость выбранных льгот на момент оформления из бюджета каждого сотрудника.
А еще нужно обеспечить возможность софинансирования льгот, когда у сотрудников бюджеты кафетерия небольшие или частично израсходованы (привет удержаниям из заработной платы). Если весь этот процесс, начиная от выбора и заканчивая оформлением и получением льготы, будет для сотрудника сложным и долгим, он поставит крест на такой инициативе работодателя, и лояльность сотрудника вместе с вовлеченностью только упадет.
Бюджеты, налоги, проводки
Почти каждая льгота кафетерия — это дополнительные налоги. Это не ДМС, которое в пределах 6% от ФОТ относится к расходам. Большая часть гибких льгот дополнительно облагается страховыми взносами. У сотрудника нужно удержать НДФЛ или компенсировать ему такое удержание.
Это значительная нагрузка на бухгалтерию, если не автоматизировать налоговый учет кафетерия льгот. Если бюджет кафетерия льгот формировать за счет уменьшения бюджета на ДМС, то либо нужно готовиться к дополнительным бюджетным расходам, либо специальным образом переводить стоимость льготы в валюту кафетерия льгот с понижающим коэффициентом, чтобы учитывать рост налоговой нагрузки. Вручную — это неподъемная задача.
Поставщики льгот
Чем больше у вас сотрудников, чем больше городов, где они работают, тем более разнообразную корзину льгот нужно собрать. Принадлежность к определенному поколению — далеко не единственный фактор, влияющий на выбор льгот отдельно взятым сотрудником. Статистика БЕНЕФАКТОРИ показывает, что на выбор в значительной мере также влияет уровень доходов и регион, в котором работает и проживает сотрудник. Например, чем дальше от крупного центра находится сотрудник, тем меньше он ценит ДМС, так как в небольших городах разница между ДМС и ОМС исчезающе мала: клиники те же, врачи те же, услуги те же. Поэтому так важно предложить всем сотрудникам достаточный выбор вне зависимости от региона, где они живут и работают. Т. е. вы должны найти достаточное количество поставщиков, заключить с ними договоры, обеспечить непрерывное взаимодействие по оформлению льгот для сотрудников, документооборот и взаиморасчеты. Если в городах-миллионниках это вполне решаемая задача, то в небольших городах и дальних регионах сложность задачи значительно возрастает. Администрировать все эти процессы вручную невозможно.
Поэтому на текущий момент большинство проектов с так называемыми гибкими льготами — это не кафетерий льгот, а просто дополнительная льгота в виде компенсации расходов сотрудников. Сотрудник должен сначала потратить свои деньги, принести подтверждающие документы (договоры, чеки, выписки с банковского счета, билеты, путевки и т. п.), а работодатель — проверить и утвердить заявку сотрудника на возмещение, которое он в лучшем случае получит в ближайшую выплату заработной платы, а чаще всего — в течение года в несколько приемов. Такой подход существенно снижает привлекательность программы гибких льгот для сотрудников.
Есть и другая негативная для работодателя сторона такого подхода, о которой, как правило, не задумываются. Если компания компенсирует медицинские и санаторно-курортные услуги, то подтверждающие документы, как правило, содержат медицинский диагноз, а это персональные данные специальной категории, их уровень защиты технически и организационно должен быть существенно выше.
Как показывает практика, делится Денис Чалов, отличным решением задачи разнообразия поставщиков льгот в регионах являются пополняемые пластиковые и предоплаченные виртуальные платежные карты. Перечислим основные преимущества использования таких карт, по мнению Дениса:
«Правильный кафетерий льгот — это всегда сбалансированное, полностью автоматизированное решение с функциями самообслуживания для работников и работодателя, интегрированное с поставщиками льгот вне зависимости от их местонахождения. «Подарок в Квадрате», с которым у нас автоматизированы процессы взаимодействия, выпуска и доставки карт, обеспечивает нам полное покрытие во всех регионах, особенно в небольших городах, где прямое подключение отдельных поставщиков экономически нецелесообразно», — резюмирует Денис.
Опыт внедрения кафетерия льгот от эксперта
«Внедрение автоматизированного кафетерия льгот помогло нам в полной мере раскрыть наши принципы социальной ответственности и отразить наше понимание того, что все люди разные, в разных жизненных ситуациях, с разными приоритетами, и мы, как работодатель, это понимаем и уважаем, — рассказывает Алла Самойленко, Head of C&B компании LafargeHolcim. — Технологии помогают нам оторваться от уровня делопроизводителей и подняться на уровень бизнес-партнеров, с открытыми глазами и вооруженных информацией реально управлять мотивацией и уровнем счастья персонала, что, безусловно, положительно отразится на итоговых показателях бизнеса».
Компания LafargeHolcim первой в России запустила полнофункциональную систему гибких льгот для всех своих сотрудников во всех регионах присутствия. А это почти 2000 человек в четырех регионах России.
Тенденции и мировой опыт
Дарья Тарабукина, руководитель проекта по модернизации социального проекта, «АШАН Ритейл Россия». Дарья рассказала нам о 3 основных тенденциях, которые она наблюдает, ежегодно изучая отчеты международных компаний по управлению человеческим капиталом и хедлайнеров технологических решений*:
Двойная роль технологий
Технологии не только предоставляют оперативное управление и контроль расходов, но и отвечают потребностям сотрудников в практическом смысле:
Эволюция льгот
Мировые отчеты показывают, что льготы, позволяющие сотрудникам оставаться физически здоровыми, управлять финансами, помогать в уходе за детьми или способствующие их карьерному росту, создают более высокую заинтересованность и большую отдачу инвестиций работодателя.
Формирование стратегии льгот вышло на фундаментально новый уровень. Компании оценивают влияние льгот на жизненные приоритеты сотрудников, отражающие их благополучие, это имеет решающее значение для вовлечения персонала в бизнес-цели компании.
Компания с комплексной стратегией льгот, основанной на гибком выборе, технологиях, HR-маркетинге и аналитике данных:
Цель внедрения гибких льгот и комплексной программы благополучия — это влияние на бизнес-результат за счёт повышения качества жизни персонала, считает Дарья.
*В статье приведены выводы отчетов Mercer “Workplace wellness survey results”, 2018, Globoforce “Designing work cultures for the human era”, 2018; Thomsons Online Benefits “Global Employee Benefits Watch Report” 2016/17, Korn Ferry “The case for motivations”, 2017, PwC, Special report: financial stress and the bottom line’, 2017; Deloitte, ‘Rewriting the rules for the digital age’, 2017 и др