журнал передачи денежных средств образец
Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.
Цели и порядок использования документа
Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.
Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.
К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.
Заполняем бланк КО-5
Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.
Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.
Заполняем четные страницы
Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:
Заполняем нечетные страницы
Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:
Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.
Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.
Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.
Акт приема-передачи денежных средств
Формирование акта приема-передачи денежных средств обычно происходит в результате исполнения какого-либо договора, поэтому акт не является самостоятельным документом, а служит к нему приложением.
В каких случаях составляется акт
Акт может составляться в самых разных ситуациях:
Если акт служит приложением к договору, его наличие, и даже, при желании, основные аспекты содержания можно прописать прямо в основном документе (впоследствии надлежащим образом заполненный и заверенный акт станет основанием для придания договору статуса действительного).
Акт служит доказательством факта передачи денег между сторонами, поэтому важность его нельзя недооценивать.
Относиться к составлению акта следует тщательно, прописывая все детали и не забывая о том, что в какой-то момент этот бланк может обрести статус юридически значимого документа (например, если между сторонами возникнут разногласия и кто-либо из них решит обратиться в судебную инстанцию).
Почему акт, а не расписка
Подтверждать факт передачи денежных средств может не только акт, но и расписка.
Однако, акт имеет свои преимущества:
Кто составляет акт
Акт обычно пишет представитель организации, которая передает средства (юрисконсульт, бухгалтер и т.д.) или лично займодавец. Если речь идет об организации, то акт должен быть подписан ее руководителем, действующим на основании устава, или лицом, уполномоченным действовать от его имени.
На что обратить внимание при составлении акта
Единой формы акта приема-передачи денежных средств, обязательной к применению, не существует, так что представители сторон могут формировать его исходя из собственного представления в свободной форме или, если в организации есть собственный разработанный и утвержденный должным образом образец документа – по его шаблону. Важно только то, чтобы бланк по своему составу отвечал определенным стандартам делопроизводства, а по содержанию включал в себя некоторые неизменные данные.
Как любой другой официальный документ, акт можно условно поделить на три части: «шапку», основной раздел и заключение.
Нюансы оформления
Так же как и текст акта, его оформление целиком и полностью зависит от видения документа составителем. Его можно делать в рукописном виде (как расписку) или набирать на компьютере, на фирменном бланке или на обыкновенном чистом листе бумаги.
Документ составляется как минимум в двух экземплярах — по одному для каждой из заинтересованных сторон, но при необходимости можно сделать и их заверенные копии. Если акт формируется между юридическими лицами, информацию об нем нужно внести в журнал учета документации.
Условия хранения документа
Акт, являясь неотъемлемой частью договора, должен храниться с ним вместе в отдельной папке там, куда нет доступа посторонних лиц. Срок хранения устанавливается либо законодательством РФ, либо внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы.
Особенности составления акта
Данный документ в обязательном порядке должен содержать реквизиты обеих сторон (сведения из регистрационных бумаг организации или паспортные данные физического лица) – без них документ не обретает юридического статуса.
Акт допустимо составлять не только лично, но и действуя через представителя. Однако в этом случае, важно, чтобы доверенное лицо имело на руках нотариально заверенную доверенность, копию которой необходимо прилагать к акту.
Акт должен в обязательном порядке удовлетворять требованиям обеих сторон. Если какая-либо из них не согласна с какой-то частью акта, она вправе внести свои коррективы, которые должны быть утверждены контрагентом.
Книга учёта денежных средств (форма КО-5)
Бланк учёта выданных и принятых кассиром денежных средств
Книга учёта денежных средств (форма КО-5) – это документ, в котором отражается выдача и возврат наличных денежных средств между старшим кассиром и кассирами других подразделений.
Как видно из определения, книга учёта КО-5 используется, если в организации (или у ИП) работает несколько кассиров. Записи в книге делает старший кассир.
Например, по заведённому порядку перед началом рабочего дня старший кассир выдаёт «младшим» кассирам под роспись наличные деньги для расходных операций. В конце рабочего дня неиспользованный остаток денег сдаётся обратно старшему кассиру под его роспись.
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана кассовая книга, и ФИО старшего кассира, ответственного за ведение книги.
ЛИСТЫ В КНИГЕ УЧЁТА:
1 столбец. Дата передачи денег между старшим кассиром и кассиром.
2 столбец. Остаток наличных денег у кассира на начало рабочей смены.
3 столбец. Выданная кассиру сумма денег (указывается цифрами и прописью).
4 столбец. Кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от старшего кассира.
5 столбец. Сумма денег, поступившая в кассу за день по приходным кассовым ордерам.
6 столбец. Сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру. Имеется в виду не только полученная по приходным операциям сумма, но также и неиспользованная сумма денег из числа выданных перед началом рабочего дня.
7 столбец. Сумма, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.
8 столбец. Общая сумма денег (6 + 7 графа), переданная кассиром старшему кассиру.
9 столбец. Старший кассир ставит свою подпись, тем самым подтверждая получение денег от кассира.
10 столбец. Остаток наличных средств у кассира на конец рабочего дня.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5)
Что это такое
При наличии в организации или у индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них должен выполнять обязанности старшего кассира.
Книга учета по форме КО-5 – это один из документов кассовой дисциплины, в котором отражаются все операции связанные с передачей наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня.
Записи в книге осуществляются старшим кассиром в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.
Бланк книги учета по форме КО-5
Книга учет принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5), действующая в 2020 году:
Как заполнить книгу учета по форме КО-5
Инструкция по заполнению бланка книги учета по форме КО-5
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ИП, ЗАО) и наименование организации (инициалы ИП) в соответствии с учредительными документами (например, ИП Петров И.А. или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется книга и ФИО кассира (удобней на каждого кассира оформлять свою книгу учета).
Листы книги учета:
Каждый лист книги учета содержит таблицу, состоящую из 10 столбцов:
В столбце 1 указывается дата передачи наличных денег между старшим кассиром и кассиром.
В столбце 2 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на начало рабочего дня.
В столбце 3 указывается цифрами и прописью сумма наличных денег выданных кассиру.
В столбце 4 кассир подтверждает получение денег от старшего кассира и ставит свою подпись.
В столбце 5 указывается сумма денег, поступившая в кассу в течение дня по приходным кассовым документам.
В столбце 6 указывается сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 7 указывается сумма денег, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.
В столбце 8 указывается общая сумма денег, которую кассир передал старшему кассиру.
В столбце 9 старший кассир подтверждает получение денег от кассира и ставит свою подпись.
В столбце 10 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на конец рабочего дня.
Кассовая книга по форме КО-4. Бланк и образец заполнения
Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.
Кто ответственен за ведение книги
Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.
Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.
Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.
Основные правила оформления кассовой книги
Инструкция по оформлению кассовой книги
В самом начале
Основная часть книги
Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.