журнал учета мягкого инвентаря образец
Карточка учета мягкого инвентаря
Карточка учета мягкого инвентаря — это специальная форма документа, которая нужна для учета приобретенного в собственность имущества, использующегося много раз, но при этом не меняющего свою характеристику и функциональное предназначение.
В карточку записывается инвентарь, период использования которого составляет не менее 12 месяцев, а его цена не превышает размера, установленного документом, регламентирующего порядок ведения бухгалтерского и налогового учета в организации для активов с подобной характеристикой.
Мягкий инвентарь: что это?
Мягкий инвентарь – общее название текстильных изделий, которые используются в течение долгого времени, а также имеющие тесный контакт с человеческим телом.
В организации мягким инвентарем считается:
Что не является мягким инвентарем
Зачастую тот, кто заполняет документ, может по ошибке причислить к активам мягкого инвентаря:
Самым общеизвестным типом ошибки на сегодняшний день является невключение в данный тип активов условно называемых «твердых» вещей, которые фактически считаются мягким инвентарем. Это:
Какая информация должна содержаться в документе
Для внесения данных в карточку, инвентарь и принадлежности следует объединить по одинаковому типу использования или одинаковой ценовой категории.
В лицевой стороне документа необходимо указать:
В маленькую табличку, которая снизу:
Все остальные ячейки заполняются по мере необходимости.
Под маленькой табличкой вносится ФИО и должность заполняющего карточку, после чего заполняется основная таблица:
Важно! Оформляется выбывший инвентарь актом на основании вынесенного решения специальной комиссии.
Что касается обратной стороны, то здесь главное не забыть про подпись ответственного лица, заполняющего карточку, и ее расшифровку.
Сколько экземпляров должно оформляться
Карточка оформляется в одном экземпляре.
Срок хранения документа
Заполненную и подписанную карточку учета мягкого инвентаря следует хранить в папке-регистраторе с другими аналогичными документами в течение периода, который прописан в российском законодательстве или установлен НПА организации.
Требования, которые необходимо соблюдать при составлении документа
Составляя карточку, необходимо придерживаться следующего ряда требований:
Ошибки, которые часто допускаются при составлении
Зачастую при составлении документа даже опытный специалист допускает ошибки, когда формирует документ:
Заключение
Итак, составляя карточку учета мягкого инвентаря, организация таким образом вовремя и с абсолютной точностью учитывает, сколько поступило на склад мягкого инвентаря, хранит его, эксплуатирует и ведет учет выбытия. Это способствует контролю за активами, а также своевременному их пополнению и обновлению.
Мягкий инвентарь и особенности его учета в организациях
В учреждениях и на производстве используются различные виды инвентаря, каждый из которых имеет свои особенности эксплуатации и учета. В некоторых типах учреждений самым распространенным является мягкий инвентарь.
В статье рассмотрим, какие активы относятся к мягкому инвентарю, в чем состоят нюансы его использования и списания, а также норм использования.
Мягкий инвентарь по инструкции
Бухгалтерам нужно точно знать, какие предметы инвентаря относятся к группе «мягкого», потому что для этой категории активов характерны особые правила учета. Далеко не все предметы, мягкие по ощущениям, считаются мягким инвентарем в бухгалтерском смысле.
Порядок отнесения активов к мягкому инвентарю регламентирует Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов госвласти, местного самоуправления, управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 01 декабря 2010 года № 157н в п.118.
Мягкий инвентарь – материальные запасы готовых к применению предметов, эксплуатируемые относительно длительное время в непосредственном контакте с человеческим телом. Инструкция точно определяет, какие именно активы следует считать мягким инвентарем:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! К «спецовке» относятся, кроме собственно предметов одежды и обуви, также защитные приспособления: респираторы, шлемы, очки и пр.
Предметы мягкого инвентаря в основном заказываются у поставщиков или, если позволяет база, их можно изготовить силами самого учреждения.
Не все то мягкий инвентарь, что мягкое на ощупь
Ключевым признаком отнесения актива к мягкому инвентарю является его бухгалтерская принадлежность, определяемая нормативными актами, а не собственно ощущением мягкости. Бухгалтеры не должны относить предметы к этой категории без опоры на Инструкцию, где четко поименованы все типы материальных запасов.
Нередко по ошибке к мягкому инвентарю перечисляют запасы, таковым не являющиеся:
Другой тип ошибки – невключение в данный тип активов относительно «твердых» предметов, которые по факту следует считать мягким инвентарем, например, шлемы, каски, противогазы и т.п.
Нормы мягкого инвентаря
Постановление Правительства РФ от 07 ноября 2005 года № 659 обосновывает нормы использования мягкого инвентаря для детей на полном гособеспечении (интернатов). Письмо Министерства образования РФ от 22 сентября 1993 года № 164-М содержит аналогичные нормы для детсадов, школ, профтехучилищ и т.п. образовательных учреждений. По данным нормам срок использования выданного предмета не превышает 1-2 лет, затем его списывают с баланса, но, если изделие не изношено, оно может остаться в личном пользовании наряду с новым свежевыданным.
Тонкости «мягкого» учета
Существуют некоторые принципиальные моменты, связанные со взятием на баланс и списанием предметов мягкого инвентаря:
ВАЖНО! Штамп, который применяется для маркировки, хранится у руководства.
Учет износа
Длительные сроки эксплуатации мягкого инвентаря обуславливают некоторую трудность его учета, связанную с изнашиванием. Законодательство не предусмотрело способов разрешения этой трудности. Материально ответственному за мягкий инвентарь следует регулярно отслеживать:
«Первичка» по мягкому инвентарю
ВАЖНО! Образец заполнения акта о списании мягкого инвентаря от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Для обоснования данного типа инвентаря в учете предусмотрены следующие виды документации (на основании Приказа № 52н):
Счета для учета мягкого инвентаря
Для ведения бухучета данного вида имущества предусмотрен специальный счет 105 00 «Материальные запасы». Данный тип инвентаря можно отнести к особо ценному имуществу, учитывая на счете 0 105 25 000 либо просто как движимое имущество – для этого существует счет 0 105 35 000.
Бухгалтерские проводки поступления
Учет мягкого инвентаря проходит следующие балансовые операции:
ВНИМАНИЕ! Если мягкий инвентарь изготавливается в самом учреждении из собственных материалов, он проводится аналогично приобретению у поставщика, дополнительно осуществляется списание материалов и оплата труда изготовителей.
Бухгалтерские проводки списания
Мягкий инвентарь можно списать в связи:
ВНИМАНИЕ! Каждый вид выбытия фиксируется с разного дебетового счета, кредит будет одинаковый – 0 105 25 440 или 0 105 35 440.
Если в результате списания изношенного мягкого инвентаря получается ветошь, которую будут использовать, ее нужно оценить и оприходовать: дебет 2 105 36 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения».
Отдельные вопросы по учету мягкого инвентаря
Автор: О. Марова
Какие материальные запасы относятся к мягкому инвентарю? На каких счетах ведется учет такого инвентаря? Каков порядок маркировки указанных предметов? Как отразить в учете поступление, выдачу в эксплуатацию и списание мягкого инвентаря?
Какие материальные запасы относятся к мягкому инвентарю?
К мягкому инвентарю относятся материальные запасы, поименованные в п. 118 Инструкции № 157н[1].
Обоснование.
В соответствии с п. 118 Инструкции № 157н к мягкому инвентарю относятся:
белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);
постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т. п.);
одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);
обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);
спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.); и пр.
В состав спецодежды входит собственно специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы и др.).
Какие первичные документы применяются для отражения в учете мягкого инвентаря?
Для отражения в учете мягкого инвентаря применяются первичные учетные документы, утвержденные Приказом № 52н[2].
Обоснование.
В соответствии с Приказом № 52н при поступлении материальных ценностей в учреждение оформляется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Он является основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе. Однако согласно разъяснениям, приведенным в Письме Минфина РФ от 07.12.2016 № 02-07-10/72795, поступление в учреждение материальных ценностей в сопровождении первичных учетных документов – предусмотренных условиями договора (контракта) отгрузочных документов, оформленных надлежащим образом, является достаточным основанием для принятия их к учету и оформление приходного ордера (ф. 0504207) не требуется.
При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика), комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензий отправителю (поставщику).
Аналитический учет материальных запасов ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н). Движение материалов (в том числе мягкого инвентаря) внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами оформляется требованием-накладной (ф. 0504204).
Выдача сотрудникам спецодежды и средств индивидуальной защиты должна фиксироваться в карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). В ней указываются нормы выдачи, нормативный срок использования (при наличии), количество выданных материальных ценностей. При возврате имущества регистрируется количество сданных вещей по наименованиям, дата возврата и ставится подпись лица, которое приняло сданное работником имущество. Выдача материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей оформляется ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Для отражения в учете выбытия мягкого инвентаря, как и иных материалов, применяется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
На каких аналитических счетах ведется учет мягкого инвентаря?
Аналитический учет мягкого инвентаря ведется на счете 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь».
Обоснование.
Согласно п. 118 Инструкции № 157н мягкий инвентарь подлежит учету на аналитических счетах 0 105 25 000 «Мягкий инвентарь – особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения» счета 105 00 «Материальные запасы».
Расходы на приобретение мягкого инвентаря согласно Указаниям № 65н[3] осуществляются по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд».
Инвентарь, как и все материальные запасы, принимается к учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции № 157н). Напомним, что согласно п. 102 Инструкции № 157н фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), а также иные суммы расходов, связанные с их приобретением. Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов (п. 104 Инструкции № 157н).
Какие предъявляются требования к маркировке мягкого инвентаря?
Мягкий инвентарь, принятый к учету в учреждении, должен быть промаркирован.
Обоснование.
В соответствии с п. 118 Инструкции № 157н предметы мягкого инвентаря подлежат маркировке, которая осуществляется материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.
Исключение составляют одежда и обувь для всех групп воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Однако, по мнению Минфина (Письмо от 15.02.2016 № 02-06-05/7872), от маркировки одежды и обуви сирот и опекаемых полностью отказываться не стоит. Порядок маркировки мягкого инвентаря является сложившейся практикой и позволяет обеспечить сохранность предметов, их количественный учет, соблюдение установленных сроков носки (эксплуатации), закрепление конкретных предметов за каждым воспитанником организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Отмена данного порядка маркировки относительно всего мягкого инвентаря и всех возрастных групп воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, по мнению финансового ведомства, нецелесообразна. При этом маркировка мягкого инвентаря (одежды, обуви, спортивной одежды и обуви) старшей возрастной группы воспитанников (выпускников) учреждений может производиться без порчи внешнего вида предмета путем прикрепления (пришивания) тканевых жетонов, на которые предварительно несмываемой краской нанесен специальный маркировочный штамп.
В другом своем письме (от 27.07.2016 № 02-07-10/43970) Минфин указывает, что в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ разработать и утвердить в своих структурных подразделениях правила учета мягкого инвентаря, включая правила маркировки.
Каковы особенности обеспечения мягким инвентарем детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей?
Обучающиеся и воспитанники образовательных учреждений, находящиеся на полном государственном обеспечении, должны обеспечиваться бельем, одеждой и обувью.
Обоснование.
Бельем, одеждой и обувью обеспечиваются обучающиеся и воспитанники образовательных учреждений, находящиеся на полном государственном обеспечении в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1996 № 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях и социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей». Кроме этого, данная категория лиц обеспечивается постельным бельем и принадлежностями, полотенцами и прочим мягким инвентарем, которые предоставляются им в учреждении либо выдаются в пользование.
Обеспечение мягким инвентарем осуществляется по нормам в соответствии:
с Постановлением Правительства РФ от 07.11.2005 № 659 (далее – Постановление № 659). Им регулируется обеспечение одеждой, обувью и другими предметами мягкого инвентаря детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях, несовершеннолетних, обучающихся и воспитывающихся в федеральных государственных образовательных учреждениях – специальных профессиональных училищах открытого и закрытого типа и федеральном государственном учреждении «Сергиево-Посадский детский дом слепоглухих Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»;
с Письмом Минобразования РФ от 22.09.1993 № 164-М. В нем содержатся рекомендации по обеспечению мягким инвентарем детских садов, учреждений среднего профессионального образования, воспитанников общеобразовательных школ-интернатов общего типа и школ-интернатов для детей, имеющих недостатки в физическом или умственном развитии, детских домов, а также учащихся, находящихся в интернатах при школах на полном государственном обеспечении.
Кроме того, на уровне субъектов РФ разработаны свои положения о мерах социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в которых указан порядок обеспечения их мягким инвентарем.
Образовательной организации необходимо вести индивидуальный учет выданной одежды, обуви, мягкого инвентаря и предметов личной гигиены в арматурной карточке. В ней фиксируются данные об обеспечиваемом:
фамилия, имя, отчество, размеры одежды, обуви, головного убора;
сведения о количестве выданных и сданных обратно вещей и даты их выдачи (сдачи).
Детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при выпуске из образовательной организации выдается арматурная карточка и находящаяся в эксплуатации ребенка одежда и обувь.
Для учета мягкого инвентаря, выданного сиротам и опекаемым, особенно в тех субъектах РФ, где не установлено требование о ведении арматурных карточек, можно воспользоваться карточкой (книгой) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), которая аналогична арматурной карточке.
Согласно Постановлению № 659 и нормативных актов субъектов срок носки выдаваемых предметов не превышает один-два года. Поэтому по желанию воспитанников по истечении указанного срока полученные ими вещи могут оставаться в их распоряжении.
Как отражается в учете бюджетного учреждения поступление мягкого инвентаря?
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения поступление мягкого инвентаря будет отражаться в соответствии с положениями Инструкции № 174н[4], предусмотренными для учета материальных запасов.
Обоснование.
В зависимости от способа поступления в учреждение мягкого инвентаря для отражения принятия его к учету будут применяться следующие корреспонденции счетов:
Приобретение мягкого инвентаря у поставщика
Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
ВАЖНО! Приказ Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750, которым утверждена форма 423-АПК «Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей», отменен Приказом Минсельхоза России от 14.08.2020 № 480. Поэтому организация в своей деятельности не может использовать указанную форму, однако может на нее ориентироваться при разработке своей формы первичного документа.
Назначение карточки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Данная карточка является специализированной формой первичной учетной документации. В процессе деятельности организации сельскохозяйственного направления широко применяют различный инвентарь и хозяйственные принадлежности — такие средства труда, которые в процессе производства используются многократно, но при этом не меняют свои свойства и предназначение. Только по истечении установленного срока после начала эксплуатации они начинают терять свои технические характеристики. Например, это слесарный инструмент, инструмент для земледелия, различные приборы, производственный и хозяйственный инвентарь.
Форму карточки скачайте на нашем сайте:
В карточке учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей учитываются средства труда, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев, а стоимость составляет не более 2 000 рублей. То есть карточка предназначена для учета малоценных основных средств. Она позволяет получать оперативные данные об укомплектованности инвентарем и хозпринадлежностями определенного производственного участка и вести надлежащий контроль за движением такого имущества.
ВАЖНО! В настоящее время ограничение стоимости инвентаря для учета в карточке (2 000 рублей), установленное еще в 2003 году, неактуально. Поэтому в карточке можно учитывать те малоценные основные средства, стоимость которых не превышает установленный учетной политикой стоимостной лимит для подобных активов.
В учете организация может использовать унифицированную форму документа либо самостоятельно разработанную, которая должна содержать обязательные реквизиты.
Какие реквизиты должен содержать первичный документ, изучите в статье «Первичные документы бухгалтерского учета — перечень».
Пояснения по заполнению карточки
Для внесения данных в карточку инвентарь и принадлежности следует сгруппировать по однотипному применению или одинаковой стоимости. В карточке указывается наименование группы имущества и ее назначение.
Карточка оформляется в одном экземпляре на каждое материально ответственное лицо. Данные по поступлению и выбытию инвентаря вносятся в карточку на основании первичных документов.
Лицевая сторона формы предназначена для указания:
На оборотную сторону карточки вносится информация о выбытии актива. Выбытие производится на основании решения специальной комиссии и оформляется актом.
Как оформляется акт списания, посмотрите в статье «Акт на списание основных средств — образец заполнения».
Итоги
Организация достоверного и своевременного учета поступления, хранения, эксплуатации, выбытия инвентаря и хозпринадлежностей способствует контролю за этими активами, своевременному их пополнению и обновлению. Форма № 423-АПК помогает осуществить эти важные задачи.
Мягкий инвентарь в образовательных учреждениях
Автор: О. Лунина
Какие виды нефинансовых активов относятся к мягкому инвентарю? Каковы правила учета мягкого инвентаря, выдаваемого лицам на полном гособеспечении? Как учитывается спортивная одежда и обувь?
Такой объект нефинансовых активов, как мягкий инвентарь, присутствует практически во всех образовательных учреждениях: детских садах, школах, средних и высших профессиональных образовательных организациях. Какое именно имущество, используемое в деятельности этих учреждений, следует относить к мягкому инвентарю, как отражаются в учете его поступление, перемещение и выбытие, рассмотрим в данной статье.
Общая характеристика мягкого инвентаря
Объекты нефинансовых активов, относящиеся к мягкому инвентарю, поименованы в п. 118 Инструкции № 157н[1]. Они включают в себя:
Здесь отмечено, что в состав специальной одежды входит: специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления (комбинезоны, костюмы, куртки, брюки, халаты, полушубки, тулупы, различная обувь, рукавицы, очки, шлемы, противогазы, респираторы, другие виды специальной одежды).
Весь приведенный выше перечень актуален и для учреждений образования. Так, бельем, одеждой и обувью обеспечиваются обучающиеся и воспитанники образовательных учреждений, находящиеся на полном государственном обеспечении в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1996 № 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях и социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей». Кроме этого, данная категория лиц обеспечивается постельным бельем и принадлежностями, полотенцами и прочим мягким инвентарем, которые предоставляются им в учреждении либо выдаются в пользование.
Постельное белье и принадлежности имеются в пользовании детских садов, пришкольных интернатов и школ-интернатов, общежитий образовательных учреждений.
Учет спортивной одежды и обуви наиболее актуален для образовательных организаций спортивной направленности.
Наличие специальной одежды и обуви, а также средств индивидуальной защиты (СИЗ) характерно для любых учреждений.
Следует учитывать, что предметы мягкого инвентаря подлежат маркировке, которая осуществляется материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с проставлением года и месяца выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя.
Общие указания по учету мягкого инвентаря
Согласно тому же п. 118 Инструкции № 157н мягкий инвентарь подлежит учету на аналитических счетах 0 105 25 000 «Мягкий инвентарь – особо ценное движимое имущество учреждения» или 0 105 35 000 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения» счета 105 00 «Материальные запасы».
Расходы на приобретение мягкого инвентаря, согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н (далее – Указания № 65н), осуществляются по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ.
Он, как и все материальные запасы, принимается к учету по фактической стоимости (п. 100 Инструкции № 157н).
Напомним, что согласно п. 102 Инструкции № 157н фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), а также иные суммы, связанные с их приобретением. Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов (п. 104 Инструкции № 157н).
Основанием для принятия их к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения является приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207). Форма данного документа утверждена Приказом № 52н[2] и составляется при поступлении материальных ценностей в учреждение. В нем приводятся сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.
Бухгалтерия учреждения отражает корреспонденцию счетов и делает отметку о принятии к учету и оприходованию материалов.
При наличии количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт приемки материалов (ф. 0504220), который является правовым основанием для предъявления претензий отправителю (поставщику).
Аналитический учет материальных запасов ведется в карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) (п. 119 Инструкции № 157н).
Движение материалов (в том числе мягкого инвентаря) внутри учреждения между структурными подразделениями или материально ответственными лицами оформляется требованием-накладной (ф. 0504204), которая используется теперь вместо формы 0315006.
Выдача сотрудникам спецодежды и СИЗ должна фиксироваться в карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206). В ней указываются нормы выдачи, нормативный срок использования (при наличии), количество выданных материальных ценностей.
При возврате имущества регистрируется количество сданных вещей по наименованиям, дата возврата и делается подпись лицом, которое приняло сданное работником имущество.
Выдача материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей оформляется ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Для отражения в учете выбытия мягкого инвентаря, как и иных материалов, применяется акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Рассмотрим особенности учета отдельных видов мягкого инвентаря.
Мягкий инвентарь для лиц на полном гособеспечении
Обеспечение мягким инвентарем лиц, находящихся на полном государственном обеспечении, осуществляется по нормам в соответствии:
Кроме этого, на уровне субъектов РФ разработаны свои положения о мерах социальной поддержки детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в которых указан порядок обеспечения их мягким инвентарем. Так, Постановлением Правительства Нижегородской области от 20.04.2005 № 105 утверждено Положение о порядке предоставления мер социальной поддержки детям-сиротам, детям, оставшимся без попечения родителей, и лицам из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающимся и (или) воспитывающимся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, находящихся в ведении органов исполнительной власти Нижегородской области и муниципальных образований (далее – Положение). В данном документе указано на необходимость обеспечения сирот и опекаемых мягким инвентарем и приведены перечень инвентаря и нормы обеспечения им. Образовательной организации необходимо вести индивидуальный учет выданной одежды, обуви, мягкого инвентаря и предметов личной гигиены в арматурной карточке. Ее форма представлена в приложении 3 к Положению. В ней фиксируются данные об обеспечиваемом:
Детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, при выпуске из образовательной организации выдается арматурная карточка и находящаяся в эксплуатации ребенка одежда и обувь.
Для учета мягкого инвентаря, выданного сиротам и опекаемым, особенно в тех субъектах РФ, где не установлено требование о ведении арматурных карточек, можно воспользоваться карточкой (книгой) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), предложенной Приказом Минфина РФ № 52н, которая, по сути, повторяет форму арматурных карточек.
В силу того, что согласно Постановлению Правительства РФ от 07.11.2005 № 659 и нормативным актам субъектов срок носки выдаваемых предметов не превышает 1 – 2 года, по желанию воспитанников по истечении этого срока полученные ими вещи могут оставаться в их распоряжении.
В бухгалтерском учете поступление и списание мягкого инвентаря отражаются в соответствии с инструкциями № 162н[3], 174н[4] и 183н[5] следующим образом:
Приобретение одежды, обуви и мягкого инвентаря
Оплата поставщику материальных запасов
Выдача одежды, обуви и мягкого инвентаря обучающимся
(от МОЛ 1 к МОЛ 2)
Списание мягкого инвентаря по окончании срока носки
Приведенные нами корреспонденции счетов соответствуют действующим инструкциям.
По нашему мнению, при закреплении в учетной политике учреждения и согласовании с учредителем выдачу обучающимся и воспитанникам, находящимся на гособеспечении, одежды, обуви и мягкого инвентаря и их списание можно отражать в учете так, как и выдачу имущества в пользование сотрудникам, а именно в момент выдачи списывать с балансового учета:
Дебет счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов»
Кредит счета 0 105 х5 000 «Мягкий инвентарь»
И одновременно с этим указанное имущество нужно принять на забалансовый счет 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)».
По истечении срока носки выданное имущество необходимо списать с забалансового учета.
Учет спортивной одежды и обуви
При организации учета спортивной одежды и обуви следует руководствоваться Методическими рекомендациями об обеспечении участников образовательного процесса спортивной одеждой, обувью и инвентарем индивидуального пользования, приведенными в приложении 5 к Приказу Госкомспорта РФ от 03.03.2004 № 190/л (далее – Методические рекомендации).
Данный документ устанавливает порядок обеспечения указанных лиц спортивной одеждой, обувью и инвентарем индивидуального пользования, а также регламентирует учет и списание предметов спортивной экипировки.
Он является обязательным для применения государственными и муниципальными учреждениями и организациями, независимо от ведомственной принадлежности: детско-юношескими спортивными школами, специализированными детско-юношескими спортивными школами; школами высшего спортивного мастерства; центрами спортивной подготовки; училищами олимпийского резерва; учреждениями среднего и высшего профессионального образования, осуществляющими подготовку спортсменов и специалистов (п. 1.3 Методических рекомендаций).
Спортивная экипировка подразделяется на две категории (п. 3.1 Методических рекомендаций).
Порядок выдачи и возврата спортивной экипировки. Спортивная экипировка в индивидуальное пользование выдается (п. 3.2 Методических рекомендаций):
Согласно п. 3.3 Методических рекомендаций решение о выдаче в индивидуальное или коллективное пользование тех или иных предметов спортивной экипировки (в зависимости от фактического наличия предметов) и сроках их возврата принимает руководитель учреждения по представлению ответственных специалистов.
Все выдаваемые в пользование изделия должны быть промаркированы штампом учреждения. Для соблюдения требований о маркировке предметов спортивной экипировки рекомендуется использовать современные формы отличия – логотипы учреждений.
Выдача предметов спортивной экипировки фиксируется в книге учета материальных ценностей (ф. 0504042), в которой указывается дата выдачи, основание для выдачи, фамилия получателя, подпись в получении. В случае выдачи предметов спортивной экипировки тренеру или другому ответственному лицу для последующей выдачи членам команды составляется ведомость, в которой расписываются лица, получившие имущество в индивидуальное пользование. Аналогичные записи осуществляются при возврате имущества.
Физические лица, получившие спортивную экипировку в пользование, возвращают ее выдавшей организации по истечении сроков эксплуатации, в связи с выбытием из организации или длительными (свыше трех месяцев) перерывами в учебно-тренировочной деятельности (п. 3.5 Методических рекомендаций).
Сроки эксплуатации спортивной экипировки установлены (в годах) в перечнях обеспечения. Они зависят от режима учебно-тренировочного процесса, уровня подготовки и исчисляются с момента фактической выдачи в пользование. Их изменение возможно в случае непреднамеренного повреждения имущества в результате тренировочной или соревновательной деятельности (п. 3.6 Методических рекомендаций).
В соответствии с 2.5 Методических рекомендаций по переходу на новые положения Инструкции № 157н, доведенных в Письме Минфина РФ от 19.12.2014 № 02-07-07/66918, выбытие материальных запасов, имеющих нормативный срок эксплуатации (носки), выданных в личное (индивидуальное) пользование работникам (сотрудникам) для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей (специальной одежды, специальной обуви, форменной одежды, вещевого имущества, одежды и обуви, а также спортивной одежды и обуви и др.), отражается записью:
Дебет счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», 0 109 00 272 «Расходование материальных запасов в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»
Кредит счета 0 105 05 000 «Мягкий инвентарь» (с одновременным отражением на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)»)
Комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов определяет степень износа предметов спортивной экипировки и готовит предложения об их дальнейшей эксплуатации, реализации по оценочной стоимости, передаче в собственность лицам, в чьем пользовании они находились в период эксплуатации, или о списании, оформляя при этом акт на списание по установленной форме.
Допускается списание изделий в соответствии с правилами бухгалтерского учета до истечения сроков полезного использования в случаях перевода спортсменов, групп или команд после получения спортивной экипировки на более высокий этап подготовки при условии, если сроки ее эксплуатации на новом этапе короче, чем на предыдущем этапе.
Пунктом 3.8 Методических рекомендаций установлена возможность реализации или передачи в собственность физическим лицам (спортсменам, тренерам и другим участникам спортивно-образовательного процесса) спортивной одежды, обуви, аксессуаров и инвентаря по истечении сроков эксплуатации или в случае изменения условий эксплуатации. При этом с оценочной стоимости безвозмездно переданного в собственность имущества должен быть удержан налог на доходы физических лиц по ставке 13%, как это предусмотрено гл. 23, ст. 211 НК РФ.
Операции по выдаче и возврату спортивной экипировки несовершеннолетними спортсменами осуществляются с согласия их родителей или лиц, заменяющих родителей (п. 3.9 Методических рекомендаций).
Бюджетное образовательное учреждение спортивной направленности за счет денежных средств на выполнение государственного задания приобрело 20 спортивных костюмов стоимостью 8 000 руб. каждый. На эти костюмы нанесена вышивка с логотипом учреждения. Данная работа выполнена в специализированном ателье. Стоимость вышивки на один костюм – 500 руб. Костюмы приняты к учету в составе иного движимого имущества учреждения. Десять костюмов выданы в пользование спортсменам. Для них установлен срок эксплуатации – один год. По окончании срока эксплуатации костюмы переданы в личное пользование спортсменам по ведомости. Со спортсменами заключены трудовые договоры. НДФЛ в размере 13% от полной стоимости костюма удержан из выплат, производимых по трудовому договору.
Расходы по оплате услуг ателье в соответствии с Указаниями № 65н следует оплачивать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Удержать НДФЛ с выплат в натуральной форме невозможно. Поэтому такое удержание согласно налоговому законодательству производится из любых денежных выплат, осуществляемых в пользу физического лица (п. 4 ст. 226 НК РФ), например за счет заработной платы, выплачиваемой в денежной форме.
Кроме этого, учреждение должно уплатить страховые взносы во внебюджетные фонды со стоимости переданных в пользование спортсменам спортивных костюмов.
Данные операции в бухгалтерском учете бюджетного учреждения будут отражены следующим образом: