журнал ежедневного учета работ
Журналы
Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.
Какие журналы должны быть в компании обязательно?
Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.
Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.
Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.
Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:
Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.
Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.
Перечень журналов, нужных для конкретной организации
Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.
Предприятия общественного питания
В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.
На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.
Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.
Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами
Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:
Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.
Журналы, связанные с безопасностью
Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:
Обязательная бумага – журнал по охране труда.
Требования к оформлению
Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:
Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.
К документам предъявляются эти требования:
Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.
К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Журнал ежедневного учета работ (форма 25-Э)
Образец и пример заполнения журнала ежедневного учета работ
Настройка блока страниц
Ламинировать обложку C двух сторон
Нумерация, скрепление, печать:
Отверстия для прошивки
Тиснение на обложке
Все настройки
Настройка обложки
Проклеить корешок бумвинилом
Цвет обложки:
Цвет обложки:
Бумвинил
Кожзам
Бумага
Логотип на обложку
Образец журнала
Форма ж урнала ежедневного учета работ 25-Э соответствует Приложению к Инструкции по ведению первичной технической документации в городских электрических сетях местных Советов РСФСР и является документом, в котором в хронологическом порядке записываются все работы, выполняемые эксплуатационным и ремонтным персоналом, которая утратила силу.
Журнал ежедневного учета работ предназначен для учета фактически выполненных объемов работ, занятости персонала, а также израсходованных материалов.
Графы (столбцы) журнала ежедневного учета работ:
1. Дата
2. Производитель работ, состав бригады (Ф.И.О., разряд)
3. Основание для выполнения работ ( наряда или распоряжения). Краткое описание выполненных работ
4. Время окончания работ
5-6. Израсходованные материалы
— наименование
— количество
7. Подпись мастера
Еще сомневаетесь, где купить и заказать качественные журналы и бланки по Вашему образцу? Только у нас!
Мы доставляем заказы не только по Москве и области, но и по всей России.
Воспользовавшись калькулятором журнала, Вы настроите нужное количество страниц, обложку, логотип и т.д.
Общий журнал работ по форме КС-6
Унифицированная форма КС-6 – это, по сути, журнал, в котором отражаются все наиболее важные сведения о строительных работах: сроки исполнения, объекты, этапы, затраченные материалы, ответственные лица, надзорные организации и т.д. Данный документ имеет юридическое значение, поэтому вся информация, занесенная в него должна иметь подтверждение. Главная цель журнала КС-6 – фиксация контроля за ходом строительно-монтажных и ремонтных работ.
Кто должен заполнять форму КС-6
Как правило, оформлением данного журнала занимается либо прораб, либо начальник участка, причем делать это он должен с самого начала строительной деятельности на объекте. Сведения об ответственном лице обязательно указываются в журнале на титульной странице.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила заполнения КС-6
Первое, что необходимо сделать, открывая новый журнал – прошить его белой капроновой ниткой. С обратной стороны журнала на прошивку наклеивается листок со следующим текстом: «прошнуровано, пронумеровано, скреплено печатью», здесь же указывается количество листов (цифрой и прописью), ставится печать и подпись ответственного лица.
С разрешения контролирующих органов журнал можно вести и в электронном виде. Но в этом случае необходимо обеспечить ему надежную защиту от свободного доступа.
Регистрация журнала в надзорных органах
Если строительство объекта требует контроля со стороны Госстройнадзора, то данный журнал по форме КС-6 следует зарегистрировать. Для этого примерно за две недели до начала строительных работ, его нужно передать в надзорную службу, которая ставит на документе свою печать, а также удостоверяет его подписями ответственных сотрудников.
Заполняем титульный лист
Заполнение журнала необходимо начинать с внесения в него основных сведений. На титульный лист нужно в соответствующие строки вписать:
Итак, в заполненном виде это будет выглядеть следующим образом:
Раздел первый
Здесь нужно указать всех работников, которые заняты в строительстве с обязательной отметкой участка, которым они занимаются. Кроме этого нужно обязательно вписать аттестационные документы, подтверждающие право допуска указанных сотрудников к строительным работам. В соответствующих столбцах надо отметить дату начала и окончания строительных работ на вверенном участке тем или иным специалистом. Раздел заполняется либо руководителем подрядной организации либо его уполномоченным лицом.
Раздел второй
В раздел 2 формы КС-6 вносится полный перечень промежуточных актов, фиксирующих все этапы строительных работ. Как правило, этот список имеется в договоре между заказчиков и подрядчиком.
Раздел третий
Данный раздел является основным – сюда включается подробная информация обо всех выполненных работах на всех участках строительного объекта с обязательным указанием периода их проведения. Чем более тщательно фиксируются все сведения, тем лучше. Иногда здесь указывают даже номер этажа и помещения, в котором ведутся строительные работы, количество и марку использованного материала и т.д. В этот раздел информация должна вноситься ежедневно до тех пор, пока объект не будет сдан заказчику. Если вдруг в процессе работы произошел сбой, сюда же необходимо вписать его причины, при этом каждая внесенная запись должна быть подписана начальником участка или прорабом, контролирующим ход работ.
Раздел четвёртый
Тут вписывается весь перечень журналов и других документов, ведущихся на строительном объекте с подробным указанием организации, выдавшей тот или иной журнал, а также ответственного за его заполнение должностного лица.
Раздел пятый
Здесь необходимо указывать сведения о контроле подрядчика за процессом строительства с кратким описанием сопутствующих условий. Обязательно надо указать даты проведения всех работ, а также подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.
Заполнение раздела 6 формы КС-6 и итога документа
Шестой раздел предназначен для контролирующих структур, представители которых могут вписывать в журнал свои замечания и на их основании требовать устранения различных выявленных нарушений.
В заключение следует указать количество заполненных страниц журнала, а также в обязательном порядке поставить подпись генерального директора компании-застройщика.
После того, как все строительные работы на объекте будут закончены, журнал необходимо сдать в надзорную инстанцию. После его проверки, а также установления факта устранения выявленных нарушений, контролирующая инстанция вернет документ подрядчику, который должен будет тщательно хранить его, в соответствии с установленным законом порядком.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Журнал учета рабочего времени — образец заполнения
Журнал учета рабочего времени — образец его вам может пригодиться, поскольку наличие этого документа в структуре кадрового документооборота предприятия — требование ТК РФ. Какова специфика заполнения данного документа и где можно загрузить его образец?
Кто должен использовать журнал учета рабочего времени?
В соответствии со ст. 91 ТК РФ фирма-работодатель обязана вести учет времени фактического выполнения сотрудниками трудовых функций. Однако законодатель не регламентирует, каким конкретно образом работодатели должны исполнять соответствующее обязательство.
До 2013 года российские фирмы должны были задействовать в своей работе унифицированные формы учета рабочего времени — в частности, те, что утверждены Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Речь идет о форме Т-12, предназначенной для ручного ввода данных о посещении сотрудниками места работы, а также Т-13, которая адаптирована для фиксации сведений с помощью компьютерных систем учета явки работников.
С 2013 года компаниям необязательно использовать формы Т-12 и Т-13, однако практической необходимости отказываться от них, как правило, не возникает. Данные формы привычны опытным кадровикам и достаточно удобны в освоении для новичков в кадровом делопроизводстве. Оба документа официально именуются табелями, но на практике их часто называют «журналы».
Более простой с технической точки зрения способ учета рабочего времени — при использовании формы Т-12, так как ее заполнение не предполагает задействования компьютерных систем учета посещений работников.
Журнал учета рабочего времени по форме Т-12: особенности заполнения
Форма Т-12, как одна из самых востребованных при ведении учета рабочего времени, может использоваться также и как документ, в котором исчисляются суммы по зарплате сотрудников. Поэтому на практике участвовать в заполнении формы Т-12 могут не только специалисты кадровой службы, но также и бухгалтеры.
Специалисты кадровой службы чаще всего отвечают за заполнение граф с 1 по 17, а также с 35 по 55. Бухгалтеры — за работу с графами с 18 по 34.
Ключевые с точки зрения учета рабочего времени — графы с 4 по 6. В них указываются 2 типа сведений:
Если сотрудник был в отпуске, командировке или имел иной статус, предполагающий его отсутствие на работе весь день, то второй тип данных в графах 4–6 не указывается.
Форма Т-12 должна быть заверена:
Где можно скачать образец журнала учета рабочего времени?
Загрузить заполненный образец рассмотренного нами журнала, который составлен на основе распространенной формы Т-12, вы можете на нашем сайте.
Итоги
Журнал учета рабочего времени в силу предписаний ТК РФ фирма должна использовать обязательно. Данный журнал может вестись на основе формы, разработанной компанией самостоятельно, но на практике российскими работодателями чаще всего используется унифицированный документ Т-12.
Изучить различные нюансы работы с формой Т-12, на основе которой составляется журнал учета рабочего времени, вы можете в статьях: